【摘要】辦公室副職如何處理好基本的工作關系,不僅是一個理論問題,更是一個實踐問題,本文從與正職的關系:甘當綠葉襯紅花;與副職的關系:眾人拾柴火焰高;與部屬的關系:承上啟下作樞紐三方面淺析了辦公室副職應處理好的基本關系。

　　【關鍵詞】辦公室副職;基本關系;自身作用

　　【Abstract】How office position of a deputy to the chief of an office finishes handling fundamental job relation, not only be a theory problem, also be one that carry out problem, from the main body of a book being a willing greenery "with the principal relation " putting Carthamus tinctorious underneath; Relation with the position of a deputy to the chief of an office; Great things may be done by mass effort; And relation affiliated to ministry; Carry forward in a new paragraph assuming key position tray in three aspects having analysed office position of a deputy to the chief of an office should handle the good basic relation.

　　【Key words】Office position of a deputy to the chief of an office; Basic relation; Oneself effect

　　辦公室副職如何發(fā)揮自身的作用,是秘書領導班子建設中不可或缺的重要內(nèi)容。在辦公室實際工作中,一些副職認為:“副職好當”。理由是:上有正職,下有部屬,大事正職拍板,小事部屬會干,出了問題責任由集體承擔。也有些副職抱怨:“當副職是個苦差事,快走一步有越位之嫌,慢行一步則又有不盡責之累。”還有些副職說:“副職就是叫著走,跟著走。”怎樣當好副職,筆者做辦公室副職的體會是:扮準角色,正確處理好與正職、與其他副職、與部屬之間的關系,掌握好副職的領導方法與藝術。

　　1 與正職的關系:甘當綠葉襯紅花

　　在辦公室領導班子中,正職總攬全局,副職雖各擋一面,但處于“配角”的位置。故辦公室副職應深刻領會江澤民同志說的“共產(chǎn)黨人要立志做大事,不要立志做大官”的精神實質(zhì),自覺強化“配角”意識,淡化權位觀念,要做到認識到位、措施到位、落實到位,并注意以下三點:

　　1.1 服從而不盲從。副職要尊重正職服從領導,按正職的意圖辦事,并抓好工作的落實,自覺維護正職的核心地位。服從正職要注意三點:第一,在原則問題上,要堅持立場,不能妥協(xié);第二,在講原則時要講究方法,注意場合,考慮效果,做到“忠言”順耳;第三,要心懷坦蕩,一時受了委屈,要奉行“大著肚皮容物”的哲理,以大局為重。

　　1.2 參謀而不亂謀。副職作為秘書領導班子決策的參與者,要善于當參謀,協(xié)助正職決策,要做到以下三點:一要多謀。多謀份內(nèi)之事,為決策分析時機,提供決策依據(jù),擬訂決策方案,力求準確無誤。二要善謀。副職當參謀,要經(jīng)常深入一線,調(diào)查研究,掌握情況,全面論證,提出最佳方案供正職和班子決策。三要巧謀。要緊扣單位的工作思路出謀劃策,要謀在單位的利益上,謀在人民的需要上。

　　1.3 配合而不附合。辦公室事務繁多,正職的工作千頭萬緒,涉及方方面面。為此,副職要努力幫助其擺脫具體事務的糾纏,以便讓其騰出精力思考和處理重大問題。一是在正職任務繁重時主動請纓,先完成交辦任務,再采取補救措施搞好本職工作。二是在遇到難題時大膽負責,不等不靠,不推不避,想方設法,妥善解決。三是在發(fā)生沖突時挺身解圍,不能隔岸觀火或坐視不管,更不能幸災樂禍和落井下石,要從大局出發(fā),為正職解圍。

　　2 與副職的關系:眾人拾柴火焰高

　　在高、中級秘書機構中,副職的數(shù)量較多,他們均為正職的助手,在班子中居于同等重要的地位,其相互關系如何,直接影響秘書班子整體效能的發(fā)揮。因此,副職還要掌握與其他副職的共事藝術,盡量減少工作中的摩擦,形成一個團結互助的局面,保證秘書班子的整體功能高效發(fā)揮。具體講,應注意以下三點:

　　2.1 競爭而不嫉妒。副職們在行政職位上處于平級,在工作中是協(xié)作伙伴,都有自己的責任目標,都希望把自己分管的工作干得出色,故往往會成為競爭對手,極易誘發(fā)彼此的嫉妒心理,影響內(nèi)部團結。所以,副職必須具有良好的競爭心態(tài)和大度氣量:一是要把競爭的心思用正、用好、用在干好工作上。二是要靠自己的盡職盡責、勤政廉政、突出業(yè)績贏得組織信任和下級擁護。三是對其他副職不妄加評判,要堅持相互尊重、相互理解、相互配合的原則,積極溝通,交流信息,創(chuàng)造一個既有競爭氛圍,又有協(xié)作精神的良好的辦公室小環(huán)境。

　　2.2 支持而不拆臺。俗話說:“支援和友誼比什么都重要”。但有些副職對正職工作的支持不遺余力,但對其他副職工作的支持卻不積極,有時甚至還互相拆臺,極大地損害了辦公室的團結和秘書工作的順利開展。為此,副職一是要把主要精力放在管好自己人,干好自己事上,力戒插手其他副職分管的工作;二是遇到其他副職的下屬反映情況時,要從維護秘書班子團結和單位整體利益出發(fā),做適當解釋工作,而不能越權行事;三是工作上要溝通合作,不推諉扯皮、各自為政,有矛盾不隨意擴散,及時溝通解決。

　　2.3 分工而不分家。一般來講,副職之間都有明確分工,各自分管某方面的工作,這對于明確責任,消除工作空檔是非常必要的。但是在實踐中往往出現(xiàn)“各吹各的號,各唱各的調(diào)”的現(xiàn)象,傷害了彼此間的情誼,影響了秘書班子整體效能的發(fā)揮。對此,有的同志總結出這樣一條好經(jīng)驗:“事情大家抓,個人重點帶其他,各有一本帳,見面再分家。”值得我們借鑒。只有做到既分工又合作,才能促進領導班子團結,有利于秘書工作目標的實現(xiàn)。

　　3 與部屬的關系:承上啟下作樞紐

　　在一般情況下,副職是正職了解下級工作的橋梁,發(fā)揮著承上啟下的作用。辦公室副職要發(fā)揮樞紐作用,獲得下級的擁護和支持,除以身作則,率先垂范,清正廉潔,嚴于律己外,還應特別注意以下三點:

　　3.1 信任而不包辦。俗話說:“領導勤快,部屬依賴。”如果一個領導總替部屬拿主意,那么他的部屬就總沒有主意。一個優(yōu)秀的領導者并不在于他具體干了什么事,而在于他能使部屬愿意干事和能夠干事。只要將部屬放在最適合的崗位上,每個部屬都是人才。故副職在工作中要充分依靠和相信下屬,凡屬下屬職責范圍內(nèi)的工作,要敢于放手,不能包辦代替。否則,勢必挫傷下屬工作積極性,影響其工作效率和整體作用的發(fā)揮。

　　3.2 愛護而不庇護。秘書工作繁重壓力大,辦公室副職要關愛下屬:要關心其思想、學習和生活,幫助解決實際困難,使其感受到組織的溫暖,從而不斷增進感情,以推動工作的順利開展。但是,當發(fā)現(xiàn)下屬有缺點甚至錯誤時,副職要及時批評幫助,但要分析原因,注意場合,講究方法,既不能縱容、包庇和遷就錯誤,也不能不加分析地上綱上線,一棍子打死,要主動幫助他們總結經(jīng)驗教訓、輕裝前進。

　　3.3 攬責而不推脫。在秘書工作中,領導干部難免會與下屬發(fā)生摩擦和矛盾,輕則產(chǎn)生積怨,重則引發(fā)對立,而正職往往是矛盾的焦點,故副職應有為正職“擋駕”的意識,主動協(xié)調(diào)好各種關系。一是處理難點問題打頭陣。在發(fā)生突發(fā)事件和危急時刻,副職要第一個到達現(xiàn)場,平息事態(tài),控制局面;對得罪人的事,副職要敢于唱“黑臉”,把歪風邪氣壓下去。二是當好秘書的“出氣筒”。秘書心里有怨氣,一般是先找副職發(fā)牢騷、講怪話,有時甚至無理糾纏。對此,副職要耐心地聽,而且要勇于承擔責任,推功攬過,同時做好解釋說服工作,消除誤會,融洽上下關系。三是做正職聯(lián)系下屬的媒介。下屬與正職的交往都比較謹慎,而與副職相對放得開些。因此,副職要利用這個優(yōu)勢,善交人緣,以此作為溝通、密切正職與下屬感情的紐帶。

　　辦公室副職如何處理好基本的工作關系,不僅是一個理論問題,更是一個實踐問題,只有勤于學習、敢于探索、勇于創(chuàng)新、善于總結,與時俱進,才能成為一個讓上級器重、令同級尊重、受下級敬重的合格副職,才能有效地履行“三服務”的宗旨。

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