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ERP系統(tǒng)除了計(jì)劃管理的動(dòng)態(tài)統(tǒng)一性和模擬預(yù)見(jiàn)性之外，在企業(yè)的組織管理模式上同樣具有組織結(jié)構(gòu)的靈活性和權(quán)責(zé)的透明性等特點(diǎn)。這主要由于在ERP軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)吸納了豐富的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)模式，通過(guò)系統(tǒng)配置可以對(duì)不同行業(yè)和不同規(guī)模的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)置，然后結(jié)合財(cái)務(wù)系統(tǒng)、物料系統(tǒng)、生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)和管理會(huì)計(jì)對(duì)不同組織層次上的資源進(jìn)行計(jì)劃和核算，使得以銷售訂單貫穿起來(lái)的企業(yè)流程掛上不同的成本中心和活動(dòng)成本，形成扁平化的網(wǎng)狀型動(dòng)態(tài)組織運(yùn)作模式。
例如，國(guó)際著名的ERP軟件公司SAP的R/3系統(tǒng)在企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置上不受企業(yè)規(guī)模的限制，小到一個(gè)銷售代理辦事處，大到一個(gè)跨國(guó)集團(tuán)均可使用同一套財(cái)務(wù)軟件模塊和管理會(huì)計(jì)模塊，這主要是因?yàn)镽/3系統(tǒng)內(nèi)部可以根據(jù)不同國(guó)家和地區(qū)的公司進(jìn)行會(huì)計(jì)科目設(shè)置，依據(jù)要求進(jìn)行法定會(huì)計(jì)合并。此外，R/3系統(tǒng)中財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的組織結(jié)構(gòu)和管理會(huì)計(jì)中的組織結(jié)構(gòu)是密切相關(guān)的，主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)科目表中的費(fèi)用、收入和成本要素同時(shí)也是管理會(huì)計(jì)中的費(fèi)用、收入要素，只不過(guò)管理會(huì)計(jì)中的科目設(shè)置對(duì)象比財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的科目設(shè)置對(duì)象要靈活得多，如成本中心、面向成本規(guī)劃和分配的訂單、工程項(xiàng)目、采購(gòu)訂單、工作分解結(jié)構(gòu)要素、物料、經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域等都可以設(shè)置為管理會(huì)計(jì)的科目。因此，當(dāng)原始憑證中的會(huì)計(jì)要素輸入到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中時(shí)，由于ERP管理會(huì)計(jì)同時(shí)設(shè)置了內(nèi)部會(huì)計(jì)總結(jié)構(gòu)，這些原始憑證中的數(shù)據(jù)也同時(shí)被收集到管理會(huì)計(jì)的相應(yīng)科目中。這樣一次性輸入的會(huì)計(jì)要素即多次被財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、利潤(rùn)中心會(huì)計(jì)、成本要素會(huì)計(jì)等多次使用，既節(jié)約了人工，也保證了數(shù)據(jù)的一致性，為多維報(bào)表分析提供了數(shù)據(jù)來(lái)源。
在管理會(huì)計(jì)的組織設(shè)置上，中外ERP軟件系統(tǒng)差別很大，可以說(shuō)國(guó)產(chǎn)ERP軟件還沒(méi)有組織設(shè)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)。仍然以R/3為例，在管理會(huì)計(jì)中主要有三個(gè)組織層次：①成本控制范圍，是管理會(huì)計(jì)的最高組織單位，但是成本控制范圍位于總公司之下而高于分公司，一個(gè)成本控制范圍可以包含一個(gè)或者多個(gè)公司的成本控制，可以包含多個(gè)公司代碼，也支持多種貨幣，但是與此相關(guān)的公司代碼必須使用同一個(gè)會(huì)計(jì)科目表，以就是說(shuō)一個(gè)總公司對(duì)外有統(tǒng)一的會(huì)計(jì)總報(bào)表，方便投資人了解企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債和損益情況。②投資中心、利潤(rùn)中心、成本中心，為成本范圍管理下的企業(yè)部門。③作業(yè)類型，是管理會(huì)計(jì)中最基層的組織單元，是位于成本中心的基本核算要素。這是因?yàn)橥ㄟ^(guò)利用作業(yè)類型把成本中心中的作業(yè)價(jià)值核算進(jìn)行了基本分類，是以市場(chǎng)的觀點(diǎn)來(lái)計(jì)算成本中心的作業(yè)價(jià)格，調(diào)整作業(yè)類型以反映出成本的變動(dòng)，因此可以在作業(yè)類型上來(lái)進(jìn)行成本規(guī)劃、成本控制、成本核算。
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筆者根據(jù)近年來(lái)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一方面，我國(guó)企業(yè)對(duì)管理會(huì)計(jì)的需求已經(jīng)成熟，但卻沒(méi)有合適的國(guó)產(chǎn)管理會(huì)計(jì)軟件可以購(gòu)買；另一方面，由于我國(guó)會(huì)計(jì)研究人員和軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)人員對(duì)組織管理和管理會(huì)計(jì)的認(rèn)識(shí)不足，忽視了管理會(huì)計(jì)的實(shí)務(wù)研究，從而阻礙了我國(guó)ERP軟件系統(tǒng)的升級(jí)。因此，筆者認(rèn)為，應(yīng)以企業(yè)組織設(shè)計(jì)和管理會(huì)計(jì)為突破口，提升國(guó)產(chǎn)ERP軟件的競(jìng)爭(zhēng)力。
1.強(qiáng)組織變革，實(shí)施管理會(huì)計(jì)，提高企業(yè)效益。我國(guó)絕大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有實(shí)施以管理會(huì)計(jì)為核心的責(zé)任會(huì)計(jì)，尤其是企業(yè)規(guī)模大、跨地域經(jīng)營(yíng)的集團(tuán)公司很難做到管理會(huì)計(jì)信息的及時(shí)處理，難以動(dòng)態(tài)計(jì)量企業(yè)的量本利情況。因此，可借鑒國(guó)外ERP系統(tǒng)中同時(shí)支持財(cái)務(wù)管理和管理會(huì)計(jì)功能的做法，實(shí)施ERP系統(tǒng)中的管理會(huì)計(jì)功能時(shí)全面利用管理會(huì)計(jì)的責(zé)任中心會(huì)計(jì)、利潤(rùn)中心會(huì)計(jì)、獲利分析，而且只需要一次性輸入原始數(shù)據(jù)就可以進(jìn)行多重賬務(wù)處理，通過(guò)框定成本預(yù)算來(lái)降低企業(yè)成本。
2.引入業(yè)務(wù)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)管理會(huì)計(jì)的權(quán)責(zé)匹配。業(yè)務(wù)規(guī)則，是一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)必須遵守的原則或規(guī)則，是業(yè)務(wù)人員處理一項(xiàng)業(yè)務(wù)的依據(jù)。業(yè)務(wù)規(guī)則依賴于業(yè)務(wù)發(fā)生的邊界條件和限制范圍，這些邊界條件和限制范圍可以歸納為描述規(guī)則的“條件”。條件是指處理業(yè)務(wù)時(shí)出現(xiàn)的各種情況，如倉(cāng)庫(kù)的發(fā)料業(yè)務(wù)中，“當(dāng)領(lǐng)料單上所要的材料沒(méi)有庫(kù)存時(shí)”即是一種條件，而“行動(dòng)”則是指在對(duì)應(yīng)的條件下，業(yè)務(wù)人員所應(yīng)采取的措施。因此，對(duì)于業(yè)務(wù)發(fā)生的限制范圍需要詳細(xì)地通過(guò)組織單元來(lái)規(guī)定。
以ERP系統(tǒng)中的計(jì)價(jià)條件為例，可以看出管理會(huì)計(jì)的方法滲透到了系統(tǒng)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)則和條件中，系統(tǒng)中的物料管理和銷售管理都有定價(jià)條件，由于銷售和采購(gòu)是兩個(gè)本質(zhì)上一樣的流程，可以稱為互反的流程，銷售定價(jià)和采購(gòu)定價(jià)的處理邏輯是一樣的。因此，僅以采購(gòu)定價(jià)條件來(lái)分析組織管理、權(quán)限控制、產(chǎn)品組合等綜合會(huì)計(jì)要素在ERP中的互動(dòng)關(guān)系。由于現(xiàn)代企業(yè)是多分銷地點(diǎn)、多工廠、多品牌、小批量、快節(jié)拍的制造或者服務(wù)企業(yè)，因此，多數(shù)集團(tuán)公司下屬的子公司、同一個(gè)公司的不同采購(gòu)部門、不同的供應(yīng)商有不同的定價(jià)過(guò)程和不同的采購(gòu)價(jià)格，而且采購(gòu)價(jià)格的有效期不同，因此，必須首先在不同的組織單元層次定義“定價(jià)條件”，依據(jù)不同的計(jì)價(jià)條件來(lái)自動(dòng)計(jì)算物料的采購(gòu)價(jià)格、發(fā)貨費(fèi)用、現(xiàn)金折扣、依據(jù)百分比或者絕對(duì)值計(jì)算的附加費(fèi)，把這些條件和采購(gòu)的物料或者服務(wù)項(xiàng)目一起附加到采購(gòu)合同中，這樣可以實(shí)現(xiàn)集中控制與分散經(jīng)營(yíng)的聯(lián)合。因此，要求國(guó)產(chǎn)ERP軟件系統(tǒng)在定義組織分工的基礎(chǔ)上分類定義采購(gòu)條件，并且針對(duì)每個(gè)定價(jià)條件規(guī)定是否可以做手工藝修改和修改的百分比或者絕對(duì)值的限度，這樣可以方便采購(gòu)權(quán)限的控制，也可以增加采購(gòu)價(jià)格變動(dòng)的靈活性。
以往的會(huì)計(jì)電算化軟件是難以實(shí)現(xiàn)條件處理的，主要是對(duì)已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)憑證的錄入，是從原始憑證、記賬憑證向總賬的數(shù)據(jù)匯總，中間難以對(duì)不同數(shù)量、不同組織權(quán)限下的數(shù)據(jù)進(jìn)行二次處理，這樣難以做到數(shù)據(jù)的細(xì)化和分類匯總。因此，引入業(yè)務(wù)規(guī)則的概念和體系是下一步我國(guó)ERP軟件中管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)部分的主要內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上，可以對(duì)預(yù)算、成本引入模擬功能。例如，在發(fā)出采購(gòu)訂單前，采購(gòu)人員可以對(duì)任何數(shù)量的訂單的價(jià)格、折扣、交貨費(fèi)用進(jìn)行仿真，以此對(duì)比分析不同采購(gòu)商對(duì)某個(gè)物料或者某個(gè)物料的價(jià)格和條件進(jìn)行假定價(jià)格分析。
3.引入預(yù)算管理，基于預(yù)算來(lái)控制資金運(yùn)動(dòng)。預(yù)算和物料需求計(jì)劃一樣是管理會(huì)計(jì)的核心，體現(xiàn)了計(jì)劃是管理的首要職能。而制定計(jì)劃必須使得企業(yè)的資金的動(dòng)態(tài)消耗有準(zhǔn)確的記錄和核算，而且必須和每個(gè)預(yù)算期間的物料庫(kù)存和采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃中物料預(yù)計(jì)接受量相一致，如果企業(yè)沒(méi)有對(duì)物料計(jì)劃的動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制，那么就做不到對(duì)依附于物料之上的資金計(jì)劃的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，也就做不出科學(xué)合理的預(yù)算。企業(yè)所做出的預(yù)算不能滿足資金的預(yù)測(cè)性需求，那么將難以對(duì)不足預(yù)算進(jìn)行報(bào)警，對(duì)于超過(guò)預(yù)算的生產(chǎn)部分不能自動(dòng)產(chǎn)生新的預(yù)算申請(qǐng)。
預(yù)算計(jì)劃有預(yù)算的期間，企業(yè)可以按照年、季、月、周、日來(lái)安排不同部門的預(yù)算，為了保證預(yù)算的準(zhǔn)確性，可以依據(jù)預(yù)算需求和消耗大小確立預(yù)算的期間。因此，預(yù)算的凈值計(jì)算是預(yù)算的核心，準(zhǔn)確地計(jì)算預(yù)算的凈值是保證預(yù)算計(jì)劃的前提，企業(yè)每一筆業(yè)務(wù)的資金發(fā)生需要自動(dòng)扣減預(yù)算，所剩的預(yù)算供下一部分的生產(chǎn)銷售來(lái)消耗。如果對(duì)于某些業(yè)務(wù)活動(dòng)將占用預(yù)算的額度進(jìn)行預(yù)先分配，那么就會(huì)發(fā)生看似有預(yù)算實(shí)際已被占用的沖突，因此，預(yù)算和庫(kù)存一樣要有狀態(tài)監(jiān)控，需要對(duì)預(yù)算的占用、取消、審核和釋放等過(guò)程和狀態(tài)進(jìn)行控制，這樣就能夠保證預(yù)算的準(zhǔn)確性。
此外，在ERP軟件中要如同考慮主生產(chǎn)計(jì)劃員一樣設(shè)立主預(yù)算員，在組織的分工和角色扮演上要做相應(yīng)的設(shè)置。這樣可以保障預(yù)算員在企業(yè)的地位，通過(guò)預(yù)算功能在管理會(huì)計(jì)中的完善來(lái)保障預(yù)算獨(dú)立于財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)之外。此外，預(yù)算人員周期性地跟蹤預(yù)算和預(yù)算的執(zhí)行可以對(duì)業(yè)務(wù)量成批更新，保證企業(yè)的各個(gè)部門的預(yù)算需求，符合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作計(jì)劃，從而不斷地滿足當(dāng)前資金的消耗情況，實(shí)現(xiàn)物流與資金流、信息流的同步。
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