計算機的廣泛應(yīng)用使得企業(yè)的會計工作環(huán)境和內(nèi)容發(fā)生了深刻變化。計算機具有高速和穩(wěn)定的特點，又有很強的程序性和邏輯分析判斷能力，使會計數(shù)據(jù)處理的速度加快，極大地提高了會計核算的準確性和可靠性，因此，給企業(yè)的管理帶來了諸多的方便和好處。
然而，我國的會計電算化目前仍處于宣傳和推廣階段，是從傳統(tǒng)會計向電算化工作中的過渡階段。會計電算化在給企業(yè)帶來好處的同時，也對傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部管理提出了新問題。因此，建立一套適應(yīng)會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制體系顯得尤為重要。
一、會計電算化現(xiàn)狀
會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子信息技術(shù)在會計工作的具體應(yīng)用，是電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬、查賬以及代替人工完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程。
計算機的引入使得傳統(tǒng)會計內(nèi)部控制制度的形式，內(nèi)容、重點都發(fā)生了變化，各種處理步驟不復(fù)存在，審查、復(fù)核控制機制隨之削弱，形成會計電算化下傳統(tǒng)會計控制方法失效。內(nèi)部控制越來越依賴計算機系統(tǒng)，會計事項處理的無紙化和操作無形化使會計信息的真實性風(fēng)險加大，對會計電算系統(tǒng)內(nèi)部控制的內(nèi)容更為廣泛、技術(shù)要求更高。
不少企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對實施會計電算化的重要性缺乏足夠認識，認為會計電算化只不過是會計核算工具的改變，看不到對會計職能、管理流程和管理方法的深刻影響，僅僅是“以機代賬”，對軟件的投入認為只需要一次即可，不注重軟件升級，把傳統(tǒng)會計被計算機替代作為樹立現(xiàn)代企業(yè)管理的一個標志，并沒有充分認識到會計電算化是現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，是企業(yè)決策的重要手段，更是經(jīng)濟信息化的需要。
二、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部管理的影響
企業(yè)實施會計電算化系統(tǒng)后，會對企業(yè)的工作和管理帶來影響：
�。ㄒ唬⿻嬓畔⑾到y(tǒng)的組織體制控制發(fā)生變化
會計電算化系統(tǒng)中，將傳統(tǒng)會計對數(shù)據(jù)分散收集、分散處理，重復(fù)記錄的操作方式，改變?yōu)榧惺占�、統(tǒng)一處理、復(fù)式記錄的操作方式，增強了會計核算的深度和廣度，提高了會計信息的時效性、可靠性、重要性、相關(guān)性，使會計信息的提取利用更適應(yīng)于現(xiàn)代管理的要求，對企業(yè)的內(nèi)部控制也提出了新的要求。
�。ǘ⿻媿徫辉O(shè)置及其權(quán)限控制發(fā)生變化
實現(xiàn)會計電算化后，會計部門的人員組成從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)管理人員及計算機專家組成，并由計算機專家來負責(zé)系統(tǒng)的安全。會計工作崗位分為基本會計崗位和會計電算化崗位，由于企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)量不同，有的將電算化崗位設(shè)置由一人擔(dān)任，有的將電算化崗位中的系統(tǒng)管理員與數(shù)據(jù)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員混為一談，造成工作中職責(zé)不明、權(quán)限不清，表現(xiàn)最為突出的問題是系統(tǒng)管理員的權(quán)力過大，相當(dāng)多的單位在賦予系統(tǒng)管理員權(quán)限時，都能夠調(diào)用系統(tǒng)的所有功能，享有所謂的“超級用戶”權(quán)力，有時甚至完全超過了會計主管的權(quán)限，因此，權(quán)限設(shè)置不當(dāng)將會造成內(nèi)控潛在的隱患。
（三）可能出現(xiàn)不同財務(wù)軟件系統(tǒng)之間的不兼容
由于各個系統(tǒng)都是自行開發(fā)的，使用不同的操作平臺和支持軟件，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，編程風(fēng)格各異，各軟件公司為技術(shù)保密，相互沒有交流和溝通，沒有業(yè)界的協(xié)議，自然也沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，在系統(tǒng)與系統(tǒng)之間很難實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，造成了數(shù)據(jù)的兼容性差，數(shù)據(jù)信息的共享難以實現(xiàn)。
�。ㄋ模⿻嫴居浀男问胶�賬務(wù)處理程序控制發(fā)生變化
在會計電算化系統(tǒng)中，日記賬、總賬只能裝訂成活頁式賬冊，不可能是訂本賬冊；各種賬務(wù)處理及賬證核對功能，由計算機控制迅速完成，傳統(tǒng)會計下的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料書面形式的資料減少甚至消失；為了會計人員的會計處理方便，有不少的會計核算軟件對于已錄入并保存的憑證，提供了“取消審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”功能，記賬憑證、賬簿的錯誤可以在原錯誤之處不留痕跡地加以修改，憑證的無痕修改對數(shù)據(jù)的安全控制是一個嚴重的挑戰(zhàn)。
（五）會計檔案的內(nèi)部管理發(fā)生變化
實行會計電算化后，會計檔案的保管范圍發(fā)生了變化，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料都屬于會計檔案的范疇。會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了很大的變化，各種記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬和會計報表等會計資料存儲于磁性介質(zhì)上，復(fù)制、備份或刪除都很容易。
�。⿲ΜF(xiàn)有會計管理法律體系產(chǎn)生挑戰(zhàn)
因為現(xiàn)有法規(guī)的不健全使得防范電算化犯罪變得很困難。由于在法律上對未經(jīng)許可接觸電算化會計信息系統(tǒng)或有關(guān)數(shù)據(jù)文件的行為未規(guī)定為偷竊行為，因此就無法對下載重要機密數(shù)據(jù)的行為治罪。必須看到，對電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和管理，僅靠現(xiàn)有的一些法規(guī)，如《會計法》、《企業(yè)會計準則》等是不夠的，有待于進一步完善相關(guān)的法律、規(guī)章、制度，防止智能犯罪的可能。
三、會計電算化內(nèi)部控制的應(yīng)對措施
會計電算化是一個企業(yè)走向成熟的標志，世界上凡是經(jīng)營管理完善的企業(yè)都擁有一流的會計電算化管理系統(tǒng)。目前，我國的傳統(tǒng)會計管理還存在著很多不足，會計電算化系統(tǒng)尚處于初級階段，需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部管理體系加以約束，這樣才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。而建立企業(yè)會計電算化的內(nèi)部控制主要有如下措施：
�。ㄒ唬┙M織機構(gòu)及操作管理的控制
企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，組織機構(gòu)的設(shè)置控制重點應(yīng)放在不相容職務(wù)的分離上，對原有的組織機構(gòu)進行適當(dāng)調(diào)整，將不相容的系統(tǒng)開發(fā)與系統(tǒng)操作，數(shù)據(jù)維護與電算審核，數(shù)據(jù)錄入與審核記賬，系統(tǒng)操作與系統(tǒng)檔案管理等職務(wù)分離，制定相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套，適應(yīng)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的要求。
對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制操作管理制度，不僅會有效地保證會計軟件的安全運行，而且有利于內(nèi)部牽制制度的執(zhí)行。它包括四個方面：一是要有授權(quán)限制。加強對操作員崗位尤其是系統(tǒng)管理員及電算主管權(quán)限的約束。電算主管無論從會計工作的分工、工作的內(nèi)容、所負責(zé)任等方面來講，都是本單位的業(yè)務(wù)總負責(zé)人，系統(tǒng)管理員應(yīng)服從電算主管的工作安排，系統(tǒng)管理員的權(quán)限并不是“無限大”的，其所做各項工作都應(yīng)對電算主管負責(zé)。二是要有預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。每一位參與會計電算化的人員都應(yīng)實施合理授權(quán)控制，還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié)，未經(jīng)檢查，應(yīng)無法進入下一步會計處理。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計算機等。三是要有預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機內(nèi)賬簿等。四是制定完善的操作手冊、必要的上機操作記錄、輪流值班制度等，通過設(shè)置操作員口令和上機日志等控制手段，防止差錯和舞弊行為。
（二）會計信息數(shù)據(jù)的控制
實行會計電算化后，企業(yè)內(nèi)部牽制的重點將放在原始數(shù)據(jù)輸入的控制、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間連接的控制方面。
企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。如果輸入的數(shù)據(jù)不準確，處理結(jié)果就會出現(xiàn)差錯，哪怕是很小的數(shù)據(jù)錯誤，都會導(dǎo)致錯誤的擴大，影響整個會計電算化系統(tǒng)的正常運行。在會計核算軟件中，對輸入過程的控制，首先是授權(quán)控制，輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查；其次是采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準確性進行總數(shù)校驗控制、平衡校驗控制、數(shù)據(jù)類型校驗控制、重復(fù)輸入校驗控制等。
輸出控制最重要的目標是保證各種輸出結(jié)果的完整性和正確性。輸出包括打印、查詢、軟盤輸出等形式，內(nèi)容涉及各種會計報表、日記賬、明細賬、總賬等。輸出數(shù)據(jù)控制對輸出的數(shù)據(jù)要有授權(quán)，對數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定，要建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。
企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準確、安全、可靠。對數(shù)據(jù)的傳輸可將大量的經(jīng)濟業(yè)務(wù)劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸時應(yīng)順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收的標識，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等內(nèi)部控制措施。
企業(yè)為了保證會計信息數(shù)據(jù)的有效性和可靠性，確保會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當(dāng)?shù)貎Υ妫阌谡{(diào)用、更新和檢索，企業(yè)應(yīng)采取內(nèi)部措施，對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標號，文件的修改，更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明，對整個修改更新過程都應(yīng)作好登記，計算機會計系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或審計人員查詢或跟蹤檢查等。
�。ㄈ┫到y(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的控制
會計電算系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究，開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、設(shè)計、實施工作，以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、更新方案的決策工作。會計電算化系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目，不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必需遵循國家有關(guān)部門制訂的標準和規(guī)范。按標準和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展計算機會計系統(tǒng)，使企業(yè)會計電算化系統(tǒng)更可靠、更完善，有利于對系統(tǒng)的維護和進一步發(fā)展、更新。
由于企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化，軟件的修改是難以避免的，對會計軟件的修改應(yīng)有書面形式的報告，經(jīng)批準后才能實施修改，修改過程中必須有周密的計劃和嚴格的記錄，而且要求會計電算化系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔，所有修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制。
企業(yè)在實施系統(tǒng)轉(zhuǎn)換時，須采取有效的控制手段，作好各項轉(zhuǎn)換的準備工作，如舊系統(tǒng)的結(jié)算、匯總，人員的重新配置，新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。并要接受實踐的檢驗，并行運行的時間一般至少為三個月，以便檢驗新的會計電算化系統(tǒng)運行正常。
�。ㄋ模┘訌妼嫏n案的控制
為了系統(tǒng)能夠安全、健康地運行，會計檔案管理也是一項重要的基礎(chǔ)性工作。制定嚴格且具有實際操作性的會計檔案管理制度，保證會計檔案的安全與完整。如要有對存有會計數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)妥善保管，要有完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等措施。
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會計電算化系統(tǒng)的可靠、數(shù)據(jù)信息的安全，均依賴強有力的安全、保密控制。要求會計軟件必須從存放在服務(wù)器和磁盤等設(shè)施上的數(shù)據(jù)安全和在傳輸過程中信息安全兩個方面入手，著重考慮內(nèi)部控制的安全性問題，建立健全內(nèi)部控制、建立數(shù)據(jù)保護機構(gòu)，加強數(shù)據(jù)的保密和安全，由專門的工作人員管理數(shù)據(jù)，存取數(shù)據(jù)時，要設(shè)置口令、密碼、驗明用戶身份，修改、刪除數(shù)據(jù)時，隨時留存操作日志，留下操作的痕跡以便日后核查。每次操作完成退出系統(tǒng)時系統(tǒng)都應(yīng)提示用戶進行備份，使得數(shù)據(jù)一旦遭受破壞可以直接從備份盤中恢復(fù)數(shù)據(jù)，最大程度地減少損失，而對非相關(guān)人員在非必要的情況下不給予查看數(shù)據(jù)的權(quán)利，防止無關(guān)人員進入計算機工作區(qū)域，禁止非操作人員操作財會專用計算機，防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等，采取各種嚴格的措施加以控制。另外，為防止非法篡改還可對一些重要的文件進行特殊定義，比如定義為隱形文件、專用文件或只讀文件，未經(jīng)授權(quán)不得改動。同時，要增強網(wǎng)絡(luò)安全防范能力，采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲通訊、身份識別、授予權(quán)等措施和保證機房設(shè)備安全的措施。
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會計電算化給企業(yè)帶來科學(xué)、方便和高效的管理，但也可能導(dǎo)致新技術(shù)條件下的高科技犯罪。因此，防范此類犯罪，制定專門的法規(guī)加以有效的控制變得十分必要和緊迫。一是為防止舞弊或欺詐，建立懲治利用會計電算化犯罪活動的法律，明確規(guī)定哪些行為屬于舞弊行為及懲處方法；二是建立保護會計電算化系統(tǒng)相關(guān)法律，明確電算化系統(tǒng)中的硬件、軟件、會計信息數(shù)據(jù)等方面受法律保護。制定嚴格的電算化內(nèi)控制度則是防范會計電算化舞弊的有效途徑。
現(xiàn)有的會計人才遠不能滿足這項新技術(shù)的推廣和應(yīng)用，而目前高校培養(yǎng)的會計專業(yè)人才還大都停留在熟悉會計業(yè)務(wù)、會使用會計系統(tǒng)這一層次上，即使有不少經(jīng)驗豐富的會計業(yè)務(wù)人員，有不少也只是經(jīng)過短期培訓(xùn)而來的，只掌握了一些有關(guān)計算機的基本應(yīng)用，復(fù)合性的財會人才依然極為緊缺，遠遠不能滿足企業(yè)的需求，這正是制約會計電算化健康發(fā)展的重要因素之一。
因此，只有培養(yǎng)復(fù)合型的會計人才，既熟悉計算機技術(shù)，又精通會計業(yè)務(wù)，這樣才能促進會計電算化的快速推廣和順利發(fā)展。
新經(jīng)濟時代的特點是信息化、網(wǎng)絡(luò)化，而生存于新經(jīng)濟時代的現(xiàn)代企業(yè)更不能脫離這個大環(huán)境。會計電算化既是順應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，也是現(xiàn)代企業(yè)管理的必然要求，更是企業(yè)提高內(nèi)部管理的重要途徑。
