會(huì)計(jì)電算化標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語(yǔ)(十)

　　36．替代手工記帳 

　　是指應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，完全由電子計(jì)算機(jī)替代手工對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并打印輸出會(huì)計(jì)帳簿和報(bào)表。財(cái)政部1994年6月30日頒布的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》中規(guī)定，替代手工記帳的單位，應(yīng)具備以下基本條件： 

　　(一)使用的會(huì)計(jì)核算軟件達(dá)到財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。 

　　(二)配有專門或主要用于會(huì)計(jì)核算的電子計(jì)算機(jī)或電子計(jì)算機(jī)終端并配有熟練的專職或者兼職操作人員。 

　　(三)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算與手工會(huì)計(jì)核算同時(shí)運(yùn)行三個(gè)月以上，取得相一致的結(jié)果。 

　　(四)有嚴(yán)格的操作管理制度。主要內(nèi)容包括：
 
　　(1)操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。 

　　(2)預(yù)防原始憑證和記帳憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。
 
　　(3)預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記帳憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)帳簿的措施。 
　　(4)必要的上機(jī)操作記錄制度。 
　　 
　　(五)有嚴(yán)格的硬件、軟件管理制度。主要內(nèi)容包括： 

　　(1)保證機(jī)房設(shè)備安全和電子計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施。
 
　　(2)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)核算軟件安全保密的措施。 

　　(3)修改會(huì)計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度。 
　　 
　　(六)有嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理制度。 

　　37．會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度 

　　是根據(jù)國(guó)家有關(guān)法規(guī)、制度的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際而制定的會(huì)計(jì)軟件操作、管理辦法，是保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的可靠保障。其主要內(nèi)容應(yīng)包括： 

　　(1)崗位設(shè)置與職責(zé)權(quán)限。會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位�；�本會(huì)計(jì)崗位包括會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等；電算化崗位包括電算主管、軟件操作、審核記帳、系統(tǒng)維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析、會(huì)計(jì)檔案管理等。 

　　(2)操作管理制度。包括有關(guān)操作規(guī)范、內(nèi)部牽制制度等。 

　　(3)軟硬件管理制度。主要內(nèi)容包括：保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件安全保密的措施、修改會(huì)計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度等。 

　　(4)會(huì)計(jì)檔案管理制度。 

　　38．會(huì)計(jì)電算化檔案管理 

　　會(huì)計(jì)電算化檔案是指以磁性介質(zhì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印的書面形式的會(huì)計(jì)信息，包括記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。財(cái)政部1996年6月30日頒布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中規(guī)定： 

　　(1)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。 

　　(2)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。 

　　(3)采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。 

　　(4)通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。