為了加強會計檔案管理,確保會計檔案的安全,特制訂本規(guī)定:
(一)單位應根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準確編制或由機器正確生成會計報表,報表格式由會計主管部門統(tǒng)一設計或認可。
?。ǘ﹫蟊淼木幹埔笞龅綌?shù)據(jù)真實,計算正確,內容完整,手續(xù)齊備,做到帳證,帳表,表表之間勾稽嚴密,有所屬單位的應將所屬單位的報表數(shù)據(jù)輸入機器進行匯總,并將本單位報表、所屬單位報表和匯總表一并報出,書面報表必須由分管帳務的領導,會計主管和制表人簽名蓋章。
(三)單位的會計檔案包括存儲在磁盤(硬盤和軟盤)上的會計文件和以書面形式存放的會計作主會計帳簿和會計報表。
存儲在磁盤上的會計文件必須按規(guī)定及時打印輸出書面形式,末打印之前不得抹去。
由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時,必須補充打印,并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明,由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認可。
磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上,其中會計科目和總由數(shù)據(jù)(包括年度和月度匯總數(shù)據(jù))必須永久保存,明細帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。
(四)必須經常對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實現(xiàn)信息存儲的,每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)進行任何非法操作,如要對磁盤會計數(shù)據(jù)進行加工,必須使用備份羅盤的副本,不得刪除硬盤和軟盤的數(shù)據(jù)。恢復系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。
(五)必須妥善保管好會計數(shù)據(jù)的備份軟盤,備份軟盤應貼上寫保護標簽并用印章或封條簽封,或由專人保管。備份軟盤應裝在保護封套和包裝盒中,存放在安全,潔凈,防熱,防潮,防磁的場所,并定期進行轉儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便知心亂放和外借。
(六)會計數(shù)據(jù)的備份軟盤及自行開發(fā)原程序的備份分別在三個地點以上,應根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況,每隔一定時期(如半年或一年以上)清理一次硬盤,刪除硬盤上以前年度的會計數(shù)據(jù),以利于提高機器的利用率和運行速度,沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得清理刪除(三個存放地點分別為機房、檔案室、財務室)。
?。ㄆ撸┐疟P會計檔案的管理工作,包括數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)恢復和清理硬盤等,由系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行并對磁盤會計檔案的安全的正確負責。
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