[摘要]會計電算化工作已經(jīng)在我國各行業(yè)、各部門開展多年，但有關的管理制度比較滯后。本文提供了一套適應交通征稽部門的《會計電算化管理制度》，對其他部門也有參考價值。

　　目前，大部分交通征稽部門實現(xiàn)會計電算化后都沒有建立相應的管理制度。筆者經(jīng)過幾年的電算化實踐，并根據(jù)《中華人民共和國會計法》和財政部關于《會計電算化管理辦法》的有關規(guī)定，結合目前交通征稽部門的行業(yè)特點，總結出一套適應交通征稽部門的《交通征稽部門會計電算化管理制度》，供大家參考。

　　第一章  會計電算化崗位責任制

　　第一條 會計電算化崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫话ǎ簳嬛鞴?、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作、計算機軟件、硬件系統(tǒng)維護等。

　　第二條 系統(tǒng)管理員：負責協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，此崗位可由會計主管人員擔任。

　　第三條 系統(tǒng)操作員：負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿，打印輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作。系統(tǒng)操作員應具備會計軟件操作知識，達到會計電算化初級知識培訓水平。此崗位可由會計擔任。

　　第四條 稽核員：負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)進行審核，對打印輸出的賬簿、報表進行確認。此崗位可由會計主管人員兼任。

　　第五條 計算機軟件、硬件系統(tǒng)維護員：負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。此崗位可設在省局或市處（分局）。

　　第二章  會計電算化操作管理制度

　　第六條 系統(tǒng)管理員對會計軟件操作、管理的內(nèi)容和權限有：賬務處理權限：查詢權、錄入權、修改權、打印權、科目設置權、審核權。部門核算權限：查詢權、修改權、打印權。往來賬權限：查詢權、錄人權、修改權、打印權。銀行對賬權限：查詢權、錄人權、修改權。其他權限：備份、恢復權、操作日志查閱權。杜絕未經(jīng)授權人員操作會計軟件。操作密碼可以用下管一級的方式控制和監(jiān)管（省局管理市處或分局的操作密碼；市處或分局管理所或站的操作密碼）。

　　第七條 系統(tǒng)操作員對會計軟件操作的內(nèi)容和權限有：賬務處理權限：查詢權、錄入權、修改權、打印權、科目設置權。部門核算權限：查詢權、修改權、打印權。往來賬權限：查詢權、錄入權、修改權、打印權。銀行對賬權限：查詢權、錄入權、修改權。其他權限：備份、恢復權、操作日志查閱權。操作員密碼由操作員自行保管或修改，其他操作員包括財務主管也無權知道、修改其密碼。

　　第八條 系統(tǒng)維護員對會計軟件操作、管理的內(nèi)容和權限有：對賬務系統(tǒng)操作密碼的修改權、對軟件的版本升級權、軟件硬件出現(xiàn)故障時進行排除權。

　　第九條 輸入原始憑證和記賬憑證前需會計主管人員進行審核，禁止已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)賬簿。

　　第十條 操作人員離開機房前應將該運行的會計軟件退出到“密碼口令”前的狀態(tài)，必須將所有的運行程序關閉后方可關掉計算機電源。

　　第十一條 操作人員上機后必須填制上機操作記錄，系統(tǒng)管理員應保存好上機操作記錄，便于日后核查。上機操作記錄的內(nèi)容有：操作人員姓名、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況、是否做好了備份工作等。

　　第三章  計算機軟件、硬件管理和數(shù)據(jù)管理制度

　　第十二條 征稽處（分局）、征稽所（站）要保證機房設備安全和計算機正常運行，要經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng)，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。

　　第十三條 計算機附屬設備包括UPS電源等設備，應配備齊全，在沒有UPS電源保護的情況下不準開機操作，以免發(fā)生意外事故。

　　第十四條 征稽處（分局）、征稽所（站）要確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。

　　第十五條 征稽處（分局）、征稽所（站）要做好會計數(shù)據(jù)的備份工作，日常操作后必須做出一份備份，由會計主管人員保管；每月記賬、結賬后應做出雙備份，并由會計主管人員將其中一份送交檔案室保管；需用存檔的備份時，應由會計主管人員到檔案室提用，檔案保管員應做好使用記錄。

　　第十六條 對通用會計軟件進行版本升級和計算機硬件設備進行更換時，必須由省局審批后方可進行。在軟件修改、升版和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并在該單位領導和會計主管人員的監(jiān)督下進行。

　　第十七條 建立計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時的上報制度，并由設在省局或市處（分局）的系統(tǒng)維護人員排除故障。

　　第十八條 防治計算機病毒的措施征稽處（分局）、征稽所（站）要配備不少于一種查、消計算機病毒的軟件。鑒于目前會計電算化計算機屬于單機運行時期，嚴禁無關的人員操作計算機；嚴禁運行外來軟件，確實有必須要運行其他軟件時，須經(jīng)系統(tǒng)管理員審核，并經(jīng)過消毒處理后方可運行。嚴禁在電算化計算機上玩游戲。

　　第四章  電算化會計檔案管理制度

　　第十九條 電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及存儲在其他磁性介質(zhì)或光盤上的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算機公式）等數(shù)據(jù)。

　　第二十條 電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部的有關規(guī)定對會計檔案進行管理，此項工作由會計主管人員負責。

　　第二十一條 對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，每月記賬、結賬后的會計檔案應做雙備份，存放在兩個不同的地點；其中一份存在單位檔案室，另一份由會計主管人員保管。

　　第二十二條 采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要在半年內(nèi)進行檢查并復制一次，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。

　　第二十三條 通用會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

　　第五章  計算機替代手工記賬的有關規(guī)定

　　第二十四條 采用計算機替代手工記賬，是指應用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù)，由計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理，并打印輸出會計賬簿和報表。替代手工記賬是會計電算化的目標之一。

　　第二十五條 替代手工記賬的單位，應具備以下條件：

　　1、配備了省局統(tǒng)一使用的會計軟件和相應的計算機硬件設備；

　　2、配備了相應的會計電算化工作人員；

　　3、建立了嚴格的內(nèi)部管理制度。

　　第二十六條 具備條件的單位可采用計算機替代子工記賬，替代手工記賬之前應由省局按有關規(guī)定審批；計算機與手工并行三至六個月，且計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應接受有關部門的監(jiān)督。

　　第二十七條 替代手工記賬的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，由于在計算機與手工并行期間，會計人員的工作強度比較大，各單位需要合理安排財務會計部門的工作，提高工作效率。

　　第二十八條 計算機與手工并行工作期間，可采用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關規(guī)定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存并據(jù)以登記手工賬簿。如果計算機與手工核算結果不一致，要由會計主管人員查明原因并向本單位領導書面報告。

　　第二十九條 采用計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表應當符合省局統(tǒng)一要求，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十條 在當期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此，可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當期總分類賬。

　　第三十一條 現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊，要求每天登記并打印，每天業(yè)務較少不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。其他明細賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季或按年打??；發(fā)生業(yè)務少的賬簿可滿頁打印；總分類賬可按年打印。

　　第三十二條 在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當減少。

　　第三十三條 替代手工記賬后，各單位應做到當天發(fā)生的業(yè)務，當天登記入賬，期末及時結賬并打印輸出會計報表；要靈活運用計算機對數(shù)據(jù)進行綜合分析，定期或不定期地向單位領導報告主要財務指標和分析結果。