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物流行業(yè)貨幣資金的管理與核算

來源: 編輯: 2007/03/09 15:48:42  字體:

  貨幣資金是指物流企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中,處于貨幣形態(tài)的那部分資金,按其存放地點(diǎn)和用途不同,可分為現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。

  物流企業(yè)為了保證物流經(jīng)營活動(運(yùn)輸、儲存、包裝、裝卸搬運(yùn)、流通加工、物流信息等)的正常進(jìn)行,需要有一定數(shù)量的貨幣資金,物流企業(yè)的許多活動,都需要進(jìn)行貨幣資金收付,貨幣資金收支貫穿于企業(yè)的整個(gè)物流活動過程。因此物流企業(yè)在經(jīng)營活動中,必須遵循貨幣資金管理的有關(guān)規(guī)定,企業(yè)的會計(jì)部門應(yīng)結(jié)合貨幣資金的特點(diǎn),認(rèn)真做好貨幣資金的管理、核算和監(jiān)督工作,確保貨幣資金的安全完整,加速資金周轉(zhuǎn),提高資金的使用效率。

  一、現(xiàn)金的管理與核算

  現(xiàn)金,它是指存放在物流企業(yè)財(cái)會部門的庫存現(xiàn)金,包括庫存的人民幣和各種外幣?,F(xiàn)金是流動性最強(qiáng)的資產(chǎn),可以隨時(shí)用來購買所需物資,支付日常零星開支,償還債務(wù)等。因此加強(qiáng)現(xiàn)金的核算與管理,是物流企業(yè)會計(jì)核算的重要任務(wù),它對于保護(hù)國家和企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全與完整,穩(wěn)定金融市場,具有十分重要的意義。

  (一)現(xiàn)金的管理

  現(xiàn)金管理是企業(yè)財(cái)務(wù)部門按照國家現(xiàn)金管理制度,對現(xiàn)金的收人、支出和庫存余額進(jìn)行監(jiān)督和管理。加強(qiáng)物流企業(yè)的現(xiàn)金管理,可以節(jié)約現(xiàn)金使用,防范舞弊,減少物流企業(yè)閑置資金,提高資金使用效果。國家關(guān)于現(xiàn)金管理的規(guī)定主要包括以下幾個(gè)方面:

  1.現(xiàn)金使用范圍的規(guī)定根據(jù)規(guī)定,允許企業(yè)使用現(xiàn)金結(jié)算的有:

 ?。?)職工工資、津貼。

 ?。?)個(gè)人勞動報(bào)酬。

 ?。?)根據(jù)國家規(guī)定頒發(fā)給個(gè)人的科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)、體育等各種獎金。

 ?。?)各種勞保、福利費(fèi)用以及國家規(guī)定的對個(gè)人的其他支出。

 ?。?)向個(gè)人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價(jià)款。

 ?。?)出差人員必須隨身攜帶的差旅費(fèi)。

 ?。?)結(jié)算起點(diǎn)以下的零星支出。

  (8)中國人民銀行確定需要支付現(xiàn)金的其他支出。

  屬于上述現(xiàn)金結(jié)算范圍的支出,企業(yè)可以根據(jù)需要向銀行提取現(xiàn)金支付,不屬于上述現(xiàn)金結(jié)算范圍的款項(xiàng)支付一律通過銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。

  2.現(xiàn)金收支的規(guī)定

 ?。?)不準(zhǔn)擅自坐支現(xiàn)金。所謂坐支,即指以物流企業(yè)的現(xiàn)金收人直接用于支付各項(xiàng)開支。坐支現(xiàn)金,容易擾亂現(xiàn)金收支渠道,不便于開戶銀行對企業(yè)現(xiàn)金進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。

  (2)收人現(xiàn)金應(yīng)及時(shí)送存銀行。物流企業(yè)的現(xiàn)金收人應(yīng)于當(dāng)天送存開戶銀行,當(dāng)天送存確有困難的,應(yīng)由開戶銀行確定送存時(shí)間。

 ?。?)不準(zhǔn)編造用途套取現(xiàn)金。企業(yè)在國家規(guī)定的現(xiàn)金使用范圍和限額內(nèi)需要現(xiàn)金,應(yīng)從開戶銀行提取,提取時(shí)應(yīng)寫明用途,不得編造用途套取現(xiàn)金。

 ?。?)嚴(yán)禁“白條頂庫”。即企業(yè)不得用不符合財(cái)務(wù)制度的付款憑證頂替庫存現(xiàn)金。

  (5)不得“公款私存”。即不準(zhǔn)將企業(yè)的現(xiàn)金收人按個(gè)人儲蓄方式存人銀行,也不準(zhǔn)保留賬外公款等。

  3.庫存限額的規(guī)定

  為了加強(qiáng)現(xiàn)金管理,同時(shí)便于物流企業(yè)的日常零星開支。國家規(guī)定每個(gè)企業(yè)可以保留一定數(shù)額的庫存現(xiàn)金,稱為庫存現(xiàn)金限額。企業(yè)的庫存現(xiàn)金限額,由開戶銀行根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)需要、現(xiàn)金收支狀況和企業(yè)距離銀行的遠(yuǎn)近等實(shí)際情況核定,一般為企業(yè)3-5天的日常零星開支所需要的數(shù)量,邊遠(yuǎn)地區(qū)和交通不便的地區(qū)可多于5天,但最多不得超過15天的日常零星開支。庫存限額一經(jīng)確定就必須執(zhí)行,現(xiàn)金庫存超過限額時(shí)要于當(dāng)日送存開戶銀行,不足限額時(shí)可向開戶銀行提取。

  4.現(xiàn)金的內(nèi)部控制制度

  物流企業(yè)對現(xiàn)金的管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格實(shí)行錢賬分管制度,不得由出納員兼管稽核、會計(jì)檔案的保管和收人、費(fèi)用、債權(quán)、債務(wù)賬目的登記工作。出納員收付現(xiàn)金要有憑有據(jù),經(jīng)認(rèn)真審核后,才能收付現(xiàn)金。收付現(xiàn)金必須當(dāng)面點(diǎn)清,并認(rèn)真復(fù)核,防止發(fā)生差錯(cuò),收付后的現(xiàn)金憑證要加蓋“現(xiàn)金收訖”或“現(xiàn)金付訖”章。對于不符合手續(xù)制度的憑證,出納人員應(yīng)拒絕辦理。

 ?。ǘ┈F(xiàn)金的核算

  1.現(xiàn)金的序時(shí)核算

  為了連續(xù)、系統(tǒng)、全面記錄現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)的情況,物流企業(yè)要設(shè)置“現(xiàn)金日記賬”進(jìn)行明細(xì)核算?,F(xiàn)金日記賬為訂本式賬簿,采用三欄式賬頁,出納員應(yīng)根據(jù)審核后的原始憑證和現(xiàn)金收付款憑證按業(yè)務(wù)發(fā)生的順序,逐日逐筆序時(shí)登記。每日終了,應(yīng)結(jié)出余額,并將賬面余額與實(shí)際現(xiàn)金庫存數(shù)額核對,做到賬實(shí)相符。通過登記現(xiàn)金日記賬,可以反映現(xiàn)金增減變動和結(jié)存狀況,加強(qiáng)現(xiàn)金的管理。

  2.現(xiàn)金的總分類核算

  為了總括反映庫存現(xiàn)金的收人、支出和結(jié)存情況,物流企業(yè)通過設(shè)置“現(xiàn)金”總分類賬戶進(jìn)行核算。該賬戶借方登記現(xiàn)金的收人,貸方登記現(xiàn)金的支出,余額在借方,表示庫存現(xiàn)金的結(jié)存數(shù)。

  現(xiàn)以上列現(xiàn)金日記賬記錄的有關(guān)業(yè)務(wù)為例,說明現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理。上海申通物流公司某年5月1日發(fā)生如下現(xiàn)金收付業(yè)務(wù):

  [例1]開出現(xiàn)金支票,從銀行提取現(xiàn)金2000元備用,根據(jù)現(xiàn)金支票存根作會計(jì)分錄如下:

  借:現(xiàn)金 2000
    貸:銀行存款 2000

  [例2]本日零星運(yùn)輸收人,收到現(xiàn)金234元。應(yīng)根據(jù)普通運(yùn)輸發(fā)票記賬聯(lián)填制收款憑證,作會計(jì)分錄如下:

  借:現(xiàn)金 234
    貸:主營業(yè)務(wù)收人 234

  [例3]以現(xiàn)金購買辦公用品80元。根據(jù)普通發(fā)票填制付款憑證,作會計(jì)分錄如下:

  借:管理費(fèi)用-辦公用品 80
    貸:現(xiàn)金 80

  [例4]采購員王明因公出差,預(yù)借差旅費(fèi)1600元。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的借款單作會計(jì)分錄如下:

  借:其他應(yīng)收款-王明 1600
    貸:現(xiàn)金 1600

  [例5]收回零星應(yīng)收賬款,計(jì)現(xiàn)金60元。作會計(jì)分錄如下:

  借:現(xiàn)金 60
    貸:應(yīng)收賬款 60

  [例6]將當(dāng)日營業(yè)款234元送存銀行。作會計(jì)分錄如下:

  借:銀行存款 234
    貸:現(xiàn)金 234

 ?。ㄈ┈F(xiàn)金的清查

  為了保證賬實(shí)相符,及時(shí)發(fā)現(xiàn)或防止現(xiàn)金收付差錯(cuò)事故以及貪污、盜竊等非法行為,物流企業(yè)必須經(jīng)常對現(xiàn)金進(jìn)行清查盤點(diǎn)。出納員必須做到“日清月結(jié)”,必要時(shí)企業(yè)還可以組織清查小組定期或不定期地對現(xiàn)金進(jìn)行清查。若發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符,應(yīng)查明原因,及時(shí)處理。在未查明原因作出處理前,應(yīng)通過“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”賬戶進(jìn)行核算,待查明原因后處理時(shí)再轉(zhuǎn)人有關(guān)賬戶。

  [例7]5月6日,上海申通物流公司進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn),發(fā)現(xiàn)長款80元,原因待查。作會計(jì)分錄如下:

  借:現(xiàn)金 80
    貸:待處理財(cái)產(chǎn)損溢-待處理流動資產(chǎn)損溢 80

  [例8]5月8日,上海申通物流公司在現(xiàn)金清查中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺60元,原因待查。作會計(jì)分錄如下:

  借:待處理財(cái)產(chǎn)損溢-待處理流動資產(chǎn)損溢 60
    貸:現(xiàn)金 60

  [[例9]5月10日,經(jīng)查長款原因不明,經(jīng)批準(zhǔn)作營業(yè)外收人;短款系出納員責(zé)任,決定由出納員賠償。作會計(jì)分錄如下:

  借:待處理財(cái)產(chǎn)損溢-待處理流動資產(chǎn)損溢 80
    貸:營業(yè)外收人 80

  借:其他應(yīng)收款——××出納員 60
    貸:待處理財(cái)產(chǎn)損溢-待處理流動資產(chǎn)損溢 60

  二、銀行存款的管理與核算

  銀行存款是指物流企業(yè)存放在銀行和其他金融機(jī)構(gòu)的各種存款。它是企業(yè)貨幣資金的主要組成部分,物流企業(yè)款項(xiàng)的收付結(jié)算,主要是通過銀行轉(zhuǎn)賬來進(jìn)行的。

 ?。ㄒ唬┿y行存款的管理

  銀行存款的管理主要有以下內(nèi)容:

  1.嚴(yán)格執(zhí)行銀行賬戶的管理規(guī)定

  根據(jù)中國人民銀行《銀行賬戶管理辦法》的規(guī)定,物流企業(yè)都必須在當(dāng)?shù)劂y行開立結(jié)算賬戶,辦理存款、取款和轉(zhuǎn)賬結(jié)算。物流企業(yè)向銀行申請開立賬戶時(shí),應(yīng)填寫開戶申請書,提供當(dāng)?shù)毓ど绦姓芾頇C(jī)關(guān)核發(fā)的《營業(yè)執(zhí)照》或《企業(yè)法人執(zhí)照》正本等有關(guān)證件,并附單位財(cái)務(wù)專用章、法人、財(cái)務(wù)主管等印鑒式樣卡片。經(jīng)銀行審核同意后可開立賬戶,企業(yè)在銀行開戶后,方可進(jìn)行銀行存款的收付款業(yè)務(wù)。開戶單位在銀行開立的賬戶,只限本單位使用,銀行存款賬戶必須保留足夠資金保證支付,不準(zhǔn)簽發(fā)空頭支付憑證。

  2.加強(qiáng)銀行存款收付業(yè)務(wù)的日常管理

  對于每筆銀行存款收付業(yè)務(wù),必須由出納人員統(tǒng)一辦理。出納人員要認(rèn)真審核收付業(yè)務(wù)的合法性、合理性,及時(shí)登記銀行存款日記賬,隨時(shí)掌握銀行存款的結(jié)存情況。銀行支票的使用需得到財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn),支票簽發(fā)和印鑒保管不能由一人統(tǒng)管,必須分別由兩人以上辦理。

  3.建立和健全銀行對賬制度

  物流企業(yè)應(yīng)及時(shí)正確地記載與銀行的往來賬務(wù),遵守有關(guān)核對賬務(wù)的管理規(guī)定,對銀行存款余額必須做到日清月結(jié),及時(shí)與銀行對賬單核對賬目,月終如有差額,必須逐筆查明原因,并編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”予以調(diào)節(jié)相符,以便掌握銀行存款的收付存情況。

 ?。ǘ┿y行存款的核算

  物流企業(yè)發(fā)生的各種結(jié)算款項(xiàng),除按規(guī)定可以直接使用現(xiàn)金外,都必須通過銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。物流企業(yè)必須以銀行結(jié)算戶存款收付亞務(wù)所規(guī)定的手續(xù)取得各種銀行結(jié)算憑證,如匯票、支票、本票、委托收款、托收承付等結(jié)算憑證,作為收付款的原始憑證。原始憑證經(jīng)財(cái)會主管人員審核簽證后,據(jù)以填制銀行結(jié)算戶存款收款憑證或付款憑證,才能作為銀行結(jié)算戶收付款項(xiàng)的記賬依據(jù)。

  物流企業(yè)將現(xiàn)金存人銀行時(shí),應(yīng)填制一式二聯(lián)的現(xiàn)金交款單,連同現(xiàn)金一并送交銀行,經(jīng)銀行點(diǎn)收無誤,在現(xiàn)金交款單的回單聯(lián)上加蓋“收訖”戳記后退還企業(yè),作為人賬的原始憑證。凡是涉及物流企業(yè)結(jié)算戶存款增加的業(yè)務(wù),均以銀行蓋章后送交或退回企業(yè)的有關(guān)原始憑證,作為企業(yè)銀行存款收人的人賬依據(jù)。

  當(dāng)物流企業(yè)從銀行提取現(xiàn)金或支付款項(xiàng)時(shí),應(yīng)簽發(fā)現(xiàn)金支票或其他結(jié)算憑證,由銀行付款轉(zhuǎn)賬,以企業(yè)的支票存根或其他結(jié)算憑證的回單,作為付款人賬的原始憑證。對結(jié)算辦法規(guī)定從物流企業(yè)結(jié)算戶存款中劃出款項(xiàng),以銀行辦理轉(zhuǎn)出款項(xiàng)后的付款通知,作為付款人賬的依據(jù)。

  為了總括地核算和反映物流企業(yè)在銀行結(jié)算戶存款的收人、付出和結(jié)存情況,企業(yè)應(yīng)設(shè)置“銀行存款”賬戶進(jìn)行總分類核算?!般y行存款”賬戶的借方根據(jù)有關(guān)收款憑證登記,貸方根據(jù)有關(guān)付款憑證登記,余額在借方,表示銀行存款的結(jié)余數(shù)。

  現(xiàn)以上海申通物流公司的銀行存款收付業(yè)務(wù)說明如下:

  [例10]開出轉(zhuǎn)賬支票一張,支付購料款5000元,增值稅850元。作會計(jì)分錄如下:

  借:原材料 5850
    貸:銀行存款 5850

  [例11]月末,收到營業(yè)款現(xiàn)金收人6200元,存人銀行。作會計(jì)分錄如下:

  借:銀行存款 6200
    貸:主營業(yè)務(wù)收人 6200

  [例12]]支付行政管理部門電話費(fèi)3000元。作會計(jì)分錄如下:

  借:管理費(fèi)用 3000
    貸:銀行存款 3000

  [例13]購人一臺檢測設(shè)備,稅費(fèi)合計(jì)61400元,即日交付使用。作會計(jì)分錄如下:

  借:固定資產(chǎn) 61400
    貸:銀行存款 61400

  [例14]將庫存超限額現(xiàn)金6000元,存人銀行,根據(jù)交款單作會計(jì)處理。作會計(jì)分錄如下:

  借:銀行存款 6000
    貸:現(xiàn)金 6000

  物流企業(yè)除通過“銀行存款”賬戶進(jìn)行總分類核算外,還須設(shè)立“銀行存款日記賬”進(jìn)行序時(shí)明細(xì)分類核算,以加強(qiáng)對銀行結(jié)算戶存款的管理和監(jiān)督。物流企業(yè)在每天的銀行存款收付業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),由出納員根據(jù)審核后的收付憑證序時(shí)逐筆登記,每日終了,結(jié)出本日結(jié)存數(shù)。月末,結(jié)出本月收人、付出的合計(jì)數(shù)和結(jié)存數(shù)。同時(shí)與銀行存款總分類賬的借貸方發(fā)生額和期末余額核對相符?!般y行存款日記賬”一般采用訂式、三欄式賬頁,其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和登記方法與現(xiàn)金日記賬基本相同。

 ?。ㄈ┿y行存款的清查

  為了及時(shí)了解銀行存款的收支情況,避免銀行賬目發(fā)生差錯(cuò),物流企業(yè)必須定期(每月至少一次)將銀行存款日記賬與銀行送交的對賬單逐筆核對。核對中發(fā)現(xiàn)雙方余額不一致時(shí)要及時(shí)查找原因。若是記賬錯(cuò)誤,應(yīng)立即更正。除了記賬錯(cuò)誤外,還可能由于未達(dá)賬項(xiàng)所造成的。所謂未達(dá)賬項(xiàng)是指由于結(jié)算憑證傳遞時(shí)間差異造成的銀行與企業(yè)之間一方已經(jīng)人賬,而另一方尚未人賬的賬款。未達(dá)賬項(xiàng)一般有以下幾種情況: 經(jīng)上述調(diào)整后的銀行存款余額為196500元,是物流企業(yè)月末可以動用的銀行存款實(shí)有數(shù)額。經(jīng)過調(diào)整后雙方余額相等,一般說明雙方賬目沒有錯(cuò)誤。如果調(diào)整后余額不相等,則可能是銀行記賬有誤,也可能是企業(yè)記賬有誤,應(yīng)查明原因予以更正。值得注意的是,銀行存款余額調(diào)節(jié)表并不是原始憑證,不能據(jù)以調(diào)整銀行存款賬面記錄。只有等到有關(guān)銀行結(jié)算憑證到達(dá)物流企業(yè),才能根據(jù)收到的結(jié)算憑證進(jìn)行賬務(wù)處理。

  三、其他貨幣資金的管理與核算

 ?。ㄒ唬┢渌泿刨Y金的概念

  其他貨幣資金是指除現(xiàn)金、銀行存款以外的其他各種貨幣資金。其他貨幣資金就其性質(zhì)來說,與現(xiàn)金、銀行存款一樣。同屬于貨幣資金,但是由于存放地點(diǎn)和用途不同,在會計(jì)上分別進(jìn)行核算。其他貨幣資金的主要內(nèi)容包括外埠存款、銀行匯票存款、銀行本票存款、信用卡存款、信用證保證金存款、存出投資款等。

 ?。?)外埠存款是指物流企業(yè)到外地進(jìn)行臨時(shí)或零星采購業(yè)務(wù)時(shí),企業(yè)匯往采購地銀行開立采購專戶的款項(xiàng)。

 ?。?)銀行匯票存款是指物流企業(yè)為取得銀行匯票而按規(guī)定存人銀行的款項(xiàng)。

 ?。?)銀行本票存款是指物流企業(yè)為取得銀行本票按規(guī)定存人銀行的款項(xiàng)。

 ?。?)信用卡存款是指物流企業(yè)為取得信用卡按規(guī)定存人銀行信用卡的款項(xiàng)。

 ?。?)信用證保證金存款是指物流企業(yè)為取得信用證按規(guī)定存人銀行的保證金。

  (6)存出投資款是指物流企業(yè)已存人證券公司但尚未進(jìn)行短期投資的款項(xiàng)。

  (二)其他貨幣資金的核算

  為了正確反映其他貨幣資金的形成和使用等情況,物流企業(yè)應(yīng)設(shè)置“其他貨幣資金”總分類賬戶,下設(shè)“外埠存款”、“銀行匯票”、“銀行本票”、“信用卡”、“信用證保證金”、“存出投資款”等明細(xì)賬戶?!捌渌泿刨Y金”賬戶的借方登記其他貨幣資金的增加額,貸方登記其他貨幣資金的減少額,期末借方余額表示其他貨幣資金的結(jié)余額。

  銀行匯票存款、銀行本票存款的賬務(wù)處理與結(jié)算方式有直接關(guān)系,留待本章第二節(jié)“物流企業(yè)轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式”中一并說明,現(xiàn)舉例說明其貨幣資金業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理方法:

  [例15]4月2日,上海申通物流公司,委托當(dāng)?shù)亻_戶銀行將5000元存款匯往外地采購點(diǎn)銀行開立采購專戶,4月16日,收到采購員交來上述供應(yīng)單位發(fā)票賬單,計(jì)材料價(jià)款4680元,根據(jù)匯款回單聯(lián),作會計(jì)分錄如下:

  4月2日:

  借:其他貨幣資金-外埠存款 5000
    貸:銀行存款 5000

  4月16日:

  借:在途物資 4680
    貸:其他貨幣資金-外埠存款 4680

  4月18日,接銀行通知,退回多余款320元,轉(zhuǎn)人銀行存款賬戶。作會計(jì)分錄如下:

  借:銀行存款 320
    貸:其他貨幣資金-外埠存款 320

  [例16]上海申通物流公司于9月6日向發(fā)卡銀行申請使用信用卡,從其基本存款戶中支付信用卡備用金20000元。9月30日,上海申通物流公司憑卡支付業(yè)務(wù)招待費(fèi)1800元。作會計(jì)分錄如下:

  9月6日:

  借:其他貨幣資金-信用卡 20000
    貸:銀行存款 20000

  9月30日:

  借:管理費(fèi)用 1800
    貸:其他貨幣資金-信用卡 1800

  [例17]上海申通物流公司進(jìn)口商品一批,價(jià)款按當(dāng)日匯率折算為人民幣83000元。10月6日,向銀行交存保證金,申請開立信用證,該物流公司記賬本位幣為人民幣。作會計(jì)分錄如下:

  10月6日:

  借:其他貨幣資金——信用證 83000
    貸::銀行存款-美元戶 83000

  11月30日,接進(jìn)口商品發(fā)貨單、提貨單及信用證結(jié)算憑證,審核無誤,以信用證存款支付,商品尚未運(yùn)達(dá)公司。作會計(jì)分錄如下:

  借:在途物資 83000
    貸:其他貨幣資金-信用證保證金 83000

  物流企業(yè)向證券公司劃出資金時(shí),按實(shí)際劃出的金額借記“其他貨幣資金-存出投資款”賬戶,貸記“銀行存款”賬尸;購買股票、債券等時(shí),按實(shí)際發(fā)生的金額,借記“短期投資”賬戶,貸記“其他貨幣資金-存出投資款”賬戶。

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