一般來講，存貨在企業(yè)流動資產(chǎn)中所占的比重較大，其本身的營運效率直接影響到企業(yè)流動資產(chǎn)的整體效率。根據(jù)新《通則》的規(guī)定，企業(yè)需要建立健全存貨管理制度，目的在于規(guī)范存貨的采購審批、采購執(zhí)行程序，并根據(jù)合同和內(nèi)部審批制度付款。

　　由此可見，新《通則》特別注重的是存貨采購環(huán)節(jié)和付款環(huán)節(jié)的管理控制，這是根據(jù)當(dāng)前市場經(jīng)濟環(huán)境所提出的有一定針對性的管理要求。為了減少篇幅，我們只對企業(yè)存貨的采購與付款制度加以介紹，其他的與新《通則》創(chuàng)新內(nèi)容沒有直接聯(lián)系的存貨管理理論和方法不予介紹。

　　為了能夠涉及存貨采購與付款業(yè)務(wù)中的具體操作內(nèi)容，在這里以一家國有獨資企業(yè)為范本，詳細(xì)介紹這家企業(yè)所制定的存貨采購與付款制度：

　　（一）采購、付款業(yè)務(wù)管理要求

　　1.存貨的采購與生產(chǎn)、銷售業(yè)務(wù)的要求保持一致。

　　2.貨幣資金的支付或負(fù)債的增加必須以獲得品質(zhì)優(yōu)良的存貨為前提，保持貨款支付或負(fù)債增加的真實性與合理性。

　　3.加強采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督與控制，防止舞弊行為的發(fā)生。

　　4.保證采購業(yè)務(wù)在內(nèi)、外部各環(huán)節(jié)的運行通暢和高效率。

　　5.及時、準(zhǔn)確提供物資采購的各項信息。

　?。ǘ┎少彉I(yè)務(wù)的組織機構(gòu)與崗位職責(zé)

　　1.采購與付款管理工作由企業(yè)董事會授權(quán)的機構(gòu)負(fù)責(zé)。在董事會內(nèi)，一般涉及規(guī)劃委員會、物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組等；在企業(yè)職能部門，涉及總經(jīng)理室、企劃部、采購部、儲運部、質(zhì)量保證部、生產(chǎn)設(shè)備部、財務(wù)部等相關(guān)部門，上述部門分別承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，以合理地組織采購與付款管理工作。

　　2.規(guī)劃委員會是采購與付款計劃的決策機構(gòu)，負(fù)責(zé)《年度采購計劃》、《年度物資儲運計劃》及《季（月）度采購計劃》、《季（月）度物資儲運計劃》的審批工作。

　　3.企劃部是采購與付款管理計劃的審核部門，負(fù)責(zé)對《年度采購計劃》、《年度物資儲運計劃》及《季（月）度采購計劃》、《季（月）度物資儲運計劃》的審核工作，審核后負(fù)責(zé)上報規(guī)劃委員會。

　　經(jīng)規(guī)劃委員會授權(quán)，總經(jīng)理可負(fù)責(zé)《季（月）度物資儲運計劃》、《季 （月）度采購計劃》的審批。

　　4.財務(wù)部為采購與付款的會計核算及價值管理部門。負(fù)責(zé)對采購與付款活動引起的價值增減變動情況進(jìn)行記錄、控制和管理。

　　5.儲運部是物資的儲存部門，負(fù)責(zé)編制《年度物資儲運計劃》及《季 （月）度物資儲運計劃》，實施物資倉儲管理。

　　儲運部同時是采購物資的驗收部門之一，負(fù)責(zé)對采購物資的數(shù)量進(jìn)行驗收。

　　6.質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)對采購材料的質(zhì)量進(jìn)行驗收。

　　7.生產(chǎn)設(shè)備部負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)和相關(guān)零部件進(jìn)行驗收。

　　8.物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組是重大采購事項的執(zhí)行決策機構(gòu)，其主要職責(zé)是：

　　（1）確定常規(guī)倉儲物資的范圍、集中采購及自行采購物資的范圍；

　?。?）確定大宗物資采購、普通物資采購及零星物資采購的劃分標(biāo)準(zhǔn)以及可采用的采購方式；

　?。?）負(fù)責(zé)大宗物資采購的供應(yīng)商選擇、采購價格、合同條款等事項的審批。

　　9.采購部負(fù)責(zé)具體物資采購工作，其主要職責(zé)是：

　?。?）掌握市場信息，開拓新貨源，優(yōu)化進(jìn)貨渠道，降低采購費用；

　　（2）會同儲運部、財務(wù)部確定合理物資采購量，及時了解存貨存量情況，進(jìn)行合理采購；

　　（3）根據(jù)本企業(yè)實際情況，擬定集中采購及自行采購物資的范圍，上報物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)；

　　（4）擬定大宗物資采購、普通物資采購及零星物資采購的劃分標(biāo)準(zhǔn)以及可采用的采購方式，上報物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)；

　　（5）編制《年度采購計劃》、《季（月）度采購計劃》；

　?。?）選擇、評審、管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案；

　?。?）組織供貨合同評審，簽訂供貨合同，實施采購活動；

　　（8）編制《合同履行情況登記簿》，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督；

　?。?）進(jìn)行市場詢價，采購所需物資；

　?。?0）采購過程中的退、換貨工作；

　?。?1）按周編制《主要采購合同執(zhí)行情況周報表》；

　?。?2）采購部合同、供應(yīng)商檔案、各種表單的保管與定期歸檔工作。

　　10.采購部崗位設(shè)置：

　?。?）采購部部長。其具體職責(zé)為：對采購工作進(jìn)行統(tǒng)籌策劃，合理控制采購成本；審簽各部門《請購單》，審批采購計劃和采購資金計劃；組織詢價、招標(biāo)、比價及供應(yīng)商選點、評審及供貨控制；審批《訂購單》及采購合同，參與重要采購合同評審、簽訂；審批支付供應(yīng)商貨款；進(jìn)行退、換貨管理；組織開拓新貨源，優(yōu)化進(jìn)貨渠道；定期監(jiān)督、檢查、處理采購部工作程序、規(guī)章制度、實施細(xì)則的執(zhí)行情況；按工作程序做好與相關(guān)部門的橫向聯(lián)系，并及時對部門間的爭議提出界定要求。

　?。?）計劃員。其具體職責(zé)為：負(fù)責(zé)市場信息收集、管理；參與供應(yīng)商信用評定，據(jù)實提出供應(yīng)商信用評定的意見，建立健全供應(yīng)商檔案；匯總各部門采購申請，編制采購計劃和采購資金計劃；編制《合同履行情況登記簿》，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督；按周編制《主要采購合同執(zhí)行情況周報表》；審核購貨發(fā)票；復(fù)核支付供應(yīng)商貨款申請；負(fù)責(zé)文件、合同、訂單等資料的保管和定期歸檔工作。

　?。?）采購員。其具體職責(zé)為：對物資需求部門提出的采購申請進(jìn)行詢價；適時填報《供應(yīng)商調(diào)查表》；根據(jù)批準(zhǔn)的《請購單》和詢價結(jié)果實施采購，并負(fù)責(zé)索取所購物資的相關(guān)資料；參加商務(wù)談判和擬定合同條款；填制《訂購單》并辦理要貨；及時向供應(yīng)商反饋原材料質(zhì)量信息；催收購貨發(fā)票；提出支付供應(yīng)商貨款申請；具體辦理采購環(huán)節(jié)退貨；采購部部長交辦的其他工作。

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