筆者所在單位(福建省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院)現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算網(wǎng)絡(luò)化，自然不存在編制會計(jì)科目匯總表的煩惱，但本人是長期使用電子表格的受益者，在此也想與同行分享電子表格帶來的快捷，向各位推薦自己編制的科目匯總表，希望能給你的工作帶來方便。
　　
　　這是一張很符合會計(jì)人員工作習(xí)慣的，界面簡單，不僅方便地提供匯總結(jié)果，同時(shí)還能對每筆會計(jì)分錄進(jìn)行稽核，可防止在輸入過程出現(xiàn)的差錯(cuò)。因?yàn)椴捎脮?jì)科目號輸入方式，所以也不分會計(jì)的行業(yè)，只要是借貸記賬法即可，而且編制過程簡單易懂，下面就具體介紹操作過程。

　　一、匯總表編制與公式

　　1.打開Excel工作表，在A1單元格輸入“憑證匯總表”作為標(biāo)題、在A2單元格輸入“月份”、B2輸入“憑證號”、C2輸入“科目號”、D2輸入“借方發(fā)生額”、E2輸入“貸方發(fā)生額”，完成了表頭的設(shè)計(jì)。

　　2.在A4輸入“=A3”、B4輸入“=B3”，然后選定A4:B4單元格（用鼠標(biāo)指向A4，然后按住鼠標(biāo)左鍵并拖曳到B4，再釋放鼠標(biāo)，以下簡稱選定），選擇菜單欄編輯/復(fù)制，再選定A5:B150單元格，選擇菜單欄編輯/粘貼（以下簡稱選定A4：B4復(fù)制到A5：B150）。平時(shí)需要操作的部份已全部完成(這里假設(shè)每本需要匯總的憑證的行次為148行，如果不夠，只要在粘貼時(shí)多選上單元格就行)。

　　3.光標(biāo)移到C2，選定C2:E2復(fù)制到F2:H2，光標(biāo)移到I2，輸入“科目名稱”，將所有設(shè)置的會計(jì)科目號輸入到F3:F62之間，將科目號對應(yīng)的科目名稱輸入到I3:I62之間(假設(shè)使用的科目只有60個(gè))，以上的表格根本上沒有特別的地方，只是將表體A2:F150設(shè)置為憑證輸入?yún)^(qū)域，F(xiàn)2:I62設(shè)置為科目匯總結(jié)果的區(qū)域，下面就介紹計(jì)算的部分，也就是關(guān)健的部分。

　　4.光標(biāo)移到G3，選擇菜單欄插入/函數(shù)(出現(xiàn)粘貼函數(shù)對話框)/常用函數(shù)/選函數(shù)名SUMIF/確定，出現(xiàn)對話框，點(diǎn)擊Range引用欄(用于條件判斷的單元格區(qū)域)的引導(dǎo)小框，編輯欄出現(xiàn)=SUMIF()，光標(biāo)移到C3選定C3:C150擊回車鍵，又回到對話框，光標(biāo)移到Criteria任意欄(數(shù)字表達(dá)式或文字形式的判定條件)，輸入F3，光標(biāo)移到Sum－range引用欄(用于求和計(jì)算的實(shí)際單元格)的引導(dǎo)小框，屏幕出現(xiàn)=SUMIF(c3:c:150，f3，)，光標(biāo)移到D3，選定D3:D150擊回車鍵，再擊確定鍵，這時(shí)函數(shù)引導(dǎo)已基本完成。為了方便復(fù)制還要做一些修改，光標(biāo)移到G3雙擊，就會顯示所有的公式，光標(biāo)移到公式內(nèi)C3擊“F4”鍵將C3改成＄c＄3、c150改成＄C＄150、F3改成＄F3、D3改成D＄3、D150改成D＄150擊回車鍵，完成了本欄的設(shè)置。
　　
　　以上在G3單元格的操作，似乎太復(fù)雜了，看來一時(shí)難以理解，也不易掌握。但如果你操作熟練以后，這是一種很好的方法。這里再介紹一種簡單的方式，也就是光標(biāo)移到G3欄，直接輸入=SUMIF(＄c＄3:＄c＄150,＄f3,d＄3:d＄150)擊回車鍵(這里＄號的位置有講究，不要隨意變動(dòng)與增減)。

　　5.光標(biāo)移到G3，選定G3復(fù)制到G3:H62。

　　6.光標(biāo)移到F63輸入“合計(jì)”，光標(biāo)移到G63輸入=SUM(G3:G62)擊回車，再選擇G63復(fù)制到H63，全部的匯總設(shè)置已完成。

　　7.現(xiàn)在設(shè)置憑證自動(dòng)校對部分，光標(biāo)移到F65，輸入“憑證自動(dòng)校對”，選定F2:H2復(fù)制到F66，光標(biāo)移到I66輸入“差額\"。

　　8.光標(biāo)移到F67輸入=B3擊回車鍵，光標(biāo)移到F68輸入=F67＋1擊回車鍵。

　　9.光標(biāo)移到G60，選定G60復(fù)制到G67，雙擊G67單元欄,顯示=SUMIF(＄C＄3:＄C＄150,＄F67,D＄3:D＄150)，將光標(biāo)移到＄C＄3:＄C＄150，改成＄B＄3:＄B＄150(也就是把C改成B)，擊回車鍵。

　　10.光標(biāo)移到G67，選定G67復(fù)制G67：H150。

　　11.光標(biāo)移到I67輸入=G67－H67擊回車鍵。

　　12.光標(biāo)移到I67，選定I67復(fù)制到I68:I150，全部的校對設(shè)置已搞定。

　　二、表格的修飾

　　1.選定工作表列標(biāo)“D”，然后按下Ctrl鍵，再選定列標(biāo)“E”、“G”、“H”、“I”（選定的列顯示黑色）之后，釋放Ctrl鍵，選擇菜單欄格式/單元格/數(shù)字/負(fù)數(shù)、小數(shù)點(diǎn)保留2位數(shù)。

　　2.分別選定A1:H1、F65:I65，選擇菜單欄格式/單元格/對齊/合并單元格。

　　3.選定B1:I150，選擇工具菜單/邊框/田，確定。

　　4.最后光標(biāo)移B3，選擇菜單欄/窗口/凍結(jié)拆分窗口(修飾中其他部分可以不做，可這一條一定要做，便于今后操作)。修飾的內(nèi)容很多，根據(jù)個(gè)人的愛好，如顏色等等。

　　5.打印設(shè)置。選擇菜單欄/文件/頁面設(shè)置/工作表/打印區(qū)域/輸入＄A＄3:＄I＄150、項(xiàng)端標(biāo)題/輸入＄1:＄2/確定。

　　三、輸入數(shù)據(jù)與校對

　　1.在輸入憑證的數(shù)據(jù)時(shí)，輸入月份和憑證號，就會自動(dòng)復(fù)制到150行，當(dāng)一張憑證所有科目號及借、貸方發(fā)生額輸完后（如憑證的金額為紅字，請輸入負(fù)號），在下張憑證開始時(shí)，輸入新的憑證號，又會將余的憑證號改過來，這樣的設(shè)置，主要使輸憑證號的時(shí)間節(jié)省50％以上。

　　2.當(dāng)每本憑證輸完后，光標(biāo)移到F63，就可以看出借貸方合計(jì)是否平衡，再往下移動(dòng)，還可以分別看出輸入的每一張憑證，借貸方是否平衡。如不平衡可根據(jù)提供的憑證號，直接修改原來數(shù)據(jù)，對虛增的金額可改為0，漏登的憑證可在匯總表的最后行，補(bǔ)登有關(guān)的數(shù)據(jù)，它不影響數(shù)據(jù)的匯總。
　
　　3.經(jīng)修改后每一張憑證全都平衡，而F63行的借貸合計(jì)還是不平衡，那就是你輸入不正確的科目號，或者是新增的科目號。

　　四、附注

　　1.本表格設(shè)計(jì)，是以一本憑證的科目匯總為基礎(chǔ)，如果你單位的憑證每月基本上為5本，建議你將工作簿設(shè)為5頁，并選定全表(單擊工作表左上角方塊)，然后按住Shift同時(shí)選中2頁，再選中5頁，選擇菜單欄編輯/填充/至同組工作表/全部/確定，還可以在第1頁前，插入一頁，采用“三維引用”方式，進(jìn)行總匯總。

　　2.每次匯總，將本表打開，并根據(jù)匯總憑證的月份，選擇菜單欄/文件/另存為“憑證匯總XX月”，這樣的設(shè)定是為了你在年末時(shí)或者根據(jù)工作的需要，將所有的憑證匯總數(shù)據(jù)連接起來，不就成為全年的憑證數(shù)據(jù)庫！那你也就可以用Excel的其他功能，完成排序、查找，就可模擬會計(jì)電算化的操作（當(dāng)然由于匯總中沒輸入摘要，也就沒有這個(gè)信息）。

　　3.本匯總表是以科目號方式輸入的，而大部分會計(jì)人員并不重視科目號，這就對本匯總表的實(shí)用范圍提出疑問，在此也提供兩種方式，克服科目號的問題：
　　
　　(1)編制憑證時(shí)，采用帶有科目號的科目印。
　　
　　(2)將光標(biāo)移到A1，選定A1:A10，選擇菜單欄/插入/行，在插入的部分輸入所用的科目名稱及科目號，作為提示，如B1輸入“科目號”、C1輸入“科目名稱”，排列可采用“科目號”順序排列，也可采用“常用”科目的順序排列，也可對常用的科目用顏色表示。