會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行管理(2.1)

　　會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)投入運(yùn)行后，為了保證系統(tǒng)的長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行，必須要對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行管理。系統(tǒng)運(yùn)行管理的基礎(chǔ)工作首先是要建立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度，對(duì)于大型會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行，甚至還要建立相應(yīng)的管理崗位或?qū)ｉT的管理部門。 

　�。ㄒ唬┙�立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度的必要性 

　　財(cái)政部制定的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》指出：“開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)根據(jù)工作需要，建立健全包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度”。實(shí)踐證明，建立良好的會(huì)計(jì)管理工作是會(huì)計(jì)電算化工作順利進(jìn)行的重要保障，制定和嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度，是會(huì)計(jì)電算化工作成功的基礎(chǔ)。 

　　財(cái)政部1996年6月17日發(fā)布的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第八十六條至第九十七條示范性地提出了應(yīng)當(dāng)建立的12項(xiàng)內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度程序制度，如：內(nèi)部牽制制度；稽核制度；原始記錄管理制度；財(cái)務(wù)收支審批制度；成本核算制度；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分析制度等。單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，更準(zhǔn)確地說(shuō)是使用計(jì)算機(jī)替代手工記帳后，會(huì)計(jì)工作的工具、會(huì)計(jì)信息的表現(xiàn)形式、會(huì)計(jì)檔案的存放介質(zhì)、甚至?xí)��?jì)工作的程序都將發(fā)生了變化，具體表現(xiàn)以下七個(gè)方面： 

　　1.會(huì)計(jì)部門必須對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的硬件和軟件進(jìn)行管理
 
　　會(huì)計(jì)部門必須要針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)，制定對(duì)用于會(huì)計(jì)工作的計(jì)算機(jī)硬件和軟件的有關(guān)操作、管理和維護(hù)的制度。 

　　2.會(huì)計(jì)工作流程和工作重點(diǎn)發(fā)生了變化 

　　實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)人員只需輸入記帳憑證后，登記各類帳簿和編制報(bào)表工作由計(jì)算機(jī)完成，憑證的輸入和審核成為主要任務(wù)，操作計(jì)算機(jī)成為會(huì)計(jì)人員的基本技能；存貨采用實(shí)際成本計(jì)價(jià)，對(duì)大量的固定資產(chǎn)進(jìn)行個(gè)別計(jì)提折舊，進(jìn)行詳細(xì)的部門核算等，會(huì)計(jì)人員可以從繁重地重復(fù)性工作中解脫出來(lái)，參與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和決策。 

　　3.對(duì)會(huì)計(jì)人員的協(xié)作性要求更強(qiáng)了
 
　　會(huì)計(jì)軟件通常由帳務(wù)處理，工資、材料、固定資產(chǎn)核算等多個(gè)功能模塊組成，每個(gè)模塊處理特定的會(huì)計(jì)信息，各功能模塊之間通過(guò)信息傳遞相互聯(lián)系，完成日常的會(huì)計(jì)核算和管理工作。因此，不同崗位的會(huì)計(jì)人員在不同的或同一個(gè)工作站上共同使用一個(gè)會(huì)計(jì)軟件，彼此之間的工作聯(lián)系將主要通過(guò)計(jì)算機(jī)傳遞信息來(lái)實(shí)現(xiàn)，如果一個(gè)人出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)影響其他工作的順利進(jìn)行，這就要求各崗位的會(huì)計(jì)人員之間必須加強(qiáng)協(xié)作。 

　　4.內(nèi)部控制的內(nèi)容和重點(diǎn)也有所變化 

　　例如：實(shí)行電算化后，總帳和明細(xì)帳都由計(jì)算機(jī)根據(jù)審核后的會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)登記和歸集的，手工條件下的二者的核對(duì)工作可以取消，但同時(shí)記帳憑證的審核工作變得更加重要；再例如：計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)人員對(duì)軟件結(jié)構(gòu)和設(shè)計(jì)的熟悉程度，使得他們有能力進(jìn)行非正常的數(shù)據(jù)修改，因此，必須限制他們操作會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)記帳工作，尤其是不能兼任出納工作。 

　　5.會(huì)計(jì)人員分工和職責(zé)發(fā)生了變化
 
　　實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)人員必須人人操作會(huì)計(jì)軟件才能夠進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作，會(huì)計(jì)人員必須改變?cè)瓉?lái)自己的工作習(xí)慣，以適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的要求；必需增設(shè)一些新的工作崗位，如電算化系統(tǒng)維護(hù)崗，同時(shí)需要減掉一些不適應(yīng)電算化工作的崗位，如總帳管理崗。會(huì)計(jì)人員的分工、工作職責(zé)都發(fā)生了很大的變化。 

　　6.對(duì)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的要求提高了 

　　一是因?yàn)闀?huì)計(jì)軟件的許多種自定義功能，要求會(huì)計(jì)人員定義各種轉(zhuǎn)帳公式、數(shù)據(jù)來(lái)源公式、費(fèi)用分配公式等；二是會(huì)計(jì)人員更多地參與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和決策，需要提高對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行綜合分析和利用的能力。 

　　7.會(huì)計(jì)檔案的形式和內(nèi)容發(fā)生了變化 

　　會(huì)計(jì)電算化的會(huì)計(jì)檔案包括打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證和存貯在計(jì)算機(jī)軟硬盤和其他存貯介質(zhì)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序，以及軟件開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。這些存放在磁性介質(zhì)中的會(huì)計(jì)檔案，更容易被損壞和修改，必須建立嚴(yán)格管理制度。
 
　　針對(duì)上述實(shí)行電算化后出現(xiàn)的新特點(diǎn)，手工條件下會(huì)計(jì)工作中的有關(guān)內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度也必須隨之進(jìn)行完善和相應(yīng)的調(diào)整。目前，許多單位開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的經(jīng)驗(yàn)不多，還沒(méi)有形成一套合理的工作習(xí)慣，沒(méi)有建立健全管理制度，工作上易出現(xiàn)很多漏洞，有的已對(duì)正常的會(huì)計(jì)工作秩序產(chǎn)生了不利的影響。因此，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，建立健全會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度是十分必要的。 
　　 
　�。ǘ�）會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度的種類及其主要內(nèi)容 

　　從廣義上說(shuō)，一個(gè)單位的會(huì)計(jì)電算化就是單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后完整的內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度體系。但目前一般所說(shuō)的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度是指與會(huì)計(jì)電算化有關(guān)的內(nèi)部管理制度。 

　　財(cái)政部1996年6月10日發(fā)布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》提出:“開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)根據(jù)工作需要，建立健全包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度，保證會(huì)計(jì)電算化工作的順利開(kāi)展”。并提出了各項(xiàng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度的基本要求和基本內(nèi)容。 

　　1.會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制 

　　實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，要建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，要明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，定人員、定崗位、明確分工，各司其職，有利于會(huì)計(jì)工作程序化、規(guī)范化，有利于落實(shí)責(zé)任和會(huì)計(jì)人員鉆研分管業(yè)務(wù)，有利于提高工作效率和工作質(zhì)量。 

　　按照這一原則和會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，各單位可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，對(duì)會(huì)計(jì)崗位的劃分進(jìn)行調(diào)整和設(shè)立必要的工作崗位。會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位。 

　　基本會(huì)計(jì)崗位可分為：會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算各崗、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。電算化會(huì)計(jì)崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位，電算化會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)一般可劃分如下： 

　�。�1）電算主管。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn)。電算化主管可由會(huì)計(jì)主管兼任，采用中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。 

　�。�2）軟件操作。負(fù)責(zé)輸入記帳憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表，和進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作，要求具備會(huì)計(jì)軟件操作知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平。各單位應(yīng)鼓勵(lì)基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)人員兼任軟件操作崗位的工作。 

　�。�3）審核記帳。負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（記帳憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核，以保證憑證的合法性、正確性和完整性，操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)帳簿，對(duì)打印輸出的帳簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。此崗要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平，可由主管會(huì)計(jì)兼任。 

　�。�4）電算維護(hù)。負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。此崗要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)。采用大型、小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位，此崗在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任。維護(hù)員一般不對(duì)實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。 

　�。�5）電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。審查人員要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平，此崗可由會(huì)計(jì)稽核人員兼任。采用大型、小型計(jì)算機(jī)和大型會(huì)計(jì)軟件的單位，可設(shè)立此崗位。 

　�。�6）數(shù)據(jù)分析。負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平。采用大型、小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，可設(shè)立此崗位，由主管會(huì)計(jì)兼任。 

　�。�7）會(huì)計(jì)檔案資料保管員：負(fù)責(zé)存檔數(shù)據(jù)軟盤、程序軟盤,輸出的帳表、憑證和各種會(huì)計(jì)檔案資料的保管工作，做好軟盤、數(shù)據(jù)及資料的安全保密工作。
 
　　（8）軟件開(kāi)發(fā)。由本單位人員進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)的單位，還可設(shè)立軟件開(kāi)發(fā)崗位，主要負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)和軟件維護(hù)工作。 

　　實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，各單位可根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求對(duì)上述電算化會(huì)計(jì)崗位進(jìn)行必要的調(diào)整，基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位，可在保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對(duì)穩(wěn)定。中小型單位和使用小規(guī)模會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的單位，可根據(jù)本單位的工作情況，設(shè)立一些必要的電算化崗位，可由一人兼任多個(gè)崗位。 

　　2.會(huì)計(jì)電算化操作管理制度 

　　單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)人員必須操作計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作，如果操作不正確會(huì)造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此，必須通過(guò)對(duì)系統(tǒng)操作的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，完成會(huì)計(jì)核算工作，保證會(huì)計(jì)信息的安全與完整。會(huì)計(jì)電算化操作管理制度的主要內(nèi)容包括： 

　�。�1）明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換操作員的密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件。 

　�。�2）預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記帳憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)帳簿，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確合法。 

　　（3）操作人員離開(kāi)機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件，否則密碼的防線就會(huì)失去作用，會(huì)給無(wú)關(guān)人員操作軟件留下機(jī)會(huì)。 

　�。�4）根據(jù)本單位實(shí)際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄、記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。 

　�。�5）必要的防范計(jì)算機(jī)病毒的措施和制度。 

　　3.計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度 

　　主要內(nèi)容包括： 

　　（1）計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備維護(hù)管理。保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化的前提條件，要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。 

　　硬件維護(hù)工作中，小故障一般由本單位的電算化維護(hù)人員負(fù)責(zé)，較大的故障應(yīng)及時(shí)與硬件生產(chǎn)或銷售廠家聯(lián)系解決。 

　�。�2）會(huì)計(jì)軟件和系統(tǒng)軟件的維護(hù)管理。系統(tǒng)軟件維護(hù)的主要任務(wù)是，檢查系統(tǒng)文件的完整性，系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改，以保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行。會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)是會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)維護(hù)的主要工作，包括操作維護(hù)與程序維護(hù)兩方面。會(huì)計(jì)軟件維護(hù)主要有以下內(nèi)容： 

　　●操作維護(hù)是日常維護(hù)工作，如通過(guò)操作軟件進(jìn)行索引,刪除系統(tǒng)垃圾文件等。
 
　　●在日常使用軟件過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如不及時(shí)解決，將影響到企業(yè)正常的會(huì)計(jì)工作。在這種情況下，系統(tǒng)維護(hù)員應(yīng)盡早排除障礙，如不能排除，應(yīng)馬上求助于財(cái)會(huì)電算公司的專職維護(hù)人員或本單位的軟件開(kāi)發(fā)人員。 

　　●對(duì)于使用商品化會(huì)計(jì)軟件的單位，軟件的修改、版本升級(jí)等程序維護(hù)是由軟件開(kāi)發(fā)廠家負(fù)責(zé)的，單位的軟件維護(hù)人員的主要任務(wù)是與軟件開(kāi)發(fā)銷售單位進(jìn)行聯(lián)系，及時(shí)得到新版會(huì)計(jì)軟件。 

　　●對(duì)于自行開(kāi)發(fā)軟件的單位，程序維護(hù)則包括了正確性維護(hù)、完善性維護(hù)和適應(yīng)性維護(hù)等內(nèi)容。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯(cuò)誤的過(guò)程；適應(yīng)性維護(hù)是指當(dāng)單位的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化時(shí)，為適應(yīng)變化了的工作而進(jìn)行的修改活動(dòng)；完善性維護(hù)是為了修改已有功能的需求而進(jìn)行的軟件修改活動(dòng)。單位一般應(yīng)配備專職系統(tǒng)維護(hù)員進(jìn)行程序維護(hù)。 

　　●對(duì)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行修改，對(duì)通用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行升版和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)。在軟件修改、升版和硬件更換過(guò)程中，要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。 

　　●系統(tǒng)維護(hù)員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)工作，及時(shí)排除故障，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。 

　�。�3）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)管理。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)是為了確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，主要內(nèi)容包括：必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)的丟失,每日必須對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)資料在計(jì)算機(jī)硬盤中進(jìn)行備份。對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé)，數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)操作。另外，應(yīng)制定會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的維護(hù)制度，以解決因發(fā)生意外事故而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問(wèn)題。 

　　總之，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位，必須健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性。 
　　 
　　4.電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度 

　　電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù),以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。電算化會(huì)計(jì)檔案具有磁性化、不可見(jiàn)及易修改的特點(diǎn)，因此，電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理。主要內(nèi)容包括： 

　�。�1）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵等工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。 

　�。�2）采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。 

　�。�3）會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料及會(huì)計(jì)軟件程序視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。但一般情況下，單位如遇到會(huì)計(jì)軟件升級(jí)、更換以及會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行環(huán)境改變的情況時(shí)，舊版本會(huì)計(jì)軟件及相關(guān)的文檔資料應(yīng)與該軟件使用期的會(huì)計(jì)資料一并歸檔。 

　　單位內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度包括哪些內(nèi)容，主要取決于單位內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理的需要，不同類型的單位對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度有不同的要求，各單位在開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作過(guò)程，應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況，參照上述四個(gè)方面的制度，制定適合本單位經(jīng)營(yíng)管理需要的內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度，并在工作中逐步完善。另外，建立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度，除了要遵守手工方式建立內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度的原則外，還要充分考慮計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的特點(diǎn)。具體來(lái)說(shuō)，一方面要保證利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的真實(shí)性、正確性和完整性，保證會(huì)計(jì)工作秩序的正常進(jìn)行，維護(hù)單位財(cái)產(chǎn)和貨幣資金的安全與完整；另一方面還要保證應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟件和計(jì)算機(jī)中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全可靠。最后，電算化內(nèi)部制度建立后，抓落實(shí)是非常重要的環(huán)節(jié)，要定期對(duì)各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，并有相應(yīng)獎(jiǎng)罰措施。