【摘要】 本文以審計實務(wù)為背景，通過介紹Excel與Word軟件的銜接、共享工作簿、公式函數(shù)和隨機(jī)數(shù)發(fā)生器的運(yùn)用，以實現(xiàn)提高審計工作效率、解決實際困難的目的，達(dá)到事半功倍的效果，對于目前的審計實務(wù)工作具有一定的參考應(yīng)用價值。

　　【關(guān)鍵詞】 Excel軟件；審計實務(wù)運(yùn)用；公式函數(shù)；隨機(jī)數(shù)發(fā)生器

　　談到Excel軟件，大家可能都十分熟悉，因為它是審計工作的好幫手，其使用頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了其他辦公類軟件。隨著審計工作電算化程度的不斷提高，無紙化的辦公模式必將成為未來的發(fā)展趨勢。但僅就目前而言，我們在日常審計工作中經(jīng)常使用的Excel軟件功能通常還局限在加減乘除的簡單運(yùn)算，常使用的也僅是SUM、AVERAGE、IF等一些較為簡單的公式函數(shù)。筆者將在本文中介紹一些平時使用率相對較少，而一旦掌握后將大幅提高審計工作效率的Excel功能。

　　一、Excel與Word軟件的超銜接

　　在出具審計報告時，若需修改word版財務(wù)會計報告附注，每位審計工作者一定十分頭疼。手工修改既繁瑣又容易出錯。不但要花費(fèi)大量時間，還增加了校對的工作量。那么，是否能夠在Excel審定數(shù)據(jù)確定后，就自動生成Word版的財務(wù)會計報告附注呢？筆者認(rèn)為，通過運(yùn)用Excel的自動運(yùn)算功能來避免手工計算的錯誤，同時，通過Excel與Word軟件之間建立數(shù)據(jù)銜接引用，可大幅度地簡化財務(wù)會計報告附注的修改過程，提高審計的工作效率。其實，自 Microsoft Office 2002版開始，已增加了Excel與Word軟件的數(shù)據(jù)銜接功能。當(dāng)在Word報告附注中粘貼Excel數(shù)據(jù)表格時，其右下腳會出現(xiàn)選擇性粘貼菜單按鈕，只需選中“保留源格式并銜接到Excel”即可。如圖1所示。

　　運(yùn)用該方法制作的表格，當(dāng)被選中時，背景色呈灰色。若單擊鼠標(biāo)右鍵，列示的菜單條中會增加“更新銜接”的功能。通過該“更新銜接”功能，就能實現(xiàn)Excel與Word的數(shù)據(jù)更新銜接，如圖2所示。

　　系統(tǒng)的默認(rèn)銜接狀態(tài)是“自動銜接”到Excel，當(dāng)Word文件中銜接至Excel的表格較多時，通常打開該文件速度會較慢。上市公司的財務(wù)會計報告附注表單信息量往往較大，這一點(diǎn)就顯得尤為明顯。所以，筆者建議使用“手動銜接”設(shè)置（單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出如圖2的菜單條，選中“銜接的 工作表 對象”→“銜接…”），彈出“銜接”菜單界面，如圖3所示。

　　我們在“所選銜接的更新方式”中將默認(rèn)的“自動更新”變更為“手動更新”方式。這樣Word文檔與Excel文件并非時刻保持?jǐn)?shù)據(jù)更新，不必占用 “寶貴”的內(nèi)存，可提高文檔的操作運(yùn)行速度。

　　熟練掌握該方法后，除了財務(wù)會計報告附注外，盡職調(diào)查、資產(chǎn)評估等業(yè)務(wù)，凡是在Word文檔中需要摘抄EXCEL數(shù)據(jù)的工作都將有其用武之地。目前，實務(wù)中出具審計報告的大致工作流程是：編制審計底稿→合并報表→編寫審計報告。報告附注中有大量數(shù)據(jù)，通過采用上述銜接方法后可大幅度地縮短工作時間。同時，Word文檔與Excel文件進(jìn)行銜接的準(zhǔn)備工作，可不必安排在審計完成階段進(jìn)行，完全可以提前進(jìn)行準(zhǔn)備。通過對現(xiàn)有工作流程的再造，將原先摘抄數(shù)據(jù)的工作時間前置，不僅提高了審計工作效率，還為緊張的年審工作爭取了寶貴的時間。

　　二、共享工作簿

　　對審定單體報表進(jìn)行合并工作，是每位審計項目負(fù)責(zé)人都十分熟悉的。當(dāng)母公司的下屬子公司較多時，合并工作往往需要多位審計員一起分工配合完成。實務(wù)中，通常按照各人所分配的工作分頭進(jìn)行，當(dāng)某人需要修改部分內(nèi)容時，往往需要更新所有人手中的Excel文件。當(dāng)分工的人員較多時，項目負(fù)責(zé)人需要對每位審計員手中的文檔更新工作進(jìn)行時刻監(jiān)控，否則就容易造成不同的更新內(nèi)容存儲在不同的文件中，經(jīng)多次修改后容易出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，最后甚至項目負(fù)責(zé)人都難以區(qū)分哪份文檔系“最終稿”。

　　為防止更新內(nèi)容混亂，解決上述問題的辦法通常是采用串聯(lián)式的工序分配方法。但是，審計工作通常存在一定的時間限制要求，所以，實務(wù)中大家往往只能采用并聯(lián)式的工序分配方法，即“分頭進(jìn)行、同時開工”。那么，是否有避免并聯(lián)式作業(yè)產(chǎn)生混亂情況的辦法？

　　筆者向大家介紹Excel軟件中的“共享工作簿”功能。由于并聯(lián)式作業(yè)系“分頭進(jìn)行、同時開工”，我們可讓合并審計組成員連接在一個局域網(wǎng)中（當(dāng)然，隨著電腦配置的不斷提高，無限網(wǎng)卡也已成為大多數(shù)電腦的基本配置，構(gòu)建一個無線局域網(wǎng)已不再是難事）。由項目負(fù)責(zé)人打開一個Excel合并報表附注文件，然后單擊菜單欄中的“工具”→“共享工作簿…”，并在彈出的“共享工作簿…”菜單界面中，選中“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”單選框。這時，局域網(wǎng)內(nèi)的其他成員就可以同時編輯該合并文件了。由于，所有的更新內(nèi)容系保存在一個相同的Excel文件中，電腦將累計保存局域網(wǎng)中每位審計員對該文件的信息修改內(nèi)容，以保證該文件永遠(yuǎn)是“最終稿”。當(dāng)不同的審計員對同一單元格內(nèi)容進(jìn)行修改時，該單元格右上方將出現(xiàn)最近次修改者名字和修改時間，以提示審計員對需重復(fù)修改信息的確認(rèn)，以保證修改內(nèi)容的“最終性”。

　　三、Excel軟件的公式函數(shù)

　　如果您瀏覽過Excel的函數(shù)菜單，是否曾驚愕于其龐大的函數(shù)功能？其實，我們只需掌握其中部分函數(shù)的運(yùn)用方法，就足以滿足日常審計工作中的大多數(shù)需求。除了SUM、AVERAGE、IF等常用函數(shù)外，筆者向大家介紹幾個較實用的函數(shù)，掌握后可達(dá)到事半功倍的效果。

　　（一）VALUE函數(shù)

　　1. 用途。

　　VALUE函數(shù)的用途是將代表數(shù)字的文本字符串轉(zhuǎn)換成數(shù)字。實務(wù)中，我們常遇到從某些財務(wù)軟件引出的財務(wù)數(shù)據(jù)信息系文本型字符串，如：Orical軟件。雖然其導(dǎo)出后的數(shù)據(jù)表示的系數(shù)值信息，但由于是文本型字符串，所以無法直接進(jìn)行運(yùn)算，給審計工作帶來了諸多不便。通過使用VALUE函數(shù)，可以將該文本型字符串轉(zhuǎn)換成數(shù)值型。

　　2. 函數(shù)語法VALUE（text）。

　　其中：text為帶引號的文本或?qū)π枰M(jìn)行文本轉(zhuǎn)換的單元格的引用。比如需要將A1單元格中的文本型字符串轉(zhuǎn)換成數(shù)值型，則公式“＝VALUE(A1)”即可。

　　值得介紹的是，筆者發(fā)現(xiàn)在Excel中存在個小BUG。當(dāng)我們選中文本型字符串單元格后，如果按CTRL＋F，查找“. ”替換為“. ”的話，即可將原先帶小數(shù)點(diǎn)的文本型字符串轉(zhuǎn)換為數(shù)值型字符串，大大地簡化操作步驟。但是，當(dāng)文本型字符串所代表的數(shù)值信息系整數(shù)時（即無小數(shù)點(diǎn)時），該方法則不適用。此外，運(yùn)用菜單欄“數(shù)據(jù)”→“分列”的功能也可以達(dá)到該效果。

　?。ǘ㎜EFT、RIGHT、LEN和FIND函數(shù)

　　LEFT、RIGHT、LEN和FIND函數(shù)在這里的用途是提取會計賬簿摘要欄內(nèi)填寫的數(shù)量信息。在審計實務(wù)中，常會遇見財務(wù)人員在三欄式賬簿摘要欄內(nèi)填寫存貨數(shù)量的情況。當(dāng)審計員擬取得數(shù)量金額式的存貨賬簿時，客戶卻提供這樣的“數(shù)量金額”式賬簿，“可遠(yuǎn)觀，而不可褻玩焉”，讓人哭笑不得。在此，筆者介紹一套“組合拳”給大家，可方便地提取類似賬簿中的數(shù)量信息，生成數(shù)量金額式的電子賬簿，使審計員可大顯身手。具體運(yùn)用如下。

　　1. 函數(shù)語法LEFT(text,num_chars)。

　　作用：基于所指定的字符數(shù)返回文本字符串中的第一個或前幾個字符。

　　2. 函數(shù)語法RIGHT(text,num_chars)。

　　作用：根據(jù)所指定的字符數(shù)返回文本字符串中最后一個或多個字符。其中，text表示要提取字符的字符串位置；num_chars表示，需要提取的字符數(shù)，忽略時為1。LEFT和RIGHT函數(shù)的運(yùn)用基本一致，區(qū)別在于一個從左開始提取字符串，一個從右開始提取字符串。

　　3. 函數(shù)語法LEN(text)。

　　作用：返回文本字符串中字符個數(shù)。其中，text表示要查找其長度的文本，空格將作為字符進(jìn)行計數(shù)。

　　4. 函數(shù)語法FIND(find_text,within_text,start_num)。

　　作用：查找其他文本字符串 (within_text) 內(nèi)的文本字符串 (find_text)，并從 within_text 的首字符開始返回 find_text 的起始位置編號。其中，“find_text”表示要查找的字符串；“within_text”表示要在其中進(jìn)行搜索的字符串。“start_num”表示起始搜索位置，在within_text中第一個字符的位置為1，忽略時，start_num＝1。

　　下面用示例說明操作。表1系某公司的部分存貨明細(xì)賬，財務(wù)已將數(shù)量記錄在摘要欄內(nèi)。

　　但是，由于每筆交易數(shù)量的位數(shù)不同，所以我們無法直接用RIGHT函數(shù)提取摘要欄內(nèi)的數(shù)量信息。假設(shè)我們需要提取第一筆摘要欄“網(wǎng)絡(luò)終端購光端機(jī):8M 120 000 ”中的數(shù)量信息“120 000”，則復(fù)合函數(shù)公式為“ =RIGHT(F2，LEN(F2)-FIND(" "，F(xiàn)2,1)) ”。拆分各公式后具體介紹如下：

　　LEN(F2)：測量該字符串長度，結(jié)果為19（包括空格）；

　　FIND(" ",F2,1)：查找空格在該字符串中所處位置，結(jié)果為12；

　　RIGHT(F2，7)：通過LEN和FIND函數(shù)組合運(yùn)用，得出需要在F7單元格中從右返回7個字符（即19-12＝7），結(jié)果為“120 000”。

　　因為我們系在文本型字符串中引用字符，所以得到的結(jié)果也是文本型的數(shù)值信息。我們可通過運(yùn)用上述介紹的VALUE函數(shù)將其轉(zhuǎn)換成數(shù)值型字符串。同理，第二、三筆的交易均可通過編寫的復(fù)合函數(shù)由電腦自動完成。熟練掌握后，同理還可以提取處于中間位置的數(shù)量信息（提示：在上述公式基礎(chǔ)上再嵌套LEFT函數(shù)即可）。

　?。ㄈ￢LOOKUP和CONCATENATE函數(shù)

　　1. VLOOKUP 函數(shù)。

　　用途：搜索表區(qū)域內(nèi)首列滿足條件的數(shù)值，確定待檢索單元格在區(qū)域中的行序號，再進(jìn)一步返回選定單元格的值。

　　實務(wù)中，該函數(shù)的運(yùn)用率很高，我們經(jīng)常碰到所需的信息被存儲在不同的工作表中。比如，按照先進(jìn)先出法編制應(yīng)收賬款賬齡明細(xì)表時，客戶2007年度的往來增減變動明細(xì)在某個工作表內(nèi)，而2006年度的往來增減變動明細(xì)卻在另外一個工作表內(nèi)。如果需要分析5年賬齡，則需要收集5個工作表。由于各客戶在各工作表內(nèi)所處的行次并不完全相同，為查找該客戶在不同年度內(nèi)的增減變動信息，需要審計員在不同的工作表內(nèi)人工查找行號位置。尤其當(dāng)客戶明細(xì)較多時，查找工作量將非常巨大，并不十分經(jīng)濟(jì)。為此，通過運(yùn)用VLOOKUP函數(shù)便可快捷地實現(xiàn)該目標(biāo)。有關(guān)客戶資料見表2、表3。

　　表2為“2007年客戶明細(xì)余額”工作表，其中包含公司2007年度末各客戶應(yīng)收賬款余額數(shù)據(jù)。而表3為“2006年客戶明細(xì)余額”工作表，其中包含該些客戶的2006年末余額數(shù)據(jù)和相應(yīng)的銷售業(yè)務(wù)員信息。但是，由于客戶在兩個工作表中所處行次并不相同，所以人工查找粘貼的方法并不經(jīng)濟(jì)（客戶數(shù)量較多時，尤為明顯）。具體運(yùn)用如下。

　?。?）函數(shù)語法VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup)。

　　作用：在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。其中：

　　lookup_value： 需要在數(shù)據(jù)表首列進(jìn)行搜索的值。本例中，系A(chǔ)列客戶的名稱。

　　table_array：需要搜索數(shù)據(jù)的信息表。本例中為“2006年客戶明細(xì)余額”工作表中A2至C5單元格范圍。

　　col_index_num：滿足條件的單元格在數(shù)組區(qū)域table_array中的列序號。在本例中，需在“2007年客戶明細(xì)余額”工作表C列中返回“2006年客戶明細(xì)余額”工作表中的B列2006年末余額信息，故屬表3中的第2列信息，應(yīng)填寫“2”。同理，表“2007年客戶明細(xì)余額”工作表中D列需返回“2006年客戶明細(xì)余額”工作表C列中的銷售員信息，故屬表3中的第3列信息，應(yīng)填寫“3”。

　　range_lookup：在查找時，是否需要精確匹配。如果為FALSE,則大致匹配，如果為TRUE或忽略，則精確匹配（并區(qū)分全/半角）。在實務(wù)中，一般選擇大致匹配，即“FALSE”。

　?。?）具體操作程序。

　　首先，在“2007年客戶明細(xì)余額”工作表的C1和D1單元格內(nèi)分別粘貼“2006-12-31”和“銷售業(yè)務(wù)員”字符串，作為行標(biāo)題。然后，在“2007年客戶明細(xì)余額”工作表C2單元格內(nèi)使用VLOOKUP函數(shù)，公式為“=VLOOKUP($A2,2006年客戶明細(xì)余額!$A$2:$C$5,2,FALSE)”，D2單元格的函數(shù)公式為“=VLOOKUP($A2,2006年客戶明細(xì)余額!$A$2:$C$5,3,FALSE)”。其中“$”符號是為了絕對引用和相對引用單元格信息，以便通過鼠標(biāo)的單元格拖放功能，讓電腦自動生成C列和D列內(nèi)其他行次的單元格信息。在表2和表3的基礎(chǔ)上，經(jīng)上述操作并略作整理，便可得到表4所示結(jié)果。

　　2．CONCATENATE 函數(shù)。

　　用途：將多個文本字符串合并成一個。

　　上述筆者已介紹了VLOOKUP函數(shù)的運(yùn)用，但在實務(wù)中不同的工作表之間并非均存在唯一性的關(guān)鍵字符串（如上例為“客戶”）。那么，我們就需要將不同單元格內(nèi)的信息進(jìn)行合并，使其生成唯一的一個字符串。例如：在編制服裝企業(yè)存貨賬齡分析表時，獲取的明細(xì)清單內(nèi)各件衣服的類別、款式、顏色、尺寸均不具有唯一性特點(diǎn)，可見表5。

　　為了使用VLOOKUP函數(shù)，我們需要自己構(gòu)建一個唯一性的字符串。在本例中，我們可先在首列中插入一列，標(biāo)題可稱作為“品名”，然后使用CONCATENATE函數(shù)，構(gòu)建唯一性的字符串。CONCATENATE函數(shù)運(yùn)用如下：

　　函數(shù)語法：CONCATENATE(text1,text2,…)。

　　作用：將幾個文本字符串合并為一個文本字符串。其中，text1, text2, ... 為 1 到 30 個將要合并成單個文本項的文本項。這些文本項可以是文本字符串、數(shù)字或?qū)蝹€單元格的引用。本例單元格A2的公式函數(shù)為“ =CONCATENATE(B2,"/",C2,"/",D2,"/",E2) ”。其中，“/”是為了以后篩選查找方便，不用也可。

　　四、Excel軟件的“隨機(jī)數(shù)發(fā)生器”

　　實務(wù)中，審計員通常會選擇那些金額較大，或者發(fā)生頻繁的交易作為抽樣樣本，并習(xí)慣以這些特定項目的偏差或錯報來推斷總體。按照2006年度頒布的《中國注冊會計師審計準(zhǔn)則第1314號——審計抽樣和其他選取測試項目的方法》的相關(guān)規(guī)定，對特定項目實施審計程序的結(jié)果不能推斷至整個總體，選取特定項目并不構(gòu)成審計抽樣。審計抽樣包括統(tǒng)計抽樣和非統(tǒng)計抽樣。若使用統(tǒng)計抽樣，則必須通過隨機(jī)選取樣本。那么，如何才能做到隨機(jī)抽樣呢？CPA審計教材中就曾提到過“隨機(jī)數(shù)表”；“四大”會計師事務(wù)所也曾專門開發(fā)隨機(jī)數(shù)發(fā)生器軟件，用于審計程序的隨機(jī)抽樣。那么，我們是否能夠利用Excel軟件來制作一張“隨機(jī)數(shù)表”，并使該表能夠滿足審計三級復(fù)核的要求呢？筆者給大家介紹一下Excel軟件中的“隨機(jī)數(shù)發(fā)生器”的運(yùn)用。

　　假設(shè)有一份存貨產(chǎn)成品明細(xì)清單，樣本規(guī)模為1 000項，我們已為每項產(chǎn)成品按其順序賦予了1至1 000的序號?，F(xiàn)我們需隨機(jī)抽取其中20個樣本量并執(zhí)行審計程序。我們通過選擇菜單欄“工具”→“數(shù)據(jù)分析”（如果您沒有找到“數(shù)據(jù)分析”選擇項，可能您的Excel中尚未安裝該功能模塊。請選擇“工具”→“加載宏…”，并安裝“分析工具庫”即可）。在“數(shù)據(jù)分析”菜單界面中，選擇“隨機(jī)數(shù)發(fā)生器”，如圖4所示。

　　選中“隨機(jī)數(shù)發(fā)生器”項目后，單擊確定按鈕后，將出現(xiàn)如7圖5的界面。

　　變量個數(shù)：表示在指定輸出表中數(shù)值列的個數(shù)。即，我們需要的隨機(jī)數(shù)的組數(shù)，審計實務(wù)中一般需要1組即可。

　　隨機(jī)數(shù)個數(shù)：在此輸入要查看的數(shù)據(jù)點(diǎn)個數(shù)。即在1 000個樣本規(guī)模中，需要抽取的樣本個數(shù)，本例我們需抽取20個隨機(jī)樣本。

　　分布：在下拉菜單中選擇用于創(chuàng)建隨機(jī)數(shù)的分布方法。如：均勻、正態(tài)、柏努利、二項式、泊松、模式、離散。在實務(wù)中，我們一般只需要在樣本清單中產(chǎn)生隨機(jī)序列號碼即可，所以通常選擇“均勻分布”。均勻分布，系以下限和上限來表征。其變量是通過對區(qū)域中的所有數(shù)值進(jìn)行等概率抽取而得到的。

　　參數(shù)：在此輸入用于表征選定分布的數(shù)值。因本例的樣本規(guī)模為1 000個，所以輸入1至1000即可。

　　隨機(jī)數(shù)基數(shù)：在此輸入用來構(gòu)造隨機(jī)數(shù)的可選數(shù)值，可在以后重新使用該數(shù)值來生成相同的隨機(jī)數(shù)。通過隨機(jī)數(shù)基數(shù)，審計底稿內(nèi)核老師可據(jù)此產(chǎn)生相同的隨機(jī)數(shù)，以復(fù)核審計員所抽取樣本正確與否。此外，因隨機(jī)數(shù)基數(shù)不同，將產(chǎn)生不同的隨機(jī)數(shù)。審計人員可能會以此來逃避對某些抽樣樣本的審計工作，而選擇其他較為方便的樣本實施審計程序。為預(yù)防該情況的發(fā)生，隨機(jī)數(shù)基數(shù)一般應(yīng)由項目負(fù)責(zé)人確定。

　　輸出區(qū)域、新工作表組、新工作簿：按照審計員要求，可將產(chǎn)生的隨機(jī)數(shù)組列示在相應(yīng)的EXCEL單元格中。

　　通過上述操作步驟，Excel會在審計員制訂的輸出區(qū)域內(nèi)生成相應(yīng)的隨機(jī)數(shù)組。經(jīng)適當(dāng)整理后，如圖6所示。

　　然后，審計員可結(jié)合運(yùn)用本文介紹的VLOOKUP函數(shù)，快捷地制作出一份存貨產(chǎn)成品隨機(jī)抽樣清單。

　　古人云：“工欲善其事，必先利其器”。在既定的審計程序目標(biāo)和有限的審計工作時間內(nèi)，若想不斷地提高工作效率，就需要我們不斷地去完善和探索新的工作方式。Excel軟件具備強(qiáng)大的表格處理功能，筆者相信，本文所介紹的內(nèi)容還僅僅是其“冰山一角”，隨著我們對Excel軟件運(yùn)用的不斷深入，其必將使審計工作事半功倍，增添無窮的樂趣。