每個(gè)會計(jì)軟件都有自己的特點(diǎn)，因此在選擇會計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)充分關(guān)注會計(jì)軟件與企業(yè)之間的契合點(diǎn)。本文將對中小企業(yè)在選擇會計(jì)軟件過程中應(yīng)注意的問題進(jìn)行探討。
1.會計(jì)軟件的處理流程是否適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)行的財(cái)務(wù)流程。
企業(yè)選用的會計(jì)軟件的處理流程應(yīng)盡量符合企業(yè)的財(cái)務(wù)流程。當(dāng)企業(yè)的財(cái)務(wù)流程發(fā)生變化后，會計(jì)軟件的處理流程也要相應(yīng)發(fā)生變化，否則企業(yè)將花費(fèi)相當(dāng)大的成本進(jìn)行流程改造。在選用會計(jì)軟件時(shí)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行的財(cái)務(wù)流程，初步規(guī)劃會計(jì)電算化后的財(cái)務(wù)流程，并以此選擇相應(yīng)的會計(jì)軟件。如果選擇通用性的會計(jì)軟件，雖然其具有的功能模塊基本趨于穩(wěn)定，處理流程也遵循一定的規(guī)律，但不一定適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)行的財(cái)務(wù)流程。而其他會計(jì)軟件為突出特色，往往加強(qiáng)某些模塊的功能或提供一些輔助性的功能，這些特色可使會計(jì)軟件在很大程度上與企業(yè)現(xiàn)行的財(cái)務(wù)流程相適應(yīng)。因此，選用會計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)事先充分了解這些產(chǎn)品特色。
2.會計(jì)軟件所用操作平臺是否與企業(yè)操作平臺一致。
目前，國內(nèi)流行的操作平臺是Windows，大多數(shù)的會計(jì)軟件也是基于Windows開發(fā)的。許多企業(yè)內(nèi)部也可能采用其他操作平臺，如Unix，Linux等，這就要考慮操作平臺的兼容性。如果操作平臺不兼容，可以選擇一些與操作平臺無關(guān)的、語言開發(fā)的會計(jì)軟件，如用Java開發(fā)的會計(jì)軟件等。即使操作平臺的類型一致，也要考慮版本的兼容性，因?yàn)樵诓煌姹鞠麻_發(fā)的會計(jì)軟件應(yīng)用起來可能存在不同的問題，即使廠商打出許多補(bǔ)丁，也往往不能令人滿意。
3.會計(jì)軟件所用的數(shù)據(jù)庫是否與企業(yè)選用的數(shù)據(jù)庫一致。
企業(yè)選擇數(shù)據(jù)庫是出于企業(yè)信息系統(tǒng)要求的考慮。如果會計(jì)軟件所用的數(shù)據(jù)庫與其不一致，不但增加了企業(yè)成本，也為財(cái)務(wù)信息的收集、分配帶來困難。如果財(cái)務(wù)信息不能直接為企業(yè)的其他系統(tǒng)所用，則很容易形成信息孤島，或者要大費(fèi)周折地進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。因此，會計(jì)軟件所用的數(shù)據(jù)庫應(yīng)盡量與企業(yè)選用的數(shù)據(jù)庫一致。
4.會計(jì)軟件是否預(yù)留相關(guān)接口。
對任何軟件來說，不能不考慮其開放性和前瞻性。如果軟件沒有任何接口或升級的可能性，必然為以后的應(yīng)用帶來困難。有相關(guān)接口的會計(jì)軟件能夠很容易地將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為其他格式，甚至其他會計(jì)軟件格式。會計(jì)軟件接口也為以后操作平臺的升級提供方便。目前，國家及有關(guān)地方都規(guī)定了一些會計(jì)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式，采用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式的會計(jì)軟件可以很容易地將會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入和導(dǎo)出。但大多數(shù)的會計(jì)軟件從市場角度考慮，并沒有采用會計(jì)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式。因此，企業(yè)在選擇會計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)該考慮到這一點(diǎn)。
5.會計(jì)軟件的性能是否安全可靠。
所謂的安全可靠一般是指，會計(jì)軟件防止財(cái)務(wù)信息被泄漏和被破壞的能力，會計(jì)軟件防錯(cuò)和糾錯(cuò)的能力。這包括以下幾個(gè)方面：①在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)硬性故障時(shí)數(shù)據(jù)的安全性，如斷電、硬件損壞、病毒等；②操作權(quán)限的控制；③數(shù)據(jù)庫的安全性。對于一個(gè)非主流的會計(jì)軟件，企業(yè)在購買前不可能了解這些，那么就可以以該軟件是否通過軟件測評作為標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)轫樌ㄟ^軟件測評和各級部門評審的會計(jì)軟件具有一定的可信賴性。
6.會計(jì)軟件的操作設(shè)計(jì)是否適應(yīng)企業(yè)的特點(diǎn)。
不同企業(yè)的財(cái)務(wù)核算有其各自的特點(diǎn)，企業(yè)的財(cái)務(wù)部門在長期工作中也逐漸形成了自己的習(xí)慣。為避免使用會計(jì)軟件后出現(xiàn)不適應(yīng)的情況，企業(yè)應(yīng)了解會計(jì)軟件的操作程序與企業(yè)的操作習(xí)慣是否一致。比如報(bào)表的格式，許多企業(yè)出于其特殊要求可能需要許多非標(biāo)準(zhǔn)格式的報(bào)表，某些會計(jì)軟件可能考慮到了這一點(diǎn)，設(shè)計(jì)了豐富詳盡的自定義報(bào)表以符合企業(yè)的要求；某些會計(jì)軟件可能在操作方面有許多創(chuàng)新性的設(shè)計(jì)，從而為企業(yè)會計(jì)人員的操作提供了方便。
7.會計(jì)軟件的打印模塊是否完整。
許多企業(yè)在使用會計(jì)軟件后才發(fā)現(xiàn)該軟件并不能打印出企業(yè)所需要的特定部分。所以在選用會計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)充分關(guān)注會計(jì)軟件打印的憑證、賬簿、報(bào)表是否完整并符合企業(yè)的偏好，能否按照企業(yè)的特殊要求進(jìn)行打印等。設(shè)計(jì)良好的打印模塊能為企業(yè)節(jié)省大量的紙張和打印時(shí)間，否則企業(yè)將處于進(jìn)退兩難的境地。在會計(jì)軟件的開發(fā)過程中，打印模塊通常較難設(shè)計(jì)，所以，企業(yè)在購買前應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)賬簿的模擬打印。
