在審計工作中，函證是非常重要，也是最常用的一種審計手段。在實際審計工作，一般使用手工發(fā)詢證函，更多的是利用WORD發(fā)詢證函，但大多是手工輸入，在輸入數(shù)據(jù)和單位名稱等內(nèi)容時，存在重復勞動，且容易出錯。另外容易選取了樣本，但在填寫詢證函時漏掉。在發(fā)函數(shù)量較少的情況下，影響尚小，在發(fā)函數(shù)量很大的情況下，工作量很大，這時發(fā)函的自動化就顯得非常重要了。

　　利用WORD的郵件合并功能，你可以方便、準確的發(fā)函，結合EXCEL電子表格，可以方便的統(tǒng)計發(fā)函的金額，并且可以進行進一步的回函情況統(tǒng)計。

　　下面，制作這樣一個利用WORD的郵件合并功能來實現(xiàn)發(fā)函的系統(tǒng)。

　　一、先制作一個WORD文件，內(nèi)容是詢證函的內(nèi)容，保存為“詢證函.DOC”文件。

　　二、接下來，分析哪些數(shù)據(jù)是固定的，哪些是變動項目，需要輸入的數(shù)據(jù)。

　　需要輸入的主要是被函證單位名稱、期末金額，其他基本上固定，可以直接在WORD模板文件中輸入。如果要想這個模板自動化程度更高，可以選擇多一些項目作為參數(shù)。經(jīng)過分析，需要輸入的主要有“被函證單位名稱”、“發(fā)函日期”、“結算日期”、“應收金額”、“應付金額”、“被審計單位名稱”和事務所聯(lián)系人，而筆者為了這個文件方便大家使用，更是把“會計事務所名稱”、“郵編”、“地址”和“詢證函編號”也作為需要自動輸入的參數(shù)來處理。這樣，自動化程度更高了。

　　三、現(xiàn)在，開始使用WORD郵件合并功能了，打開“詢證函.DOC”文件。選擇“工具”菜單中的“郵件合并”命令。

　　單擊“主文檔”組框中的“創(chuàng)建”按鈕，從出現(xiàn)的下拉列表中選擇“套用信函”命令，出理對話框，再選擇“活動窗口”，即選擇當前文件做主文檔，如你要另外的文件做主文檔，則選擇“新建主文檔”。

　　四、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源，即包含準備讓系統(tǒng)取出的數(shù)據(jù)的文件。

　　WORD的郵件合并功能幾乎可以使用任何類型的數(shù)據(jù)源，其中包括Word表格、Microsoft Outlook聯(lián)系人列表、Excel工作表、Microsoft Access數(shù)據(jù)庫和ASCII碼文本文件。如果尚未在數(shù)據(jù)源中存儲信息，Word將引導您逐步創(chuàng)建Word表格，表格中可以包含姓名、地址以及其他數(shù)據(jù)。用WORD數(shù)據(jù)時，有個數(shù)限制，可以使用“郵件合并幫助器”來創(chuàng)建包含最多不超過63個數(shù)據(jù)域的Mcrosoft Word數(shù)據(jù)源。如果需要的數(shù)據(jù)域多于63域，請將數(shù)據(jù)源創(chuàng)建為使用制表符或逗號分隔的文本文件，或者使用Microsoft Excel工作表、Microsoft Access數(shù)據(jù)庫或其他數(shù)據(jù)源。

　　另外推薦使用Microsoft Excel工作表，一是普及，二是操作方便，三是功能強大，結合后面的進一步數(shù)據(jù)處理，可以制作底稿等工作。

　　另外新建一個EXCEL文件，按下表設置。注意：設置表格時要注意不能有合并單元格，項目一定要在最上面一行，否則容易出錯。

　　詢證函編號被函證單位名稱結算日期應收金額應付金額發(fā)函單位名稱發(fā)函日期會計事務所名稱郵編地址聯(lián)系人

　　五、設置數(shù)據(jù)源

　　在“詢證函.DOC”文件中，選擇“工具”菜單中的“郵件合并”命令，出現(xiàn)“郵件合并幫助器”，單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，選擇下拉列表中的“打開數(shù)據(jù)源”。選擇文件類型為MSEXCEL工作簿，選擇剛才制作成的“函證清單.XLS”文件。

　　這時，會提示電子表格的區(qū)域，選擇默認的整張電子表格，確認就可以，再提示沒有合并區(qū)域，選編輯主文檔即可。這時會回到WORD文件中，出現(xiàn)郵件合并按鈕，在相應的位置插入數(shù)據(jù)項目即可。

　　六、合并數(shù)據(jù)和文檔，即生成合并文件。

　　這里，需要注意的是，如果你設置了單元格的屬性，哪怕沒有數(shù)據(jù)，默認的選項也是會合并到新的文檔中去的。這樣，就會有空白記錄生成到新的合并文檔中去。為了避免這種情況，可以是對數(shù)據(jù)區(qū)下面的單元格不做任何修改。但是這是不太可能的，因為都可能會修改到的。

　　解決方法是在EXCEL表中將有效數(shù)據(jù)區(qū)域設置名稱，選中有效數(shù)據(jù)區(qū)域后，在地址欄中輸入名稱。或者是選中有效數(shù)據(jù)區(qū)域后，選取菜單中的“插入”＝＞“名稱”＝＞“定義”來定義好名稱。在WORD文件中打開數(shù)據(jù)源，提示區(qū)域時選擇你設置的名稱。這樣，就不會有空白記錄生成到新的合并文檔中去了。

　　另一方法是在合并選項中設置查詢選項，如在本例中，被函證單位名稱必不可少，故在查詢選項中設置條件被函證單位名稱不為空，就不會有空白記錄生成到新的合并文檔中去了。

　　在生成合并文檔時，可以在文件中查看記錄的，點擊查看合并記錄按鈕，再點擊尾記錄按鈕，看是否為EXCEL文件中的最后記錄。

　　七、另外，在合并選項中，還可以排序等，在本文就不詳述了。

　　這樣，一個在EXCEL中輸入函證清單，在WORD文件中生成詢證函打印稿的系統(tǒng)就完成了。函證清單列表在EXCEL中還可繼續(xù)使用，形成函證的底稿，另外再根據(jù)回函情況，就可以編制成一個函證底稿了。

　　八、接下來，是利用郵件合并功能生成信封，步驟同上面基本一致，只是在“主文檔”＝＞“創(chuàng)建”時選用“信封”。具體操作在本文就不詳述了。