24周年

財(cái)稅實(shí)務(wù) 高薪就業(yè) 學(xué)歷教育
APP下載
APP下載新用戶掃碼下載
立享專屬優(yōu)惠

安卓版本:8.7.50 蘋果版本:8.7.50

開發(fā)者:北京正保會計(jì)科技有限公司

應(yīng)用涉及權(quán)限:查看權(quán)限>

APP隱私政策:查看政策>

HD版本上線:點(diǎn)擊下載>

對會計(jì)電算化系統(tǒng)條件下內(nèi)部控制的思考

來源: 申志華 編輯: 2009/11/12 11:34:49  字體:

  摘要:隨著電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,會計(jì)電算化會更加廣泛應(yīng)用于內(nèi)部控制中,本文根據(jù)會計(jì)工作工具發(fā)生改革的實(shí)際,闡述了會計(jì)電算化系統(tǒng)條件下內(nèi)部控制的具體操作,探索在會計(jì)電算化系統(tǒng)條件下內(nèi)部控制的內(nèi)容、方法、規(guī)則以及確保電算化系統(tǒng)正常、安全、有效運(yùn)轉(zhuǎn)的途徑。

  關(guān)鍵詞:會計(jì)電算化;內(nèi)部控制

  會計(jì)電算化使會計(jì)人員從繁重的手工核算中解脫出來,大大提高了會計(jì)工作質(zhì)量和會計(jì)工作效率。由于手工會計(jì)與電算化會計(jì)對會計(jì)信息的控制有很大的不同,使會計(jì)電算化核算下會計(jì)內(nèi)部控制發(fā)生了重大變化。一是內(nèi)部控制的方式發(fā)生了變化,會計(jì)電算化后,會計(jì)帳務(wù)實(shí)施集中化處理,除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計(jì)人員操作外,其他經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會計(jì)報(bào)表的生成和查詢等均通過計(jì)算機(jī)完成。二是內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生變化,電算化會計(jì)系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)交互系統(tǒng),再加之計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更具隱蔽性,其控制的內(nèi)容更加復(fù)雜。三是內(nèi)部稽核機(jī)制發(fā)生了變化,由于會計(jì)電算化的工作自動(dòng)化、控制的程序化,各種手續(xù)均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理統(tǒng)一執(zhí)行,會計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限出現(xiàn)重大變更,會計(jì)人員無法直接參與和控制。四是內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化,在電算化環(huán)境下,許多內(nèi)部控制方法主要通過會計(jì)軟件來實(shí)現(xiàn),控制的重點(diǎn)已不在僅僅是人,而變成了人機(jī)交互處理控制。因此,必須研究探索會計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制的機(jī)制,構(gòu)建會計(jì)電算化下內(nèi)部控制模式。依據(jù)目前會計(jì)電算化內(nèi)部控制的現(xiàn)狀,構(gòu)建會計(jì)電算化下內(nèi)部控制模式,應(yīng)注重把握以下八個(gè)環(huán)節(jié)。

  一、電算化會計(jì)系統(tǒng)的組織與管理控制是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)

  電算化部門內(nèi)部必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為。要制定各崗位的責(zé)任制,明確每個(gè)電算化崗位的職責(zé),督促工作人員及時(shí)保證工作的完成并做好相應(yīng)的記錄,保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位安排應(yīng)該按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則,對每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都不能由一人或一個(gè)部門經(jīng)手到底,必須分別由幾人或幾個(gè)部門承擔(dān)。如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證。同時(shí)規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離,通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工,以補(bǔ)救會計(jì)電算化不相容職能集中化的不足,以減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。

  二、電算化會計(jì)系統(tǒng)的維護(hù)控制是重要環(huán)節(jié)

  系統(tǒng)維護(hù)控制包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)。硬件維護(hù)主要包括對硬件設(shè)備定期進(jìn)行檢查并及時(shí)做好記錄,在計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行過程中如果發(fā)生硬件設(shè)備故障要對發(fā)生的故障做詳細(xì)的分析并及時(shí)做好記錄。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)和完善性維護(hù),在軟件修改、升級和硬件更換過程中,要保證企業(yè)實(shí)際會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)性和安全性,并且需要有關(guān)人員進(jìn)行全面監(jiān)督。在維護(hù)方式上要采用兩個(gè)管理人員來維護(hù)的辦法。確定兩個(gè)維護(hù)人員既可以對他們進(jìn)行合理的分工,有助于發(fā)揮他們自身的特點(diǎn),而且還可以互相的監(jiān)督,充分調(diào)動(dòng)起他們的積極性,對系統(tǒng)的保護(hù)有一定的作用。

  三、電算化會計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)操作控制是關(guān)鍵環(huán)節(jié)

  計(jì)算機(jī)操作控制主要是接觸控制,必須制定出一系列具體的措施,操作人員對系統(tǒng)的操作必須設(shè)置自己唯一的口令,并定期對操作更換口令。一旦操作人員發(fā)現(xiàn)自己的口令被別人修改或刪除,應(yīng)及時(shí)的向上級會計(jì)主管報(bào)告。同時(shí)要明確對于會計(jì)電算化崗位的科目使用權(quán)限、軟件功能權(quán)限、報(bào)表使用權(quán)限及其他權(quán)限。對于由計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)打印輸出的憑證、賬簿、報(bào)表等相關(guān)會計(jì)資料,必須要經(jīng)過制單人員、審核人員、記賬人員、會計(jì)主管等一系列相關(guān)人員簽字或蓋章后才能發(fā)揮作用。而審核人員必須在打印的會計(jì)數(shù)據(jù)與計(jì)算機(jī)內(nèi)的數(shù)據(jù)核對無疑后方可進(jìn)行簽章的操作。

  四、電算化會計(jì)系統(tǒng)的系統(tǒng)軟件控制是要素環(huán)節(jié)

  系統(tǒng)軟件控制主要是對維護(hù)和修改系統(tǒng)軟件方面的控制,要對不同軟件版本進(jìn)行獨(dú)立性、完整性的維護(hù)。系統(tǒng)軟件和記錄的存取必須是經(jīng)過允許的人員才可以去處理,并且要求系統(tǒng)軟件盡可能的備份,以防止意料之外的事情發(fā)生。企業(yè)取得了正版軟件后,應(yīng)當(dāng)對該軟件功能改動(dòng)部分進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的測試研究,以明了新增功能在本單位的基本用法,從而防止盲目的去工作。同時(shí),注明正版軟件其功能,進(jìn)行備份存檔。在版本升級后,對在同一個(gè)會計(jì)期間內(nèi)的在用軟件,進(jìn)行一次性的更換。

  五、電算化會計(jì)系統(tǒng)的系統(tǒng)安全控制是突出環(huán)節(jié)

  系統(tǒng)的安全控制是為了避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致的系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤而建立的一套保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行安全的控制系統(tǒng)。它主要包括:環(huán)境保護(hù)和接觸控制、安全控制。會計(jì)電算化中威脅數(shù)據(jù)安全的因素主要有:不可控制的自然災(zāi)害;存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)(如磁盤)部分或全部遭到破壞;由于不正常的程序結(jié)束操作所造成的故障;用戶非法讀取、執(zhí)行、修改、刪除、擴(kuò)充和遷移各種數(shù)據(jù)、索引、模式、子模式和程序等,從而使數(shù)據(jù)遭到破壞、篡改或泄露;使用、維護(hù)人員在操作過程中的錯(cuò)誤或疏忽;利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊和犯罪;計(jì)算機(jī)被病毒侵入等。會計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制,就是避免或消除上述數(shù)據(jù)不安全因素,進(jìn)而保護(hù)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序的準(zhǔn)確性和完整性,以防止數(shù)據(jù)被泄密、更改或破壞。

  六、電算化會計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登記和程序控制是必要環(huán)節(jié)

  數(shù)據(jù)登記和程序控制主要是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)輸入系統(tǒng)建立一個(gè)核準(zhǔn)的機(jī)構(gòu),同時(shí)還要求數(shù)據(jù)的另地備份。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份或保存介質(zhì)可采用磁帶、光盤、微縮膠片等。數(shù)據(jù)備份的目的是防止任何時(shí)間發(fā)生的硬、軟件故障以及人為失誤所造成的數(shù)據(jù)損毀。因此,原則上要求在發(fā)生業(yè)務(wù)的當(dāng)天進(jìn)行備份。備份模式可以采用距離業(yè)務(wù)操作時(shí)間最近的3個(gè)月月末的備份、與每星期的七天相對應(yīng)的7個(gè)備份循環(huán)覆蓋、每年年末的備份。對備份的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理,防止被非法拷貝或毀壞,網(wǎng)絡(luò)版的備份應(yīng)當(dāng)和主控?cái)?shù)據(jù)庫連在一起一同備份。要對會計(jì)數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)等權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)加控制。

  七、電算化會計(jì)系統(tǒng)的應(yīng)用控制是重要操作環(huán)節(jié)

  應(yīng)用控制是指在計(jì)算機(jī)會計(jì)數(shù)據(jù)處理過程中所實(shí)施的各種控制。一是電算化會計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入控制。數(shù)據(jù)的正確輸入是保證電算化會計(jì)系統(tǒng)正確輸出的關(guān)鍵,這項(xiàng)控制主要包括數(shù)據(jù)接交、數(shù)據(jù)校驗(yàn)和數(shù)據(jù)的核對三方面的控制。二是電算化會計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理控制。主要是對會計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行的內(nèi)部數(shù)據(jù)處理活動(dòng)的控制措施,包括錯(cuò)誤糾正、審核處理輸出、處理有效性檢測、數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)、保留審計(jì)線索等方面的控制。三是電算化會計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸出控制。一般包括輸出時(shí)間的控制和數(shù)據(jù)處理正確性檢查以及總數(shù)輸出的控制等內(nèi)容。具體表現(xiàn)為數(shù)據(jù)稽核控制、授權(quán)輸出控制、時(shí)序控制三方面的內(nèi)容。四是電算化會計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通訊控制。為了確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中安全、可靠、準(zhǔn)確的存在,要采用各種技術(shù)手段以維護(hù)數(shù)據(jù)通訊的完整性、可靠性,防止在傳輸過程中數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤、丟失、泄密等事故。五是電算化會計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲和檢索控制。計(jì)算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)容易被更新、調(diào)用,必須對于輸出的會計(jì)資料給予及時(shí)的保護(hù)。例如在輸出的會計(jì)資料上貼上標(biāo)簽,然后在標(biāo)簽上寫明文件的名稱、輸出的時(shí)間等一系列為了保護(hù)會計(jì)資料而必須寫明的內(nèi)容。對資料分發(fā)與保管設(shè)置登記簿,要詳細(xì)的注明輸出資料各個(gè)項(xiàng)目,并需要經(jīng)過當(dāng)時(shí)辦理人的簽字,以防止會計(jì)資料的丟失、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。

  八、電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)控制是機(jī)制環(huán)節(jié)

  電算化系統(tǒng)條件下的內(nèi)部審計(jì)是會計(jì)內(nèi)部控制的一種特殊形式。會計(jì)電算化被運(yùn)用后,出現(xiàn)了 “人機(jī)”對話的特殊形態(tài),因而對內(nèi)部審計(jì)的要求就更高、更嚴(yán)格了,要想使企業(yè)內(nèi)部會計(jì)業(yè)務(wù)處理的正確化,那么內(nèi)部審計(jì)就應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作:一是對數(shù)據(jù)保存的方式進(jìn)行監(jiān)督,使之達(dá)到安全化和合理化;二是對會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì),審核電算化會計(jì)賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《會計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定來進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的;三是審查計(jì)算機(jī)內(nèi)的數(shù)據(jù)與書面的資料是否一致,如查看賬冊內(nèi)容,看是否做到賬表相符,如果查看的賬冊內(nèi)容與書面的資料有不妥的地方,應(yīng)對其進(jìn)行全面的調(diào)整;四是對會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度定期進(jìn)行檢查、測試,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)指出,并提出進(jìn)一步的改進(jìn)意見;五是電算化會計(jì)系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)應(yīng)對運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的審查,以防止系統(tǒng)發(fā)生漏洞。

  參考文獻(xiàn):

  [1]姚崢嶸:會計(jì)電算化對會計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)控的影響[DB/OL].正保會計(jì)網(wǎng)校,2005-02.

  [2]田亞琴:談?wù)勅绾渭訌?qiáng)會計(jì)電算化的內(nèi)部控制制度[J].協(xié)會會刊,2004,(3).

  [3]杜美杰:信息系統(tǒng)與會計(jì)內(nèi)部控制[M].北京:清華大學(xué)出版社,2004:22-41.

責(zé)任編輯:小奇

實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)指南

回到頂部
折疊
網(wǎng)站地圖

Copyright © 2000 - galtzs.cn All Rights Reserved. 北京正保會計(jì)科技有限公司 版權(quán)所有

京B2-20200959 京ICP備20012371號-7 出版物經(jīng)營許可證 京公網(wǎng)安備 11010802044457號