審計實務中VLOOKUP函數(shù)的應用

假設你是一個審計新人，經(jīng)理派你分析比較近兩年銷售費用中各明細科目的變動情況，以判斷銷售費用金額的合理性，但是企業(yè)兩年的明細科目數(shù)量和順序變動很大，復制到EXCEL表格中需要一個個的調(diào)順序，使兩年中相同的明細項位于EXCEL同一行，這時有人就會問，咱們只能一點點手動調(diào)節(jié)么？

又或者，經(jīng)理讓你檢查一下應收和預收有沒有同時掛賬，這個工作需要將應收和預收中相同的明細找出來，但是應收和預收均有上千條的明細，怎么辦？

這種情況下，有一個很有用的函數(shù)可以幫到我們，讓我們輕輕松松完成這些工作，那就是VLOOKUP函數(shù)。

那么，這個函數(shù)該怎么用呢？別急，看正保會計網(wǎng)校編輯給您一步步演示。

比如，檢查應收和預收同時掛賬問題，數(shù)據(jù)如下：

 

第一步。

我們需要在C2中顯示預收款項中“某虛擬石油公司”項目的金額，那么我們在C2中輸入函數(shù)VLOOKUP，要尋找的參數(shù)是“某虛擬石油公司”，因此第一個參數(shù)選擇A2。如下圖。

第二步。

接下來選擇尋找區(qū)域，我們要在預收款項中尋找“某虛擬石油公司”對應的金額，因此要選取F2：G10全部區(qū)域。注意，VLOOKUP默認被尋找的參數(shù)位于尋找區(qū)域的第一列，因此一定要把含有被尋找參數(shù)的那一列放在第一列。另外需要將需找區(qū)域F2：G10設置為絕對引用，不然在之后批量復制公式時會使得尋找區(qū)域隨之變化，引起查找失誤。至于這兩列數(shù)據(jù)的標題行（F1預收款項，G1金額）則不用選擇。

第三步。

輸入要尋找數(shù)據(jù)的位置。我們需要C2中顯示的數(shù)據(jù)位于被尋找區(qū)域的第二列，則我們輸入“2”，如果我們想在C2中顯示“某虛擬石油公司”，則輸入“1”。注意，這個列數(shù)指的是該列數(shù)據(jù)在被尋找區(qū)內(nèi)的列數(shù)，而不是EXCEL表格中的列數(shù)。

第四步。

確定搜索精度。這是VLOOKUP需要的最后一個參數(shù)，意思是精確匹配還是模糊查找。0或FALSE就表示精確查找，1或TRUE時則表示模糊查找。如無特殊目的，要選擇精確查找，因為模糊查找會帶來許多意想不到的結果。

第五步。

將函數(shù)復制到整個C列，可以向下拖，也可以把光標放到C2單元格的右下方，當光標變作“+”時，雙擊鼠標左鍵，則此函數(shù)可以自動填充至此數(shù)列最后一行。

此時，我們便找到了那些在應收賬款和預收款項中同時掛賬的明細了。C列中，出現(xiàn)數(shù)字的單元格對應的明細科目便是有同時掛賬現(xiàn)象的明細科目，單元格中的數(shù)據(jù)則是對應的預收款項的金額。沒有同時掛賬的明細在C列中對應的是“#N/A”。

有些人不喜歡看到“#N/A”，那么可以用一下IFERROR函數(shù)進行嵌套，將“#N/A”變成零，顯示出來便是“-”，方法見下圖。不過需要注意的是，2003版的EXCEL是不支持IFERROR函數(shù)的。

另外需要注意，VLOOKUP查找的時候，對要查找的參數(shù)要求很嚴格，需要一模一樣。如果應收賬款中是“某虛擬石油公司”，而預收款項中是“某虛擬石油公司 ”（結尾處多了一個空格，在處理企業(yè)提供的數(shù)據(jù)時，經(jīng)常會出現(xiàn)科目名稱中出現(xiàn)空格的情況，要注意），此時C2中會返回“#N/A”。

VLOOKUP函數(shù)功能十分強大，正保會計網(wǎng)校在這里只是給大家介紹了查找數(shù)據(jù)的功能，也是它的基本功能，它的其他用途大家可以在工作中慢慢摸索。希望本文對大家的工作有所幫助。

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