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通知的寫作規(guī)范

來源: 編輯: 2009/09/08 09:32:05  字體:

  通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜,都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。

  通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。

  一、一般性通知。

  在上級機(jī)關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級機(jī)關(guān)知道或辦理時,如:慶祝某個節(jié)日,成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機(jī)構(gòu),啟用印章,更正文件差錯,請下級機(jī)關(guān)報送有關(guān)材料等,都可使用這種通知。這種通知,要交待清楚所通知的事項,如何辦理,有什么要求等。

  二、會議通知。

  上級機(jī)關(guān)要召開比較重要的會議時,一般都要提前通知所屬有關(guān)單位,這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體,交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項交待不清,丟三拉四,就可能影響會議的按時召開和正常進(jìn)行。

  三、任免通知。

  上能機(jī)關(guān)在任免下級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項需要下級機(jī)關(guān)知道時要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡單,一般只要寫清楚決定任免的時間、機(jī)關(guān)、會議或依據(jù)文件,以及任免人員的具體職務(wù)即可。

  不論哪種類型的通知,都應(yīng)該注意以下幾點:

  一、通知一般都要有一個符合標(biāo)題“三要素”(即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種)的標(biāo)題,使人一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機(jī)關(guān)簡單地使用“通知”作標(biāo)題,這是不確切的,應(yīng)盡量避免,更不應(yīng)提倡。

  二、被通知單位就是文件的主送單位,有的通知往往不寫被通知單位,這是不妥當(dāng)?shù)摹?

  三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道,可在“通知”之前加“緊急”二字,這就是常見的“緊急通知”。

責(zé)任編輯:zoe

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