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內部控制的控制方法實質上就是內部控制的機制,是指為將經濟活動風險控制在可承諾的范圍之內,根據內部控制的原理,并結合風險評估的結果,針對風險點選擇的措施和程序。
第1種方法:不相容崗位相互分離
主要包括:一是合理設置內部控制關鍵崗位;二是明確劃分職責權限;三是實施相應的分離措施;四是形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機制。
經濟活動的關鍵崗位:事項申請、內部審核審批、業(yè)務執(zhí)行、信息記錄、內部監(jiān)督。
通常有6大類主要的不相容職務:
(1)授權進行某項經濟業(yè)務和執(zhí)行該項業(yè)務的職務要分離;
(2)執(zhí)行某些經濟業(yè)務和審核這些經濟業(yè)務的職務要分離;
(3)執(zhí)行某項經濟業(yè)務和記錄該項業(yè)務的職務要分離;
(4)保管某些財產物資和對其進行記錄的職務要分離;
(5)保管某些財產物資和使用這些財產物資的職務要分離;
(6)執(zhí)行某項經濟業(yè)務與監(jiān)督這些經濟業(yè)務的職務要分離。
第2種方法:內部授權審批控制
授權控制的范圍通常包括:
①單位所有人員不經合法授權,不能行使相應權力,這是最起碼的要求;不經合法授權,任何人不能審批;有權授權的人則應在規(guī)定的權限范圍內行事,不得越權授權。
②單位的所有業(yè)務不經授權不能執(zhí)行。
③單位業(yè)務一經授權必須予以執(zhí)行。
實施審批控制措施時應遵循以下原則:
(1)全面控制和重點控制相結合的原則
(2)事前審批和事后審批相結合的原則
(3)相互牽制的原則
(4)程序定位的原則
第3種方法:歸口管理
歸口管理是指行政事業(yè)單位按照管控事項的性質和管理要求,結合單位職責、組織機構和崗位設置,在不相容崗位相互分離和內部授權審批控制的前提下,明確單位內部各項業(yè)務的歸口管理責任單位的控制方法。
歸口管理要求:
一是根據本單位實際情況。
二是按照權責對等原則。
三是采取成立聯(lián)合工作小組并確定牽頭部門或牽頭人員等方式。
四是對有關經濟活動實行統(tǒng)一管理。
第4種方法:預算控制
預算管理中應當注意的問題:
包括在預算編制過程中單位內部各部門間溝通協(xié)調是否充分,預算編制與資產配置是否相結合、與具體工作是否相對應;是否按照批復的額度和開支范圍執(zhí)行預算,進度是否合理,是否存在無預算、超預算支出等問題;決算編報是否真實、完整、準確、及時。
第5種方法:財產保護控制
建立資產日常管理制度和定期清查機制,采取資產記錄、實物保管、定期盤點、賬實核對等措施,確保資產安全完整。
資產日常管理制度包括資產記錄、實物保管和處置報批等。
資產定期清查機制包括定期盤點和賬實核對。
第6種方法:會計控制
建立健全本單位財會管理制度,加強會計機構建設,提高會計人員業(yè)務水平,強化會計人員崗位責任制,規(guī)范會計基礎工作,加強會計檔案管理,明確會計憑證、會計賬簿和財務會計報告處理程序。
會計控制要求提升財會人員職業(yè)能力,從財務會計向管理會計延伸,充分利用會計信息進行財務分析、預測,為單位領導班子管理決策提供真實準確的依據,成為單位重要的管理崗位和管理者。
第7種方法:單據控制
要求單位根據國家有關規(guī)定和單位的經濟活動業(yè)務流程,在內部管理制度中明確界定各項經濟活動所涉及的表單和票據,要求相關工作人員按照規(guī)定填制、審核、歸檔、保管單據。
表單和票據是行政事業(yè)單位發(fā)生經濟行為的“留印”和“有痕”,那個反映單位經濟活動是否合法、合規(guī)、真實。
表單通常是指單位發(fā)生經濟行為所涉及的內部憑證。
票據通常是指單位經濟行為在報銷環(huán)節(jié)使用的外部憑證,證實經濟事項的真實性。
第8種方法:信息內部公開
信息內部公開,是指對某些與經濟活動相關的信息,在單位內部一定范圍內,按照既定方法和程序進行公開,從而達到加強內部監(jiān)督,促進部門間溝通協(xié)調以及督促相關部門自覺提升工作效率的有效方法。
內部控制要求進一步提高信息公開的主動性、自覺性和規(guī)范性,做到主體明確、程序規(guī)范、方式靈活、反饋順暢、回應及時。
各單位建立健全經濟活動相關信息內部公開制度,根據國家有關規(guī)定和單位的實際情況,確定信息內部公開的內容、范圍、方式和程序。
信息內部公開可以增強內部監(jiān)督效果,增加管理工作的透明度,吸引全體人員參與內部控制的積極性,起到促進單位內部制衡有效的目的。
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