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企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化前需要做那些準(zhǔn)備工作?

2002-3-26 16:24  【 】【打印】【我要糾錯(cuò)
    企業(yè)在決定使用電子計(jì)算機(jī)來(lái)建立會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)前,需要做以下準(zhǔn)備: 

  (1)人員方面。建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),首先要考慮人員的組織。會(huì)計(jì)電算化的組織成員,主要由本企業(yè)的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員和會(huì)計(jì)人員共同組成。建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),常采用幾種方式:

  第一,定點(diǎn)開(kāi)發(fā)(包括本單位自行開(kāi)發(fā)、委托其他單位開(kāi)發(fā)和聯(lián)合開(kāi)發(fā)三種形式);

  第二,選擇通用商品會(huì)計(jì)軟件;

  第三,通用和定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合。

  一般企業(yè),以外購(gòu)?fù)ㄓ脮?huì)計(jì)軟件為主。應(yīng)選擇對(duì)計(jì)算機(jī)有興趣的會(huì)計(jì)人員作為骨干,配備計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員。財(cái)務(wù)主管在這一過(guò)程中,主要職責(zé)是確認(rèn)電算化信息的需求,監(jiān)督會(huì)計(jì)軟件和計(jì)算機(jī)硬件的選配是否滿(mǎn)足會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)要求,并確定會(huì)計(jì)人員在會(huì)計(jì)電算化工作中的崗位分工。

  (2)硬件方面。硬件方面應(yīng)考慮工作方式和硬件配制。

  工作方式包括單機(jī)式、多機(jī)式和網(wǎng)絡(luò)式。單機(jī)式是指每一時(shí)刻計(jì)算機(jī)只能接受一個(gè)人的指令,即只能供一個(gè)人使用,每次只能完成一項(xiàng)任務(wù)的工作方式。單機(jī)式主要配制一臺(tái)主機(jī)、鍵盤(pán)、顯示器等外部設(shè)備。多機(jī)式是指在一臺(tái)主機(jī)上通過(guò)特定硬件,連接若干臺(tái)終端設(shè)備,支持多個(gè)用戶(hù)同時(shí)使用的多用戶(hù)多任務(wù)的工作方式。網(wǎng)絡(luò)式是按一定方式,通過(guò)通訊設(shè)備,將不同區(qū)域的不同計(jì)算機(jī)聯(lián)結(jié)起來(lái)的一種工作方式。網(wǎng)絡(luò)式最顯著的特點(diǎn)是會(huì)計(jì)信息資料共享,即將一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)提供給同一網(wǎng)絡(luò)的不同計(jì)算機(jī)用戶(hù)。 硬件配制主要是指主機(jī),主機(jī)決定了機(jī)器的性能,即決定了機(jī)器的運(yùn)行速度和處理能力。由于會(huì)計(jì)軟件復(fù)雜,處理的信息量大,企業(yè)通常應(yīng)選擇586以上機(jī)型,才能滿(mǎn)足需要。購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī),應(yīng)關(guān)注以下指標(biāo):

  ①內(nèi)存。內(nèi)存一般以 KB、MB為單位。一般 PC檔次的機(jī)器,其內(nèi)存大多為640K。內(nèi)存的大小決定存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的能力。存儲(chǔ)容量越大,運(yùn)算速度越快;運(yùn)算速度越快,處理數(shù)據(jù)的范圍也越大。 

 、谟脖P(pán)。硬盤(pán)固定在主機(jī)箱上,以提供大容量的存儲(chǔ)能力。 PC機(jī)中每一扇區(qū)的容量一般為512個(gè)宇節(jié)。

 、圮洷P(pán)驅(qū)動(dòng)器。軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器是對(duì)軟盤(pán)上存放的信息進(jìn)行讀寫(xiě)操作的機(jī)械裝置。

  ④顯示器。顯示器是計(jì)算機(jī)的輸出設(shè)備,用來(lái)顯示程序的執(zhí)行過(guò)程和結(jié)果。顯示器分單顯和彩顯兩大類(lèi),彩顯又按其適配器不同分為 CGA、EGA和VGA等不同類(lèi)型,大部分會(huì)計(jì)軟件是在 VGA顯示器上開(kāi)發(fā)的,用戶(hù)最好選擇這樣的顯示器。

  ⑤打印機(jī)。打印機(jī)是計(jì)算機(jī)的輸出設(shè)備之一。由于打印機(jī)的輸出規(guī)格不同,在選擇時(shí)要考慮是否能滿(mǎn)足需要。

 。3)軟件方面。在選擇通用會(huì)計(jì)軟件時(shí),應(yīng)考慮本單位的行業(yè)核算特點(diǎn)和業(yè)務(wù)規(guī)模。由于各企業(yè)所處的行業(yè)不同(例如:工業(yè)與商業(yè),運(yùn)輸業(yè)與旅游業(yè)),盡管會(huì)計(jì)核算的基本理論是一致的,但是各行業(yè)的會(huì)計(jì)核算對(duì)象和方法有較大的區(qū)別,即使同一行業(yè)的不同企業(yè)之間也會(huì)有許多差異,例如:流通企業(yè)中的批發(fā)與零售,施工企業(yè)中的工程施工與工程總承包。不同的企業(yè),業(yè)務(wù)規(guī)模也有很大的區(qū)別,例如:大、中、小型企業(yè),單一生產(chǎn)和兼營(yíng),一步驟生產(chǎn)和多步驟生產(chǎn),產(chǎn)品流水和人員流水等。

  通用會(huì)計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)者,在產(chǎn)品的通用性方面做了大量的技術(shù)處理工作,即通過(guò)增加軟件功能和允許用戶(hù)自定義會(huì)計(jì)核算方法和核算項(xiàng)目,盡可能地滿(mǎn)足大多數(shù)用戶(hù)的要求。通用會(huì)計(jì)軟件的通用性和適用性是一對(duì)矛盾。通用性強(qiáng)的軟件,針對(duì)某一企業(yè)核算的適用性就可能差一些;反之,非常適合某一行業(yè)的軟件在通用性上就可能差一些。因此,軟件制造商就要考慮其開(kāi)發(fā)成本了。制造商為了提高會(huì)計(jì)軟件的通用性,通常采取自定義方式,自定義的內(nèi)容少,簡(jiǎn)單易學(xué),操作者很快就能熟悉操作過(guò)程,但適用性差;自定義的內(nèi)容多,且較難理解和掌握,但通用性強(qiáng),容易滿(mǎn)足不同用戶(hù)的需要。