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略論醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化存在的問題及解決措施

來源: 呂國軍 編輯: 2012/06/26 08:37:32  字體:

   隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大,反映經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)日趨復(fù)雜性,以提高經(jīng)濟(jì)效益、加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理為目的的醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化和信息論、系統(tǒng)論等新興理論的出現(xiàn),要求在財(cái)務(wù)管理中大大提高財(cái)務(wù)管理的效率,從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。會(huì)計(jì)電算化大大提高了醫(yī)院會(huì)計(jì)信息處理的速度和準(zhǔn)確性,能夠?yàn)闀?huì)計(jì)信息的使用者提供及時(shí)準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息。

  一、當(dāng)前醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化過程中存在的問題

  1.醫(yī)院會(huì)計(jì)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理

  一方面,醫(yī)院會(huì)計(jì)人員的知識(shí)、理論能夠滿足手工會(huì)計(jì),而會(huì)計(jì)電算化工作對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了更高的要求。兩種會(huì)計(jì)人員均掌握一定的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),還需掌握計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件和相關(guān)設(shè)備的維護(hù)及保養(yǎng)知識(shí)運(yùn)作。積極與復(fù)雜的會(huì)計(jì)知識(shí)結(jié)構(gòu)的培訓(xùn)已成為時(shí)代的潮流。一般會(huì)計(jì)人員具有相關(guān)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn),但缺少計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),不能熟練地進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化操作。另一方面,傳統(tǒng)手工模式向現(xiàn)代會(huì)計(jì)電算化轉(zhuǎn)變過程中,全盤照搬手工會(huì)計(jì)模式是不夠的。突出表現(xiàn)在手工模式下,不能處理會(huì)計(jì)信息傳遞過程重復(fù)的問題,不能按照計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的特點(diǎn)重新規(guī)劃業(yè)務(wù)。在實(shí)際工作中,只有兩方面結(jié)合起來,以最低的成本,重新定義業(yè)務(wù)流程,以適應(yīng)計(jì)算機(jī)處理。

  2.醫(yī)院會(huì)計(jì)人員缺乏對(duì)數(shù)據(jù)安全性和保密性的認(rèn)識(shí)

  目前,醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化中,安全問題不能保證,一旦遇到軟硬件故障或計(jì)算機(jī)病毒,數(shù)據(jù)的安全性,可靠性將受到威脅;隨著數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的變化,如果信息沒有定期打印存檔或隨機(jī)備份不及時(shí),數(shù)據(jù)一旦被破壞,損失將無法彌補(bǔ)。另一方面,醫(yī)院會(huì)計(jì)人員保密意識(shí)淡薄,導(dǎo)致嚴(yán)重?fù)p失,主要表現(xiàn)為權(quán)力運(yùn)作不正常,經(jīng)營管理不嚴(yán)密??诹蠲艽a及操作權(quán)限設(shè)置不當(dāng),導(dǎo)致嚴(yán)重事故時(shí)有發(fā)生。

  3.醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度不完善

  一方面,由于實(shí)行會(huì)計(jì)電算化時(shí)間短,醫(yī)院相關(guān)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理經(jīng)驗(yàn),造成存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的磁盤和會(huì)計(jì)資料未能及時(shí)歸檔,而已經(jīng)歸檔的內(nèi)容又不完整。沒有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員職責(zé),從而造成會(huì)計(jì)檔案被人為破壞和自然損壞,甚至單位會(huì)計(jì)信息泄密。

  另一方面,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)盤的備份和清理不規(guī)范。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,應(yīng)及時(shí)備份硬盤數(shù)據(jù),并且每次備份不少于兩套,分兩地存放;按時(shí)清理磁盤備份,每年至少進(jìn)行一次清除過期數(shù)據(jù)。但一些單位對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份管理未形成制度,隨意性大,一旦會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將無法恢復(fù)。

  4.醫(yī)院電算化系統(tǒng)軟硬件更新慢

  會(huì)計(jì)軟件的技術(shù)水平低,無法滿足多用戶對(duì)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的需求。由于初期配備了小型桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),主要用于單用戶,無法適應(yīng)同時(shí)使用多用戶的訪問需求,功能單一,因此,越來越不能滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)下多客戶端的日常需求。而且,要更換或進(jìn)行軟件的二次開發(fā)以滿足某些特殊要求,成本往往過于昂貴,又難以與現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度配套銜接,影響了醫(yī)院的發(fā)展。

  5.醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化重視財(cái)務(wù)職能,疏于管理職能

  會(huì)計(jì)工作,主要是事后核算和分析、提前控制和預(yù)測(cè)。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用和發(fā)展,可以大大發(fā)揮計(jì)算機(jī)的計(jì)算能力,使會(huì)計(jì)師從繁重的算賬、報(bào)賬工作中解脫出來,但是,當(dāng)前醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化中對(duì)于財(cái)務(wù)的管理職能表現(xiàn)并不突出。

  二、完善醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化的對(duì)策和建議

  1.提高醫(yī)院管理層對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)

  醫(yī)院管理層要充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在醫(yī)院管理工作中所發(fā)揮的重要作用。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期不斷投入和支持的軟件工程,必須在搞好頂層設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上,加大資金和技術(shù)投入,同時(shí)要在符合醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行規(guī)律的條件下,有醫(yī)院管理層的直接參與,全院職工的積極配合和病人的理解,整項(xiàng)工程才能得以順利進(jìn)行。

  2.積極建章立制,保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全可靠地運(yùn)行

  第一,加強(qiáng)操作程序控制。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)、操作程序和注意事項(xiàng),并形成一套電算化系統(tǒng)文件。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志,規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范,規(guī)定軟盤專用以防病毒感染,在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時(shí)進(jìn)行故障分析并做好記錄,以及及時(shí)維護(hù),保證軟件系統(tǒng)的適應(yīng)性和完善性。電子原始數(shù)據(jù)必須經(jīng)不同人員審核和確認(rèn),再利用模塊自動(dòng)生成電子記賬憑證,自動(dòng)形成后的電子記賬憑證不允許任何人擅自修改。

  第二,加強(qiáng)操作人員授權(quán)控制。會(huì)計(jì)軟件正式投入使用后,對(duì)各類人員制定崗位責(zé)任制度,建立健全授權(quán)規(guī)章。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員,各種工作崗位的操作員須經(jīng)系統(tǒng)管理員授權(quán),以獨(dú)立的密碼注冊(cè)登陸,并設(shè)定相應(yīng)的工作權(quán)限。信息數(shù)據(jù)在服務(wù)器上自動(dòng)備份,內(nèi)部財(cái)務(wù)信息按權(quán)限訪問瀏覽,數(shù)據(jù)更改受各種牽制,系統(tǒng)管理員不得濫用職權(quán)等,實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,避免失控及舞弊現(xiàn)象發(fā)生。

  第三,監(jiān)控、操作分離,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的有效制約。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下處理會(huì)計(jì)信息,在內(nèi)部可設(shè)會(huì)計(jì)操作與信息監(jiān)控兩個(gè)崗位,對(duì)每一筆業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行多方備份。當(dāng)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí),其操作與數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機(jī)器上,由監(jiān)控人員進(jìn)行即時(shí)或定期審查,一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致,即刻進(jìn)行深入調(diào)查,這就明確了崗位劃分,實(shí)現(xiàn)了有效制約。

  第四,加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制,是指采用各種方法保護(hù)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序,以防數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞。主要包括:無關(guān)人員不得隨意進(jìn)出機(jī)房;不準(zhǔn)將外來U盤等存儲(chǔ)介質(zhì)帶進(jìn)機(jī)房;作好數(shù)據(jù)備份;數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與處理相分離;編程及軟件維護(hù)人員不得隨意接觸計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。由于電算化會(huì)計(jì)的“無紙化”辦公,數(shù)據(jù)修改無痕跡,應(yīng)完善上機(jī)操作日志,防止會(huì)計(jì)人員濫用職權(quán),造成損失。

  3.不斷完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng),確保醫(yī)院管理核心系統(tǒng)地位不動(dòng)搖

  首先,根據(jù)當(dāng)前工作的要求,重點(diǎn)解決會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與核算系統(tǒng)(如工資核算、住房公積金核算、物資管理和部門核算)的兼容問題,同時(shí),還要針對(duì)醫(yī)院的特點(diǎn)建立一個(gè)附屬子系統(tǒng)來輔助全局管理。

  其次,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的建設(shè)必須納入醫(yī)院管理信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃,作為醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的核心部分,在完善滿足自身系統(tǒng)的功能要求和安全要求的同時(shí),還要保證與醫(yī)院其他部門的信息共享和數(shù)據(jù)交換,力求數(shù)據(jù)一方輸入多方共享,在硬件網(wǎng)絡(luò)上與其他部門的管理系統(tǒng)共享一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。只有這樣,才能使電算化系統(tǒng)協(xié)調(diào)有效地運(yùn)行,提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量,為加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部管理控制提供便利條件。

  4.注重安全保密,嚴(yán)格落實(shí)檔案管理和內(nèi)部控制制度

  第一,建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度,及時(shí)備份數(shù)據(jù)。電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存容易被忽視。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)備份,并且備份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名,存放在不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的損失。應(yīng)按時(shí)清理磁盤備份,每年至少進(jìn)行一次過期數(shù)據(jù)清除。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)信息。

  第二,實(shí)行必要的內(nèi)部控制。實(shí)行用戶權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理,建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息崗位責(zé)任。建立健全對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施。從電算化軟件的設(shè)計(jì)入手,增加軟件本身的限制功能,強(qiáng)化審計(jì)線索制,建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制,增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范能力。為提高網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全防范能力,應(yīng)采用一些措施,例如,采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲(chǔ)通訊、身份認(rèn)證、授權(quán)等。

  第三,加強(qiáng)培訓(xùn),提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)。在運(yùn)行前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)就要對(duì)使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解,減少系統(tǒng)運(yùn)行后的差錯(cuò)。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)時(shí)間。系統(tǒng)運(yùn)行前對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn),不應(yīng)局限于對(duì)系統(tǒng)的操作,還應(yīng)包括系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度、新的憑證流轉(zhuǎn)程序及高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息以及進(jìn)一步利用和分析的前景等。

  醫(yī)院應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng),將大大完善醫(yī)院的會(huì)計(jì)工作,使得醫(yī)院的會(huì)計(jì)工作從單一的核算功能向更高級(jí)、更復(fù)雜的分析預(yù)測(cè)功能轉(zhuǎn)變。這種變化的意義在于提高財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和使用價(jià)值,強(qiáng)化會(huì)計(jì)監(jiān)督職能,推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展,以便更好地為醫(yī)院管理者的決策服務(wù)。

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