摘要：隨著房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作變得越來(lái)越重要，不斷完善房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理，制定統(tǒng)一的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)權(quán)屬檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化，成為檔案工作者面臨的迫切問(wèn)題。本文針對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了探討，提出了具體改進(jìn)措施，希望對(duì)從事房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的同仁有所啟迪和借鑒。

　　關(guān)鍵詞：房地產(chǎn) 權(quán)屬檔案

　　近幾年，為遏制部分城市房?jī)r(jià)的過(guò)快上漲，國(guó)務(wù)院出臺(tái)了一系列調(diào)控政策。新政給房地產(chǎn)市場(chǎng)帶來(lái)了沖擊，也引發(fā)了檔案工作者對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的新思考。怎樣使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理更加規(guī)范，增強(qiáng)新政的執(zhí)行力度，使檔案工作更好地服務(wù)于社會(huì)，成為檔案人面臨的新課題。

　　一、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理存在的主要問(wèn)題

　　房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是房屋產(chǎn)權(quán)權(quán)屬信息的重要載體，涉及房產(chǎn)登記、產(chǎn)權(quán)交易、法律糾紛、舊城改造等諸多方面，與人們的生活息息相關(guān)，其重要程度不言而喻。由于房地產(chǎn)權(quán)屬管理信息量大、變動(dòng)關(guān)系復(fù)雜，這就使得房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)量大、跨度大，存在的問(wèn)題也較為突出。

　�。ㄒ唬�對(duì)于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范性文件

　　1.現(xiàn)行文件過(guò)于籠統(tǒng)，缺乏操作性。隨著房地產(chǎn)業(yè)和住房商品化的迅猛發(fā)展，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案變得越來(lái)越重要，檔案數(shù)量也越來(lái)越多，單靠傳統(tǒng)的管理方式和管理手段已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備、服務(wù)手段和科學(xué)的管理方法，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理現(xiàn)代化已是必然趨勢(shì)。而標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的首要前提，也是做好房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的必要條件。目前，在實(shí)際工作中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的依據(jù)仍然是2001年建設(shè)部頒布的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》�！冻鞘蟹康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》從房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、整理和利用等幾個(gè)方面對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理工作進(jìn)行了規(guī)定，但只限于宏觀層面，缺乏對(duì)具體工作的指導(dǎo)。目前的實(shí)際工作情況是，服務(wù)中心窗口受理業(yè)務(wù)時(shí)收什么材料，檔案室就存什么材料，對(duì)于檔案材料是否齊全、是否規(guī)范、是否準(zhǔn)確，還缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

　　2.保管期限不明確，致使檔案庫(kù)房緊張�！冻鞘蟹康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》規(guī)定：房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)以丘為單元建檔，以房地產(chǎn)權(quán)利人為全宗立卷。但在實(shí)際工作中是以房號(hào)為單元建檔，將權(quán)利人的所有權(quán)登記檔案、所有權(quán)轉(zhuǎn)移登記檔案、他項(xiàng)權(quán)登記檔案、他項(xiàng)權(quán)注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案保管期限的不明確，無(wú)法開(kāi)展鑒定、銷毀工作。如他項(xiàng)權(quán)注銷登記、拆遷房屋注銷登記、房改房注銷登記等利用率不高的注銷檔案材料也會(huì)占用一定的空間。因此，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案出現(xiàn)了有增無(wú)減的現(xiàn)象，必將導(dǎo)致檔案庫(kù)房空間的資源短缺。

　�。ǘ�）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件功能不完善，不能滿足實(shí)際工作需要

　　從2006年起，北京市逐步推行房屋買賣網(wǎng)簽工作，即將各種不同類型的房屋登記業(yè)務(wù)內(nèi)容上傳到北京市權(quán)屬交易網(wǎng)。北京市權(quán)屬交易網(wǎng)搭建了一個(gè)覆蓋全市房屋信息的平臺(tái)，為有效執(zhí)行國(guó)務(wù)院房地產(chǎn)新政，抑制炒房行為，嚴(yán)格控制二套房貸款等政策提供了可靠的信息源。目前，通過(guò)產(chǎn)權(quán)人姓名、產(chǎn)權(quán)人身份證號(hào)、坐落等條件均可到權(quán)屬交易網(wǎng)查詢到相關(guān)的信息，但是北京市權(quán)屬交易網(wǎng)只是符合權(quán)屬登記流程的一個(gè)系統(tǒng)，與各區(qū)縣的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案實(shí)體管理缺乏關(guān)聯(lián)，不能作為房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件。因此，加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化工作十分必要。

　　在提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化水平的工作中需要注意兩個(gè)問(wèn)題：一是房地產(chǎn)權(quán)屬紙質(zhì)檔案和電子檔案內(nèi)容要一致。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案形成后，房產(chǎn)的買賣、贈(zèng)與、交換、繼承與遺贈(zèng)、分割與合并等變更不斷發(fā)生，房屋拆除、翻新、擴(kuò)建等變更日趨頻繁，房屋的抵押、查封等產(chǎn)權(quán)受限制的情況不斷形成，因而房地產(chǎn)權(quán)屬檔案處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。而房地產(chǎn)權(quán)屬檔案則要隨產(chǎn)權(quán)人變化而變化，隨房屋現(xiàn)狀變更而變更。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的最新電子信息始終要與房產(chǎn)現(xiàn)狀一致，并不斷補(bǔ)充、更新材料，自始至終反映房屋產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)實(shí)情況，這就要求房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件能使新、舊數(shù)據(jù)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接。二是檔案管理軟件要統(tǒng)一，不能因業(yè)務(wù)不同而使用不同的管理軟件。由于歷史原因，不同業(yè)務(wù)往往由不同的部門負(fù)責(zé)，這就造成在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化初期各部門使用了不同的檔案管理軟件，致使在實(shí)際工作中存在著檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)分散、查詢繁瑣、數(shù)據(jù)易丟失等問(wèn)題。這樣多個(gè)軟件、多種形式的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)方式，使得電子數(shù)據(jù)的應(yīng)用產(chǎn)生諸多不便，而目錄索引這種記憶性的記載作用等同于無(wú)數(shù)字化之前的“記錄簿”，檔案管理對(duì)索引有很強(qiáng)的依賴，使得數(shù)字化錄入沒(méi)有起到最初我們所期望的作用。因此，研發(fā)適合房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的專用軟件，提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理水平，勢(shì)在必行。

　　（三）對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不到位

　　由于房地產(chǎn)交易與權(quán)屬登記是流程式服務(wù)，按規(guī)定一般的流程是“受理-初審-繳納稅費(fèi)-審批-發(fā)證-歸檔”。每個(gè)環(huán)節(jié)都有各自的職責(zé)、相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)范。因此，每一宗不同類型的業(yè)務(wù)所形成的文件材料也各有不同。所以，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的內(nèi)容和管理方法具有不同于其他檔案工作的專業(yè)性。這就使得房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員既要具有一定的檔案管理知識(shí)，又要了解一些測(cè)繪、法律等相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，還要懂得每一類權(quán)屬登記流程中要形成的文件材料。因此，針對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作是非常重要的，但現(xiàn)實(shí)情況卻是這方面培訓(xùn)工作不到位。

　　二、加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的措施

　�。ㄒ唬┯嘘P(guān)部門盡快制定統(tǒng)一的、科學(xué)的、切實(shí)可行的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理規(guī)范

　　目前，針對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作可參照?qǐng)?zhí)行的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不多，我們同行同系統(tǒng)之間也有類似的困惑。一方面我們要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，結(jié)合實(shí)際工作不斷創(chuàng)新；另一方面，相關(guān)的行政主管部門應(yīng)積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門盡快制定出房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理實(shí)施辦法，并出臺(tái)操作性強(qiáng)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。規(guī)范應(yīng)包括具體每項(xiàng)業(yè)務(wù)所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規(guī)格、保管期限、鑒定銷毀制度等內(nèi)容，以便于檔案工作人員在實(shí)際工作中參照?qǐng)?zhí)行，在接收檔案時(shí)有據(jù)可查，確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集齊全、整理規(guī)范。對(duì)于不符合要求的檔案能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、糾正錯(cuò)誤，避免在檔案利用環(huán)節(jié)中產(chǎn)生不必要的糾紛。

　�。ǘ�）完善并推行房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件

　　根據(jù)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作需要，按照檔案管理相關(guān)要求，研發(fā)出符合房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作需求的檔案管理專用軟件，成為現(xiàn)實(shí)工作中較為迫切的一項(xiàng)工作。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件必須實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)同一卷檔案中所包含的檔案材料的統(tǒng)一，并且根據(jù)檔案中任一信息記錄可找到該案卷，查看到該卷全部的業(yè)務(wù)過(guò)程，達(dá)到檔案管理專用軟件中的數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全統(tǒng)一、吻合。比如利用者只提供了產(chǎn)權(quán)人姓名、產(chǎn)權(quán)人身份證號(hào)、房屋坐落、產(chǎn)權(quán)證號(hào)、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案號(hào)等主要信息中的一條簡(jiǎn)單信息就可以查找出所需的全部信息內(nèi)容。因此，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件，可以實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的多方位快速檢索，為利用者快速查詢到所需信息，減少查詢時(shí)間，提高工作效率。

　　（三）加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員的培訓(xùn)工作

　　一方面，行政主管部門應(yīng)聯(lián)合檔案主管部門加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，使其及時(shí)了解、掌握新知識(shí)、新政策、新程序，不斷更新檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，建立一支既懂檔案管理，又懂房地產(chǎn)管理和計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍。另一方面，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員也要加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案形成規(guī)律的調(diào)查和分析，并與有關(guān)文件形成單位如測(cè)繪、拆遷、司法等部門保持經(jīng)常性的聯(lián)系，及時(shí)了解、掌握產(chǎn)生的相關(guān)文件，做到對(duì)辦理業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)中應(yīng)產(chǎn)生的文件材料了如指掌，使歸檔材料齊全完整、不遺不漏。

　　總之，“房產(chǎn)”在人們的日常生活中扮演著極其重要的角色，它和人們的生活密不可分，而房地產(chǎn)權(quán)屬檔案作為房屋的“身份證”，其唯一性、憑證性、公正性在房地產(chǎn)行政管理、司法協(xié)助、產(chǎn)權(quán)交易等工作中發(fā)揮著不可替代的重要作用，對(duì)穩(wěn)定房地產(chǎn)市場(chǎng)，保護(hù)老百姓的合法權(quán)益起著關(guān)鍵性作用。因此，我們的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案行政主管部門和檔案業(yè)務(wù)部門都應(yīng)高度重視房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，在制定和完善房地產(chǎn)權(quán)屬檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的信息化管理，加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作，使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理有法可依、有章可循，為百姓提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速健康發(fā)展。