工作底稿的概念
所謂工作底稿，指的就是一種具有多種用途的會(huì)計(jì)資料匯總、分析計(jì)算表。它是將試算平衡、賬項(xiàng)調(diào)整、結(jié)賬等項(xiàng)工作程序與編制會(huì)計(jì)報(bào)表結(jié)合在一起的一種工作草稿。
在一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)，會(huì)計(jì)處理程序以分析會(huì)計(jì)事項(xiàng)、編制會(huì)計(jì)分錄、過賬、調(diào)整有關(guān)賬項(xiàng)、編制調(diào)整賬項(xiàng)后試算表，然后通過結(jié)清臨時(shí)性賬款，編制結(jié)賬后試算表，再編制會(huì)計(jì)報(bào)表。這就完成了一個(gè)會(huì)計(jì)期間的會(huì)計(jì)工作，提供出反映這一會(huì)計(jì)期間內(nèi)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀態(tài)的會(huì)計(jì)信息。
對(duì)于業(yè)務(wù)量少而且簡(jiǎn)單的企業(yè)來說，以上要求并非難事但是對(duì)于那些業(yè)務(wù)復(fù)雜，會(huì)計(jì)事項(xiàng)發(fā)生頻繁的企業(yè)來說則非易事。在賬項(xiàng)結(jié)束的階段，賬項(xiàng)調(diào)整、結(jié)賬、試算平衡等工作，經(jīng)手人多，工作集中，反映的內(nèi)容又分散，這樣登賬時(shí)就難免出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且查找時(shí)又費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不利于及時(shí)準(zhǔn)確地編制會(huì)計(jì)報(bào)表。于是，工作底稿便應(yīng)運(yùn)而生。
工作底稿的作用
工作底稿在會(huì)計(jì)期間末編制，有利于及時(shí)確定企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，同時(shí)又能保征賬頁、賬表的整潔，避免對(duì)賬、結(jié)賬工作中的差錯(cuò)，為及時(shí)編制會(huì)計(jì)報(bào)表作好準(zhǔn)備。
具體作用如下：
1.可以避免調(diào)整、結(jié)算賬項(xiàng)工作中出現(xiàn)差錯(cuò)
在賬務(wù)結(jié)束階段，調(diào)整賬項(xiàng)、結(jié)賬、試算平衡等工作是分散進(jìn)行的，而且工作量大，經(jīng)手人多，這就難免發(fā)生差錯(cuò)。有時(shí)即使發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)，也難于查明更正。通過編制工作底稿，將每個(gè)工作程序都在同一張表格上進(jìn)行，便于集中查找錯(cuò)誤，而且工作底稿上的結(jié)賬、調(diào)整分錄可以直接作為編制記賬憑證、調(diào)整賬簿記錄的依據(jù)，工作既省時(shí)又省力，保證了賬頁賬表的清潔，從而可以避免調(diào)整、結(jié)算賬項(xiàng)工作中出現(xiàn)差錯(cuò)。
2.可以及時(shí)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)期內(nèi)的財(cái)務(wù)成果
在工作底稿上，通過調(diào)整賬項(xiàng)、結(jié)轉(zhuǎn)分錄、試算平衡，將企業(yè)在會(huì)計(jì)期間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以引進(jìn)的資產(chǎn)、負(fù)債、權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤(rùn)項(xiàng)目全期增減變動(dòng)的結(jié)果同時(shí)反映在一張表上，因而便于集中了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，確定財(cái)務(wù)成果。
3.有助于加速會(huì)計(jì)報(bào)表的編制工作
工作底稿中有損益表和資產(chǎn)負(fù)債表的有關(guān)欄目，這兩個(gè)表內(nèi)的各個(gè)欄目，直接可以根據(jù)日常的核算賬簿來編制。而日常的賬簿資料分散反映著企業(yè)的有關(guān)經(jīng)營(yíng)成果因素和財(cái)務(wù)狀況因素，編制會(huì)計(jì)報(bào)表前，這些項(xiàng)目還必須在賬項(xiàng)調(diào)整的基礎(chǔ)上進(jìn)行多次的試算平衡，這就需要一定時(shí)間，會(huì)影響會(huì)計(jì)報(bào)表的及時(shí)編制。
編制工作底稿，因賬項(xiàng)調(diào)整、試算平衡、結(jié)賬和編制會(huì)計(jì)報(bào)表結(jié)合了起來，集中在同一張工作底稿上進(jìn)行，這就減少了編制會(huì)計(jì)報(bào)表前的資料整理工作，從而有助于加速會(huì)計(jì)報(bào)表的編制工作。
工作底稿的格式
工作底稿的格式因其用途不同而異。這里介紹的是會(huì)計(jì)期末編制的結(jié)賬式工作底稿。
這種工作底稿一般采用的是棋盤式格式。表內(nèi)的欄次按照會(huì)計(jì)處理過程的順序進(jìn)行排列，包括試算表、賬項(xiàng)調(diào)整、賬項(xiàng)結(jié)轉(zhuǎn)、會(huì)計(jì)報(bào)表等。
實(shí)際工作中，工作底稿的格式有以下幾種：
1.“六欄式”格式
“六欄式”工作底稿，表上設(shè)有“試算表（調(diào)整前）”、“賬項(xiàng)調(diào)整”、“調(diào)整后試算表”、“賬項(xiàng)結(jié)轉(zhuǎn)”、“損益表”、“資產(chǎn)負(fù)債表”六欄。每一大欄下再劃分“借方”、“貸方”兩欄。
2.“五欄式”格式
“五欄式”工作底稿是在“六欄式”基礎(chǔ)上，省去“調(diào)整后計(jì)算表”欄后而成。
3.“四欄式”格式
“四欄式”格式的工作底稿只設(shè)置“調(diào)整前試算”、“賬項(xiàng)調(diào)整”、“損益表”和“資產(chǎn)負(fù)債表”四欄。