【摘 要】 華東電網公司引進SAP系統后,在項目管理等方面取得了較好的信息化管理優(yōu)勢,但在日常經營管理方面卻顯得比較欠缺。為推廣系統應用面,公司財務部提出并實施了“SES系統”。

　　【關鍵詞】 SAP; SES模塊; 實踐

　　2006年,華東電網公司進行企業(yè)級信息化建設,引進SAP系統,次年SAP系統一期項目基本完成,系統在項目管理、物資管理、設備管理等方面體現了強大的信息化管理優(yōu)勢。但SAP套裝系統在功能上對公司大量的經營管理范疇的業(yè)務活動兼顧不夠,對發(fā)生頻數巨大、涉及公司所有員工的經營管理活動產生的業(yè)務的處理顯得特別繁瑣、復雜,操作界面缺乏人性化。如何最大范圍、最大限度地方便各單位、各員工,又節(jié)約SAP系統使用費、提高工作效率,成為公司EIS項目二期需要進一步解決的問題。為此,財務部提出并經公司批準實施二期項目——員工自助報銷系統(以下簡稱“SES系統”)。

　　一、SES系統特點

　　華東電網公司自行開發(fā)的SES系統是一套采用先進的J2EE技術研發(fā)而成的B/S系統,它基于SAP系統,針對其薄弱環(huán)節(jié),作為SAP系統的有力補充。主要有以下特點:

　　一是采用自主研發(fā)的DY-WorkFlow工作流引擎,實現了業(yè)務類型自定義。SES系統接口是通過SAP系統所提供的基本函數來實現的,對于SAP系統只有少量的配置和二次開發(fā)工作,避免了SAP升級可能帶來的隱患。

　　二是在預算方面,SES系統能通過底層函數調用,直接獲取SAP預算,并進行預算校驗,超過預算給出提示,或控制不允許提交,保證了SES系統與SAP系統數據一致性。在會計核算方面,實現了針對所有SAP一般總賬科目的憑證編制、復核、記賬、出納功能;SES系統中生成的憑證能自動過賬到SAP系統,充分實現了數據共享。在資金支付方面,能根據設定的賬戶自動將支付金額及賬戶信息傳遞到公司銀企電子支付系統。

　　三是在科目體系與預算體系中,通過SES系統實現了會計科目與承諾項目一對多的對應,在SES系統中實現SAP的輔助賬管理功能,在分析統計中實現了表單自定義等功能。

　　二、SES系統實施應用

　　SES系統的管理模式和體系是通過后臺靈活設置,從而與公司的實際業(yè)務相輔相成,因此系統的成功與否還需要進行全面的系統實施。項目研發(fā)完成后,項目組對各單位實際業(yè)務、管理流程進行了調研設計,包括業(yè)務類型、審批流程、預算項目、管理模式等,并對調研來的各項資料進行整理,多次召開項目組會議確定業(yè)務類型、審批流程等實施方案。編寫《需求說明書》,并根據調研資料按照業(yè)務類型、業(yè)務類型對應的預算項目、審批流程、財務核算結果等信息編寫了《業(yè)務手冊》。

　　在《業(yè)務手冊》的基礎上,對各單位進行了系統安裝、初始化設置、性能調試。組織各單位用戶對系統配置、業(yè)務流程、操作界面等進行了測試。之后,項目組展開為期一周的滾動培訓,靈活的設置功能和友好的界面為用戶所接受,所有用戶都能迅速掌握系統的操作。

　　SES系統的開發(fā)應用是國外成熟套裝軟件與我國財務管理要求的完美結合,不僅提供了完善的流程控制、預算管理、財務核算等功能,系統界面友好,設置靈活,操作簡捷,能大規(guī)模地拓展SAP系統的應用,也是國際先進的ERP系統與國內電力行業(yè)業(yè)務實際相結合的大膽嘗試。

　　SES系統實現了公司以價值鏈管理為核心,以滿足財務與業(yè)務管理需求為前提,以公司一體化企業(yè)級信息平臺為依托,通過成熟套裝軟件、SES系統之間的信息集成和數據交換,實現了公司范圍內會計核算的集中處理、資金的集中監(jiān)控與支付、產權的綜合管理、預算的編報、平衡、下達、控制、分析,實現了公司整體價值的最大化。

　　三、SES系統解決了SAP系統的一些薄弱問題

　　通過開發(fā)應用SES系統,避免了SAP系統對經營管理業(yè)務處理的繁瑣、復雜問題,加之SES系統操作界面友好,適應公司所有員工。具體表現在以下方面:

　　一是SES系統根據業(yè)務類型不同,解決了SAP沒有實現的業(yè)務申請、審批、駁回的流程和處理人自定義,業(yè)務流轉金額權限控制和業(yè)務重要性定性自動判斷等功能。

　　二是避免了SAP手工錄入支付憑證的類似問題。SES系統會計憑證是由業(yè)務單位提交的信息自動生成的即由會計審核或核算崗位根據已流到本崗位的業(yè)務信息,經確認后,系統會自動生成會計憑證。

　　三是使全面預算管理從技術手段得到實踐。通過系統提供簡便預算管理和控制功能,將公司發(fā)生的頻數巨大的經營管理活動產生的業(yè)務預算推廣到各部門甚至每個人,只需在期初設置好預算值,系統就自動根據預算值控制每一筆業(yè)務的申請,并自動匯總預算發(fā)生總額,提供明細的預算查詢,極大地提高了工作效率。

　　四是界面優(yōu)化,符合公司的工作習慣和制度要求。SES系統充分考慮了各種角色的操作習慣和要求,為每位員工提供簡捷、美觀的界面,并可以自定義業(yè)務界面,適應企業(yè)不斷發(fā)展的需要。憑證根據制度要求進行編號,并提供標準格式的科目匯總表和明細賬,符合財務制度要求,賬務數據可追溯到明細的會計憑證、業(yè)務申請單,操作簡便。

　　四、取得的成果

　　SES系統的開發(fā)實施不僅解決了上述問題,避免了SAP系統尚存的弱點,而且取得了較好的開發(fā)成果。

　　(一)用戶覆蓋率高,業(yè)務占用量大

　　SES系統推廣簡便,在不增加運維成本下,通過使用SES系統可覆蓋全部公司員工,擴展了SAP的用戶。2008年,通過SES系統,共自動生成業(yè)務憑證16 725筆,SAP系統付款憑證共21 067筆,SES生成業(yè)務占EIS付款憑證總數的79.39%。

　　(二)實踐了SAP軟件與我國財務管理要求的結合

　　SES系統根據管理的需求,實現了多維度、多層次的預算下達、經營管理業(yè)務的預算控制,在SES系統中處理的業(yè)務能實時讀取SAP系統中的承諾項目、WBS、工單等預算的值,與當前申請的業(yè)務金額進行對比控制。會計核算、流程審批與預算控制實現了三位一體。

　　(三)功能完善,具有可擴展前景

　　系統接口全面,目前與SAP系統緊密接口進行預算控制和憑證核算;可以方便接入LDAP單點登錄系統;與企業(yè)銀行電子支付平臺等支付系統實現接口;提供待辦地、查詢、流程處理等接口,滿足企業(yè)各種信息集成的擴展需要。

　　總之,SES系統的開發(fā)應用是國外成熟套裝軟件與華東電網公司業(yè)務實際相結合的典型例證,不僅大規(guī)模地拓展了SAP系統的覆蓋范圍,是SAP軟件與我國財務管理要求的完美結合,提供了完善的流程控制、預算管理、財務核算等功能,系統界面友好、設置靈活、操作簡捷,而且是國際先進ERP系統與國內電力行業(yè)業(yè)務實際相結合的大膽嘗試。