24周年

財稅實務(wù) 高薪就業(yè) 學(xué)歷教育
APP下載
APP下載新用戶掃碼下載
立享專屬優(yōu)惠

安卓版本:8.7.50 蘋果版本:8.7.50

開發(fā)者:北京正保會計科技有限公司

應(yīng)用涉及權(quán)限:查看權(quán)限>

APP隱私政策:查看政策>

HD版本上線:點擊下載>

對稅收征管資料檔案電子化管理的實踐與思考

來源: 編輯: 2005/09/26 09:43:13 字體:

  稅收征管資料是形成于稅收征納活動的第一手材料,它反映了納稅人生產(chǎn)經(jīng)營的重要信息和稅務(wù)機(jī)關(guān)稅收征管工作的基本過程。但是,多年來傳統(tǒng)的檔案管理一直處于封閉式管理之中,檔案管理僅以保管為目的,以案卷不丟失為原則,致使目前征管資料的管理中存在著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全、查閱不方便、保管條件差等問題,保管、查找、使用要專人,十分不便,利用率低,不適應(yīng)時代發(fā)展的要求。制約了稅收管理水平的進(jìn)一步提高,影響稅收事業(yè)的健康發(fā)展。對此,我們認(rèn)為結(jié)合總局提出的“一戶式”檔案管理要求,實現(xiàn)稅收征管資料的檔案電子化管理是稅收規(guī)范化管理的重要工作。

  一、實現(xiàn)稅收征管檔案電子化管理的可行性。

 ?。ㄒ唬┤〔娜菀?,采錄便捷。對于稅收征管檔案電子化管理來說,需要的是將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù),目前日常稅收征管中有許多資料已經(jīng)是在計算機(jī)中操作,如Word文檔和 excel表格可以直接使用,其它紙質(zhì)資料可通過掃描儀掃描進(jìn)入微機(jī),只需要設(shè)計出實用的稅務(wù)征管資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來,再配以適當(dāng)?shù)牟樵儜?yīng)用系統(tǒng)便可順利運(yùn)行。

 ?。ǘ┩顿Y不大,技術(shù)不難。稅收征管資料檔案電子化管理的難點是軟件的編寫,雖然一般單位缺乏熟練的程序員,但通過“借腦”的辦法,結(jié)合本身稅收征管檔案工作的要求,借助外部技術(shù)先進(jìn)人員的力量,可以成功地解決了這個難題。

 ?。ㄈ┤菀灼占埃瑢嵱眯詮?qiáng)。軟件的前臺應(yīng)用十分簡潔,通俗易懂,先用掃描儀將紙質(zhì)資料的掃描進(jìn)機(jī)保存,再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進(jìn)行整理歸檔,然后便可按使用者的需求檢索資料,使用方法十分簡單,同時,網(wǎng)絡(luò)版的征管檔案管理軟件,通過授權(quán)可以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中的任何一臺計算機(jī)都可以方便地檢索和查閱征管檔案資料,而不論你是在縣局、分局還是在市局,實現(xiàn)真正的資源共享,根本不需要再到指定的檔案室去,十分實用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入,但使用高速掃描儀可解決這一問題。

  二、實現(xiàn)征管資料檔案電子化管理的優(yōu)點。

  (一)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,要求規(guī)范。將征管資料檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在稅收征管檔案電子管理系統(tǒng)中,不按規(guī)定流程整理便無法歸檔,從而使征管資料檔案化管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,要求規(guī)范。解決了目前紙質(zhì)征管檔案資料管理中的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全,整理質(zhì)量不高,整理的規(guī)格不統(tǒng)一等問題。

 ?。ǘ┘磿r采集,隨時歸檔。實行電子檔案管理可以在納稅人涉稅事宜辦結(jié)后立即掃描錄入微機(jī),解決了有些單位平時不注意征管資料的收集整理,造成資料散失遺漏的問題。同時,電子檔案不需要裝訂,因此可隨時編號歸檔,解決了紙質(zhì)資料平時無法歸檔,必須等到年底才能整理歸檔的問題,保證了征管檔案的歸檔率和完整率。

 ?。ㄈ┮子诠芾?,查閱方便。電子檔案是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲紙質(zhì)檔案資料,幾百甚至幾千本紙質(zhì)資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下,而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設(shè)施,節(jié)約了人力和財力,管理起來十分方便。聯(lián)機(jī)后凡是在經(jīng)過授權(quán)的微機(jī)上,都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類征管資料,徹底改變了以前一些單位檔案資料“拿出來一攤子,翻起來一片子,查起來沒法子”現(xiàn)象,提升了稅務(wù)機(jī)關(guān)的征管基礎(chǔ)管理水平,解決了多年來一直處于封閉式的傳統(tǒng)檔案管理局面,提高了征管資料檔案利用價值。

 ?。ㄋ模┍O(jiān)控前移,方便考核。由于采用的彩色高清晰度掃描,納稅人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等,每一個細(xì)節(jié)你都看得清清楚楚,在微機(jī)中審核涉稅資料,可以方便地找出哪些申報表未審核簽字,哪些報表審核不認(rèn)真,哪些稅務(wù)登記表填寫不全等,將納稅監(jiān)控工作前移到受理錄入環(huán)節(jié),有效地提高了各項基礎(chǔ)征管工作的質(zhì)量。同時為內(nèi)部考評提供了新的途徑和依據(jù),想查基層征管書面資料情況直接在計算機(jī)上就可實現(xiàn),無需再到基層分局檢查。

  三、征管資料檔案電子化管理系統(tǒng)的特點。

 ?。ㄒ唬耙粦羰健迸c“分類式”相結(jié)合。對于檔案來說,不論是“一戶式”管理還是“分類式”管理,其原始資料本身都是一致的,不一致的只是排列組合的方法不同而已。紙質(zhì)資料一旦按某種分類方法歸檔裝訂后,就很難再改變,而運(yùn)用數(shù)據(jù)編程技術(shù)卻可任意地對電子檔案進(jìn)行排序、組合和檢索。目前使用的電子檔案管理系統(tǒng),就是充分利用此項技術(shù),按照總局“一戶式”管理要求及以往“分類式”管理的特點,編寫出相應(yīng)的檔案軟件,輕而易舉地實現(xiàn)了“一戶式”與“分類式”檔案管理模式的結(jié)合。

  (二)項目內(nèi)容與省局征管信息系統(tǒng)相結(jié)合。軟件設(shè)置內(nèi)容是以江蘇省地稅局征管信息系統(tǒng)中各模塊功能項目為基礎(chǔ),結(jié)合工作實際,將一戶納稅人的各類涉稅資料在電子檔案管理系統(tǒng)中也分為稅務(wù)登記、稅源管理、批文管理、發(fā)票管理、申報征收、評估稽核、保全強(qiáng)制、行政處罰八大類四十四個小類和四十五個三級目錄,與江蘇省地稅局征管模塊一一對應(yīng),易于相互進(jìn)行資料比對,查找不足。同時進(jìn)入檔案電子管理系統(tǒng)的工號、密碼以及納稅人微機(jī)代碼等都取數(shù)于征管信息系統(tǒng)。確保一名稅務(wù)干部在系統(tǒng)中只有一個身份,一個納稅人在微機(jī)中只有一個識別號。彌補(bǔ)了稅收征管信息系統(tǒng)的部分不足:省局的征管信息系統(tǒng)記錄反映的是征管情況的一系列數(shù)據(jù),而這些數(shù)據(jù)所對應(yīng)的原始紙質(zhì)資料的真實性卻無法反映。例如:如果人為想提高申報率,將某戶未申報的企業(yè)錄入零申報,通過征管信息系統(tǒng)是無從查證的,但通過檔案電子管理系統(tǒng),查看該單位有無零申報表,損益表中有無銷售收入等相關(guān)資料,一查便知道零申報是否屬實。概括為兩句話“想查征管數(shù)據(jù)用省局的征管信息系統(tǒng),想查征管信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)所對應(yīng)的原始書面資料用檔案電子管理系統(tǒng)”,真正實現(xiàn)了互補(bǔ)作用,為征管信息化建設(shè)輔平了道路。

  (三)檔案資料格式與稅務(wù)文書規(guī)定相結(jié)合。進(jìn)入系統(tǒng)的文書檔案格式是嚴(yán)格按照省局規(guī)范化《表、證、單、書》中的資料的式樣進(jìn)行,確保整體文書資料的規(guī)范統(tǒng)一。

 ?。ㄋ模n案質(zhì)量與ISO管理相結(jié)合。借用ISO的標(biāo)準(zhǔn)實施規(guī)范化檔案管理,每一件事都確保做在檔案中看到:事前有目標(biāo),事中有記錄,事后有考核評價。

  (五)紙質(zhì)資料與電子目錄相結(jié)合。在檔案電子管理系統(tǒng)中查詢出的資料,如果想進(jìn)一步查看實際的紙質(zhì)資料,可通過電子檔案目錄后面的檔案類目號,直接查找書面檔案即可。解決了在紙質(zhì)檔案登記目錄中花半天出找不到想要的資料的問題,提高了檔案服務(wù)于征管的價值。

  四、實行征管資料檔案電子化管理應(yīng)注意的幾個問題

 ?。ㄒ唬┍仨毤訌?qiáng)數(shù)據(jù)錄入前的資料審核。資料整理是檔案電子化工作中的一個基礎(chǔ)環(huán)節(jié),準(zhǔn)備不充分會造成數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容與名稱不對應(yīng)或資料殘缺不全等現(xiàn)象。這要求在檔案錄入或掃描前,必須加強(qiáng)審核,對錯誤或模糊不清的書面檔案資料(如未簽字的申報表、填寫不全的稅務(wù)登記表等)必須及時改正后才能掃入微機(jī)。

  (二)錄入過程中應(yīng)注意按順序操作。稅收檔案在向電子化管理方向推進(jìn)的過程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況,分清輕重緩急,將那些利用價值較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理,循序漸進(jìn)錄入數(shù)據(jù),可以取得“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

 ?。ㄈ?yīng)注意錄入后的電子資料保管。

  電子檔案資料雖然不怕蟲蛀、霉?fàn)€,但也有其自己的缺點,其是存儲在微機(jī)中的一系列數(shù)據(jù),一旦發(fā)生中毒、計算機(jī)硬盤損壞等,將會造成數(shù)據(jù)的丟失,因此要加強(qiáng)對已錄入的數(shù)據(jù)的保存,在加強(qiáng)對計算機(jī)安全管理的同時,可定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,確保數(shù)據(jù)不丟失;還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密處理,防止人為的數(shù)據(jù)破壞。

  (四)應(yīng)加強(qiáng)對檔案資料的利用。

  檔案管理的一個重要目的就是要使檔案能為征管所用,而電子化就是為了提高檔案的利用率,更好地服務(wù)于征管,強(qiáng)化征管基礎(chǔ)建設(shè)工作,因此要加強(qiáng)對電子檔案系統(tǒng)的宣傳,讓人人都了解并會查詢檔案,以實現(xiàn)檔案電子化的真正目的。

  實踐證明稅收征管資料檔案的電子化,將“一戶式”管理和征管資料的科學(xué)歸檔作了有機(jī)的融合,并借助現(xiàn)代化手段,對于稅務(wù)檔案的分類和利用必將開創(chuàng)一個嶄新的未來。

免費(fèi)試聽

限時免費(fèi)資料

  • 每日新聞/問答

    每日新聞/問答

  • 每周稅訊速遞

    每周稅訊速遞

  • 月度法規(guī)匯編

    月度法規(guī)匯編

  • 年度法規(guī)匯編

    年度法規(guī)匯編

  • 增值稅匯編

    增值稅匯編

  • 所得稅匯編

    所得稅匯編

掃碼關(guān)注我們

掃碼找組織

回到頂部
折疊
網(wǎng)站地圖

Copyright © 2000 - galtzs.cn All Rights Reserved. 北京正保會計科技有限公司 版權(quán)所有

京B2-20200959 京ICP備20012371號-7 出版物經(jīng)營許可證 京公網(wǎng)安備 11010802044457號