20世紀(jì)中葉，隨著社會生產(chǎn)集約化程度的不斷提高，世界工業(yè)革命的飛速發(fā)展，引發(fā)了全球性的信息革命，信息時代的到來為企業(yè)進(jìn)一步解放生產(chǎn)力，提高勞動生產(chǎn)率帶來了極大的便利。由此，傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化，尤其在企業(yè)會計(jì)信息管理領(lǐng)域更是以嶄新的計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)取代了舊式的手工“日清月結(jié)”，便捷的企業(yè)管理電算化逐漸為廣大的現(xiàn)代企業(yè)普遍采用。

　　一、會計(jì)電算化的組織及系統(tǒng)的建立

　　隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的日趨完善，企業(yè)的一切經(jīng)濟(jì)活動都面向市場。企業(yè)向內(nèi)部挖潛，走內(nèi)涵發(fā)展的道路即企業(yè)經(jīng)營重心逐步向管理方面轉(zhuǎn)移。作為管理手段的會計(jì)，其功能與核心也必須向管理方面轉(zhuǎn)移。會計(jì)工作的目標(biāo)由“報(bào)帳型”向“控制管理型”轉(zhuǎn)變。會計(jì)目標(biāo)的轉(zhuǎn)移，要求做到會計(jì)信息資料的準(zhǔn)確、及時、完整和有效，而這只能是通過充分運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和好的財(cái)務(wù)軟件，把“財(cái)務(wù)核算、微機(jī)核算、全面經(jīng)濟(jì)核算”融為一體才能得到完成與實(shí)現(xiàn)。

　　二、推行會計(jì)電算化，為企業(yè)管理服務(wù)

　　在計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)輔助管理下，監(jiān)督和保證“目標(biāo)成本”的準(zhǔn)確執(zhí)行。在財(cái)務(wù)電算化方面，發(fā)揮“鐵路通用賬表系統(tǒng)”財(cái)務(wù)軟件的作用，采用并行運(yùn)行技術(shù)，在保證數(shù)據(jù)及時采集的基礎(chǔ)上，能做到隨時記賬，隨時利用賬表一體化產(chǎn)生業(yè)務(wù)執(zhí)行數(shù)據(jù)，以便主管領(lǐng)導(dǎo)正確決策。利用“財(cái)務(wù)材料核算”財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)提供的預(yù)算管理功能，將分解后的指標(biāo)錄入系統(tǒng)。這樣一方面在制單時及時發(fā)現(xiàn)費(fèi)用是否超標(biāo)，并給以提示；另一方面系統(tǒng)提供了計(jì)劃執(zhí)行情況報(bào)告，反映計(jì)劃與實(shí)際發(fā)生的差額及計(jì)劃完成等。隨時查看各種成本費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生情況，變事后反映為事前分析，事中控制。

　　三、外引內(nèi)援，自我發(fā)展

　　由于市場上的財(cái)務(wù)軟件大部分缺乏對工業(yè)、制造業(yè)生產(chǎn)成本進(jìn)行管理核算的功能，根據(jù)我段的實(shí)際情況，利用財(cái)務(wù)科和分局計(jì)算中心力量，及時開發(fā)了材料核算管理、固定資產(chǎn)、工資等系統(tǒng)，并取得了成功，進(jìn)一步提高了我段的管理水平。我們清楚地認(rèn)識到為了選擇更為精細(xì)而適用的計(jì)價方法和成本核算方法，原來在手工核算程序下，由于受到會計(jì)操作工具速度的制約，難以采用的存貨移動平均計(jì)價法、固定資產(chǎn)個別折舊等許多精細(xì)的計(jì)價方法和成本核算方法，在實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化后得以廣泛應(yīng)用，從而使計(jì)價方法和成本核算方法更加貼近實(shí)際需要。

　　四、日常使用管理

　　計(jì)算機(jī)替代手工記賬后的日常使用管理是通過對系統(tǒng)運(yùn)行的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，完成預(yù)定任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各資源信息的安全與完整。具體包括：

　　1.機(jī)房管理。對機(jī)房的管理旨在為計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運(yùn)行環(huán)境，防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房，保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。

　　2.上機(jī)操作管理。應(yīng)包括以下幾個內(nèi)容：上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定，操作使用人員的職責(zé)，操作權(quán)限與操作程序等內(nèi)容。

　　五、系統(tǒng)維護(hù)管理

　　系統(tǒng)維護(hù)管理包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分。硬件維護(hù)主要內(nèi)容是在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，出現(xiàn)硬件故障時，及時進(jìn)行故障分析，并做檢查記錄，在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后，由系統(tǒng)維護(hù)人員安裝和調(diào)試。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)三種。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯誤的過程；適應(yīng)性維護(hù)是指單位的會計(jì)工作發(fā)生變化時而進(jìn)行的修改活動；完善性維護(hù)是為了改善已有功能的需求而進(jìn)行的軟件修改活動。

　　六、會計(jì)檔案管理

　　電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的檔案管理主要是指打印出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存貯會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會計(jì)資料。會計(jì)檔案管理是在會計(jì)電算化后會計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障，是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　一記賬憑證的生成與管理

　　計(jì)算機(jī)替代手工記賬的記賬憑證生成有兩種方式：

　　1.由原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會計(jì)主管人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計(jì)人員工作規(guī)則》、《會計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

　　2.手工事先作好記賬憑證，計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證然后進(jìn)行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證皆可。

　　二會計(jì)賬簿、報(bào)表的生成管理

　　1.日記賬每天打印，一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁打印。

　　2.現(xiàn)金、銀行存款賬采用打印輸出的活頁賬裝訂。

　　3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

　　4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

　　三關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理

　　存有會計(jì)信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有附本。為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存，直至?xí)?jì)信息完全過時為止。因此應(yīng)根據(jù)自己的設(shè)備條件和管理要求，做好電算化會計(jì)檔案的管理工作，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　1.建立數(shù)據(jù)資料備份制度。要有專人負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)信息進(jìn)行日備份、月備份、年備份，同時建立相應(yīng)的責(zé)任制，以便計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或遭到病毒侵入時，能保證以最短的時間恢復(fù)系統(tǒng)的運(yùn)行。

　　2.除了備份會計(jì)信息資料之外，還應(yīng)對計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、漢字系統(tǒng)、軟件編程語言、應(yīng)用軟件以及使用說明書等備份和收集歸檔。

　　3.對計(jì)算機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、臺賬、報(bào)表應(yīng)視同會計(jì)資料按月做兩套軟盤備份，交給會計(jì)檔案保管員分別放置不同的地方妥善保管。有條件的最好將一年的資料用刻錄機(jī)刻錄到光盤上保管，這樣更安全。

　　4.對于用磁盤或磁帶進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的，備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤套放進(jìn)硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的地方，防止由于存儲介質(zhì)損壞使會計(jì)檔案丟失。

　　5.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。對于會計(jì)電算化檔案隨意存放、毀損、散失和泄密，對非法偽造、涂改、變更，故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、軟盤等行為都要進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

　　6.各種會計(jì)資料以及存儲在磁盤、磁帶、硬盤上的會計(jì)資料未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出本單位，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意存放在磁介質(zhì)上的會計(jì)資料借閱歸還時，還應(yīng)認(rèn)真檢查病毒，防止感染病毒。

　　四關(guān)于會計(jì)電算化系統(tǒng)文檔資料管理

　　會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料，視同會計(jì)檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改之后滿3年。

　　七、會計(jì)人員管理

　　推行電算化，必須挑選、培養(yǎng)知識面廣的人才，搞財(cái)會的要懂計(jì)算機(jī)，搞計(jì)算機(jī)的要懂財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，否則半邊把式是難以勝任此項(xiàng)工作的。另外，基層單位的操作人員必須懂得中文輸入及懂得計(jì)算機(jī)的使用，操作人員的文化水平制約著電算化的開展。計(jì)算機(jī)替代手工記帳后應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)信息系統(tǒng)的維護(hù)及對使用人員的管理?；痉椒ㄊ前凑铡柏?zé)、權(quán)、利”相結(jié)合的管理原則，明確各類人員的職責(zé)、權(quán)限并盡量將之與各類人員的利益掛鉤，建立健全崗位責(zé)任制，一方面加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保護(hù)資金財(cái)產(chǎn)的安全；另一方面提高工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運(yùn)行效益，使會計(jì)信息更加安全與完整。

　　幾年來電算化的推廣減輕了管理人員特別是會計(jì)人員的工作強(qiáng)度，大大提高了管理人員和會計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效率，為企業(yè)帶來了經(jīng)濟(jì)效益。同時電算化的實(shí)施使企業(yè)管理和會計(jì)工作走向規(guī)范化。會計(jì)電算化的發(fā)展促使了會計(jì)職能的轉(zhuǎn)變，使會計(jì)人員從算帳中解放出來，騰出更多的時間和精力去參與經(jīng)營和管理，使每一個會計(jì)人員都能從核算人員變?yōu)橐幻髽I(yè)真正的管理者。實(shí)行會計(jì)電算化，提高了企業(yè)管理水平，可以說電算化是打開企業(yè)現(xiàn)代管理之門的金鑰匙。