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二、ERP在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用
總體上講,ERP在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用有著兩個(gè)特點(diǎn):一是宏觀層面的ERP的架構(gòu)在擴(kuò)張;二是微觀層面,即ERP物理模塊在不斷細(xì)化。這兩者的互動(dòng)中,推進(jìn)了會(huì)計(jì)作業(yè)模式的變化。
從宏觀層面講,會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)的作業(yè)方式,長期以來主要體現(xiàn)在事后收集和反映會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)上,在管理控制和決策支持方面的功能相對(duì)較弱,不論是時(shí)效性上,還是針對(duì)性上,都難以展現(xiàn)它的作用。當(dāng)企業(yè)發(fā)生危機(jī)時(shí),它又總是首先反映在財(cái)務(wù)危機(jī)上,不是缺少現(xiàn)金,就是缺乏持續(xù)經(jīng)營所需的資本。在引入ERP以前,隨著電腦的普及,會(huì)計(jì)系統(tǒng)的信息處理一般都是應(yīng)用電腦作業(yè),或是引入其它硬件來提高其自動(dòng)化水平,這對(duì)滿足會(huì)計(jì)核算的一般要求來說已是一大進(jìn)步。但在業(yè)務(wù)流程的臨近和與其它系統(tǒng)的集成上,則受到技術(shù)與功能不足的限制。因此,ERP在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用,不僅相當(dāng)程度上反映了上述缺陷,而且,依托這一平臺(tái),可以進(jìn)行更廣泛的,包括客戶、供應(yīng)商、分銷商和代理網(wǎng)絡(luò)、各地制造工廠等的各種經(jīng)營資源、各種信息的集成,從而為企業(yè)科學(xué)決策提供更好的服務(wù)。
從微觀層面講,即ERP物理模塊走向細(xì)分化?,F(xiàn)階段在會(huì)計(jì)領(lǐng)域,主要涉及以下方面:
1.ERP系統(tǒng)在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用
會(huì)計(jì)核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的變動(dòng)過程及其結(jié)果。它由總賬、應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、多幣制等部分構(gòu)成。因此,從物理層面看,ERP的會(huì)計(jì)核算模塊,涉及總賬模塊、應(yīng)收賬模塊、應(yīng)付賬模塊、現(xiàn)金管理模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、多幣制模塊和工資核算模塊,等等。
以現(xiàn)金管理模塊為例,它主要是對(duì)現(xiàn)金流入流出的控制以及零用現(xiàn)金及銀行存款的核算。它包括對(duì)硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP軟件中,一般都具有票據(jù)維護(hù)、票據(jù)打印、付款維護(hù)、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢和支票查詢等和現(xiàn)金有關(guān)的功能。此外,它還和應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、總賬等模塊集成,自動(dòng)產(chǎn)生憑證,過入總賬。
2.ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用
財(cái)務(wù)管理的功能主要是基于會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù),再加以分析,從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測,管理和控制活動(dòng)。它側(cè)重于財(cái)務(wù)計(jì)劃、控制、分析和預(yù)測,強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋。然而,ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊已經(jīng)完成了從事后財(cái)會(huì)信息的反映,到財(cái)務(wù)管理信息處理,再到多層次、一體化的財(cái)務(wù)管理支持。這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在,它吸收并內(nèi)嵌了先進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐,改善了企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。它在支持企業(yè)的全球化經(jīng)營上,為分布在世界各地的分支機(jī)構(gòu)提供一個(gè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理平臺(tái),同時(shí)也能支持各國當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)法規(guī)和報(bào)表要求。如:提供多幣種會(huì)計(jì)處理能力,支持各幣種間的轉(zhuǎn)換;支持多國會(huì)計(jì)實(shí)體的財(cái)務(wù)報(bào)表合并等;支持基于Web的財(cái)務(wù)信息處理。為支持企業(yè)發(fā)展電子商務(wù)和基于Internet的應(yīng)用系統(tǒng)(如銷售訂單處理等),部分財(cái)務(wù)信息還可以通過Web方式收集和發(fā)布??傊?,這一切,倘若在非ERP的環(huán)境下,即使靠“人海戰(zhàn)術(shù)”來完成,其效益也是有限的。
3.ERP系統(tǒng)在成本管理中的應(yīng)用
現(xiàn)代成本管理需要一個(gè)能協(xié)調(diào)地計(jì)劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統(tǒng),從而協(xié)助企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都面向市場來進(jìn)行運(yùn)作。在典型的ERR系統(tǒng)中,所有的成本管理應(yīng)用程序都共用同樣的數(shù)據(jù)源并且使用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告系統(tǒng),用戶界面的同一結(jié)構(gòu)使這個(gè)系統(tǒng)具有容易操作的特點(diǎn),成本與收入的監(jiān)控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項(xiàng)目一旦出現(xiàn)就能被分離出來,并可采取措施去糾正。具體說來,典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個(gè)方面:成本中心會(huì)計(jì)、定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)、獲利能力分析等系統(tǒng)。
以定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)為例,它是一個(gè)全面網(wǎng)絡(luò)化的管理會(huì)計(jì)系統(tǒng),帶有定單成本結(jié)算的詳細(xì)操作規(guī)程。該系統(tǒng)收集成本,并用計(jì)劃與實(shí)際結(jié)果之間的對(duì)比來協(xié)助對(duì)定單與項(xiàng)目的監(jiān)控。系統(tǒng)提供了備選的成本核算及成本分析方案,從而有助于優(yōu)化一個(gè)企業(yè)對(duì)其業(yè)務(wù)活動(dòng)的計(jì)劃與執(zhí)行。
再以獲利能力分析為例,哪一類產(chǎn)品或市場會(huì)產(chǎn)生最好的效益?一個(gè)特定的定單利潤是怎樣構(gòu)成的?這些都是獲利能力分析必須涉及的問題。獲利能力分析模塊將幫助找到答案。同時(shí),銷售、市場、產(chǎn)品管理、戰(zhàn)略經(jīng)營計(jì)劃等模塊也將根據(jù)從獲利能力分析所提供的第一手來自市場的信息來進(jìn)行進(jìn)一步的分析處理,公司因而能判斷它目前在現(xiàn)存市場中的位置,并對(duì)新市場的潛力進(jìn)行評(píng)估。
歸納上述三個(gè)方面的技術(shù)特征的應(yīng)用效應(yīng),有以下表現(xiàn):
其一,即時(shí)性。在ERR的狀態(tài)下,資料是聯(lián)動(dòng)的而且可以隨時(shí)更新,每個(gè)有關(guān)人員都可以隨時(shí)掌握即時(shí)的資訊,這在過去只能依賴大量的人力與時(shí)間才能完成。一般說來,影響企業(yè)競爭力固然有許多因素,但一個(gè)很重要的因素,在于它對(duì)企業(yè)內(nèi)部各種信息的把握,以及對(duì)外部市場的資訊、現(xiàn)狀變化的了解。在當(dāng)今信息社會(huì)里,不僅要知己知彼,還要貴在“即時(shí)”。能否如此,其效果迥異。以外匯市場為例,企業(yè)的國際化經(jīng)營,對(duì)外幣結(jié)算業(yè)務(wù)的不僅增多,而且還面臨一個(gè)如何規(guī)避多元貨幣、匯率變動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)的問題。如果不能對(duì)各種貨幣的匯率消長變化、各國客戶訂單、各種交易,包括應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、總賬等進(jìn)行即時(shí)運(yùn)作,那么,即使到手的企業(yè)利潤,也會(huì)因匯率的波動(dòng)或緩慢的作業(yè)而縮水。
其二,集成性。在ERP狀態(tài)下,各種信息的集成將為決策的科學(xué)化提供必要條件。在ERP尚未導(dǎo)入之前,知識(shí)庫的信息資訊是屬于過時(shí)的,更多的是局部的信息、片面的信息,乃至失真的信息。導(dǎo)致這種現(xiàn)象的原因,除了其它因素外,信息的集成機(jī)制不完善,無疑是一個(gè)重要因素。另一方面,以往的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在面臨組織增減變化時(shí),需要花比較多的時(shí)間去修改與串聯(lián)。在導(dǎo)入ERP之后,面對(duì)這樣的變化,便可以很輕松地進(jìn)行銜接,預(yù)算規(guī)劃更為精確,控制更為落實(shí),也使得實(shí)際發(fā)生的數(shù)字與預(yù)算之間的差異分析、管理控制更為容易與快速。
其三,遠(yuǎn)見性。ERP系統(tǒng)的會(huì)計(jì)子系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)融合在一起,會(huì)計(jì)子系統(tǒng)又集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)于一體。這種系統(tǒng)整合,及其系統(tǒng)的信息供給,有利于財(cái)務(wù)做前瞻性分析與預(yù)測。
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