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企業(yè)擔(dān)保業(yè)務(wù)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制問(wèn)題研究

來(lái)源: 《財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)》 編輯: 2002/11/18 15:34:06  字體:
  一、擔(dān)保業(yè)務(wù)與企業(yè)內(nèi)部控制 

  擔(dān)保是指按法律規(guī)定或者當(dāng)事人約定,為確保合同履行,保障債權(quán)人利益實(shí)現(xiàn)的法律措施。 

  企業(yè)可能會(huì)出于多種原因?qū)ζ渌髽I(yè)提供擔(dān)保,如母公司為子公司提供擔(dān)保,對(duì)長(zhǎng)期穩(wěn)定的客戶提供擔(dān)保。企業(yè)對(duì)外提供擔(dān)保的種類比較多,如投標(biāo)擔(dān)保、承包擔(dān)保、履約擔(dān)保、預(yù)收(付)款退款擔(dān)保、工程維修擔(dān)保、質(zhì)量擔(dān)保、付款擔(dān)保、借款擔(dān)保、分期付款擔(dān)保、租賃擔(dān)保、經(jīng)企業(yè)同意的其他類型擔(dān)保等。企業(yè)為其他單位提供債務(wù)擔(dān)保,如果被擔(dān)保單位不能在債務(wù)到期時(shí)償還債務(wù),則企業(yè)需要履行償還債務(wù)的連帶責(zé)任,因此,債務(wù)擔(dān)保有可能形成企業(yè)的一項(xiàng)或有負(fù)債,企業(yè)承擔(dān)著履行擔(dān)保責(zé)任的潛在風(fēng)險(xiǎn)?;诖?,為了保護(hù)企業(yè)的投資者和債權(quán)人的利益,企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)擔(dān)保業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)控制,嚴(yán)格控制擔(dān)保行為,建立擔(dān)保決策程序和責(zé)任制度,明確擔(dān)保原則、擔(dān)保標(biāo)準(zhǔn)和條件、擔(dān)保責(zé)任等相關(guān)內(nèi)容,加強(qiáng)對(duì)擔(dān)保合同訂立的管理,及時(shí)了解和掌握被擔(dān)保人的經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況,防范潛在風(fēng)險(xiǎn),避免或減少可能發(fā)生的損失。 

  二、擔(dān)保業(yè)務(wù)基本內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度設(shè)計(jì) 

 ?。ㄒ唬?dān)保業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的控制目標(biāo)和關(guān)鍵控制點(diǎn) 

  (二)擔(dān)保業(yè)務(wù)的基本內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度 

  1、適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離。適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重要方式之一,對(duì)于不相容職務(wù)應(yīng)分別由不同的職員擔(dān)任,這些職員之間就形成了內(nèi)部牽制。舞弊行為只有在幾個(gè)職員相互勾結(jié)的前提下才可能得逞,如果職員各盡其職,舞弊的可能性將會(huì)很小。 
  
  擔(dān)保業(yè)務(wù)應(yīng)適當(dāng)分離的職務(wù)主要包括:(1)受理?yè)?dān)保業(yè)務(wù)申請(qǐng)的人員不能同時(shí)是負(fù)責(zé)最后核準(zhǔn)擔(dān)保業(yè)務(wù)的人員。擔(dān)保標(biāo)準(zhǔn)和條件必須同時(shí)獲得業(yè)務(wù)管理部門和專門追蹤和分析被擔(dān)保企業(yè)信用情況的部門(如會(huì)計(jì)部門下的擔(dān)保業(yè)務(wù)小組)的批準(zhǔn)。(2)負(fù)責(zé)調(diào)查了解被擔(dān)保企業(yè)經(jīng)營(yíng)與財(cái)務(wù)狀況的人員必須同審批擔(dān)保業(yè)務(wù)的人員分離。(3)擬訂擔(dān)保合同人員不能同時(shí)擔(dān)任擔(dān)保合同的復(fù)核工作。(4)擔(dān)保責(zé)任的記賬人員不能同時(shí)成為擔(dān)保合同的核實(shí)人員。(5)擔(dān)保合同的訂立人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)履行擔(dān)保責(zé)任墊付款項(xiàng)的支付工作。(6)審核履行擔(dān)保責(zé)任墊付款項(xiàng)的人員應(yīng)同付款的人員分離。(7)記錄墊付款項(xiàng)的人員不能同時(shí)擔(dān)任付款業(yè)務(wù)。(8)審核履行擔(dān)保責(zé)任、支付墊付款項(xiàng)的人員必須同負(fù)責(zé)從被擔(dān)保企業(yè)收回墊付款項(xiàng)的人員分離。 
  
  2、正確的授權(quán)審批。授權(quán)審批是指每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行必須經(jīng)過(guò)一定形式的授權(quán)或批準(zhǔn)。有效的授權(quán)審批應(yīng)明確授權(quán)的責(zé)任和建立經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)授權(quán)審批的程序。對(duì)于擔(dān)保業(yè)務(wù)而言,主要存在以下四個(gè)關(guān)鍵的審批要點(diǎn):(1)在擔(dān)保業(yè)務(wù)發(fā)生之前,擔(dān)保業(yè)務(wù)經(jīng)過(guò)審批。(2)非經(jīng)正當(dāng)審批,不得簽訂擔(dān)保合同。(3)擔(dān)保責(zé)任、擔(dān)保標(biāo)準(zhǔn)、擔(dān)保條件等必須經(jīng)過(guò)審核批準(zhǔn)。(4)為被擔(dān)保企業(yè)履行債務(wù)支付墊付款項(xiàng)必項(xiàng)經(jīng)過(guò)審批。前兩項(xiàng)控制的目的在于防止企業(yè)因向虛構(gòu)的或者無(wú)力支付貨款的企業(yè)提供擔(dān)保而蒙受損失,第三項(xiàng)控制的目的則在于保證擔(dān)保業(yè)務(wù)按照政策規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、條件等進(jìn)行。 
  
  3、擔(dān)保原則、擔(dān)保標(biāo)準(zhǔn)和條件等制度。為防范風(fēng)險(xiǎn),避免和減少因擔(dān)??赡馨l(fā)生的損失,企業(yè)應(yīng)制定有關(guān)擔(dān)保的原則、標(biāo)準(zhǔn)和條件等,用來(lái)規(guī)范擔(dān)保業(yè)務(wù)。如被擔(dān)保企業(yè)應(yīng)是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常,經(jīng)濟(jì)效益較好,財(cái)務(wù)制度健全,營(yíng)運(yùn)資金合理等。 
  
  4、充分的憑證和記錄。充分的憑證與記錄是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重要因素,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的載體,也是其他控制形式的有效保證。憑證與記錄需連續(xù)編號(hào),并檢查全部有編號(hào)憑證與記錄是否按規(guī)定處理,這是保證完整性的重要控制措施,可以有效地防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的遺漏和重復(fù),并可根據(jù)完整性檢查發(fā)現(xiàn)是否存在舞弊現(xiàn)象。 
  
  例如,企業(yè)在收到擔(dān)保申請(qǐng)之后,立即編制一份預(yù)先編號(hào)的擔(dān)保業(yè)務(wù)受理書(shū),分別用于調(diào)查了解被擔(dān)保企業(yè)財(cái)務(wù)與經(jīng)營(yíng)狀況、批準(zhǔn)擔(dān)保簽訂合同、記錄擔(dān)保責(zé)任的控制制度,這會(huì)比企業(yè)僅僅在審批擔(dān)保以后才草擬、簽訂擔(dān)保合同效果好,避免漏登擔(dān)保合同的情況。企業(yè)可以通過(guò)檢查預(yù)先編號(hào)的擔(dān)保業(yè)務(wù)受理書(shū)檢查已審批擔(dān)保業(yè)務(wù)是否全部登記入賬或在報(bào)表附注中揭示。 
  
  5、定期了解被擔(dān)保企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與財(cái)務(wù)狀況。這樣做有助于了解企業(yè)承擔(dān)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)由獨(dú)立于擔(dān)保合同核準(zhǔn)、墊付擔(dān)保責(zé)任款項(xiàng)的人員定期對(duì)被擔(dān)保企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行全面了解,對(duì)經(jīng)營(yíng)與財(cái)務(wù)狀況惡化的被擔(dān)保企業(yè)及時(shí)作出說(shuō)明,企業(yè)可以據(jù)此檢查賬簿記錄、擔(dān)保合同條款等進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚?,盡可能避免或減少可能發(fā)生的損失。 
  
  6、反擔(dān)保制度。在可能情況下,企業(yè)可以要求被擔(dān)保企業(yè)為自己提供適當(dāng)?shù)膿?dān)?!磽?dān)保。當(dāng)債權(quán)人實(shí)施擔(dān)保權(quán)利,企業(yè)支付墊付款造成自己的損失時(shí),企業(yè)的損失可以從反擔(dān)保中獲得優(yōu)先受償。 
  
  7、內(nèi)部核查制度。由內(nèi)部審計(jì)人員或其他獨(dú)立人員核查擔(dān)保業(yè)務(wù)的處理和記錄,是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)所不可缺少的一項(xiàng)控制措施。 

  三、擔(dān)保業(yè)務(wù)的主要流程及其控制 

 ?。ㄒ唬?dān)保業(yè)務(wù)的受理。受理?yè)?dān)保業(yè)務(wù)時(shí),要求被擔(dān)保企業(yè)提供完整的資料,如:1、被擔(dān)保企業(yè)出具的擔(dān)保申請(qǐng)書(shū);2、被擔(dān)保事項(xiàng)的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及相關(guān)文件資料;3、有關(guān)反擔(dān)保的資料。 

  擔(dān)保業(yè)務(wù)的受理階段,企業(yè)對(duì)擔(dān)保業(yè)務(wù)材料審查的主要內(nèi)容包括:1、完整性。主要審查被擔(dān)保企業(yè)提交的文件、資料的種類是否完整、齊全。2、合法性。審查被擔(dān)保企業(yè)提交的文件、資料以及申請(qǐng)的擔(dān)保事項(xiàng)是否真實(shí)、合法、有效。3、條件:主要審查被擔(dān)保企業(yè)是否符合企業(yè)規(guī)定的擔(dān)保原則、標(biāo)準(zhǔn)和條件。 

 ?。ǘ┱{(diào)查了解被擔(dān)保企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況。企業(yè)可以以被擔(dān)保企業(yè)經(jīng)有資格機(jī)構(gòu)審計(jì)過(guò)的財(cái)務(wù)報(bào)表為基礎(chǔ),通過(guò)調(diào)查被擔(dān)保企業(yè)財(cái)務(wù)部門和主要管理者,必要時(shí)向被擔(dān)保企業(yè)的商業(yè)往來(lái)客戶、供貨商和其他債權(quán)人,詢問(wèn)被擔(dān)保企業(yè)資信情況,核對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表和主要憑證,查看庫(kù)存,了解和掌握被擔(dān)保企業(yè)的動(dòng)態(tài)情況以及走訪外部管理部門,了解其對(duì)被擔(dān)保企業(yè)的評(píng)價(jià),核實(shí)有關(guān)情況等方式,獲取第一手材料。 

 ?。ㄈ?dān)保業(yè)務(wù)的審批。擔(dān)保業(yè)務(wù)審查人員通過(guò)對(duì)調(diào)查審批報(bào)告及相關(guān)材料的審查,分析被擔(dān)保企業(yè)的履約能力、反擔(dān)保情況及本企業(yè)相關(guān)利益,對(duì)照本企業(yè)的擔(dān)保責(zé)任、擔(dān)保標(biāo)準(zhǔn)和條件等政策規(guī)定,決定是否辦理該擔(dān)保業(yè)務(wù)。 

  (四)簽訂擔(dān)保合同。根據(jù)調(diào)查、了解的被擔(dān)保企業(yè)的財(cái)務(wù)與經(jīng)營(yíng)情況和企業(yè)的擔(dān)保原則、擔(dān)保標(biāo)準(zhǔn)和條件,經(jīng)審批后,與被擔(dān)保企業(yè)簽訂擔(dān)保合同。擔(dān)保合同一般一式3份,一份交受益人;一份由會(huì)計(jì)部門作表外或表內(nèi)科目登記的附件;一份由經(jīng)辦部門存查。擔(dān)保合同簽訂后,擔(dān)保經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)登記擔(dān)保業(yè)務(wù)臺(tái)賬。 

 ?。ㄎ澹?dān)保檢查。在擔(dān)保有效期內(nèi),擔(dān)保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對(duì)被擔(dān)保企業(yè)資格、經(jīng)營(yíng)管理和擔(dān)保等事項(xiàng)進(jìn)行檢查,并了解擔(dān)保事項(xiàng)的進(jìn)展情況,促使被擔(dān)保企業(yè)按時(shí)履約,或在本企業(yè)履行擔(dān)保責(zé)任墊付款項(xiàng)后能及時(shí)得到追償。企業(yè)可以規(guī)定檢查的時(shí)限,如擔(dān)保期在1年以內(nèi)或風(fēng)險(xiǎn)較大的擔(dān)保業(yè)務(wù),擔(dān)保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員需每1個(gè)月進(jìn)行一次跟蹤檢查;擔(dān)保期在1年以上的擔(dān)保業(yè)務(wù),至少每季度進(jìn)行一次跟蹤檢查。 

 ?。?dān)保合同的履行。擔(dān)保合同的履行,是指擔(dān)保合同簽訂后,企業(yè)應(yīng)被擔(dān)保企業(yè)和受益人要求對(duì)擔(dān)保合同進(jìn)行修改或應(yīng)受益人要求履行擔(dān)保責(zé)任,或在保證期滿擔(dān)保合同注銷的過(guò)程。具體包括修改、展期、終止、墊款、收回墊付款項(xiàng)等環(huán)節(jié)。1、擔(dān)保合同的修改。擔(dān)保期間,被擔(dān)保企業(yè)和受益人因主合同條款發(fā)生變更需要修改擔(dān)保合同內(nèi)容,應(yīng)按要求辦理。例如,對(duì)增加擔(dān)保范圍或延長(zhǎng)擔(dān)保期間或者因變更、增大擔(dān)保責(zé)任的,按擬重新簽訂的擔(dān)保合同的審批權(quán)限報(bào)有權(quán)審批部門審批。其中,經(jīng)辦部門應(yīng)就擔(dān)保合同的變更內(nèi)容進(jìn)行審查后,形成調(diào)查報(bào)告,同時(shí)要求被擔(dān)保企業(yè)提出修改擔(dān)保合同的意向文件。經(jīng)批準(zhǔn)的,經(jīng)辦部門再重新與被擔(dān)保企業(yè)簽訂擔(dān)保合同。2、擔(dān)保合同的展期。對(duì)于擔(dān)保合同的展期,應(yīng)視同新?lián)I(yè)務(wù)進(jìn)行審批,重新簽訂擔(dān)保合同。3、擔(dān)保合同的終止和注銷。當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí),擔(dān)保業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門要及時(shí)通知被擔(dān)保企業(yè),擔(dān)保合同終止。(1)擔(dān)保有效期屆滿;(2)修改擔(dān)保合同;(3)被擔(dān)保企業(yè)和受益人要求終止擔(dān)保合同;(4)本企業(yè)替被擔(dān)保企業(yè)墊付款項(xiàng)。企業(yè)已經(jīng)承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任的,在墊付款項(xiàng)未獲全部清償前,經(jīng)辦部門不得注銷擔(dān)保合同,并要向被擔(dān)保企業(yè)和反擔(dān)保企業(yè)發(fā)送催收通知書(shū),通知被擔(dān)保企業(yè)還款。 

 ?。ㄆ撸|付款項(xiàng)及其催收。1、擔(dān)保業(yè)務(wù)墊付款項(xiàng)的前提條件和內(nèi)部批準(zhǔn)手續(xù)。擔(dān)保期間,擔(dān)保業(yè)務(wù)執(zhí)行部門收到受益人的書(shū)面索賠通知后,核對(duì)書(shū)面索賠通知是否有有效簽字、蓋章,索賠是否在擔(dān)保規(guī)定的有效期內(nèi),索賠的金額、索賠證據(jù)是否與擔(dān)保合同的規(guī)定一致等內(nèi)容。核對(duì)無(wú)誤后,經(jīng)有權(quán)簽字人同意后對(duì)外支付墊付款項(xiàng)。2、墊付款項(xiàng)的催收和處理。擔(dān)保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員要在墊款當(dāng)日或第2個(gè)工作日內(nèi),向被擔(dān)保企業(yè)發(fā)出墊款通知書(shū),向反擔(dān)保企業(yè)發(fā)送《履行擔(dān)保責(zé)任通知書(shū)》并加強(qiáng)檢查的力度,以便及時(shí)、全額收回墊付款項(xiàng)。
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