【摘 要】 華東電網(wǎng)公司引進SAP系統(tǒng)后,在項目管理等方面取得了較好的信息化管理優(yōu)勢,但在日常經(jīng)營管理方面卻顯得比較欠缺。為推廣系統(tǒng)應用面,公司財務部提出并實施了“SES系統(tǒng)”。

　　【關(guān)鍵詞】 SAP; SES模塊; 實踐

　　2006年,華東電網(wǎng)公司進行企業(yè)級信息化建設(shè),引進SAP系統(tǒng),次年SAP系統(tǒng)一期項目基本完成,系統(tǒng)在項目管理、物資管理、設(shè)備管理等方面體現(xiàn)了強大的信息化管理優(yōu)勢。但SAP套裝系統(tǒng)在功能上對公司大量的經(jīng)營管理范疇的業(yè)務活動兼顧不夠,對發(fā)生頻數(shù)巨大、涉及公司所有員工的經(jīng)營管理活動產(chǎn)生的業(yè)務的處理顯得特別繁瑣、復雜,操作界面缺乏人性化。如何最大范圍、最大限度地方便各單位、各員工,又節(jié)約SAP系統(tǒng)使用費、提高工作效率,成為公司EIS項目二期需要進一步解決的問題。為此,財務部提出并經(jīng)公司批準實施二期項目——員工自助報銷系統(tǒng)(以下簡稱“SES系統(tǒng)”)。

　　一、SES系統(tǒng)特點

　　華東電網(wǎng)公司自行開發(fā)的SES系統(tǒng)是一套采用先進的J2EE技術(shù)研發(fā)而成的B/S系統(tǒng),它基于SAP系統(tǒng),針對其薄弱環(huán)節(jié),作為SAP系統(tǒng)的有力補充。主要有以下特點:

　　一是采用自主研發(fā)的DY-WorkFlow工作流引擎,實現(xiàn)了業(yè)務類型自定義。SES系統(tǒng)接口是通過SAP系統(tǒng)所提供的基本函數(shù)來實現(xiàn)的,對于SAP系統(tǒng)只有少量的配置和二次開發(fā)工作,避免了SAP升級可能帶來的隱患。

　　二是在預算方面,SES系統(tǒng)能通過底層函數(shù)調(diào)用,直接獲取SAP預算,并進行預算校驗,超過預算給出提示,或控制不允許提交,保證了SES系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致性。在會計核算方面,實現(xiàn)了針對所有SAP一般總賬科目的憑證編制、復核、記賬、出納功能;SES系統(tǒng)中生成的憑證能自動過賬到SAP系統(tǒng),充分實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享。在資金支付方面,能根據(jù)設(shè)定的賬戶自動將支付金額及賬戶信息傳遞到公司銀企電子支付系統(tǒng)。

　　三是在科目體系與預算體系中,通過SES系統(tǒng)實現(xiàn)了會計科目與承諾項目一對多的對應,在SES系統(tǒng)中實現(xiàn)SAP的輔助賬管理功能,在分析統(tǒng)計中實現(xiàn)了表單自定義等功能。

　　二、SES系統(tǒng)實施應用

　　SES系統(tǒng)的管理模式和體系是通過后臺靈活設(shè)置,從而與公司的實際業(yè)務相輔相成,因此系統(tǒng)的成功與否還需要進行全面的系統(tǒng)實施。項目研發(fā)完成后,項目組對各單位實際業(yè)務、管理流程進行了調(diào)研設(shè)計,包括業(yè)務類型、審批流程、預算項目、管理模式等,并對調(diào)研來的各項資料進行整理,多次召開項目組會議確定業(yè)務類型、審批流程等實施方案。編寫《需求說明書》,并根據(jù)調(diào)研資料按照業(yè)務類型、業(yè)務類型對應的預算項目、審批流程、財務核算結(jié)果等信息編寫了《業(yè)務手冊》。

　　在《業(yè)務手冊》的基礎(chǔ)上,對各單位進行了系統(tǒng)安裝、初始化設(shè)置、性能調(diào)試。組織各單位用戶對系統(tǒng)配置、業(yè)務流程、操作界面等進行了測試。之后,項目組展開為期一周的滾動培訓,靈活的設(shè)置功能和友好的界面為用戶所接受,所有用戶都能迅速掌握系統(tǒng)的操作。

　　SES系統(tǒng)的開發(fā)應用是國外成熟套裝軟件與我國財務管理要求的完美結(jié)合,不僅提供了完善的流程控制、預算管理、財務核算等功能,系統(tǒng)界面友好,設(shè)置靈活,操作簡捷,能大規(guī)模地拓展SAP系統(tǒng)的應用,也是國際先進的ERP系統(tǒng)與國內(nèi)電力行業(yè)業(yè)務實際相結(jié)合的大膽嘗試。

　　SES系統(tǒng)實現(xiàn)了公司以價值鏈管理為核心,以滿足財務與業(yè)務管理需求為前提,以公司一體化企業(yè)級信息平臺為依托,通過成熟套裝軟件、SES系統(tǒng)之間的信息集成和數(shù)據(jù)交換,實現(xiàn)了公司范圍內(nèi)會計核算的集中處理、資金的集中監(jiān)控與支付、產(chǎn)權(quán)的綜合管理、預算的編報、平衡、下達、控制、分析,實現(xiàn)了公司整體價值的最大化。

　　三、SES系統(tǒng)解決了SAP系統(tǒng)的一些薄弱問題

　　通過開發(fā)應用SES系統(tǒng),避免了SAP系統(tǒng)對經(jīng)營管理業(yè)務處理的繁瑣、復雜問題,加之SES系統(tǒng)操作界面友好,適應公司所有員工。具體表現(xiàn)在以下方面:

　　一是SES系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務類型不同,解決了SAP沒有實現(xiàn)的業(yè)務申請、審批、駁回的流程和處理人自定義,業(yè)務流轉(zhuǎn)金額權(quán)限控制和業(yè)務重要性定性自動判斷等功能。

　　二是避免了SAP手工錄入支付憑證的類似問題。SES系統(tǒng)會計憑證是由業(yè)務單位提交的信息自動生成的即由會計審核或核算崗位根據(jù)已流到本崗位的業(yè)務信息,經(jīng)確認后,系統(tǒng)會自動生成會計憑證。

　　三是使全面預算管理從技術(shù)手段得到實踐。通過系統(tǒng)提供簡便預算管理和控制功能,將公司發(fā)生的頻數(shù)巨大的經(jīng)營管理活動產(chǎn)生的業(yè)務預算推廣到各部門甚至每個人,只需在期初設(shè)置好預算值,系統(tǒng)就自動根據(jù)預算值控制每一筆業(yè)務的申請,并自動匯總預算發(fā)生總額,提供明細的預算查詢,極大地提高了工作效率。

　　四是界面優(yōu)化,符合公司的工作習慣和制度要求。SES系統(tǒng)充分考慮了各種角色的操作習慣和要求,為每位員工提供簡捷、美觀的界面,并可以自定義業(yè)務界面,適應企業(yè)不斷發(fā)展的需要。憑證根據(jù)制度要求進行編號,并提供標準格式的科目匯總表和明細賬,符合財務制度要求,賬務數(shù)據(jù)可追溯到明細的會計憑證、業(yè)務申請單,操作簡便。

　　四、取得的成果

　　SES系統(tǒng)的開發(fā)實施不僅解決了上述問題,避免了SAP系統(tǒng)尚存的弱點,而且取得了較好的開發(fā)成果。

　　(一)用戶覆蓋率高,業(yè)務占用量大

　　SES系統(tǒng)推廣簡便,在不增加運維成本下,通過使用SES系統(tǒng)可覆蓋全部公司員工,擴展了SAP的用戶。2008年,通過SES系統(tǒng),共自動生成業(yè)務憑證16 725筆,SAP系統(tǒng)付款憑證共21 067筆,SES生成業(yè)務占EIS付款憑證總數(shù)的79.39%。

　　(二)實踐了SAP軟件與我國財務管理要求的結(jié)合

　　SES系統(tǒng)根據(jù)管理的需求,實現(xiàn)了多維度、多層次的預算下達、經(jīng)營管理業(yè)務的預算控制,在SES系統(tǒng)中處理的業(yè)務能實時讀取SAP系統(tǒng)中的承諾項目、WBS、工單等預算的值,與當前申請的業(yè)務金額進行對比控制。會計核算、流程審批與預算控制實現(xiàn)了三位一體。

　　(三)功能完善,具有可擴展前景

　　系統(tǒng)接口全面,目前與SAP系統(tǒng)緊密接口進行預算控制和憑證核算;可以方便接入LDAP單點登錄系統(tǒng);與企業(yè)銀行電子支付平臺等支付系統(tǒng)實現(xiàn)接口;提供待辦地、查詢、流程處理等接口,滿足企業(yè)各種信息集成的擴展需要。

　　總之,SES系統(tǒng)的開發(fā)應用是國外成熟套裝軟件與華東電網(wǎng)公司業(yè)務實際相結(jié)合的典型例證,不僅大規(guī)模地拓展了SAP系統(tǒng)的覆蓋范圍,是SAP軟件與我國財務管理要求的完美結(jié)合,提供了完善的流程控制、預算管理、財務核算等功能,系統(tǒng)界面友好、設(shè)置靈活、操作簡捷,而且是國際先進ERP系統(tǒng)與國內(nèi)電力行業(yè)業(yè)務實際相結(jié)合的大膽嘗試。