計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展及其在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用,推動(dòng)了計(jì)算機(jī)實(shí)時(shí)審計(jì)。當(dāng)會(huì)計(jì)信息處理實(shí)現(xiàn)了電算化之后,在計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)和電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)之間便有了利用計(jì)算機(jī)介質(zhì)快捷傳遞數(shù)據(jù)的可能性。在會(huì)計(jì)軟件中預(yù)留審計(jì)接口,這是一種可行的方法,本文試圖作一探索。
一、會(huì)計(jì)軟件中預(yù)留審計(jì)接口的可行性
首先,在會(huì)計(jì)軟件與審計(jì)軟件之間建立嚴(yán)密的接口,使會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)快速流暢地通過(guò)接口通道進(jìn)入審計(jì)系統(tǒng),解決了電算化審計(jì)系統(tǒng)中的輸入瓶頸問(wèn)題,極大地提高了審計(jì)效率,降低了審計(jì)成本。而審計(jì)機(jī)構(gòu)和審計(jì)人員將更樂(lè)于接受具有審計(jì)接口的會(huì)計(jì)軟件處理的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的審計(jì),并可能愿意實(shí)行鼓勵(lì)措施,如降低審計(jì)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),提供審計(jì)優(yōu)先權(quán),縮短出具審計(jì)報(bào)告的時(shí)間等,這又導(dǎo)致了會(huì)計(jì)電算化成本的降低,促進(jìn)企事業(yè)單位轉(zhuǎn)換手工會(huì)計(jì)系統(tǒng),建立電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng),從而促進(jìn)電算化會(huì)計(jì)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。對(duì)于會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)商來(lái)說(shuō),具有審計(jì)接口的會(huì)計(jì)軟件將更受使用者的青睞,更具市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
其次,從技術(shù)上看,由會(huì)計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)者在自己開(kāi)發(fā)的會(huì)計(jì)軟件中預(yù)留審計(jì)接口,應(yīng)該不是件困難的事,因?yàn)闀?huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理過(guò)程及其存儲(chǔ)對(duì)他們來(lái)說(shuō)是透明的,只不過(guò)是將本以某種加密或壓縮輸出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)改為直接以標(biāo)準(zhǔn)的廣為接受的格式輸出,而這種格式的標(biāo)準(zhǔn)——會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)已由中國(guó)軟件行業(yè)協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)與管理軟件分會(huì)制定,并于1998年5月發(fā)布。
二、預(yù)留審計(jì)功能接口
會(huì)計(jì)軟件和審計(jì)軟件之間的接口包括功能接口和數(shù)據(jù)接口,功能接口是實(shí)現(xiàn)不同軟件之間數(shù)據(jù)交換的程序或模塊功能。對(duì)于會(huì)計(jì)軟件中預(yù)留的審計(jì)接口功能而言這種數(shù)據(jù)交換是單向的,即只能從會(huì)計(jì)系統(tǒng)傳給審計(jì)系統(tǒng),而不能由審計(jì)系統(tǒng)傳給會(huì)計(jì)系統(tǒng)。這種傳輸,對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)而言,是一種輸出。在現(xiàn)有會(huì)計(jì)軟件中,對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出功能隨處可見(jiàn),如會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份、憑證賬表的查詢(屏幕輸出)和打印,甚至還有一個(gè)直接的輸出(或?qū)С、遷出)功能,但它們一般不能直接作為審計(jì)功能接口。因?yàn)閿?shù)據(jù)備份一般是以某種壓縮或加密的方式將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到會(huì)計(jì)系統(tǒng)所在硬盤(pán)或軟盤(pán)中,它是封閉的而不是開(kāi)放的;憑證賬表的查詢與打印輸出,盡管是肉眼可見(jiàn)的明文形式,但其不能直接為計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)所接受;數(shù)據(jù)輸出功能一般也只是輸出的同一會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)內(nèi)部供二次開(kāi)發(fā)使用。所以必須在會(huì)計(jì)軟件中單獨(dú)設(shè)計(jì)一個(gè)功能模塊,作為審計(jì)功能接口。
對(duì)企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)的主體,既可能是外部審計(jì)組織(包括國(guó)家審計(jì)和民間審計(jì)),也可能是內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)(內(nèi)部審計(jì))。對(duì)于外部審計(jì),審計(jì)主體必須要使用自己的計(jì)算機(jī)和審計(jì)軟件進(jìn)行審計(jì),因此被審單位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須通過(guò)審計(jì)接口流出本單位的計(jì)算機(jī)系統(tǒng),而為另一個(gè)系統(tǒng)——審計(jì)主體的審計(jì)系統(tǒng)所接受。這種接口可稱為外部接口或?qū)ν饨涌。?duì)于內(nèi)部審計(jì),審計(jì)主體是本單位的審計(jì)人員,審計(jì)系統(tǒng)與會(huì)計(jì)系統(tǒng)可能都在同一個(gè)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中,甚至可能在同一臺(tái)計(jì)算機(jī)中。此時(shí),數(shù)據(jù)的傳遞更為便捷,其審計(jì)功能接口,既可以象外部審計(jì)接口一樣,將審計(jì)系統(tǒng)與會(huì)計(jì)系統(tǒng)作為兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸,也可以將會(huì)計(jì)系統(tǒng)和審計(jì)系統(tǒng)結(jié)合起來(lái),作為一個(gè)“會(huì)計(jì)審計(jì)系統(tǒng)”,此時(shí)會(huì)計(jì)系統(tǒng)和審計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞就可以在“會(huì)計(jì)審計(jì)系統(tǒng)”內(nèi)部進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)這一功能的接口可稱為內(nèi)部審計(jì)接口或?qū)?nèi)審計(jì)接口。對(duì)內(nèi)審計(jì)接口與對(duì)外審計(jì)接口在設(shè)計(jì)上應(yīng)該是不同的。
1、對(duì)外審計(jì)功能接口:對(duì)外接口的基本功能是將會(huì)計(jì)系統(tǒng)中有關(guān)數(shù)據(jù)按照審計(jì)系統(tǒng)能夠接受的格式輸出,主要應(yīng)包括:
。1)使用權(quán)限控制。會(huì)計(jì)信息具有秘密性,它不能提供給無(wú)關(guān)人員,而審計(jì)接口輸出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是標(biāo)準(zhǔn)而完整的,所以必須對(duì)其使用進(jìn)行嚴(yán)格的限制,只有得到系統(tǒng)管理員授權(quán)并通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的身份驗(yàn)證才能使用這一功能。
。2)格式轉(zhuǎn)換。各種會(huì)計(jì)軟件可能使用不同的開(kāi)發(fā)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù),它們必須轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)格式才能被審計(jì)系統(tǒng)直接接受。
。3)數(shù)據(jù)傳遞。要能根據(jù)審計(jì)人員的要求,將指定的部分?jǐn)?shù)據(jù)或全部數(shù)據(jù)傳遞到指定的審計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中去,指定會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)要根根審計(jì)范圍的要求確定,指定的數(shù)據(jù)庫(kù)地址可以是軟盤(pán),也可以是在與Internet相連的審計(jì)系統(tǒng)所在的計(jì)算機(jī)上。
2、對(duì)內(nèi)審計(jì)功能接口:對(duì)內(nèi)接口用于會(huì)計(jì)系統(tǒng)與內(nèi)部審計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞。一般而言,由于會(huì)計(jì)與內(nèi)審的密切關(guān)系,這兩個(gè)系統(tǒng)往往會(huì)被結(jié)合在一起,形成“會(huì)計(jì)審計(jì)系統(tǒng)”。在這個(gè)“會(huì)計(jì)審計(jì)系統(tǒng)”中,如果會(huì)計(jì)系統(tǒng)與審計(jì)系統(tǒng)的結(jié)合是松散的,兩者的運(yùn)行是完全獨(dú)立的,那么這種對(duì)內(nèi)審計(jì)接口就可以象對(duì)外審計(jì)接口那樣進(jìn)行設(shè)計(jì)。但是如果會(huì)計(jì)系統(tǒng)和審計(jì)系統(tǒng)的結(jié)合是緊密型的,兩者都是一個(gè)統(tǒng)一的“會(huì)計(jì)審計(jì)系統(tǒng)”軟件的一部分,或者在會(huì)計(jì)軟件中內(nèi)置有一個(gè)審計(jì)器,以執(zhí)行內(nèi)部審計(jì)的功能,這種情況下的審計(jì)接口就是真正的對(duì)內(nèi)審計(jì)接口,它在設(shè)計(jì)上就會(huì)有所不同:
。1)使用權(quán)限控制的層次必須增加。沒(méi)有審計(jì)器的會(huì)計(jì)軟件在權(quán)限控制中,由會(huì)計(jì)主管級(jí)的系統(tǒng)管理員設(shè)定全部操作員并授權(quán)即可,但設(shè)有內(nèi)部審計(jì)器的會(huì)計(jì)軟件,由于會(huì)計(jì)職務(wù)與審計(jì)職務(wù)的不相容性,必須增加控制層次,要由兼管(不是兼任)會(huì)計(jì)工作和內(nèi)審工作的總會(huì)計(jì)師或企業(yè)副職擔(dān)任系統(tǒng)管理員,由其指定會(huì)計(jì)主管和審計(jì)主管,再由會(huì)計(jì)主管和審計(jì)主管分別指定會(huì)計(jì)人員和審計(jì)人員,并授予相應(yīng)權(quán)限。
。2)由于會(huì)計(jì)軟件和審計(jì)軟件實(shí)質(zhì)上是同一軟件的不同組成部分,它們由同一開(kāi)發(fā)商使用同一平臺(tái)、同一數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)而成,在數(shù)據(jù)格式是一致的,不存在格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題。
(3)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的直接傳送。由于內(nèi)置審計(jì)器對(duì)審計(jì)接口設(shè)計(jì)者是透明的,故而可以直接在審計(jì)功能接口中指明會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳送的目的地址,甚至可以越過(guò)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳送步驟,而直接利用內(nèi)部審計(jì)器從有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)中取數(shù)。至于內(nèi)部審計(jì)器的功能結(jié)構(gòu)可參照一般的通用審計(jì)軟件,在此不再贅述。
三、預(yù)留審計(jì)數(shù)據(jù)接口
數(shù)據(jù)接口是不同軟件之間交換數(shù)據(jù)的格式規(guī)范,它是通過(guò)接口來(lái)實(shí)現(xiàn)的。如果審計(jì)系統(tǒng)只是會(huì)計(jì)軟件中內(nèi)置的一個(gè)簡(jiǎn)單的審計(jì)器,或者審計(jì)系統(tǒng)是與會(huì)計(jì)系統(tǒng)緊密結(jié)合在一起的“會(huì)計(jì)審計(jì)系統(tǒng)”軟件的一部分,那么會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與審計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)在格式上是一致的。但是如果審計(jì)系統(tǒng)是獨(dú)立于會(huì)計(jì)系統(tǒng)之外的,就需要按一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。會(huì)計(jì)軟件中預(yù)留的審計(jì)數(shù)據(jù)接口,指的就是這種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)。
與可以由各會(huì)計(jì)軟件商自行設(shè)計(jì)的審計(jì)功能接口不同,會(huì)計(jì)軟件中預(yù)留的審計(jì)數(shù)據(jù)接口應(yīng)該是一個(gè)由公認(rèn)的權(quán)威組織或機(jī)構(gòu)制定的統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式規(guī)范。因?yàn)槲覈?guó)的會(huì)計(jì)軟件和審計(jì)軟件最終都選擇了商品化發(fā)展的道路,而軟件行業(yè)的市場(chǎng)準(zhǔn)入門(mén)檻相對(duì)較低,競(jìng)爭(zhēng)空前激烈。為各方普遍接受的權(quán)威組織或機(jī)構(gòu)可以是財(cái)政部、審計(jì)署,也可以是會(huì)計(jì)審計(jì)軟件的全國(guó)性行業(yè)組織。考慮到我國(guó)的財(cái)政部、審計(jì)署等政府機(jī)構(gòu)主要是進(jìn)行宏觀管理,會(huì)計(jì)軟件中審計(jì)數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)則是一個(gè)純技術(shù)性的規(guī)范,由行業(yè)組織來(lái)制定也許更為合適。很明顯,我國(guó)的會(huì)計(jì)軟件發(fā)展要比審計(jì)軟件成熟得多,審計(jì)軟件甚至還沒(méi)有評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)和辦法出臺(tái),還沒(méi)有一個(gè)全國(guó)性的行業(yè)組織,在這種情況下,全國(guó)性的會(huì)計(jì)軟件行業(yè)組織中國(guó)軟件協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)與企業(yè)管理分會(huì)可擔(dān)當(dāng)此任。該分會(huì)在1998年5月曾發(fā)布了《中國(guó)財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)》,從國(guó)內(nèi)目前主要審計(jì)軟件都支持這個(gè)接口標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看,它已經(jīng)同時(shí)成為事實(shí)上的審計(jì)數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。
《中國(guó)財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)》是我國(guó)財(cái)務(wù)及企業(yè)管理軟件行業(yè)第一個(gè)共同規(guī)范,其本意在于增進(jìn)財(cái)務(wù)軟件之間的交流,便于相互數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,并為用戶的特殊需求和二次開(kāi)發(fā)提供數(shù)據(jù)接口。以此作為審計(jì)數(shù)據(jù)接口,是最為合適的,它使審計(jì)數(shù)據(jù)接口與傳送到其它財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口完全一致,極大地簡(jiǎn)化了軟件的設(shè)計(jì)工作。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定:數(shù)據(jù)交換以計(jì)算機(jī)文件為媒介,計(jì)算機(jī)文件可分為格式定義文件和數(shù)據(jù)文件兩類。格式定義文件描述數(shù)據(jù)來(lái)源、數(shù)據(jù)庫(kù)文件名、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及一些用戶定義信息,分為賬套、會(huì)計(jì)月歷、科目、貨幣、憑證、余額、報(bào)表七個(gè)段,每個(gè)段中有若干項(xiàng)目,用戶可以根據(jù)需要增加自定義段或項(xiàng)目,并給出了相應(yīng)的語(yǔ)法說(shuō)明。格式定義文件定義了用來(lái)存放會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)交換的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)文件,真正的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)則保存在數(shù)據(jù)文件中。數(shù)據(jù)文件必須以文本方式保存,一條記錄一行,行與行之間以“回車換行”分隔;一個(gè)數(shù)據(jù)文件中每一行的字段數(shù)必須相同,數(shù)值型字段左對(duì)齊,其余類型數(shù)據(jù)右對(duì)齊。顯然,幾乎任何一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)都可以利用自身的命令(語(yǔ)句)或菜單功能輕易地將數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換成符合上述要求的格式。
會(huì)計(jì)軟件中預(yù)留審計(jì)接口研究
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