計(jì)算機(jī)替代手工記帳是指應(yīng)用會計(jì)軟件輸入會計(jì)數(shù)據(jù)，在計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行處理，并打印輸出會計(jì)帳簿、報(bào)表的過程。計(jì)算機(jī)替代手工記帳以及由此而產(chǎn)生的種種可能問題，要求單位加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)替代手工記帳后的管理，以提高會計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全、效率和效果，充分利用系統(tǒng)提供的各種手段、便利，從而為實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的目標(biāo)服務(wù)。會計(jì)電算化系統(tǒng)包括計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、系統(tǒng)軟件、會計(jì)軟件、會計(jì)人員、會計(jì)電算化的組織工作和單位的會計(jì)管理工作等方面的內(nèi)容。會計(jì)電算化系統(tǒng)管理和使用的財(cái)務(wù)會計(jì)部門，在建立會計(jì)電算化內(nèi)部管理制度時，必需充分考慮會計(jì)電算化系統(tǒng)的各個方面的特點(diǎn)。下面簡單介紹會計(jì)電算化系統(tǒng)各個方面的特點(diǎn)。 

　　一、會計(jì)部門必需對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的硬件和軟件進(jìn)行管理

　　實(shí)行會計(jì)電算化后，各單位用于會計(jì)電算化工作的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，一般都是由財(cái)務(wù)會計(jì)部門管理的，硬件設(shè)備比較多的單位，財(cái)務(wù)會計(jì)部門還單獨(dú)設(shè)立了計(jì)算機(jī)室。因此，會計(jì)部門還必須對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)，制定對用于會計(jì)工作的計(jì)算機(jī)硬件和軟件的有關(guān)操作，管理和維護(hù)的制度。

　　計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的那些看得見，摸得著的所有機(jī)械、電、磁、光設(shè)備，硬件設(shè)備都是精密的機(jī)械電子設(shè)備，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備包括計(jì)算機(jī)（一般微型計(jì)算機(jī)）、顯示器、鍵盤、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、UPS不間斷電源等。計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備可以構(gòu)建進(jìn)行會計(jì)電算化工作的單機(jī)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，供會計(jì)軟件運(yùn)行，滿足不同會計(jì)軟件對不同的計(jì)算機(jī)環(huán)境的要求。如單用戶會計(jì)軟件在一臺計(jì)算機(jī)上運(yùn)行，生成的會計(jì)數(shù)據(jù)存儲在這臺計(jì)算機(jī)中，網(wǎng)絡(luò)會計(jì)軟件在用通訊線連接的多臺微機(jī)上運(yùn)行，會計(jì)人員在不同的工作站上可以共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的軟硬件資源，共同使用同一個會計(jì)軟件，對同一套會計(jì)帳進(jìn)行操作而互不影響。

　　系統(tǒng)軟件是管理計(jì)算機(jī)資源和支持應(yīng)用程序運(yùn)行的程序。會計(jì)軟件是在計(jì)算機(jī)上運(yùn)行的，它的物質(zhì)基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)。不同的會計(jì)軟件適用于不同的行業(yè)，有不同的操作方法，會計(jì)軟件在不同的應(yīng)用情況下要進(jìn)行必要的調(diào)整和修改，軟件要不斷地進(jìn)行升級更新。會計(jì)電算化后，會計(jì)信息必需通過會計(jì)軟件進(jìn)行管理，會計(jì)軟件還具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、數(shù)據(jù)處理和軟件操作方法要求嚴(yán)格的特點(diǎn)。

　　計(jì)算機(jī)中的各種信息和軟件是存儲在磁介質(zhì)中，看不見摸不著，磁場、電場、潮濕、灰塵、計(jì)算機(jī)病毒等因素容易造成計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件的損害。而會計(jì)數(shù)據(jù)具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性、可造性和安全要求高，數(shù)據(jù)要有可驗(yàn)證性，要有充分的安全可靠性保證等特征。 

　　二、會計(jì)工作流程和工作重點(diǎn)發(fā)生了變化

　　實(shí)行會計(jì)電算化后，會計(jì)人員不再需要手工記帳，算帳和編制報(bào)表，輸入記帳憑證后，憑證通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行傳遞并自動進(jìn)行核算和編制報(bào)表工作，憑證的輸入和審核成為主要任務(wù)，操作計(jì)算機(jī)成為會計(jì)工作的基本技能；存貸采用實(shí)際成本計(jì)價(jià)、對大量的固定資產(chǎn)進(jìn)行個別計(jì)提折舊、進(jìn)行詳細(xì)的部門核算等，在手工方式下工作量非常大，使用計(jì)算機(jī)便使之方便快捷；企業(yè)要求會計(jì)人員參與企業(yè)的經(jīng)營管理和決策。 

　　三、會計(jì)人員的協(xié)作性要求更強(qiáng)了

　　會計(jì)軟件通常由多個功能模塊組成，每個功能模塊處理特定部分的會計(jì)信息，各功能模塊之間通過信息傳遞相互聯(lián)系，能夠完成日常的會計(jì)核算業(yè)務(wù)，包括帳務(wù)處理、工資核算、材料核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算、產(chǎn)成品銷售核算、應(yīng)收應(yīng)付款核算（往來核算）、存貨核算、會計(jì)報(bào)表生成與匯總等等；進(jìn)一步完成會計(jì)管理和控制工作，如資金籌集的管理、流動資金管理、成本控制、銷售收入和利潤管理等，幫助決策者制定科學(xué)的經(jīng)營決策和預(yù)測。尤其是在網(wǎng)絡(luò)情況下，會計(jì)人員在不同的工作站共同使用同一個會計(jì)軟件，彼此的憑證傳遞、交接都是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，相互之間聯(lián)系非常緊密，一個人出現(xiàn)問題，會影響其他工作的順利進(jìn)行，因此要求各崗位的會計(jì)人員之間必須加強(qiáng)協(xié)作，才能順利進(jìn)行會計(jì)工作。 

　　四、內(nèi)部控制的內(nèi)容各重點(diǎn)也有所變化

　　由于計(jì)算機(jī)自動進(jìn)行總帳和明細(xì)帳的核對工作，手工條件下的總帳明細(xì)帳的核對工作可以取消；記帳憑證的審核工作變得更加重要和關(guān)鍵；計(jì)算機(jī)軟開發(fā)人員對軟件結(jié)構(gòu)和設(shè)計(jì)的熟悉程度，使得他們有能力進(jìn)行非正常的數(shù)據(jù)修改，因此還必須限制計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)人員操作會計(jì)軟件進(jìn)行會計(jì)記帳工作，尤其是不能兼任出納工作。 

　　五、會計(jì)人員分工和職責(zé)發(fā)生了變化

　　實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，會計(jì)人員必須人人操作會計(jì)軟件才能夠進(jìn)行會計(jì)核算工作，會計(jì)人員必須改變原來的自己的工作習(xí)慣，以適應(yīng)會計(jì)電算化工作的要求；必需增設(shè)一些新的工作崗位，同時需要減掉一些不適應(yīng)電算化工作臺的崗位。會計(jì)人員的分工、工作職責(zé)都發(fā)生了很大的變化。 

　　六、對會計(jì)人員素質(zhì)的要求提高了

　　一是因?yàn)闀?jì)軟件的許多種自定義功能，要求會計(jì)人員定義各種轉(zhuǎn)帳公式、數(shù)據(jù)來源公式、費(fèi)用分配公式等；二是因?yàn)榻饷摿藭?jì)人員繁雜的計(jì)算和抄寫工作后，要求會計(jì)人員參與企業(yè)的經(jīng)營管理和決策，對會計(jì)信息進(jìn)行綜合分析和利用。 

　　七、會計(jì)檔案的形式和內(nèi)容發(fā)生了變化

　　會計(jì)電算化的會計(jì)檔案包括打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證和存貯在計(jì)算機(jī)軟硬盤及其他存貯介質(zhì)中的會計(jì)數(shù)據(jù)、程序，以及軟件開發(fā)進(jìn)行中編制的各種文檔以及其他會計(jì)資料。許多會計(jì)檔案都成磁性的了，看不見摸不著，正在運(yùn)行的計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)也成為比較完整的會計(jì)資料，因此包括用于會計(jì)電算化工作的計(jì)算機(jī)也必須嚴(yán)格管理。