會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的應(yīng)用，將廣大財(cái)會(huì)人員從繁重的手工操作中解放出來，有時(shí)間和精力參與企業(yè)的管理與決策，為企業(yè)管理當(dāng)局、投資者與債權(quán)人提供較為準(zhǔn)確、及時(shí)的財(cái)務(wù)信息。財(cái)政部制定的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》指出：“開展會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)根據(jù)工作需要，建立健全包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度?！备鶕?jù)我國(guó)企業(yè)的實(shí)際情況，筆者認(rèn)為在會(huì)計(jì)電算化條件下，應(yīng)從以下八個(gè)方面加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理工作。

　　一、必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的硬件和軟件的管理

　　隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，管理部門對(duì)由計(jì)算機(jī)處理的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表等會(huì)計(jì)信息的依賴程度越來越大，這些會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下，才能預(yù)防或減少使用計(jì)算機(jī)犯罪的可能性，保證其可靠性和準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)部門必須針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)，制定對(duì)用于會(huì)計(jì)工作的計(jì)算機(jī)硬件和軟件有關(guān)的操作管理制度和系統(tǒng)維護(hù)管理制度。

　　實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)人員必須操作計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作，如果操作不正確會(huì)造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此為了保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，完成預(yù)定任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各種資源信息的安全與完整，應(yīng)制定嚴(yán)密的計(jì)算機(jī)操作管理制度，包括會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，操作密碼的嚴(yán)格管理，預(yù)防會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登入機(jī)內(nèi)賬簿，保存上機(jī)操作記錄，計(jì)算機(jī)病毒的防范措施等制度。與此同時(shí)加強(qiáng)日常使用管理，防止各種非法人員上機(jī)操作，為計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。

　　系統(tǒng)維護(hù)管理包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分。硬件維護(hù)主要是在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)硬件故障時(shí)，及時(shí)進(jìn)行故障分析，并作檢查記錄，在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后，由系統(tǒng)維護(hù)人員安裝和調(diào)試。建議在硬件維護(hù)工作中，一般故障由本單位電算化維護(hù)人員負(fù)責(zé)，較大的故障應(yīng)及時(shí)與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決。系統(tǒng)軟件維護(hù)主要是檢查系統(tǒng)文件的完整性以及系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改，以保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)三種。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯(cuò)誤的過程；適應(yīng)性維護(hù)是指單位的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化時(shí)，為適應(yīng)新情況而進(jìn)行的修改活動(dòng)；完善性維護(hù)是為了改善已有功能的需要而進(jìn)行的軟件修改活動(dòng)。

　　二、實(shí)行嚴(yán)格的授權(quán)控制

　　為了防止系統(tǒng)非法介入、篡改或發(fā)生舞弊行為，必須實(shí)行嚴(yán)格的授權(quán)控制。利用財(cái)務(wù)軟件權(quán)限控制功能，通過對(duì)不同人員權(quán)限的分配、設(shè)置密碼等手段對(duì)上機(jī)操作和動(dòng)用系統(tǒng)資源加以控制。由于計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)人員對(duì)軟件的結(jié)構(gòu)和設(shè)計(jì)相當(dāng)熟悉，他們有能力也有機(jī)會(huì)進(jìn)行非正常的數(shù)據(jù)修改，因此，必須對(duì)其操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的限制，不允許軟件開發(fā)人員有會(huì)計(jì)記賬、修改、出納等權(quán)限。為此，主管會(huì)計(jì)應(yīng)熟悉財(cái)務(wù)軟件，嚴(yán)格掌握操作人員的權(quán)限確定權(quán)，從而達(dá)到保證操作權(quán)限控制的有效性，進(jìn)而保證會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、合法性。

　　三、建立數(shù)據(jù)管理制度

　　首先，應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)管理，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。主要工作包括：必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)的丟失，每日必須對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)資料在計(jì)算機(jī)硬盤中進(jìn)行備份。對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。其次，應(yīng)制定會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的維護(hù)制度，以解決因發(fā)生意外事故，而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問題。最后，應(yīng)制定數(shù)據(jù)錄入管理規(guī)定，隨著企業(yè)管理信息化的發(fā)展，會(huì)計(jì)核算中許多原始憑證資料除手工輸入外，還可能來源于供應(yīng)鏈系統(tǒng)等其他系統(tǒng)，對(duì)需要處理的原始憑證的正確性和完整性的審核，使用具有智能化校驗(yàn)功能的設(shè)備，能夠及時(shí)有效地發(fā)現(xiàn)原始憑證的錯(cuò)誤，確保會(huì)計(jì)憑證的質(zhì)量，減少審核工作量。

　　四、建立財(cái)務(wù)人員的內(nèi)部牽制制度

　　財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用，要求企業(yè)對(duì)內(nèi)部職能進(jìn)行分工，按內(nèi)部牽制原則合理分工，從而可以在工作中互相制約、互相監(jiān)督，防止工作差錯(cuò)或故意舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生。實(shí)行電算化后，一些傳統(tǒng)的核對(duì)、計(jì)算、存儲(chǔ)等內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方式均被計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制方式輕而易舉地替代，如總賬和明細(xì)賬都由計(jì)算機(jī)根據(jù)審核后的會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)登記和歸集，取消了手工條件下兩者的核對(duì)工作，但同時(shí)記賬憑證的審核工作變得更加重要。一些企業(yè)對(duì)記賬憑證的審核實(shí)行除在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)簽字確認(rèn)外還要求在打印的會(huì)計(jì)憑證上蓋章確認(rèn)，這就增強(qiáng)了審核的安全程度。另外，還應(yīng)注意任何先進(jìn)手段都是被人掌握和操縱的，一些傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，如職務(wù)分離控制、業(yè)務(wù)程序控制等仍將有效地發(fā)揮積極作用。在采用新的內(nèi)部控制手段時(shí)，不能完全放棄傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式，而應(yīng)根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)對(duì)傳統(tǒng)的人員內(nèi)部牽制制度等作相應(yīng)調(diào)整，防止因人員分工不當(dāng)而發(fā)生利用高新技術(shù)和電腦舞弊犯罪之類的情況。

　　五、采取防錯(cuò)糾錯(cuò)措施

　　要充分發(fā)揮財(cái)務(wù)軟件的防錯(cuò)、糾錯(cuò)、提示、預(yù)警等功能，預(yù)先設(shè)置非法對(duì)應(yīng)科目、憑證必有必?zé)o科目、計(jì)劃定額指標(biāo)等，使企業(yè)會(huì)計(jì)處理的所有步驟都必須經(jīng)過相應(yīng)程序的檢驗(yàn)，如出現(xiàn)錯(cuò)誤不進(jìn)行糾正，則系統(tǒng)會(huì)拒絕進(jìn)行下一步驟的操作，對(duì)偏離計(jì)劃定額的情況，可予以警示，從而防止錯(cuò)誤和舞弊的產(chǎn)生，保證數(shù)據(jù)處理、預(yù)算制度的可靠性。

　　六、嚴(yán)禁反記賬與反結(jié)賬

　　按照財(cái)政部制定的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，在財(cái)務(wù)軟件中，會(huì)計(jì)資料輸入計(jì)算機(jī)并經(jīng)審核記賬后，不能修改，如需修改，則需要重新輸入一張紅字沖銷憑證和一張正確憑證，再據(jù)以記賬，這種處理方式對(duì)修正內(nèi)容、修正理由及相關(guān)責(zé)任人都留下了記錄，只有這樣才能保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量和可信度。但有些實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，常常采用反記賬與反結(jié)賬辦法修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

　　反記賬與反結(jié)賬就是將已經(jīng)記賬或已經(jīng)結(jié)賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬或結(jié)賬前的狀態(tài)，然后對(duì)已輸入且已保存的記賬憑證再作修改、插入和刪除操作，并使已輸入憑證的憑證號(hào)順序重新排列，這樣做，其會(huì)計(jì)賬簿的真實(shí)性難以保證，也無法給審計(jì)留下任何線索，故應(yīng)要求實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)或單位嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》與《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》的規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿的填制、登記、更正。財(cái)政部門應(yīng)嚴(yán)格要求軟件開發(fā)企業(yè)按照《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的規(guī)定，開發(fā)高質(zhì)量的會(huì)計(jì)軟件，嚴(yán)格修改并限制操作權(quán)限，嚴(yán)禁反記賬與反結(jié)賬功能。

　　七、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理

　　電算化會(huì)計(jì)的檔案管理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報(bào)表、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲(chǔ)介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案管理是實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障，是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全與完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用的保證。

　　會(huì)計(jì)檔案管理的具體做法是：①對(duì)由原始憑證直接錄入或手工錄入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)憑證，均應(yīng)由計(jì)算機(jī)打印輸出，記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管；②應(yīng)保留現(xiàn)金、銀行存款訂本式日記賬，手工登記賬簿與計(jì)算機(jī)生成賬簿并行；③對(duì)一般賬簿可根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印，發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁(yè)打印；④總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代；⑤對(duì)存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有副本，以便在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存；⑥會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料，視同會(huì)計(jì)檔案保管。

　　八、提高會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)人員只需輸入記賬憑證后，登記各類賬簿和編制報(bào)表工作即由計(jì)算機(jī)完成，憑證的輸入和審核成為主要任務(wù)，操作計(jì)算機(jī)成為會(huì)計(jì)人員的基本技能。但財(cái)務(wù)軟件的使用可能因操作人員水平不高等因素導(dǎo)致用計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告在格式、內(nèi)容以及會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性和完整性等方面不符合《會(huì)計(jì)法》與《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》的要求。目前我國(guó)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)偏低、對(duì)電子計(jì)算機(jī)方面知識(shí)掌握不多，因此應(yīng)提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，使會(huì)計(jì)人員能夠熟練地操作計(jì)算機(jī)，掌握會(huì)計(jì)軟件的各種自定義功能（包括定義各種轉(zhuǎn)賬公式、數(shù)據(jù)來源公式、費(fèi)用分配公式等）和各種管理功能，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)軟件的管理功能，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和決策服好務(wù)。