計算機技術的發(fā)展對各個行業(yè)與領域都產生了重大的影響，尤其在制造與設計領域，讓許多不可能的事情變成了可能，從全自動的流水線到智能領域，從動畫設計到3D電影，無不體現著計算機技術的威力。然而在人力資源管理領域，信息技術的運用遠沒有到達它本可以達到的高度。這一方面與每個企業(yè)的管理方式有關，另一方面就是人力資源的信息系統(tǒng)從范圍到內容被過多地限定在人力資源部門本身。事實上，從數據到信息再到知識，這個全過程的管理范疇只有通過信息系統(tǒng)才能完成，而人力資源管理信息系統(tǒng)在這三個層面都是可以大有作為的。

　　HR管理信息化大有所為

　　從數據層面，人力資源信息系統(tǒng)可以提供一個共享的數據庫，從而可以很好地消除一個個獨立的數據源的問題。在數據庫里，同一數據源可以保證數據的統(tǒng)一與一致，不至于一個大一點的公司連人頭都點不清楚。各個數據之間可以有效地銜接，數據的更改有據可查，數據的有效性與完整性可以得到有效的管理，將單個的數據放入數據庫可以避免個別人為管理的失誤，從而更好地管理其安全性。

　　從信息層面，最大的好處是可以消除信息孤島。數據進一步被開發(fā)利用就會變成信息，信息即是有序的數據疊加在一起，能夠反映某些趨勢或有意義的結果的內容，信息可以提供給管理者作為管理決策的參考意見，數據分析的原因即在此。業(yè)務部門之所以重要，很多時候是因為他們善于利用數據為他們說話，數據本身就能說明很多問題。而當人力資源管理者可以提供一些基于數據分析而得出的信息，業(yè)務部門會對此另眼相看的。

　　從知識層面來看，信息系統(tǒng)本身可以作為知識管理的一部分而存在。人力資源有很多的知識，一般來說掌握在熟練的員工手中。如果善于利用信息系統(tǒng)，可以起到將這些隱性知識保留并傳承下去的效果。對于經常被員工問起的問題，可以通過系統(tǒng)來保存，讓員工通過自助服務的方式而得到解答。大家都知道人是最寶貴的資產，可是如何讓更多的知識留在公司，卻不是每家公司都有正確答案的。

　　排除四大誤區(qū)的干擾一般來說，很多公司都能意識到信息系統(tǒng)的好處，但是，在如何實施一個信息系統(tǒng)的問題上，由于本身并不具備相關知識，因而常常過多地依賴信息系統(tǒng)供應商的意見，甚至在實施的具體步驟上也經常會有一些不當之處。

　　實施信息系統(tǒng)要避免的第一個誤區(qū)是希望“借助系統(tǒng)來提升管理水平”。事實上，系統(tǒng)只能做到幫助實現好的管理理念，而系統(tǒng)本身無法帶來良好的管理理念。系統(tǒng)本質上是將流程做到無紙化，但流程本身如何卻是要依靠企業(yè)自身的理念和所有員工以及經理人的工作習慣來決定的。但凡一個系統(tǒng)不成功，技術上的因素最多只能占到30%，另外有70%是由管理上的因素來決定的。本身管理流程不合理而寄希望于系統(tǒng)來改變是一種本末倒置的行為。

　　需要避免的第二個誤區(qū)是希望“一開始就上一個大而全的系統(tǒng)”。如同任何一個成功都是要從一個個跬步開始一樣，一開始就定位大而全將會把系統(tǒng)帶入一個極為復雜的環(huán)境，這樣失敗的概率更高。從另外一個方面來看，讓使用者徹底改變行為遠比逐漸改變行為要難得多，而且從一個相對容易的地方著手可以更好地幫助實施改變。讓使用者獲得信心是實施改變必要的前提。

　　第三個誤區(qū)是認為“所有的人都會支持先進的東西”。事實上，不習慣的可能首先就是最高管理層，他們是否愿意將本來手簽的方式改為網上審批？他們是否會愿意自己到系統(tǒng)中去看報表，而不是等別人打印出來放到他的桌子上？這里有一個必要的前提就是一定要將這個系統(tǒng)打造成“一號工程”，并且不能是口頭上的，必須是實質性的，如何讓最高管理者擁抱這個工程？讓他切切實實地認識和意識到它的價值是不二法門，哪怕從小的地方做起。筆者當年在一家外企就是從電腦自動發(fā)送生日祝賀給員工而開始信息系統(tǒng)建設的。

　　第四個誤區(qū)是以為“越貴的系統(tǒng)功能越強大”。甚至迷信國外的如PeopleSoft或SAP等大型的系統(tǒng)。不能否認越貴的系統(tǒng)功能越強大，可是對于任何系統(tǒng)來說，其實沒有最好的，只有最適合自己的，為了一些不必要的功能而付費是眾多信息系統(tǒng)集成的一大誤區(qū)。

　　借力信息化，讓業(yè)務經理成為HR

　　許多公司對信息系統(tǒng)都很有興趣，可是信息系統(tǒng)的真正價值在哪里呢？它除了消除信息孤島、保證數據源的準確、提供實時的信息與報告、幫助人力資源部門的管理實現自動化以外，最大的價值當屬幫助到一線經理人來完成對人力資源管理職能的實現。

　　一方面，在任何一家成熟的公司，人力資源管理的最大責任人應該是一線經理人，一位員工被提拔成為主管或經理人員以后，最大的變化是從“理事”走向“管人”，此之謂管理，其核心即是從獨立貢獻者成為“讓別人做他想做的事情”的管理者，這個過程其實就是人力資源的管理。如何幫助經理人完成這種一對多的工作？

　　另一方面，現代社會，隨著更加年輕的一代走上工作崗位，他們在自我管理上也越發(fā)各有特色，不愿過多地被束縛在條條框框中。對計算機技術的嫻熟使用使得他們更加愿意利用新的形式來與同事和其他人溝通。一個良好的系統(tǒng)可以提供良好的員工自助服務和經理自助服務來幫助這一對管理的真正主體完全融合在一起，從而解決以上兩方面的問題。

　　做到了這些，人力資源從業(yè)者也就可以從保姆的角色中解放出來，從而可以更多地參與到業(yè)務的戰(zhàn)略制定、加強對業(yè)務支持的工作中來，從更高的角度來考慮人力資源如何幫助到公司實現業(yè)務的目標，為公司的長治久安而創(chuàng)建自己的人才蓄水池與供給線，為提升員工的敬業(yè)度和工作效能而設計更好的方案與體系。

　　人力資源信息化，是真正幫助完成人力資源管理轉型的必備武器和工具，也是走向更成熟管理的必由之路。