山東新華制藥股份有限公司（以下簡稱新華制藥）自2007年1月開始ERP二期項目中的成本模塊實施，經過系統(tǒng)調研、系統(tǒng)培訓、系統(tǒng)定義、數據準備、系統(tǒng)切換、系統(tǒng)上線維護6個階段，至2008年9月完成預定目標，項目進入正常運行維護階段。通過二期項目的實施，新華制藥將信息化管理深入到車間現(xiàn)場，能夠進行原料、產品的批次追蹤查詢、產品成本查詢，完善了原料藥生產成本管理考核體系，并與物流、檢驗、財務等系統(tǒng)無縫集成，形成了完整的ERP應用模式，覆蓋了產品銷售訂單、需求預測、產品銷售、產品生產、原材料采購、成本核算等企業(yè)管理的全過程。但同其他企業(yè)一樣，新華制藥ERP的實施也不是一帆風順的。

　　一、實施難點和解決途徑

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　　成本模塊上線之后的前幾個月的成本計算出現(xiàn)了大量的錯誤，有的成本翻了一倍還多，主要原因有：一是人員操作上存在問題。主要表現(xiàn)在初始化數據不正確、公司倉庫物料調撥不及時、車間人員數據錄入不規(guī)范等。例如領用包裝材料，系統(tǒng)要求按明細規(guī)格領用，而實際操作中卻未按規(guī)格領料，造成各明細規(guī)格產品之間包裝成本相差很大。另外，還存在隨意修改數據的情況，由于成本計算時間較長，如果修改數據不通知財務，必然會導致結果錯誤。二是系統(tǒng)設置問題。主要是根據公司實際情況后期開發(fā)的報表存在疏漏。三是準備工作不夠充分。雖然系統(tǒng)上線經過了長時間的測試，但由于僅做了流程測試，導致正式使用成本模塊時，許多操作人員數據錄入不夠認真，意識還停留在手工階段，操作隨意性很大。

　　由此可以看出，人員素質是影響系統(tǒng)能否正常運行的關鍵因素。操作人員能否嚴格按照要求進行數據錄入和相關業(yè)務操作直接影響最終計算結果。加之系統(tǒng)涉及部門較多，只有部門間緊密配合，才能提高效率和準確性。針對此情況公司采取了以下措施：

　　1.對操作人員、系統(tǒng)使用人員進行分批、多次培訓。培訓交流工作貫穿了系統(tǒng)實施上線的整個過程，參與人員包括了相關崗位的各級應用人員和管理人員，以讓大家充分掌握業(yè)務操作方法。

　　2.建立例會制度。由計算機中心牽頭，每周二上午召開例會，總結通報上周情況，并對本周工作作出安排。通過例會，大家共同討論問題，總結經驗，互相交流，以避免同類錯誤在不同車間多次出現(xiàn)。同時，通過例會討論對系統(tǒng)運行提出了不少意見，使系統(tǒng)相關設置更加合理、完善。

　　3.由車間、財務、計算機中心共同制定系統(tǒng)操作規(guī)程，對各類業(yè)務事項做出明確規(guī)定，所有系統(tǒng)操作人員必須認真學習并嚴格遵守。通過規(guī)范化要求，大大減少了操作的隨意性，使得計算結果更加真實、可靠。

　　4.建立考核制度。為了提高大家的認知意識，公司對規(guī)程操作人員實行經濟考核，這使得一部分思想意識薄弱的人員增強了責任心，杜絕人為原因造成的錯誤出現(xiàn)。

　　5.建立一整套檢查方案，從數據錄入、標準設置、倉庫盤點、費用分配、簡單成本分析等幾個方面嚴格檢查，并制定修改數據必上報制度，多方面下手，力求杜絕錯誤出現(xiàn)。

　　6.在使用系統(tǒng)計算成本的同時，根據系統(tǒng)計算的原理，同時手工再計算一遍成本。將兩種方法計算的結果進行比較，核對系統(tǒng)計算的正確性。經過8個月的并行計算，確定系統(tǒng)計算無誤后，才放棄手工計算。

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　　由于系統(tǒng)的局限性和新華制藥生產情況的復雜性，系統(tǒng)并不能完全適合新華制藥的實際需求。因此，根據新華制藥的實際情況，公司對系統(tǒng)處理流程做了很多修正。

　　1.車間之間的物料領用。例如207車間生產的醋酐產品在外售的同時，207車間生產的其他產品和其他車間也要使用醋酐產品。由于207車間沒有足夠的地方儲存，必須先交公司庫再領回使用。領用醋酐產品出庫時須計算產品成本，而出庫成本需根據期初、期末和本期交庫成本加權平均計算，這就導致在計算產品入庫成本之前需先計算產品出庫成本，而沒有產品入庫成本又無法計算產品出庫成本。對此情況，公司提出，領用醋酐產品時調撥單據做上“調撥”標記，以與其他調撥單區(qū)分，同時設置該類調撥單在審核后自動加上“記賬”標記，從而禁止該類調撥單參與產品出庫核算，此類調撥單上物料單價取上期期末平均單價，如無結存則取累計平均單價，從而杜絕了死循環(huán)的出現(xiàn)。

　　2.應客戶要求和GMP（國家食品藥品監(jiān)督管理局藥品認證）管理要求，有時會出現(xiàn)產成品返工生產情況。產成品返工生產需單獨統(tǒng)計，同時系統(tǒng)要求交庫產品不能領用自身，但如在同一月內同時出現(xiàn)A產品交庫和A產品返工情況時，必然會出現(xiàn)A產品領用A產品的結果，而此類事項系統(tǒng)也判斷為死循環(huán)。對此公司采取和上一種情況一樣的處理方法，在調撥單據上加“返工”標記，并在車間設置退貨倉庫。返工的產品調撥到車間退貨倉庫，并在退貨倉庫內做虛擬出入庫。例如A產品，其主要生產原料為a，出庫時產品為A，數量為實際退庫數量，入庫時產品為a，數量根據實際損耗情況填寫，但要求金額必須保持一致，然后再領用a交庫。這樣既可以杜絕死循環(huán)的出現(xiàn)，又可以反映返工的損耗，方便查詢，同時還便于統(tǒng)計返工的數量。

　　3.要求軟件公司提供權限管理功能。由于成本模塊涉及人員較廣，信息透明度較高，而原系統(tǒng)功能中并不包括相關的權限控制，這就導致非本車間（部門）人員可以隨意瀏覽本車間（部門）相關的數據、報表、BOM單等，造成機密數據泄露。針對這種情況，根據公司的要求，軟件公司開發(fā)了權限保護程序，除相關管理人員和公司領導可全部授權外，對其余人員的權限進行嚴格限制，做到車間（部門）之間不能相互瀏覽數據，車間（部門）內不同崗位（專業(yè)）不能相互瀏覽數據，從而保證了公司數據的安全性。

　　4.廢料回收套用成本計算也是難點，因為在交庫產品中是不包括廢料的，所以在計算成本時廢料在系統(tǒng)之外，這就形成了有實物無價值的情況，會造成交庫產品成本虛高，而系統(tǒng)又無法計算廢料的實際成本。為解決這個問題，公司在每一種產品的用料配方中都加上了廢料回收一項，并對每一種廢料編制了計劃價格，讓程序員給開了數量錄入通道，可以通過手工輸入廢料量，量是負數（原來程序是不允許輸入負數量的）。這樣在計算產品成本時，廢料會作為負數沖減交庫產品成本，同時廢料也以計劃價格作為結轉廢料銷售成本或繼續(xù)參與產品生產時價值確認的依據。

　　5.根據新華制藥管理經驗，二次開發(fā)相關報表。原系統(tǒng)中包含的報表種類較少，例如系統(tǒng)自帶的物料收發(fā)報表只能提供計劃金額，無法提供實際金額，這對財務工作來講無疑是一個很大的缺陷。對此，公司和軟件公司開發(fā)人員共同開發(fā)了可反映實際金額和計劃金額的物料收發(fā)明細表、原料消耗明細表、單位成本明細表、原料節(jié)約報表、產品成本報表、多月成本比較表等，滿足了管理工作的需求。

　　二、實施效果

　　醫(yī)藥、化工企業(yè)實施ERP，生產管理、成本管理是難點。其中BOM（產品配方）的配置、聯(lián)副產品成本的計算、回收品管理、多計量單位的轉換、成本核算的特殊性又是難點中的難點。在新華制藥成本模塊實施過程中，各方實施人員多次討論、測試、調整，最終開辟出一條適用于新華制藥的應用模式，取得了預期的成果。

　　1.生產、成本系統(tǒng)上線后，可以有效降低人工統(tǒng)計的差錯，提高準確率，進而控制人為錯誤的繼續(xù)擴大。ERP成本模塊運行后，可以隨時進行車間內部的賬物核對。因系統(tǒng)賬務的公開透明，促使車間對物料的管理比以前更加認真、細致，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋、查找原因并及時改正，工作責任心明顯提高。這正符合GMP的“將人為錯誤縮減到最低限度”、“最大限度保證藥品質量”等要求。

　　2.通過查看每個產品的投料情況，可以分析出工人是否按SOP（工藝操作規(guī)程）、BPR（生產批記錄）要求規(guī)范操作，以及原輔料使用情況是否到位、產品質量與原輔料的節(jié)約情況等。通過查詢批次入庫產品領料明細，可清楚地看到單批的投料情況及單批成本。通過單批的投料對應其產品質量，可改進工藝參數，使工藝規(guī)程更完善，產品質量更穩(wěn)定。同時，使監(jiān)督管理工作更加細致、有據可查、有路可循。

　　3.使用系統(tǒng)提供的實際成本計算方法，材料成本的計算更加符合生產的實際情況，這樣不僅能夠真實地核算成本，為企業(yè)決策提供依據，還能及時反映出企業(yè)生產過程中存在的問題，便于企業(yè)改進生產管理。

　　4.系統(tǒng)可以提供對單個或多個物料的動態(tài)庫存查詢功能。通過對物料的現(xiàn)有庫存、安全庫存、預計入庫量、已分配量進行運算，得到任何時間段內的預計可用庫存情況，可隨時掌握物料的庫存狀況，輔助供應、銷售、生產、倉儲等部門進行管理決策。

　　5.結合新華制藥多年原料藥生產成本管理經驗開發(fā)的一系列成本考核報表，能夠多維度、強精度考核產品的生產成本，有利于將成本管理納入到考核指標體系，運用管理會計的基本原理，以分部門核算的方法建立一套包括成本、收入、費用的考核指標。可及時有效地反映各部門的收支情況，不僅便于領導的跟進、查究，更重要的是建立和強化了部門的成本約束意識和收入對比意識。

　　標等。應注意會計職業(yè)判斷中的非會計因素。當然加強會計人員的職業(yè)道德教育也是必不可少的培訓內容！