摘要：應(yīng)用項(xiàng)目管理支持信息系統(tǒng)是組織已經(jīng)達(dá)到了項(xiàng)目管理成熟的高層次階段特征之一。構(gòu)建時(shí)要緊密結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際需要，確保實(shí)用性；內(nèi)容選擇上應(yīng)堅(jiān)持“廣、精、準(zhǔn)”原則；內(nèi)容上至少應(yīng)包括指導(dǎo)企業(yè)項(xiàng)目管理活動的法律、法規(guī)，指導(dǎo)項(xiàng)目管理過程的方針、流程、表格、核查清單、示范文本和模板，還應(yīng)包括行政審批辦事指南，以及項(xiàng)目管理知識、工具和技術(shù)的學(xué)習(xí)指導(dǎo)等。系統(tǒng)需要不斷地更新、維護(hù)，始終保持各項(xiàng)信息的最新狀態(tài)。

　　關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理 項(xiàng)目管理支持 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)

　　近幾年來，在項(xiàng)目管理界一直在提倡和推行“組織的項(xiàng)目管理成熟度模型”的概念。據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，國際上至少有30種以上這類的模型發(fā)表。典型的項(xiàng)目管理成熟度模型是Harold Kerzner所倡導(dǎo)的PMMM和PMI發(fā)表的OPM3.這些模型按不同的方法描述了一個(gè)組織從開始認(rèn)識到項(xiàng)目管理的重要性，徑直達(dá)到組織的項(xiàng)目管理卓越的進(jìn)程。在這些模型中，“建立一個(gè)專門從事項(xiàng)目管理工作的職能部門，——如，項(xiàng)目管理辦公室、項(xiàng)目支持辦公室或卓越中心——對于組織的項(xiàng)目管理提供全面的支持是它們共同的觀點(diǎn)�，F(xiàn)在，從事項(xiàng)目管理的人員日益增多，雖有多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的老者，但更多的是步入這個(gè)領(lǐng)域的新人。如何更快地提高項(xiàng)目管理者的技能，使他們?nèi)�面理解并掌握�?xiàng)目管理的理論、技術(shù)和方法、工具，建立一套實(shí)用、便捷的”企業(yè)項(xiàng)目管理支持信息系統(tǒng)（Organizational Project Management Support Information System，簡稱OPMSIS）“是一種正確的選擇。

　　“項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（Project Management Information System，縮寫為PMIS）”這個(gè)術(shù)語我們并不陌生，按PMBOK中的定義，PMIS是由用于收集、綜合和傳播項(xiàng)目管理過程成果的工具和技術(shù)組成的系統(tǒng)，支持從項(xiàng)目啟動開始直到收尾的各個(gè)方面。它的核心功能是應(yīng)用信息技術(shù)對于項(xiàng)目全過程進(jìn)行管理。我們這里所說的OPMSIS，似乎和PMIS是同一個(gè)術(shù)語，但其功能是有別于PMIS的，它側(cè)重于為項(xiàng)目管理人員在把握項(xiàng)目方向、如何實(shí)施項(xiàng)目管理、如何高效地從事項(xiàng)目工作、如何提高項(xiàng)目管理技能等方面提供支持或指導(dǎo)，而不是對于項(xiàng)目實(shí)施具體的管理。

　　基于如上的考慮，筆者以Microsoft Project 2003 Server為平臺，為某工程建設(shè)單位（業(yè)主方）建立了一套OPMSIS，做了一次有益的嘗試，本文就此次實(shí)踐中的相關(guān)問題進(jìn)行探討，與大家共享。

　　1. 系統(tǒng)目標(biāo)在構(gòu)建OPMSIS前，應(yīng)當(dāng)為其建立的預(yù)期目標(biāo)，本OPMSIS構(gòu)建的是：

　　1）為項(xiàng)目管理人員提供項(xiàng)目管理工作本身與國家大政方針保持一致方面的支持。

　　2）為項(xiàng)目管理人員提供在項(xiàng)目管理過程中所需要的指導(dǎo)方針、技術(shù)和方法，以及工具和模板等方面的支持。

　　3）為項(xiàng)目管理人員提供對外、對內(nèi)的行政審批和其他辦事程序指南的支持。

　　4）為項(xiàng)目管理人員提供學(xué)習(xí)和提高項(xiàng)目管理知識方面的支持。

　　5）系統(tǒng)要有很強(qiáng)的針對性、實(shí)用性，操作和維護(hù)簡捷、方便和高效，能支持整個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目管理。

　　2. 內(nèi)容選擇原則構(gòu)建OPMSIS的第一步就是要恰當(dāng)、合理地選擇支持信息的內(nèi)容。在這個(gè)信息大爆炸的年代，筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持如下三字的原則：“廣”、“精”和“準(zhǔn)”來進(jìn)行選擇。

　　“廣”是指支持信息所包括的范圍應(yīng)當(dāng)廣泛。由于項(xiàng)目管理人員在項(xiàng)目管理全過程中需要多方面的信息支持——大到國家的大政方針，小到辦理某個(gè)許可證書——因此，在OPMSIS中應(yīng)當(dāng)盡可能全面地為他們提供可能用到的各類信息。

　　“精”是指所收集的信息應(yīng)當(dāng)是精華中的“精華”。“廣”并不等同于大量信息堆積。項(xiàng)目管理人員工作繁忙，沒有更多時(shí)間在無邊無際的信息海洋中來定位所需要的內(nèi)容，因此，收錄在OPMSIS中的信息應(yīng)當(dāng)是針對企業(yè)所從事的項(xiàng)目類型嚴(yán)格篩選的，把那些重復(fù)的、相近的、與本企業(yè)的項(xiàng)目管理類型關(guān)系不十分密切的，或過時(shí)的信息全部排除在外，只保留精華，做到信息量“最小化”。

　　“準(zhǔn)”是指所收集到的信息內(nèi)容要確保準(zhǔn)確無誤。由于OPMSIS是為項(xiàng)目管理人員提供工作指南的，如果信息本身就有誤，將會產(chǎn)生嚴(yán)重的后果，或誤導(dǎo)了項(xiàng)目管理工作。例如，在辦理行政審批工作中，如果信息中遺漏了某個(gè)必須提交的文件資料，辦事人員就可能需要往返多次，浪費(fèi)了時(shí)間，也影響工作的進(jìn)展。

　　因此，在設(shè)計(jì)OPMSIS中一定要堅(jiān)持“廣、精、準(zhǔn)”的原則，從源頭上把好關(guān)，才能確保最終建立起來一個(gè)高質(zhì)量的支持工具。

　　3. 內(nèi)容選擇與組織基于以上的原則，OPMSIS中內(nèi)容的選定一定要緊密結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需要，切忌照抄其他企業(yè)。在筆者為工程建設(shè)企業(yè)（業(yè)主）構(gòu)建的OPMSIS中選擇了以下幾組信息內(nèi)容，法律和法規(guī)、項(xiàng)目管理過程支持、行政審批支持、項(xiàng)目管理知識支持和其他。

　　1）法律、法規(guī)法律、法規(guī)是企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目管理工作的最高指導(dǎo)方針。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目的立項(xiàng)和實(shí)施都必須遵照國家的大法，如：“中華人民共和國建筑法”、“中華人民共和國環(huán)境保護(hù)法”、“中華人民共和國城市規(guī)劃法”和“中華人民共和國土地管理法”等。因此，在OPMSIS中提供了這些法律和法規(guī)，需要時(shí)項(xiàng)目管理人員可隨時(shí)查閱和對照。

　　法律、法規(guī)主要由國務(wù)院和各相關(guān)部委頒布，企業(yè)所在的省、市相關(guān)部門，有時(shí)也會頒布在本地區(qū)內(nèi)貫徹實(shí)施這些法律、法規(guī)的具體辦法，這些都應(yīng)當(dāng)列入到OPMSIS中來，以便項(xiàng)目管理人員在應(yīng)用中更加符合本地的實(shí)際。

　　項(xiàng)目管理過程支持應(yīng)是OPMSIS的主體部分。

　　首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)項(xiàng)目的特點(diǎn)把項(xiàng)目的生命期劃分為恰當(dāng)?shù)碾A段。在本OPMSIS中，由于企業(yè)是一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的業(yè)主方，所以其項(xiàng)目的生命期劃分為5個(gè)階段：前期工作階段、設(shè)計(jì)階段、施工招標(biāo)階段、施工階段和驗(yàn)收結(jié)算階段，為每個(gè)階段分別建立相應(yīng)的支持信息。

　　在每個(gè)階段中，支持信息可以按5個(gè)類別進(jìn)行組織，即指導(dǎo)方針類、程序和流程類、表格類、檢查清單類，以及示范文本和模板類。

　　本部分支持信息的來源主要是企業(yè)自身或上級單位，多為企業(yè)制定的項(xiàng)目管理過程中的規(guī)定、細(xì)則、流程等，在選擇和裝入這些信息時(shí)要驗(yàn)證其時(shí)效性，避免重復(fù)和沖突，應(yīng)當(dāng)選用最新的版本。

　　3） 行政審批指南支持作為一個(gè)工程建設(shè)單位，無論是在項(xiàng)目的立項(xiàng)階段，還是項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工和驗(yàn)收階段，都需要辦理眾多的行政審批手續(xù)。例如，在項(xiàng)目前期階段，就需要辦理建設(shè)用地審批、可行性研究報(bào)告審批、環(huán)境影響審批以及項(xiàng)目建議書審批等；在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段不僅需要辦理設(shè)計(jì)方案的報(bào)批，還需要辦理環(huán)境、環(huán)保、消防、市政管線等等一系列方案的審批。這些審批工作非常煩瑣，要到不同的政府機(jī)關(guān)辦理，每個(gè)職能部門各有各自的辦事程序，需要攜帶不同的文檔資料，不用說一個(gè)新人，就是一個(gè)曾經(jīng)有過以前辦理過這些審批工作的人也難以都記得清楚準(zhǔn)確。在OPMSIS中，把這些行政審批的指南歸納到一起，項(xiàng)目管理人員可以很快的找到需要的信息。

　　4）項(xiàng)目管理知識支持

　　項(xiàng)目管理人員需要不斷地學(xué)習(xí)和提高項(xiàng)目管理知識，特別是新步入項(xiàng)目管理界的人員。在OPMSIS中應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)和應(yīng)用項(xiàng)目管理知識作為一項(xiàng)重要內(nèi)容。

　　項(xiàng)目管理知識支持可以按PMI所提倡的9個(gè)知識領(lǐng)域和5個(gè)過程組進(jìn)行組織。其中在每個(gè)知識領(lǐng)域中可以分為4組，即項(xiàng)目管理過程、項(xiàng)目管理技術(shù)和方法、項(xiàng)目管理工具、過程的輸入和輸出�？梢酝ㄟ^PMBOK指南第3版（中文版）獲得這些知識。

　　5）其他項(xiàng)目管理人員經(jīng)常需要與上級、客戶、供應(yīng)商和團(tuán)隊(duì)內(nèi)部進(jìn)行溝通，也需要掌握國家的和地方的相關(guān)部門的最新的指示或消息，因此，在OPMSIS的其他類支持信息中為其提供組織內(nèi)部聯(lián)系信息表、客戶聯(lián)系信息表、政府相關(guān)辦事機(jī)構(gòu)的地址、上下班時(shí)間、辦事范圍、辦事程序，國家部委和本省市政府機(jī)關(guān)的網(wǎng)站地址等。

　　4. 構(gòu)建方法OPMSIS的構(gòu)建可以采用獨(dú)立平臺，也可以在企業(yè)的OA系統(tǒng)上或PMIS系統(tǒng)上建立。筆者在Microsoft Project 2003 Server平臺上利用“文檔”中心建立了此系統(tǒng)，Project 2003 Server 是基于Web的，在文檔中心能夠比較方便的上傳、組織和閱讀文檔。

　　5. 改進(jìn)維護(hù)OPMSIS有很強(qiáng)的針對性和時(shí)效性，不應(yīng)當(dāng)是一個(gè)“一勞永逸”的系統(tǒng)。因此不斷的改進(jìn)和維護(hù)工作是必要的，改進(jìn)和維護(hù)工作主要有：

　　1） 密切關(guān)注是否有新的相關(guān)法律、法規(guī)頒布，已經(jīng)收錄入的法律、法規(guī)是否有更新或被廢除。應(yīng)該定期檢閱，保持最新的版本。

　　2）企業(yè)的項(xiàng)目管理指導(dǎo)性文件也會有新增、更新或廢除的情況，各職能部門應(yīng)及時(shí)與該系統(tǒng)的維護(hù)人員通報(bào)，及時(shí)更新。

　　3）項(xiàng)目管理成熟的另一個(gè)特征就是要總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，并把他們傳遞到后續(xù)的項(xiàng)目上。因此，每個(gè)項(xiàng)目中所產(chǎn)生的組織資產(chǎn)（如實(shí)用的表格、檢查表、模板等）都應(yīng)當(dāng)及時(shí)收錄到OPMSIS中，以便其他項(xiàng)目使用或借鑒。

　　6. 小結(jié)項(xiàng)目管理支持信息系統(tǒng)在組織提高項(xiàng)目管理成熟度的進(jìn)程中起著重要的作用。構(gòu)建這樣一個(gè)系統(tǒng)既要考慮到覆蓋項(xiàng)目管理的各個(gè)方面，又要做到信息優(yōu)選，使信息量最小化，更要確保信息的準(zhǔn)確性。支持信息內(nèi)容范圍的確定一定要緊密結(jié)合企業(yè)自身的項(xiàng)目管理特點(diǎn)和實(shí)際，不可照抄別人。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)操作簡單、實(shí)用，便于維護(hù)。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)定期檢閱和更新，保持其實(shí)用性。

　　本文所提出的一些觀點(diǎn)只是筆者的粗淺體會，在此拋磚引玉的目的是希望與讀者共同探討。