摘要：內部控制制度是指單位為了保證業(yè)務活動有序進行、確保信息質量真實可靠、保護資產(chǎn)安全完整、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標等而制定和實施的一系列控制職能的方法、措施和程序。由于電算化信息系統(tǒng)的建立和運行的復雜性，會計控制的范圍相應地擴大了，使原有的內部會計控制制度失去作用。本文分析了會計電算化對會計內部控制的影響，嘗試了一套適合電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制制度，實現(xiàn)了電算化信息系統(tǒng)下的會計控制。

　　會計電算化是會計發(fā)展史上的一個歷史性飛躍，它不但減輕了會計人員的勞動強度，提供了會計效率，而且大大提高了會計信息處理的及時性和準確性，有助于企業(yè)加強管理，提高經(jīng)濟效益和競爭能力。會計電算化在給企業(yè)單位帶來巨大效益的同時，對會計內部控制產(chǎn)生了重大影響。認真探討會計電算化對會計內部控制的影響，對建立健全電算化會計內部控制制度，加強會計內部控制有重大的意義。

　　1.會計電算化對會計內部控制的影響

　　1.1內部控制的范圍擴大

　　在傳統(tǒng)會計的條件下，會計內部控制主要針對經(jīng)濟業(yè)務處理，通過憑證傳遞程序，規(guī)定每個工作點完成的任務，并在傳遞程序中選擇控制點進行內部控制。由于電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行、維護是一個復雜的系統(tǒng)工程，所以電算化會計下的內部控制還要包括系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會計軟件維護控制以及電算化會計信息系統(tǒng)使用過程中的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等，會計電算化擴大了會計內部控制的范圍。

　　1.2內部控制制度發(fā)生了變化

　　會計電算化改變了原有的會計組織體制，會計工作組織和崗位發(fā)生了很大變化。原來根據(jù)會計事務的性質設置的各業(yè)務核算組已經(jīng)被撤銷，與之相聯(lián)系的各崗位之間的職權分離、相互制約的牽制制度也發(fā)生了改變或不復存在。大中型企事業(yè)單位新設置的會計部門由總會計師、數(shù)據(jù)準備組、操作維護組、財務管理組、會計檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中，財務管理組是電算化會計系統(tǒng)的核心部門，崗位劃分比原來更細，并提高了財務管理要求。所以在電算化會計條件下，必須構建內部牽制制度。

　　1.3數(shù)據(jù)存儲介質的變化對會計內部控制產(chǎn)生了影響

　　在電算化會計條件下，會計數(shù)據(jù)和信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質中，是肉眼無法看見的，存儲在磁性介質上的數(shù)據(jù)極易被篡改、破壞，甚至銷毀，而且不會留下任何痕跡和可審計線索，這就使得對機內數(shù)據(jù)和信息的保護變得尤為重要。原來的劃線、簽章更正錯賬的方法已不能使用，而且已記過賬的憑證不允許直接修改，只能采用憑證沖銷的方法。會計數(shù)據(jù)要定期備份并妥善保管，防止計算機系統(tǒng)故障或受到破壞而造成會計數(shù)據(jù)丟失。同時，由于數(shù)據(jù)存儲的非直接可見性，使不懂計算機技術的人很難接近和修改會計數(shù)據(jù)，因此電算化會計條件下對人的控制要集中在對會計信息系統(tǒng)內部人員的控制上。

　　1.4內部控制的形式和重點發(fā)生了變化

　　會計電算化使會計內部控制的形式發(fā)生了變化，一些傳統(tǒng)的內部控制形式已無存在的意義，如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計核算工作全部由計算機完成，整個處理過程分為數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三個環(huán)節(jié)，從輸入會計憑證到輸出會計報表，可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠，沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞，是不會出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的。所以數(shù)據(jù)正確性控制的重點轉移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時，計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術，使內部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制，如數(shù)據(jù)正確性的校驗、操作權限控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠，它可以克服人工控制的隨意性?？傊陔娝慊瘯嫍l件下，會計內部控制方式已部分地被計算機所取代，由人工控制轉移為人機控制。

　　1.5網(wǎng)絡財務的應用和發(fā)展給會計內部控制提出了新問題

　　隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展及其在經(jīng)濟領域的應用，網(wǎng)絡財務也迅速發(fā)展起來。網(wǎng)絡財務不僅使會計核算從事后變?yōu)閷崟r，而且使財務管理從靜態(tài)走向動態(tài)，從財務部門走向整個企業(yè)，走向企業(yè)外部，極大提高了財務管理效率。目前的網(wǎng)絡財務軟件的功能主要包括網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結算、遠程報賬、遠程財務控制、遠程報稅、遠程報關、遠程審計、在線資金調度、異地轉賬等。網(wǎng)絡財務使會計介質全面發(fā)生變化，出現(xiàn)各種電子單據(jù)，如各種發(fā)票、結算單據(jù)等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內部控制必須面對的新問題。

　　2.建立電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制制度

　　會計電算化使原有手工會計核算方法下的內部會計控制制度已失去作用，它對會計內部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計信息系統(tǒng)的正常進行，預防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯誤、舞弊和故障，及時提供正確可靠地會計信息，這就要求我們建立一整套適合電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制制度，以保證會計信息真實、準確、完整和安全。

　　2.1電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護

　　控制電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項復雜的系統(tǒng)工程，一般來說投資較大，對整個企業(yè)的影響也較大，往往需要對原有的管理體制進行較大的變革。所以在開發(fā)前必須進行可行性分析，從經(jīng)濟上、技術上、組織上論證開發(fā)新系統(tǒng)的必要性和可能性，進行資本預算和效益評估，必須經(jīng)過領導和專家的批準和認可。在軟件的開發(fā)過程中，必須認真執(zhí)行國家和地方頒布的有關標準和規(guī)范，包括《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。購買的商品化會計軟件也必須是經(jīng)過評審的會計軟件，因為只有按照標準和規(guī)范開發(fā)的會計信息系統(tǒng)才更可靠、更完善。在新系統(tǒng)使用的準備階段要加強對有關人員的培訓，提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對新系統(tǒng)的認識和理解，以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。在新舊系統(tǒng)轉換過程中，要采取有效的控制手段，做好各項準備工作，如人員從新配置、清理賬目、準備初始數(shù)據(jù)、規(guī)范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據(jù)本單位的情況選擇合適的轉換方法，一般可采取并行轉換，新舊系統(tǒng)并行一段時間，以檢驗新系統(tǒng)的正確性。如果會計軟件在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，或者由于企業(yè)經(jīng)營活動及經(jīng)營環(huán)境發(fā)生變化，需要對會計軟件進行維護，就必須對會計軟件的維護進行嚴格的控制。一般來說，如果軟件本身錯誤或軟硬件變化而需進行維護，由系統(tǒng)管理員提出申請，如果需要擴充系統(tǒng)功能或因會計核算制度方法變化而需要進行維護由會計部門提出申請，由會計部門負責人、總會計師和企業(yè)領導對會計軟件維護申請進行審批。批準后由專職會計軟件維護人員進行修改維護，其他人員不得進行維護。對較大的修改變動或功能擴充性維護，應事先制訂具體的維護計劃。軟件修改后要進行試運行和組織驗收，驗收通過并正式下達使用通知后，修改后的軟件才能投入正式運行。

　　2.2組織控制

　　實現(xiàn)會計電算化后，會計部門的組織機構和崗位分工必須進行重新調整，會計數(shù)據(jù)的處理將集中在計算機操作部門，要重新設計會計信息系統(tǒng)各部門之間和部門內部各崗位之間的內部牽制制度。一是要進行部門之間的職責劃分控制，系統(tǒng)開發(fā)組、系統(tǒng)操作組、系統(tǒng)維護組、財務管理組等各級之間的不相容職責應當盡可能分離，劃清各自的工作職責和業(yè)務處理范圍。如系統(tǒng)操作組負責進行會計數(shù)據(jù)處理，而不能進行系統(tǒng)開發(fā)、程序維護，而系統(tǒng)開發(fā)組和系統(tǒng)維護組不能有會計軟件的操作權和會計業(yè)務的決定權等。二是要進行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責任制，明確職責，責任到人。其重點是系統(tǒng)操作組內部的崗位分工，同時要加強對系統(tǒng)開發(fā)、專職會計員、檔案員等的控制，應做到相互牽制、相互制約、防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。如系統(tǒng)操作組內系統(tǒng)管理員、操作員、審核員及維護員的職權是不相容的，必須明確劃分工作范圍和職責權限，不能兼任。三是要建立并嚴格執(zhí)行相應的人事管理制度，加強內部控制，對某些關鍵崗位要實行定期輪換制度。

　　2.3操作控制

　　操作控制是通過制定和執(zhí)行操作規(guī)則來實現(xiàn)的。操作規(guī)則主要包括計算機操作規(guī)則、操作運行規(guī)則、用機時問記錄規(guī)則、控制臺記錄規(guī)則、機房守則、應急措施和安全規(guī)則等。其目的是通過規(guī)范計算機來保證會計信息處理的高質量，減少產(chǎn)生差錯和未經(jīng)柑準而使用程序、文件的機會。目前許多是企業(yè)雖然有上機管理制度，但多數(shù)不能嚴格執(zhí)行，這必然給會計數(shù)據(jù)的安全留下隱患。為了確保會計信息的安全、完整和保密，各單位必須嚴格執(zhí)行上機管理制度。

　　2.4輸入、處理和輸出控制

　　輸入控制是電算化會計信息系統(tǒng)內部控制中的重要環(huán)節(jié)，因為輸入是電算化會計信息系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)入口，只有輸入正確的會計數(shù)據(jù)，才能保證最終輸出的會計信息是正確的。各單位應建立起一整套控制制度以便對輸人數(shù)據(jù)進行嚴格控制，保證輸入數(shù)據(jù)的正確性。輸入控制常用的方法主要有：設計科目代碼校驗，防止科目輸入錯誤；進行試算平衡校驗，防止憑證金額輸入錯誤；采用順序檢查法，防止憑證編號錯誤；采用二次輸入法，將數(shù)據(jù)兩次輸入，匯總對比輸入結果來確定輸人是否正確等。處理控制是對計算機系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進行控制，這些控制往往被寫入計算機程序，又稱之為自動控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括數(shù)據(jù)的核對、對字段、記錄長度的檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等；文件控制主要包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否感染病毒等。輸出控制是指對計算機系統(tǒng)內部的數(shù)據(jù)處理活動進行控制，其目標是保證各種輸出結果的真實性、完整性和正確性。具體控制措施包括輸出格式控制、屏幕輸出控制、打印輸出控制和網(wǎng)絡傳輸控制等。輸出控制一般應檢查輸出數(shù)據(jù)是否相符，輸出數(shù)據(jù)是否完整，是否能滿足使用部門的需要等。另外輸出的會計資料要進行登記，該會計檔案要求進行保管。

　　2.5系統(tǒng)安全保密控制系統(tǒng)

　　安全保密控制是指采取措施，防范自然災害、失誤、計算機舞弊和犯罪活動危害系統(tǒng)安全，保證系統(tǒng)和會計信息的安全可靠，防止會計信息被篡改或非法使用等。常用的安全保密控制措施主要有：實行用戶識別控制，保證系統(tǒng)外部人員不能盜用系統(tǒng)，系統(tǒng)內部人員只能按其權限使用規(guī)定的功能；建立機內操作日志，由程序自動進行操作登記，監(jiān)督系統(tǒng)的操作，留下審計線索；實行加密存儲控制，對重要的數(shù)據(jù)應加密存儲或以密碼的形式在網(wǎng)絡中傳輸，會計軟件的程序要進行編譯或加密；實行數(shù)據(jù)存取權限控制，不能讓所有的操作員隨便存取所有的會計數(shù)據(jù)；進行數(shù)據(jù)和程序的備份和恢復控制，對會計軟件和重要的數(shù)據(jù)文件要定期備份存檔，以便發(fā)生故障后能及時恢復，對會計檔案要妥善保管。此外要加強對計算機病毒的防范。一是利用殺毒軟件對病毒進行檢查并殺滅；二是采取多種形式的預防措施，如慎用公共軟件或共享軟件，定期對系統(tǒng)進行檢查，對重要的文件進行備份，對軟盤加以保護等。

　　3.結語

　　國內外會計信息系統(tǒng)的發(fā)展歷史證明，凡是成功的計算機會計信息系統(tǒng)都有一套科學和完善的管理制度的支持，否則絕少有成功的可能。會計電算化是現(xiàn)代社會化大生產(chǎn)和新技術革命的必然產(chǎn)物，是會計發(fā)展史上的一次重大變革，必將對會計理論和實務產(chǎn)生深遠的影響。

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