實(shí)務(wù)課程:真賬實(shí)訓(xùn)納稅實(shí)訓(xùn)招生方案免費(fèi)試聽 初當(dāng)會計崗位認(rèn)知會計基礎(chǔ)財務(wù)報表會計電算化

 綜合輔導(dǎo):會計實(shí)務(wù)行業(yè)會計管理會計審計業(yè)務(wù) 初當(dāng)出納崗位認(rèn)知現(xiàn)金管理報銷核算圖表學(xué)會計

您的位置:首頁>實(shí)務(wù)操作>初當(dāng)會計>業(yè)務(wù)初探> 正文

函證幫你擺脫往來賬款煩惱

2009-9-14 9:33 會計電算化 【 】【打印】【我要糾錯

  往來賬款的管理常常令不少企業(yè)的財務(wù)人員頭疼不已。這些陳年舊賬如何處理,企業(yè)往往要通過向?qū)Ψ桨l(fā)函證來進(jìn)行核實(shí)。然而,函證究竟該怎么編制,未回函該如何處理,不少人卻不甚了解。

  函證的安排和組織

  函證的對象是應(yīng)收(應(yīng)付)賬款、預(yù)收(預(yù)付)賬款、其他應(yīng)收(應(yīng)付)款。一般來說,對于那些掛賬金額小、時間長、不經(jīng)常發(fā)生往來的應(yīng)付款項(xiàng)單位,或會計師事務(wù)所年度審計已發(fā)函又得到回函的單位,企業(yè)可不發(fā)詢證函。函證的對象通常是數(shù)額較大、掛賬時間較長的往來款項(xiàng)。如果通過業(yè)務(wù)部門、網(wǎng)絡(luò)、114查詢等無對方聯(lián)系方式無法進(jìn)行函證的單位,還要責(zé)成專人專項(xiàng)辦理。

  財務(wù)部門取得被函證單位的聯(lián)系方式后,編制詢證函。一般規(guī)模較大的企業(yè),利用企業(yè)信用或因?yàn)榻Y(jié)算的時間差,導(dǎo)致財務(wù)往來有余額的單位成千上萬,用手工在電子表格或WORD文檔中填制,工作量大、效率低、容易出錯。當(dāng)前,可利用電子表格編程功能,將電子表格自動生成格式標(biāo)準(zhǔn)、樣式統(tǒng)一、自動編號的詢證函。初次發(fā)詢證函,一般要由財務(wù)人員發(fā)送,未回函再次發(fā)函時,可視情況由業(yè)務(wù)部門與對方交流溝通后發(fā)送,以提高回函率。

  大多數(shù)單位安排在年度資產(chǎn)清查階段函證,這時期財務(wù)工作繁忙,回函的幾率小。初次發(fā)函時,大概要經(jīng)歷15天,回函率一般只在30%左右,難以滿足往來款項(xiàng)管理全面核查的要求。有效的做法是,借助于年度資產(chǎn)清查的氛圍,安排函證工作,并根據(jù)初次回函情況安排下步函證工作,下次函證時間大致在次年的2月份。一次函證要有一次分析、一次總結(jié),并繼續(xù)安排下次函證,如果回函質(zhì)量依舊較差,就要一直進(jìn)行函證,時間涵蓋半年也很必要。

  未回函或回函不符為哪般

  函證發(fā)送后,10天內(nèi)仍然得不到對方回函的,企業(yè)往往需要繼續(xù)發(fā)函或派專人到對方核對賬簿。而對于已收到的回函,要重點(diǎn)分析回函不符的原因,回函不符屬被詢證方的原因有:詢證方款項(xiàng)已付,對方尚未收到。對于時間較長的往來款項(xiàng),可能對方銀行出納丟失票據(jù),財務(wù)人員沒有掛賬。這種情況較少,主要在于對方財務(wù)管理基礎(chǔ)薄弱,未能及時與銀行對賬。

  詢證方開具發(fā)票,對方未收到,或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)員收到但未轉(zhuǎn)交財務(wù)人員,對方不能掛賬;或者對方已開具發(fā)票,但對方業(yè)務(wù)員或其他人員未轉(zhuǎn)移到詢證方。

  函證方銷售產(chǎn)品時為對方代墊的費(fèi)用,代墊的原始憑證對方未收到,或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)員收到,未轉(zhuǎn)交財務(wù)人員,對方?jīng)]有掛賬;被詢證方往來記賬串戶,如將詢證方股份公司開具的發(fā)票掛在集團(tuán)公司的名頭下;詢證方記賬金額有誤;被詢證方更名或重組,沒有將更名函或重組的確認(rèn)文件轉(zhuǎn)交給詢證方,詢證方不能夠做往來賬戶調(diào)整。

  經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)因質(zhì)量等產(chǎn)生扣罰事宜,雙方協(xié)商后,只需函證方出具內(nèi)部扣罰決議,并相應(yīng)扣減被詢證方的往來金額。但被詢證方未有扣罰決議,財務(wù)部門不知情,不能進(jìn)行賬務(wù)處理。或雙方簽訂了處罰協(xié)議,雙方簽字蓋章,但被詢證方業(yè)務(wù)員未將處罰協(xié)議轉(zhuǎn)交給財務(wù)部門,財務(wù)部門不能作賬務(wù)處理。

  值得關(guān)注的是,被詢證方更名,更名函已傳遞到財務(wù)往來人員手中,但因詢證方應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、其他應(yīng)付款分設(shè)不同崗位,往往會出現(xiàn)一個崗位調(diào)整賬戶,而其他崗位未能調(diào)整的情況。

  函證透露出的額外信息

  函證不只是簡單地用來核對雙方賬務(wù)往來的準(zhǔn)確性,通過函證,企業(yè)還可以及時了解對方的經(jīng)營狀態(tài),并及時給予適當(dāng)?shù)奶幚硪庖。一是該單位已?jīng)撤銷,應(yīng)付對方款項(xiàng)可以做營業(yè)外收入及時處理。對于更名的單位,要索取企業(yè)更名書,在賬務(wù)上作調(diào)戶處理。另外,有的單位已經(jīng)將更名函送交函證單位,單位在兩個名頭上掛賬的,要按新戶予以統(tǒng)一。對于欠款金額較小、時間較長、找不到具體的辦公地點(diǎn)和辦公人員,又不知對方具體情況的單位,也可以作明核案被處理,或?qū)⒍鄠這樣的賬戶在一個專用賬戶里掛賬。對于長期掛賬無人催要、掛賬金額經(jīng)常出錯,發(fā)票不及時開具或其他有悖于合同的,評價其誠信度和管理水平,將誠信度差、管理水平低的單位傳遞給招標(biāo)部門,招標(biāo)部門向?qū)Ψ搅咙S、紅牌,減少或杜絕與這樣單位的往來。

  此外,對于長期掛賬的未付款項(xiàng),在函證期間停止支付,待全部函證完畢,確認(rèn)對方款項(xiàng)無異,方可支付。依此防止函證方錯誤記錄,對方以錯就錯,借函證之機(jī)騙取款項(xiàng),造成不該有的損失。同時,對于收到的詢證函,要按單位和往來科目裝訂成冊,作為檔案保存,以便日后查閱。

責(zé)任編輯:zoe
發(fā)表評論/我要糾錯