森工企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化

    林業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的支柱產(chǎn)業(yè)，是生態(tài)建設(shè)的主體，經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中具有重要的作用。傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)核算已遠(yuǎn)不能適應(yīng)林業(yè)新形式發(fā)展的需要。利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，是林業(yè)會(huì)計(jì)工作的發(fā)展趨勢(shì)。會(huì)計(jì)電算化不僅能使廣大財(cái)會(huì)人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，更重要的是提高會(huì)計(jì)信息搜集、整理、反饋的靈敏度和正確度，提高會(huì)計(jì)的分析能力，為提高會(huì)計(jì)管理水平和會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，提供有效的途徑，最終為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。阿爾泰山林業(yè)局轄屬六個(gè)山區(qū)林場(chǎng)，六個(gè)公司，企業(yè)性質(zhì)涉及多個(gè)行業(yè)，財(cái)務(wù)核算采用多種會(huì)計(jì)制度，如天然林保護(hù)工程實(shí)行事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度，三北四期工程實(shí)行基本建設(shè)會(huì)計(jì)制度，木材采運(yùn)實(shí)行農(nóng)業(yè)企業(yè)會(huì)計(jì)制度，加之地處邊疆，各單位之間路途遙遠(yuǎn)，給財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞和財(cái)務(wù)報(bào)表的匯總帶來(lái)極大的不便。針對(duì)這一情況，阿爾泰山林業(yè)局于1998年開(kāi)始著手實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，在全局范圍內(nèi)分兩期舉行了財(cái)務(wù)軟件的培訓(xùn)，配備了計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件，財(cái)務(wù)工作也確實(shí)發(fā)生了根本性的變化，但在具體實(shí)施過(guò)程中也暴露出了許多問(wèn)題，針對(duì)本局在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中的幾點(diǎn)突出問(wèn)題，做一淺議。

    一、人才的培養(yǎng)是實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的關(guān)鍵

    我局電算化人員不少是由過(guò)去的會(huì)計(jì)、出納經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)而來(lái)，他們?cè)谑褂梦�機(jī)處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中，許多是除了開(kāi)機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外，對(duì)微機(jī)的軟、硬件知識(shí)了解甚少，一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見(jiàn)到的界面不同時(shí)，就束手無(wú)策，既使廠家在安裝會(huì)計(jì)軟件時(shí)，都做了系統(tǒng)的培訓(xùn)，但從未接觸過(guò)計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)人員人門依然很慢，而且在上機(jī)時(shí)一旦出現(xiàn)誤操作，可能就會(huì)使自己很長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。所以首先應(yīng)抓好基層會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)工作，單位要分期分批地使會(huì)計(jì)人員接受會(huì)計(jì)電算化知識(shí)的培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會(huì)計(jì)人員掌握計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和運(yùn)用會(huì)計(jì)軟件的基本技能，部分會(huì)計(jì)人員還要掌握軟件的日常維護(hù)和二次開(kāi)發(fā)的技能；其次要做好單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)工作，使他們充分體會(huì)到會(huì)計(jì)電算化帶來(lái)的優(yōu)越性，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)從手工方式下的分散收集、分散處理、重復(fù)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝慊�方式下的集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)處理的速度大大加快，信息反饋及時(shí)、通暢、正確，能為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和決策提供可靠的依據(jù)，從而提高經(jīng)濟(jì)效益，只有充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，各基層單位的會(huì)計(jì)電算化工作才能蓬勃發(fā)展起來(lái)。

    二、硬件和軟件的配置是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)

    電子計(jì)算機(jī)是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)，各單位應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用的程度和今后的發(fā)展目標(biāo)投入一定的財(cái)力，選擇與本單位會(huì)計(jì)電算化工作相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件，保證會(huì)計(jì)電算化工作的順利進(jìn)行。我局轄屬各單位均配備了計(jì)算機(jī)，但隨著電算化的不斷深人，許多設(shè)備已滿足不了會(huì)計(jì)軟件的最低配置，所以應(yīng)及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)的升級(jí)和更新，以滿足會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的最新需要。會(huì)計(jì)軟件是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的靈魂，選擇會(huì)計(jì)軟件的好壞對(duì)會(huì)計(jì)電算化的成敗起著關(guān)鍵性的作用，我局在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，充分考慮了林業(yè)行業(yè)與工業(yè)企業(yè)和商品流通企業(yè)不完全相同，考察財(cái)務(wù)軟件市場(chǎng)，沒(méi)有完全適合林業(yè)企業(yè)的專門財(cái)務(wù)軟件，于是我局采取“試用后再予以購(gòu)買”的較為保險(xiǎn)的做法。財(cái)務(wù)軟件均在市面上發(fā)放本類的試用版，試用版與正式版在界面、數(shù)據(jù)處理方面均一致，不同之處在于試用版在使用日期或次數(shù)上對(duì)用戶的使用權(quán)實(shí)施限制。我局將幾款各方面相對(duì)完善的軟件進(jìn)行了試用，對(duì)其性能進(jìn)行了多方面的比較，最后選擇了深圳的金蝶財(cái)務(wù)軟件，現(xiàn)在看來(lái)這種選擇財(cái)務(wù)軟件的方法是一條捷徑，而且投資小、見(jiàn)效快。林業(yè)行業(yè)許多基層企業(yè)如林場(chǎng)、加工廠、木材公司均有上級(jí)主管部門，所以在購(gòu)買財(cái)務(wù)軟件時(shí)，還應(yīng)報(bào)上級(jí)部門批準(zhǔn)，但由于迄今市面上還沒(méi)有完全與林業(yè)企業(yè)對(duì)口的會(huì)計(jì)核算軟件，故我局在統(tǒng)一購(gòu)買金蝶財(cái)務(wù)軟件后，又出現(xiàn)了財(cái)務(wù)核算軟件與林業(yè)企業(yè)報(bào)表管理系統(tǒng)接口不統(tǒng)一，相互之間數(shù)據(jù)無(wú)法傳送，造成財(cái)務(wù)人員在報(bào)送報(bào)表時(shí)重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，無(wú)形中增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，由于以上局面的形成，森工系統(tǒng)建立起會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、而無(wú)法建立決策支持系統(tǒng)、人工智能等現(xiàn)代化會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)。鑒于此，上級(jí)主管部門在開(kāi)發(fā)軟件時(shí)應(yīng)充分考慮到核算軟件與報(bào)表管理軟件相銜接。

    三、日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理是會(huì)計(jì)電算化的核心

    1.操作人員的權(quán)限分配。財(cái)務(wù)工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅、縝密的工作，同一單位的財(cái)務(wù)人員崗位不同，但其實(shí)際工作相互承接、相互牽制，財(cái)務(wù)軟件為此均設(shè)置了用戶訪問(wèn)極限，這一點(diǎn)往往是許多用戶淡化的一點(diǎn)，在本局實(shí)行會(huì)計(jì)電算化時(shí)，這一點(diǎn)也尤為突出，常常是由會(huì)計(jì)人員一個(gè)人用不同的密碼去完成兩項(xiàng)不兼容的工作。例如憑證錄入和過(guò)賬前的審核就不能由一人去完成，以免造成錯(cuò)誤的憑證未經(jīng)過(guò)審核直接登賬，造成會(huì)計(jì)資料失真。盡管眾多財(cái)務(wù)軟件本身帶有自動(dòng)記錄上機(jī)日志的功能，但因?yàn)槭褂脵?quán)限混亂，使得應(yīng)用的控制完全失效，甚至?xí)�造成�?cái)務(wù)人員舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)。

    2.科目代碼的確定�？紤]到森工企業(yè)會(huì)計(jì)科目繁雜，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該根據(jù)軟件自身特點(diǎn)，科學(xué)、合理地設(shè)置科目。我局下屬的各個(gè)林場(chǎng)因?yàn)闅v史原因，應(yīng)收賬款核算相當(dāng)頻繁，加之許多財(cái)務(wù)人員文字輸入水平均較低，單純的以數(shù)字序號(hào)順次編排科目代碼，在查詢時(shí)，沒(méi)有任何思考線索，搜索起來(lái)較為復(fù)雜，對(duì)此，我局采取以個(gè)人姓名第一個(gè)大寫字母或以地區(qū)為類別編入明細(xì)科目，利用軟件自帶的模糊查詢功能進(jìn)行搜索，結(jié)果表明，這樣設(shè)置科目代碼大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量。因此，科學(xué)、合理地設(shè)置明細(xì)科目代碼在今后的憑證錄人及賬薄的查詢等方面起著事半功倍的作用。

    3.會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的整理。在以往的手工核算下，諸多森工企業(yè)由于種種客觀原因，往往會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化較差，作為重要會(huì)計(jì)資料的賬、證、表格式內(nèi)容混亂，同一類業(yè)務(wù)，不同的財(cái)務(wù)人員核算方法、程序不統(tǒng)一。所以企業(yè)在進(jìn)行系統(tǒng)化初始的前期，不妨組織財(cái)務(wù)人員，系統(tǒng)認(rèn)真整理一下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)資料。

    4.數(shù)據(jù)的初始化。財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)初始化工作是一項(xiàng)要求精度較高的重要工作，并且往往初始數(shù)據(jù)一經(jīng)確定，不允許修改。所以在進(jìn)行初始數(shù)據(jù)以前，企業(yè)應(yīng)系統(tǒng)地整理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)資料，確保賬證、賬賬、賬實(shí)相符，并對(duì)初始化數(shù)據(jù)進(jìn)行試算平衡（亦稱平衡校驗(yàn)），同時(shí)為了保證從手工方式到電算化方式的順利轉(zhuǎn)換，還應(yīng)對(duì)類似固定資產(chǎn)卡片、工資固定信息等重要數(shù)據(jù)的錄入力求詳盡。真實(shí)、準(zhǔn)確，為今后的日常業(yè)務(wù)的處理準(zhǔn)備一套可靠完整的會(huì)計(jì)資料。

    5.日常業(yè)務(wù)處理。會(huì)計(jì)電算化核算的業(yè)務(wù)與我們以往的手工賬相同，即主要指固定資產(chǎn)、材料、工資、成本、銷售業(yè)務(wù)的核算，實(shí)質(zhì)性的改變也就是由于工操作轉(zhuǎn)為微機(jī)操作，相對(duì)應(yīng)的核算方法也應(yīng)有所改動(dòng)。隨著國(guó)家體制改革的不斷深入，森工企業(yè)逐步走向市場(chǎng)，以往手工核算下的局限性亦逐漸暴露，固有的核算模式已難以滿足企業(yè)管理的需要。以成本核算和固定資產(chǎn)核算為例，這兩大項(xiàng)的核算在森工企業(yè)日常核算是重頭戲，成本核算是林業(yè)企業(yè)較為復(fù)雜的核算項(xiàng)目之一，傳統(tǒng)核算方法極少考慮到成本控制、有關(guān)部門責(zé)任成本的核算及考核目標(biāo)成本的計(jì)算，單純地從計(jì)算產(chǎn)品成本出發(fā)，而新體制下的森工企業(yè)對(duì)于內(nèi)部管理的要求不斷提高，我們?cè)诳紤]成本核算多項(xiàng)目的同時(shí)，還應(yīng)考慮企業(yè)自身管理的需要。西方一位經(jīng)濟(jì)學(xué)家曾經(jīng)說(shuō)過(guò)這樣一句話：“學(xué)好經(jīng)濟(jì)學(xué)并不難，只要你很好地學(xué)會(huì)成本的核算。”足以點(diǎn)明成本核算在企業(yè)中的重要性。森工企業(yè)固定資產(chǎn)在以往核算中相對(duì)比較混亂，許多歷史問(wèn)題，人員變動(dòng)，自然災(zāi)害等諸多客觀因素造成許多固定資產(chǎn)不確定，固定資產(chǎn)卡片資料不詳實(shí)，盤點(diǎn)數(shù)與賬面數(shù)誤差較大，這直接影響到企業(yè)成本、費(fèi)用等指標(biāo)的計(jì)算，同時(shí)也影響到了國(guó)家財(cái)政收入，手工核算下有些單位甚至為調(diào)節(jié)利潤(rùn)改變折舊方法，造成提取折舊虛假，成本核算失真。在使用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)時(shí)，軟件允許企業(yè)選擇具體的折舊方法，企業(yè)折舊方法一經(jīng)確定，不隨意變更，我國(guó)有關(guān)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定是完全一致的，所以，廣大財(cái)務(wù)人員應(yīng)在日常業(yè)務(wù)處理時(shí)力求規(guī)范、正規(guī)，以便為今后甩賬做好堅(jiān)實(shí)的鋪墊工作。

    四、替代手工賬是會(huì)計(jì)電算化的目的

    手工賬與會(huì)計(jì)電算信息系統(tǒng)并行工作，實(shí)際上無(wú)形中增加了財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，真正將手工賬完全交付于計(jì)算機(jī)操作才是我們的目的所在，在甩手工賬時(shí)應(yīng)注意的是：

    1.建立健全各項(xiàng)制度。這里的制度主要是指《崗位責(zé)任制》、《操作管理制度》、《系統(tǒng)維護(hù)制度》、《機(jī)房管理制度》、《會(huì)計(jì)檔案管理制度》，許多單位上墻的制度往往是“形式主義”，各企業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)從新的高度去認(rèn)識(shí)、督促并監(jiān)督財(cái)務(wù)人員的工作行為，切實(shí)履行有關(guān)職責(zé)，為電算化工作井然有序、有條不紊的開(kāi)展創(chuàng)造良好的安全氛圍。

    2.替代手工核算。替代手工核算的基本條件：①單位需獲得“會(huì)計(jì)工作達(dá)標(biāo)單位”證書。②采用的會(huì)計(jì)核算軟件已通過(guò)評(píng)審。③與手工賬并行運(yùn)行三個(gè)月以上，保存有完整的與手工核算相一致的數(shù)據(jù)。④配有專門或主要用于會(huì)計(jì)核算工作的計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)終端，并配有指定的專職或兼職的上機(jī)操作人員。⑤有嚴(yán)格的操作管理制度，包括操作人員工作職責(zé)和工作權(quán)限，預(yù)防記賬憑證等數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸人計(jì)算機(jī)的措施，預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的記賬憑證未經(jīng)復(fù)核而登賬的措施，必要的上機(jī)操作記錄制度。⑥有嚴(yán)格的硬件、軟件管理制度，包括保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件安全保密的措施；修改會(huì)計(jì)核算軟件的審批監(jiān)督制度。⑦有嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。在符合以上條件以后，向當(dāng)?shù)刎?cái)政部門提出書面申請(qǐng)，取得財(cái)政部門驗(yàn)收證書后，單位即可全面開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作。

    五、維護(hù)工作是會(huì)計(jì)電算化順利進(jìn)行的保證

    1.賬套的備份。由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的重要性，對(duì)存儲(chǔ)在硬盤里的數(shù)據(jù)必須按月進(jìn)行備份2份，當(dāng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失或會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)遭到破壞時(shí)，能借助備份恢復(fù)到最近狀態(tài)。在備份磁盤上要注明數(shù)據(jù)備份的日期、備份的內(nèi)容，分別存放在不同的地方，達(dá)到“雙保險(xiǎn)”的目的。

    2.病毒常識(shí)。常見(jiàn)的防范措施有：①不使用來(lái)歷不明的軟盤；②經(jīng)�；蚨ㄆ跉⒍�；③安裝病毒防火墻。財(cái)務(wù)人員在使用外來(lái)軟盤、光盤等時(shí)，不要急于裝入系統(tǒng)，應(yīng)先將其文件全面的檢測(cè)一遍，做到“防患于未然”。

    3.檔案管理。會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案主要以兩種方式存在，存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料和據(jù)此打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等資料。打印輸出的會(huì)計(jì)檔案保管方法同手工作業(yè)下的保管方法。存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料應(yīng)遠(yuǎn)離機(jī)房，做好防霉防潮的工作，定期將數(shù)據(jù)進(jìn)行重新處理。

來(lái)源：林業(yè)財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)·王瑛