如何管理企業(yè)外埠資金？

　　外埠資金作為企業(yè)貨幣資金的一部分，如疏于管理，可能出現(xiàn)資金流失、費用失控等現(xiàn)象，影響企業(yè)經(jīng)營秩序，嚴重的將波及企業(yè)生存安全。

　　企業(yè)在經(jīng)營活動中需要在生產(chǎn)區(qū)域之外開設銀行賬號，組織材料的采購、零星結算等，以壓縮結算周期和管理成本，這一部分資金統(tǒng)稱為企業(yè)的外埠資金。從核算方式看，部分企業(yè)將外埠資金反映在“銀行存款”或“其它貨幣資金”科目，納入企業(yè)貨幣資金核算；也有企業(yè)將外埠資金反映在“其他應收款”科目，通過往來賬項核算。從管理角度看，因外埠資金遠離企業(yè)管理本部，資金收付業(yè)務需要一定的時間才能反映到企業(yè)資金控制中心，管理起來較為困難，是貨幣資金管理的薄弱環(huán)節(jié)。但外埠資金作為企業(yè)貨幣資金的一部分，如疏于管理，則可能出現(xiàn)資金流失、費用失控等現(xiàn)象，影響企業(yè)經(jīng)營秩序，嚴重的將波及企業(yè)生存安全。因此，加強外埠資金管理，是企業(yè)資金管理的重要組成部分，必須采取切實可行的管理措施，以保障企業(yè)資產(chǎn)的安全完整。根據(jù)目前多數(shù)企業(yè)狀況，筆者建議在管理外埠資金時應重點從以下幾個方面著手：

　　一、加強外埠資金賬戶設立時的審查。企業(yè)因經(jīng)營活動需要而在外埠開戶時，企業(yè)財務部門應加強對開戶的審查，重點審查設立的必要性、規(guī)范性、可控性和唯一性。只有資金收付業(yè)務頻繁、持續(xù)時間較長的經(jīng)營單位如企業(yè)組建的非法人駐外辦事機構等，才有必要開設銀行賬戶。財務部門應對需開戶的單位及業(yè)務進行可控性和規(guī)范性測驗，特別注意審查監(jiān)督的有效性和賬務處理的可操作性。唯一性的涵義有兩種，一是指經(jīng)審查同意開設外埠賬戶的任何一個單位或一項業(yè)務，只能開設一個外埠賬戶，以便于企業(yè)財務部門隨時了解資金流向；二是指外埠存款賬戶只能在指定的用途下使用。雙重涵義體現(xiàn)了賬戶歸企業(yè)所有、管理受企業(yè)監(jiān)控的特點。需要說明，企業(yè)外派職工以私人名義設立的銀行戶頭或信用卡，屬于職工個人所有，應與企業(yè)外埠資金嚴格區(qū)分，不得通過外埠存款賬戶進行結算，以分清責任，防止差錯和舞弊行為的發(fā)生。

　　二、明確外埠資金負責人，建立崗位責任制。企業(yè)設立外埠資金的根本目的，是為特別部門或業(yè)務結算上的便利，因此外埠資金終歸有明確的使用者。一旦外埠資金設立，企業(yè)即應明確外埠資金管理責任人，企業(yè)財務部門可以委托外埠資金的使用者為管理負責人，以企業(yè)規(guī)章制度或合約的形式，明確管理負責人與企業(yè)財務部門的權利義務關系、外埠資金授權額度、開支范圍及用途。企業(yè)財務部門應同時設置監(jiān)控外埠資金的會計崗位，規(guī)范資金使用程序，及時反饋外埠資金負責人資金使用的準確性和合理合法性。

　　三、健全內控制度，實施必要的監(jiān)控管理手段。在審查開戶的基礎上，財務部門應健全內部控制制度，對外埠資金管理的方法、原則、程序進行規(guī)范。外埠資金應強調過程管理，掌握外埠經(jīng)營單位的財務狀況，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取補救措施。以筆者對部分企業(yè)的調查，建議強制外埠資金必須在“銀行存款”賬戶或“其它貨幣資金”賬戶中反映，不得在往來賬款中核算和歸類，有條件的外埠資金使用者，應建立規(guī)范的財務賬目記錄；不具備建賬條件的，至少應建立外埠資金收付“流水賬”，以備財務部門核對審查，審計部門監(jiān)督，保持資金使用的可追溯性。可追溯性是企業(yè)內控制度嚴密程度的重要體現(xiàn)，外埠資金的流動必須有真實可靠的記錄，健全違規(guī)行為的處罰措施，確保外埠資金的運作納入工廠正常管理渠道。外埠資金的使用者，必須通過可靠途徑，及時向企業(yè)財務部門傳遞外埠資金收支單據(jù)，包括銀行資金劃付憑證、銀行對賬單等，一方面這是企業(yè)會計檔案的重要組成部分，另一方面也便于企業(yè)財務部門及時進行賬務處理，保證賬、款一致。如出現(xiàn)賬、款不一致時，企業(yè)即可采取資金保全措施，凍結外埠存款賬戶，待查明原因、明確責任后，予以解凍。

　　四、保留企業(yè)對外埠資金的統(tǒng)一調度權。外埠資金是企業(yè)貨幣資金的重要組成部分，企業(yè)財務部門可通過預留銀行印鑒等方式，保留對外埠資金的統(tǒng)一調用權。外埠資金在使用上雖然具有一定目的性，資金管理責任人雖然在授權額度內有一定的調度權限，但當企業(yè)財務部門認為必要時，仍有權將外埠資金調回企業(yè)本部，以滿足企業(yè)管理高層對資金的需求和對外埠資金負責人的監(jiān)督。

　　五、充分認識外埠資金特有的時間性。在特定的時間內，企業(yè)通過外埠資金來完成某一特定的經(jīng)營活動，當建立外埠資金的理由不復存在或已經(jīng)轉移時，企業(yè)財務部門應及時清理外埠資金，收回余款，注銷賬戶。

　　外埠資金因其特殊性，在使用過程中必須慎之又慎，在管理上要常抓不懈，緊盯不放，一方面給企業(yè)創(chuàng)造寬松的經(jīng)營環(huán)境，另一方面也不給不法分子以可乘之機，以保障企業(yè)資產(chǎn)安全。

　　六、財務管理過程中應注意外埠資金的來源必須是企業(yè)本部的財務部門，必須堅持“收支兩條線”的原則。外埠資金賬戶不能作為收入賬戶，不能給外埠資金使用者以貨幣回收權，避免“坐支”現(xiàn)象，事后記賬；另一方面，不能一次請款多次使用，轉移請款意圖，逃避管理監(jiān)督。這樣即便于企業(yè)確認收入，又制約了外埠支出，才能切實發(fā)揮財務的監(jiān)督職能。

　　筆者所在企業(yè)的外埠資金，經(jīng)歷了松散的事后反映到緊密的事前管理事中控制過程。以前的管理模式，一度使企業(yè)大量資金處于失控和被動操作狀態(tài)，扯皮推諉指揮失靈的狀況即讓企業(yè)債權債務不真實，又使部分人員滋長了安樂享受的思想，存在著極大的隱患；通過現(xiàn)在的實時監(jiān)督管理，既規(guī)范了各自的程序，又明確了操作各方的權限，很好地貫徹了會計法“真實、完整”的要求，極大地促進了企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。