在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，原始憑證主要表現(xiàn)為在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的紙介質(zhì)原始單據(jù)，經(jīng)過(guò)經(jīng)辦人員簽字、蓋章后作為正式原始會(huì)計(jì)憑證進(jìn)入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)人員按照會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定確認(rèn)審核后，據(jù)此填制記賬憑證。至此，作為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的輸入數(shù)據(jù)正式產(chǎn)生。經(jīng)過(guò)簽字、蓋章的原始憑證可以證明業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生，可以明確業(yè)務(wù)發(fā)生過(guò)程中的責(zé)任人，具有法律效力。

　　在目前的技術(shù)條件和電子商務(wù)環(huán)境下，原始憑證不再只以紙張作為記錄的載體，還可記錄在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的磁介質(zhì)或光介質(zhì)上，極大地改變了原始憑證的傳遞和存在方式。所以我們有必要結(jié)合電子原始憑證的特點(diǎn)，對(duì)會(huì)計(jì)信息輸入系統(tǒng)受到的影響作一粗淺的探討。

　　一、電子原始憑證的特點(diǎn)

　　電子原始憑證本質(zhì)上跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證沒(méi)有兩樣，都是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中為證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生及其相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任而直接形成和使用的，具有規(guī)范形式和法定效用的信息記錄。但由于載體的差異，與紙質(zhì)原始憑證相比，電子原始憑證具有以下特點(diǎn)：

　　1.無(wú)形性。電子原始憑證實(shí)質(zhì)上是計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中的一組電子信息，是無(wú)形物。電子原始憑證的生成，必須借助一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備才能完成，而不像紙質(zhì)原始憑證那樣由人工直接書(shū)寫(xiě)或打印完成；電子原始憑證的閱讀也必須借助一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備從存儲(chǔ)器中調(diào)閱；電子原始憑證的傳輸通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以信息流形式完成；電子原始憑證的保存一般也采用磁介質(zhì)或光介質(zhì)形式而不是書(shū)面打印形式。

　　2.內(nèi)容與載體相分離性。電子原始憑證的存放載體不是固定不變的，它可以存放在磁介質(zhì)的磁盤(pán)上，也可以存放在光介質(zhì)的光盤(pán)上，還可以存放在電子介質(zhì)的USB電子硬盤(pán)上。同時(shí)，它可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在不同計(jì)算機(jī)之間傳遞，也可以在不同介質(zhì)載體之間相互復(fù)制，而信息內(nèi)容不發(fā)生任何變化。

　　3.不穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證一旦形成，其形態(tài)和內(nèi)容不再發(fā)生變化，除非遭受不可抗拒的災(zāi)害事故，在會(huì)計(jì)檔案保管期限內(nèi)其有形物質(zhì)及其內(nèi)容的穩(wěn)定性是有保障的。電子原始憑證及其載體除在遭受不可抗拒的災(zāi)害事故時(shí)易損壞外，幾乎還時(shí)刻面臨著計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備故障、通信線路故障、誤操作故障以及黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒感染等方面的威脅，所以具有極大的不穩(wěn)定性。

　　4.易篡改性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證一旦生成，具有不可改動(dòng)性，若有改動(dòng)，也容易留下痕跡。例如，對(duì)部分允許修改的會(huì)計(jì)資料，會(huì)計(jì)法規(guī)嚴(yán)格規(guī)定了修改的方法、要求，如采用劃線更正法，并留下修改人簽字、蓋章等。電子原始憑證是以磁介質(zhì)或光介質(zhì)作為信息載體的，對(duì)其進(jìn)行增加、刪除、修改時(shí)不可能在磁介質(zhì)或光介質(zhì)上留下痕跡。

　　5.技術(shù)性。電子原始憑證的生成、確認(rèn)、傳遞、存儲(chǔ)，以及其可靠性、安全性、完整性和可驗(yàn)證性等，都是建立在一系列的高技術(shù)之上的，這些特點(diǎn)決定了對(duì)電子原始憑證的處理和加工與對(duì)紙質(zhì)原始憑證的處理和加工具有很大差異，這給傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息輸入系統(tǒng)帶來(lái)不小的沖擊。

　　二、電子原始憑證對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的影響

　　電子商務(wù)的發(fā)展促進(jìn)了電子數(shù)據(jù)的廣泛使用，在企業(yè)管理中，人們希望通過(guò)電子合同來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)交易的安全和快捷，以提高生產(chǎn)效率。同樣地，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，人們希望能夠充分合理地利用電子原始憑證的易傳遞、易復(fù)制性為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)帶來(lái)高效率。從收到原始憑證到原始憑證變成會(huì)計(jì)信息進(jìn)入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，要經(jīng)過(guò)“審核—編制分錄—錄入”的過(guò)程，在使用電子原始憑證的情況下，我們必須利用其特點(diǎn)，將會(huì)計(jì)知識(shí)與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，改進(jìn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法，同時(shí)進(jìn)一步規(guī)范電子原始憑證的內(nèi)容，使其標(biāo)準(zhǔn)化，這樣可以利用計(jì)算機(jī)高效、迅速地完成這些過(guò)程，以提高會(huì)計(jì)信息的收集速度，使其相關(guān)性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性都得到增強(qiáng)。

　　1.憑證審核方式的改變。對(duì)憑證的審核包括對(duì)憑證經(jīng)濟(jì)內(nèi)容和憑證生效要素的審核。無(wú)論何種介質(zhì)，對(duì)憑證經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的審核都是重點(diǎn)，并且審核方法都是相同的。而對(duì)憑證生效要素，即憑證的完整性和不可抵賴性的審核，由于介質(zhì)不同，做法也完全不同。完整性審核是對(duì)憑證內(nèi)容是否在傳遞過(guò)程中發(fā)生變化進(jìn)行審核，以保證收到的憑證內(nèi)容與發(fā)出時(shí)的憑證內(nèi)容保持一致。不可抵賴性審核就是對(duì)發(fā)送方的身份進(jìn)行審核，確認(rèn)憑證是由發(fā)送方發(fā)出的。通過(guò)這兩項(xiàng)審核，可以保證憑證是發(fā)送方發(fā)出的真實(shí)意愿。

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證通常為特制的發(fā)票，有水紋、密押等防偽措施。對(duì)它的完整性審核主要是看憑證是否真實(shí)，憑證上是否存在涂改痕跡，涂改的地方是否有涂改人的簽字、蓋章，大小寫(xiě)金額是否相符，金額的書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范等等。對(duì)它的不可抵賴性審核主要是鑒別單位印章是否真實(shí)。由于紙質(zhì)原始憑證的防偽特征很容易被模仿，假憑證、假發(fā)票、假印章可輕易獲得，涂改添加的手段也越來(lái)越高明，這要求會(huì)計(jì)人員應(yīng)具有一定的防偽能力。但會(huì)計(jì)法規(guī)無(wú)法對(duì)會(huì)計(jì)人員的防偽能力進(jìn)行量化，不能說(shuō)明會(huì)計(jì)人員應(yīng)識(shí)別出哪些假憑證，也就無(wú)法對(duì)會(huì)計(jì)人員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行具體規(guī)定，所以對(duì)紙質(zhì)原始憑證的審核具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，其審核的可靠性取決于會(huì)計(jì)人員的防偽能力、責(zé)任心甚至道德水平。

　　在使用電子原始憑證的情況下，由于電子原始憑證的內(nèi)容與載體相分離和易篡改性特征，不可能像對(duì)紙質(zhì)原始憑證那樣對(duì)載體進(jìn)行審核，所以主要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)保證憑證兩項(xiàng)生效要素的真實(shí)性，通常把這一系列技術(shù)手段稱為電子簽名。

　　電子原始憑證進(jìn)行電子簽名的過(guò)程為：報(bào)文發(fā)送方用散列算法從報(bào)文中生成一個(gè)固定長(zhǎng)度的報(bào)文摘要，用私有密鑰對(duì)報(bào)文摘要進(jìn)行加密后形成發(fā)送方數(shù)字簽名并發(fā)送。所以收到電子原始憑證的企業(yè)應(yīng)首先從認(rèn)證中心取得發(fā)送方的公鑰，再用它來(lái)解出報(bào)文摘要，同時(shí)對(duì)報(bào)文進(jìn)行散列運(yùn)算得到報(bào)文摘要，如果這兩個(gè)報(bào)文摘要相同，就可以確認(rèn)這個(gè)憑證是簽名者發(fā)送的，并且憑證的內(nèi)容保持了發(fā)送時(shí)的原始狀態(tài)，沒(méi)有被更改。這個(gè)審核過(guò)程可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，由于相關(guān)技術(shù)已經(jīng)較為成熟，而且它采用的是第三方審核的方式，認(rèn)證中心具有獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)、法律地位，所以這種審核方式比審核紙質(zhì)原始憑證更為可靠和快捷。

　　2.憑證內(nèi)容錄入方式的改變。審核通過(guò)的憑證就可以錄入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，成為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。將憑證內(nèi)容錄入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的理想方式是，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自動(dòng)接收電子原始憑證中的內(nèi)容，根據(jù)憑證內(nèi)容自動(dòng)加入便于深加工的標(biāo)志，形成原始憑證庫(kù)。只有自動(dòng)接收和存儲(chǔ)，才能發(fā)揮出電子原始憑證的易復(fù)制和易傳遞性的優(yōu)勢(shì)，提高會(huì)計(jì)工作效率。但在現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)生活中，電子原始憑證只是作為紙質(zhì)原始憑證的替代品，會(huì)計(jì)人員將收到的電子原始憑證打印下來(lái)，再像處理紙質(zhì)原始憑證那樣簽字、蓋章保存，再編制記賬憑證，最后錄入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。

　　這種做法使電子原始憑證的優(yōu)勢(shì)基本沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)，也阻礙了會(huì)計(jì)工作效率的提高。這有兩個(gè)客觀原因：一是由于電子原始憑證不具有法律上的證明效力，必須以紙介質(zhì)保存并簽字、蓋章；二是由于原始憑證開(kāi)具的區(qū)域范圍廣泛，票據(jù)五花八門(mén)，內(nèi)容格式各異，信息不標(biāo)準(zhǔn)，很難被會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自動(dòng)接收，必須由會(huì)計(jì)人員加工和錄入。

　　我國(guó)對(duì)電子數(shù)據(jù)（包括電子原始憑證）的法律地位的規(guī)定正在緊鑼密鼓地進(jìn)行中。今年6月《電子簽名法（草案）》已正式提交人民代表大會(huì)審議。該法被認(rèn)為是中國(guó)首部真正意義上的信息化法律，它確立了電子文件和電子簽名的法律效力，為文件和重要信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸及保存提供了法律依據(jù)。其中對(duì)電子簽名、數(shù)據(jù)電文的有效性作了原則性的規(guī)定，“安全的電子簽名具有與手寫(xiě)簽名或者蓋章同等的效力”，滿足特定要求的數(shù)據(jù)電文不僅可以“視為符合法律法規(guī)要求的書(shū)面形式”，還可以“視為滿足法律法規(guī)規(guī)定的原件形式要求”，也可以“視為滿足法律法規(guī)規(guī)定的文件保存要求”。電子簽名的法律效力一旦確立，那么相應(yīng)地，電子原始憑證、電子合同等電子文件的法律效力問(wèn)題將會(huì)迎刃而解。

　　既然電子原始憑證的法律效力問(wèn)題即將得到解決，那么剩下來(lái)的就是電子原始憑證內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)題了。電子原始憑證具有無(wú)形性、內(nèi)容與載體相分離性等特點(diǎn)，這決定了對(duì)電子原始憑證的規(guī)范主要是對(duì)其內(nèi)容的規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容可以任意變換載體，可以用任意符合標(biāo)準(zhǔn)的軟件來(lái)讀取內(nèi)容。

　　由于原始憑證是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的反映和記錄，所以對(duì)憑證的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范時(shí)，首先要對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容要素進(jìn)行分析。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的REA建模方法認(rèn)為，可將一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的內(nèi)容要素分為三種：資源、事件和參與者。它們是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須記錄的資料，這三種內(nèi)容要素的不同組合涵蓋了企業(yè)的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這樣就能通過(guò)對(duì)這三種內(nèi)容要素的存儲(chǔ)，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄。可以據(jù)此加工出傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)告信息，還可以提供用于管理目的的非財(cái)務(wù)信息。資源是指企業(yè)擁有并能控制的資產(chǎn)，如企業(yè)的產(chǎn)品、機(jī)器、設(shè)備、不動(dòng)產(chǎn)等。事件是指對(duì)資源變動(dòng)產(chǎn)生影響的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，如付出資源、收到資源、資源價(jià)值變化等。參與者是指參與上述事件的人或部門(mén)，他們可以是來(lái)自企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)人員或部門(mén)，也可以是企業(yè)外部的供貨商或客戶等，這必須根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型來(lái)確定。由此推論，憑證的內(nèi)容要素也應(yīng)該包括這三種，如憑證類型可以指明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的事件（如付款）、憑證涉及的資源及其價(jià)值（如銀行存款及其金額）、憑證涉及的參與者（如收款人、經(jīng)辦人）等。對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的分析，可以為原始憑證的標(biāo)準(zhǔn)化和原始憑證庫(kù)的設(shè)計(jì)提供理論依據(jù)，可以統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑，便于數(shù)據(jù)的歸類、存儲(chǔ)、加工和利用。

　　原始憑證的標(biāo)準(zhǔn)化為自動(dòng)接收數(shù)據(jù)并加工成會(huì)計(jì)信息提供了前提。在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方式下，編制會(huì)計(jì)分錄是會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要技術(shù)，也是會(huì)計(jì)流程中的一個(gè)重要過(guò)程。原始憑證是會(huì)計(jì)流程的開(kāi)端和基礎(chǔ)，后面所有的流程都要一環(huán)扣一環(huán)地與原始憑證保持一致。

　　在手工條件下，為保持這種一致性，就有了賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)、賬表核對(duì)的會(huì)計(jì)方法，這些方法在保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的同時(shí)卻降低了會(huì)計(jì)效率。目前的會(huì)計(jì)電算化軟件已經(jīng)可以保證從記賬憑證到會(huì)計(jì)賬簿再到會(huì)計(jì)報(bào)表的一致，但從原始憑證到記賬憑證這一環(huán)節(jié)仍是人工完成，換句話說(shuō)，如何從原始憑證自動(dòng)加工成會(huì)計(jì)信息，成為阻礙會(huì)計(jì)工作效率提高的一大瓶頸。原始憑證的標(biāo)準(zhǔn)化為這一問(wèn)題的解決提供了契機(jī)，計(jì)算機(jī)可以直接從原始憑證讀取數(shù)據(jù)而不需人工干預(yù)，會(huì)計(jì)流程得以簡(jiǎn)化，只要保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，就可以及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得會(huì)計(jì)信息。

　　原始憑證錄入方式的改變不僅能提高會(huì)計(jì)工作效率，還能拓展信息的使用范圍。原始憑證所包含的信息不僅有會(huì)計(jì)所關(guān)注的價(jià)值信息，還有數(shù)量信息、責(zé)任人信息等，所以原始憑證的利用并不只是在會(huì)計(jì)上，而應(yīng)為企業(yè)管理的各個(gè)方面所應(yīng)用。只是由于傳統(tǒng)紙介質(zhì)載體形式下，受到建賬和記賬工作量的限制，許多有用的信息因不能進(jìn)入企業(yè)管理信息系統(tǒng)而丟失了。電子原始憑證內(nèi)容實(shí)現(xiàn)自動(dòng)傳遞后，改變了用鍵盤(pán)輸入憑證的方式，很容易實(shí)現(xiàn)憑證全部?jī)?nèi)容的傳遞和集中存儲(chǔ)，這就可以充分利用原始憑證上的所有經(jīng)濟(jì)內(nèi)容，進(jìn)行分類、匯總、加工，來(lái)滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各種信息需求。