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ERP實(shí)務(wù):進(jìn)貨驗(yàn)收單功能設(shè)計(jì)實(shí)例

來(lái)源: 暢享網(wǎng) 編輯: 2009/10/26 09:31:44  字體:

  一、 進(jìn)貨驗(yàn)收單審核時(shí)檢查。

  在進(jìn)貨驗(yàn)收單審核之前,系統(tǒng)必須對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行檢查,以提高進(jìn)貨驗(yàn)收單數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

  檢查一:驗(yàn)收數(shù)量加上驗(yàn)退數(shù)量是否等于進(jìn)貨數(shù)量。一般情況下,在沒(méi)有不良品的情況下,進(jìn)貨數(shù)量就等于驗(yàn)收數(shù)量。但是,在有不良品時(shí),進(jìn)貨數(shù)量等于驗(yàn)收數(shù)量加上驗(yàn)退數(shù)量。這個(gè)驗(yàn)退數(shù)量會(huì)在進(jìn)貨單審核后,直接轉(zhuǎn)換為退貨單。當(dāng)退回單審核后,才會(huì)扣除進(jìn)貨數(shù)量。也就是說(shuō),在退貨單沒(méi)有審核之前,這個(gè)不良品仍然是企業(yè)的資產(chǎn)。所以,在進(jìn)貨單審核的時(shí)候,進(jìn)貨數(shù)量必須等于驗(yàn)收數(shù)量與驗(yàn)退數(shù)量之和。若不等于的話,則進(jìn)貨驗(yàn)收單就無(wú)法審核。

  檢查二:進(jìn)貨驗(yàn)收單審核時(shí)間所在的期間是否打開。因?yàn)檫M(jìn)貨驗(yàn)收單中,有涉及到費(fèi)用的問(wèn)題,所以根據(jù)財(cái)務(wù)控制的要求,進(jìn)貨驗(yàn)收單審核的時(shí)間其對(duì)應(yīng)的期間,必須是打開的。若沒(méi)有打開的話,則任何交易的單據(jù)都將無(wú)法審核。所以,當(dāng)這個(gè)審核時(shí)間對(duì)應(yīng)的期間沒(méi)有打開的時(shí)候,系統(tǒng)就會(huì)提示錯(cuò)誤信息:“期間關(guān)閉,請(qǐng)先打開期間”。

  檢查三:是否有前置單據(jù)。若在進(jìn)貨單單據(jù)設(shè)置的時(shí)候,把進(jìn)貨驗(yàn)收單設(shè)置成為必須核對(duì)前置單據(jù)。則在進(jìn)貨驗(yàn)收單審核的時(shí)候,會(huì)檢查進(jìn)貨驗(yàn)收單中是否有進(jìn)貨單的信息。若沒(méi)有進(jìn)貨單信息,即企業(yè)用戶是手工建立進(jìn)貨驗(yàn)收單,而不是根據(jù)進(jìn)貨單轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái),或者沒(méi)有指定進(jìn)貨單時(shí),這筆驗(yàn)收單將無(wú)法審核。因?yàn)樵隍?yàn)收單審核的過(guò)程中,會(huì)更新進(jìn)貨單中的相關(guān)信息,所以,在這里核對(duì)前置單據(jù),是有必要的。

  二、 撤銷審核時(shí)的控制。

  在某些特定的情況下,如進(jìn)貨驗(yàn)收單出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí),是允許進(jìn)貨驗(yàn)收單可以撤銷審核。但是,其是有比較嚴(yán)格的限制條件的。若不滿足這些限制條件,則系統(tǒng)會(huì)拒絕撤銷審核進(jìn)貨驗(yàn)收單。

  限制條件一:日期上的限制。進(jìn)貨驗(yàn)收單若要審核,必須滿足兩個(gè)日期條件。一是在進(jìn)貨驗(yàn)收單撤銷審核時(shí)候,撤銷審核的時(shí)間所對(duì)應(yīng)的期間必須是打開的,否則的話,系統(tǒng)會(huì)提示錯(cuò)誤信息。二是撤銷審核的時(shí)候,時(shí)間必須是大于財(cái)務(wù)凍結(jié)日期。因?yàn)檫M(jìn)貨驗(yàn)收單撤銷審核后,會(huì)影響財(cái)務(wù)的結(jié)算。所以,為了保障數(shù)據(jù)的一致性,進(jìn)貨驗(yàn)收單如果要撤銷審核,必須要在財(cái)務(wù)凍結(jié)日期之前撤銷審核,否則的話,系統(tǒng)是不允許的。若在財(cái)務(wù)凍結(jié)日期之后,還需要修改進(jìn)貨驗(yàn)收單,一般不允許,只有通過(guò)其他單據(jù)來(lái)做調(diào)整,如通過(guò)成本調(diào)整單、庫(kù)存調(diào)整單等等。

  限制條件二:進(jìn)貨驗(yàn)收單所對(duì)應(yīng)的進(jìn)貨單步存在應(yīng)付憑單或者應(yīng)付憑單已經(jīng)作廢。在根據(jù)進(jìn)貨單生成應(yīng)付憑單的時(shí)候,應(yīng)付憑單計(jì)算應(yīng)付金額的時(shí)候,是根據(jù)進(jìn)貨單上的驗(yàn)收數(shù)量來(lái)進(jìn)行計(jì)算的。而撤銷進(jìn)貨驗(yàn)收單的時(shí)候,會(huì)同市更改進(jìn)貨單上的驗(yàn)收數(shù)量。如此的話,進(jìn)貨單上的驗(yàn)收數(shù)量與進(jìn)貨單所對(duì)應(yīng)的應(yīng)付憑單內(nèi)容就對(duì)不上了。所以,遇到這種情況的話,系統(tǒng)是拒絕進(jìn)貨驗(yàn)收單撤銷審核的。除非企業(yè)用戶刪除這種應(yīng)付憑單或者作廢這張單據(jù)。如此控制的目的,就是為了保障數(shù)據(jù)前后的一致性。從這里也看出,在進(jìn)貨驗(yàn)收單上關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的進(jìn)貨單的重要性。在進(jìn)貨單單身中,有一個(gè)“應(yīng)付憑單單號(hào)”字段,該字段會(huì)根據(jù)其他作業(yè)進(jìn)行自動(dòng)改寫。在進(jìn)貨驗(yàn)收單撤銷審核時(shí),就根據(jù)這個(gè)字段的內(nèi)容來(lái)判斷進(jìn)貨單是否已經(jīng)有應(yīng)付憑單,或者應(yīng)付憑單有否作廢。

責(zé)任編輯:zoe
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