以電子計算機為主的現(xiàn)代信息技術充分應用于會計工作后，對傳統(tǒng)會計實務產生了深刻影響：會計信息的處理工具由算盤發(fā)展到鍵盤，會計信息的載體從紙張發(fā)展到磁盤文件，會計信息的處理與傳輸呈現(xiàn)出高度自動化、電子化、無紙化和實時化的特點，并促使以簿記為主的傳統(tǒng)會計組織發(fā)生根本性改變。本文擬通過與手工會計的比較對電算化會計賬務處理程序的特點進行初步探討。 

　　一、賬簿體系虛擬化 

　　賬簿，作為存放經分類匯總的會計數(shù)據(jù)的載體，是一個承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶。手工會計離開賬簿，其會計報表的編制便成了無本之木、無水之魚。簿籍只是賬簿的外表形式，賬簿的內容則是賬戶記錄。賬戶就是對會計數(shù)據(jù)進行分類、歸集而設置的單元。在電算化系統(tǒng)中，會計信息的生成仍然離不開賬戶這樣最基本的存儲單元，但賬戶的存儲并不一定要借助于賬簿來完成。信息技術的運用，使賬戶記錄與紙介質呈現(xiàn)出分離的趨勢，紙介質不再作為賬戶分類和匯總數(shù)據(jù)的唯一載體。實踐己經證明，在磁、電、光等介質保存會計數(shù)據(jù)可靠性得以保證的前提下，人們需要的各種核算資料盡可通過調用這些介質上的數(shù)據(jù)庫文件并加以顯示，完全不必使用紙張作為賬戶記錄的載體。既然賬戶記錄可以完全與紙張分離，手工會計中關于賬簿的定義就不存在了。電算化系統(tǒng)中的賬簿實際是“虛”的。所謂“虛”，是指磁盤上一般并不存在賬，更不是一個手工賬對應一個磁盤文件。賬簿上反映的數(shù)據(jù)不外有兩類，一類是發(fā)生額，另一類是余額。作為記賬對象的發(fā)生額數(shù)據(jù)，來自于記賬憑證，而作為記賬結果的期末(或期初)余額數(shù)據(jù)，則是在賬簿被登記之后形成的。所以，賬簿記錄只不過是記賬憑證上賬戶記錄的分類、匯總罷了。由于計算機具有強大、快速的數(shù)據(jù)處理功能，它對記賬憑證庫文件的分類、匯總不過是舉手之勞。而對于賬戶余額，只要保證系統(tǒng)初始化時輸人的初始余額數(shù)據(jù)正確無誤，以后各個會計期的期末余額也就垂手可得了。因此，電算化系統(tǒng)中的賬是憑證庫文件及相關數(shù)據(jù)(主要是各會計賬戶的期初余額數(shù)據(jù))自動地準確無誤地派生出來的。理論上說，保留了憑證庫文件及相關數(shù)據(jù)，也就保證了賬簿的存在。 

　　二、記賬過程虛擬化 

　　電算化系統(tǒng)中的記賬過程也是一個虛過程，因為并沒有生成實際的賬。“記賬”就是將前憑證庫文件中審核通過的記賬憑證做上過賬標識或者另外形成一個賬后憑證庫文件，表明該記賬憑證已入賬，不允許再對其修改。如果有錯誤，只能采用類似于手工會計下的紅字沖銷法，通過輸入“更正憑證”予以糾正。所以，在電算化系統(tǒng)申，記賬環(huán)節(jié)完全可以取消，即平時不登記日報賬、明細賬及總賬，只將記賬憑證保存在一起，在需要時再采用瞬間成賬的做法：根據(jù)科目余額庫文件的期初余額數(shù)據(jù)和記賬憑證庫文件的科目發(fā)生額數(shù)據(jù)，當即形成所需的“賬簿”并予以輸出。同時，這種瞬間成賬的方式也便會計報表瞬間形成成為可能。至于很多會計軟件所提供的記賬模塊功能，主要是為了滿足會計人員的習慣，即只有先記賬才能查詢和打印。 

　　三、證賬表數(shù)據(jù)一致化
 
　　在手工會計中，分類賬分為總分類賬(總賬)和明細分類賬(明細賬)。其登記的原則是平行登記，即把來源于記賬憑證的信息一方面記人有關總賬賬戶，同時還要記入該總賬所屬的有關明細賬賬戶，并通過定期對賬來檢查和糾正總賬或明細賬中可能出現(xiàn)的記錄錯誤。這種通過低效率的多重反映和相互稽核來換取數(shù)據(jù)處理的正確性與可靠性是手工賬務處理程序的一個重要特征。然而，對賬是設置賬簿的產物。如果沒有設置賬簿，也就無所謂賬證、賬賬、賬表之間的核對了。計算機本身是不會發(fā)生遺漏、重復及計算錯誤的。只要會計軟件的程序正確且運行正常，賬證、賬賬一定是相符的；只要報表公式定義正確，賬表也一定相符。這樣，就便手工會計下的對賬環(huán)節(jié)不復存在了。事實上計算機對來源于記賬憑證中的信息不再重復處理，而分類賬也沒有必要明確地區(qū)分為總賬和明細賬。當然，這并不排除會計軟件中設置類似于總賬和明細賬的數(shù)據(jù)存儲結構，但這樣的總賬和明細賬之間并不存在統(tǒng)馭與被統(tǒng)馭的關系，其目的只是為了加快信息檢索的速度。 

　　四、賬務處理流程一體化
 
　　手工會計的賬務處理流程，簡單地說就是：憑證——賬簿——報表，會計人員的工作重點是在填制憑證以后的階段，要形成會計報表，必須經過填制憑證、過賬、結賬、試算平衡、對賬等諸多程序。在電算化系統(tǒng)中，整個賬務處理流程分為輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié)，首先將分散于手工會計各個核算崗位的會計數(shù)據(jù)統(tǒng)一收集后集中輸入計算機，此后的各種數(shù)據(jù)處理工作都由計算機按照會計軟件的要求自動完成，不受人工干預。從輸入會計憑證到輸出會計報表，一氣呵成，一切中間環(huán)節(jié)都在機內自動處理，而需要的任何中間資料都可以通過系統(tǒng)提供的查詢功能得到，真正實現(xiàn)了數(shù)出一間(都從憑證上來)，數(shù)據(jù)共享(同時產生所需賬表)。整個賬務處理流程具有高度的連續(xù)性、嚴密性，呈現(xiàn)出一體化趨勢，極大地提高了財務報告的時效性。這樣，在手工會計中非常費時、費力和繁瑣的工作，變成了電算化系統(tǒng)中一個簡單的指令或動作。過去需要眾多人員從事的填制憑證、記賬、編表等工作，現(xiàn)在只需要少量的錄入人員進行操作就可以了。因此，手工會計中不同賬務處理程序的劃分已沒有必要，可以采用一種統(tǒng)一的賬務處理程序，這就為實現(xiàn)電算化系統(tǒng)中賬務處理程序的通用化提供了前提。