摘要：應用項目管理支持信息系統(tǒng)是組織已經(jīng)達到了項目管理成熟的高層次階段特征之一。構(gòu)建時要緊密結(jié)合企業(yè)自身的實際需要，確保實用性；內(nèi)容選擇上應堅持“廣、精、準”原則；內(nèi)容上至少應包括指導企業(yè)項目管理活動的法律、法規(guī)，指導項目管理過程的方針、流程、表格、核查清單、示范文本和模板，還應包括行政審批辦事指南，以及項目管理知識、工具和技術(shù)的學習指導等。系統(tǒng)需要不斷地更新、維護，始終保持各項信息的最新狀態(tài)。

　　關(guān)鍵詞：項目管理 項目管理支持 項目管理信息系統(tǒng)

　　近幾年來，在項目管理界一直在提倡和推行“組織的項目管理成熟度模型”的概念。據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計，國際上至少有30種以上這類的模型發(fā)表。典型的項目管理成熟度模型是Harold Kerzner所倡導的PMMM和PMI發(fā)表的OPM3.這些模型按不同的方法描述了一個組織從開始認識到項目管理的重要性，徑直達到組織的項目管理卓越的進程。在這些模型中，“建立一個專門從事項目管理工作的職能部門，——如，項目管理辦公室、項目支持辦公室或卓越中心——對于組織的項目管理提供全面的支持是它們共同的觀點。現(xiàn)在，從事項目管理的人員日益增多，雖有多年實踐經(jīng)驗的老者，但更多的是步入這個領(lǐng)域的新人。如何更快地提高項目管理者的技能，使他們?nèi)�面理解并掌握項目管理的理論、技術(shù)和方法、工具，建立一套實用、便捷的”企業(yè)項目管理支持信息系統(tǒng)（Organizational Project Management Support Information System，簡稱OPMSIS）“是一種正確的選擇。

　　“項目管理信息系統(tǒng)（Project Management Information System，縮寫為PMIS）”這個術(shù)語我們并不陌生，按PMBOK中的定義，PMIS是由用于收集、綜合和傳播項目管理過程成果的工具和技術(shù)組成的系統(tǒng)，支持從項目啟動開始直到收尾的各個方面。它的核心功能是應用信息技術(shù)對于項目全過程進行管理。我們這里所說的OPMSIS，似乎和PMIS是同一個術(shù)語，但其功能是有別于PMIS的，它側(cè)重于為項目管理人員在把握項目方向、如何實施項目管理、如何高效地從事項目工作、如何提高項目管理技能等方面提供支持或指導，而不是對于項目實施具體的管理。

　　基于如上的考慮，筆者以Microsoft Project 2003 Server為平臺，為某工程建設(shè)單位（業(yè)主方）建立了一套OPMSIS，做了一次有益的嘗試，本文就此次實踐中的相關(guān)問題進行探討，與大家共享。

　　1. 系統(tǒng)目標

　　在構(gòu)建OPMSIS前，應當為其建立的預期目標，本OPMSIS構(gòu)建的是：

　　1）為項目管理人員提供項目管理工作本身與國家大政方針保持一致方面的支持。

　　2）為項目管理人員提供在項目管理過程中所需要的指導方針、技術(shù)和方法，以及工具和模板等方面的支持。

　　3）為項目管理人員提供對外、對內(nèi)的行政審批和其他辦事程序指南的支持。

　　4）為項目管理人員提供學習和提高項目管理知識方面的支持。

　　5）系統(tǒng)要有很強的針對性、實用性，操作和維護簡捷、方便和高效，能支持整個企業(yè)的項目管理。

　　2. 內(nèi)容選擇原則

　　構(gòu)建OPMSIS的第一步就是要恰當、合理地選擇支持信息的內(nèi)容。在這個信息大爆炸的年代，筆者認為，應當堅持如下三字的原則：“廣”、“精”和“準”來進行選擇。

　　“廣”是指支持信息所包括的范圍應當廣泛。由于項目管理人員在項目管理全過程中需要多方面的信息支持——大到國家的大政方針，小到辦理某個許可證書——因此，在OPMSIS中應當盡可能全面地為他們提供可能用到的各類信息。

　　“精”是指所收集的信息應當是精華中的“精華”�！皬V”并不等同于大量信息堆積。項目管理人員工作繁忙，沒有更多時間在無邊無際的信息海洋中來定位所需要的內(nèi)容，因此，收錄在OPMSIS中的信息應當是針對企業(yè)所從事的項目類型嚴格篩選的，把那些重復的、相近的、與本企業(yè)的項目管理類型關(guān)系不十分密切的，或過時的信息全部排除在外，只保留精華，做到信息量“最小化”。

　　“準”是指所收集到的信息內(nèi)容要確保準確無誤。由于OPMSIS是為項目管理人員提供工作指南的，如果信息本身就有誤，將會產(chǎn)生嚴重的后果，或誤導了項目管理工作。例如，在辦理行政審批工作中，如果信息中遺漏了某個必須提交的文件資料，辦事人員就可能需要往返多次，浪費了時間，也影響工作的進展。

　　因此，在設(shè)計OPMSIS中一定要堅持“廣、精、準”的原則，從源頭上把好關(guān)，才能確保最終建立起來一個高質(zhì)量的支持工具。

　　3. 內(nèi)容選擇與組織

　　基于以上的原則，OPMSIS中內(nèi)容的選定一定要緊密結(jié)合企業(yè)的實際需要，切忌照抄其他企業(yè)。在筆者為工程建設(shè)企業(yè)（業(yè)主）構(gòu)建的OPMSIS中選擇了以下幾組信息內(nèi)容，法律和法規(guī)、項目管理過程支持、行政審批支持、項目管理知識支持和其他。

　　1）法律、法規(guī)

　　法律、法規(guī)是企業(yè)進行項目管理工作的最高指導方針。在工程建設(shè)項目中，項目的立項和實施都必須遵照國家的大法，如：“中華人民共和國建筑法”、“中華人民共和國環(huán)境保護法”、“中華人民共和國城市規(guī)劃法”和“中華人民共和國土地管理法”等。因此，在OPMSIS中提供了這些法律和法規(guī)，需要時項目管理人員可隨時查閱和對照。

　　法律、法規(guī)主要由國務院和各相關(guān)部委頒布，企業(yè)所在的省、市相關(guān)部門，有時也會頒布在本地區(qū)內(nèi)貫徹實施這些法律、法規(guī)的具體辦法，這些都應當列入到OPMSIS中來，以便項目管理人員在應用中更加符合本地的實際。

　　項目管理過程支持應是OPMSIS的主體部分。

　　首先應當根據(jù)企業(yè)項目的特點把項目的生命期劃分為恰當?shù)碾A段。在本OPMSIS中，由于企業(yè)是一個工程建設(shè)項目的業(yè)主方，所以其項目的生命期劃分為5個階段：前期工作階段、設(shè)計階段、施工招標階段、施工階段和驗收結(jié)算階段，為每個階段分別建立相應的支持信息。

　　在每個階段中，支持信息可以按5個類別進行組織，即指導方針類、程序和流程類、表格類、檢查清單類，以及示范文本和模板類。

　　本部分支持信息的來源主要是企業(yè)自身或上級單位，多為企業(yè)制定的項目管理過程中的規(guī)定、細則、流程等，在選擇和裝入這些信息時要驗證其時效性，避免重復和沖突，應當選用最新的版本。

　　3） 行政審批指南支持

　　作為一個工程建設(shè)單位，無論是在項目的立項階段，還是項目的設(shè)計、施工和驗收階段，都需要辦理眾多的行政審批手續(xù)。例如，在項目前期階段，就需要辦理建設(shè)用地審批、可行性研究報告審批、環(huán)境影響審批以及項目建議書審批等；在項目設(shè)計階段不僅需要辦理設(shè)計方案的報批，還需要辦理環(huán)境、環(huán)保、消防、市政管線等等一系列方案的審批。這些審批工作非常煩瑣，要到不同的政府機關(guān)辦理，每個職能部門各有各自的辦事程序，需要攜帶不同的文檔資料，不用說一個新人，就是一個曾經(jīng)有過以前辦理過這些審批工作的人也難以都記得清楚準確。在OPMSIS中，把這些行政審批的指南歸納到一起，項目管理人員可以很快的找到需要的信息。

　　4）項目管理知識支持

　　項目管理人員需要不斷地學習和提高項目管理知識，特別是新步入項目管理界的人員。在OPMSIS中應當把學習和應用項目管理知識作為一項重要內(nèi)容。

　　項目管理知識支持可以按PMI所提倡的9個知識領(lǐng)域和5個過程組進行組織。其中在每個知識領(lǐng)域中可以分為4組，即項目管理過程、項目管理技術(shù)和方法、項目管理工具、過程的輸入和輸出。可以通過PMBOK指南第3版（中文版）獲得這些知識。

　　5）其他

　　項目管理人員經(jīng)常需要與上級、客戶、供應商和團隊內(nèi)部進行溝通，也需要掌握國家的和地方的相關(guān)部門的最新的指示或消息，因此，在OPMSIS的其他類支持信息中為其提供組織內(nèi)部聯(lián)系信息表、客戶聯(lián)系信息表、政府相關(guān)辦事機構(gòu)的地址、上下班時間、辦事范圍、辦事程序，國家部委和本省市政府機關(guān)的網(wǎng)站地址等。

　　4. 構(gòu)建方法

　　OPMSIS的構(gòu)建可以采用獨立平臺，也可以在企業(yè)的OA系統(tǒng)上或PMIS系統(tǒng)上建立。筆者在Microsoft Project 2003 Server平臺上利用“文檔”中心建立了此系統(tǒng)，Project 2003 Server 是基于Web的，在文檔中心能夠比較方便的上傳、組織和閱讀文檔。

　　5. 改進維護

　　OPMSIS有很強的針對性和時效性，不應當是一個“一勞永逸”的系統(tǒng)。因此不斷的改進和維護工作是必要的，改進和維護工作主要有：

　　1） 密切關(guān)注是否有新的相關(guān)法律、法規(guī)頒布，已經(jīng)收錄入的法律、法規(guī)是否有更新或被廢除。應該定期檢閱，保持最新的版本。

　　2）企業(yè)的項目管理指導性文件也會有新增、更新或廢除的情況，各職能部門應及時與該系統(tǒng)的維護人員通報，及時更新。

　　3）項目管理成熟的另一個特征就是要總結(jié)項目經(jīng)驗和教訓，并把他們傳遞到后續(xù)的項目上。因此，每個項目中所產(chǎn)生的組織資產(chǎn)（如實用的表格、檢查表、模板等）都應當及時收錄到OPMSIS中，以便其他項目使用或借鑒。

　　6. 小結(jié)

　　項目管理支持信息系統(tǒng)在組織提高項目管理成熟度的進程中起著重要的作用。構(gòu)建這樣一個系統(tǒng)既要考慮到覆蓋項目管理的各個方面，又要做到信息優(yōu)選，使信息量最小化，更要確保信息的準確性。支持信息內(nèi)容范圍的確定一定要緊密結(jié)合企業(yè)自身的項目管理特點和實際，不可照抄別人。系統(tǒng)應當操作簡單、實用，便于維護。系統(tǒng)應當定期檢閱和更新，保持其實用性。

　　本文所提出的一些觀點只是筆者的粗淺體會，在此拋磚引玉的目的是希望與讀者共同探討。