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備考信息
2001年5月,我公司審計部門根據(jù)公司經理室要求,對公司所屬單位材料科科長因工作調動進行經濟責任審計。在這次審計中,對該材料科建立的一套材料管理程序進行了檢查和評價,結合此例談一談對內部控制制度評價內容和方法的理解。
首先審計人員審閱了該材料科制定的一系列規(guī)章制度,如材料部門職責、材料采購管理制度、倉庫管理制度等,查閱了解各類業(yè)務從發(fā)生到完成的業(yè)務處理過程,如批準執(zhí)行、記錄等手續(xù)的執(zhí)行情況等,用文字說明法將其內部控制系統(tǒng)加以描述,該材料科建立的一套材料管理程序如下:材料科根據(jù)主管部門下達材料科計劃采購單(或下達設備六聯(lián)單),由材料計劃員對材料采購員按物資采購要求進行市場調查,一般要對2至3家供貨的質量、報價進行分析、比較,確定后再與供貨單位簽訂采購合同,由供貨單位按合同要求提供貨源,貨到驗收,并按合同規(guī)定的付款方式結賬,采購任務完成后進行稽核登記,保管員驗收、入庫、發(fā)料。對于大宗物資材料的采購,要求在有關部門的指導、協(xié)調、監(jiān)督下進行招投標,根據(jù)投標結果,確定供貨單位,并與其簽訂采購合同,主要通過比質量。比價格,從中擇優(yōu)采購,從而降低了采購成本費用,節(jié)約了資金。
審計人員認為該材料科建立的一套材料管理程序比較健全、合理、有效,各控制環(huán)節(jié)比較完整、嚴謹,并在各控制環(huán)節(jié)建立了相應的控制點,基本上無明顯漏洞,而且該材料科將材料采購作為關鍵控制點加以控制。審計人員通過對該材料科內部控制系統(tǒng)進行初步評價后,為了進一步檢查其在實際工作中是否認真執(zhí)行了內部控制制度,于是選擇三筆材料采購業(yè)務進行了符合性測試。即1998年購買4臺不同型號的變壓器,購買2000噸聚合鋁原材料;2000年購買11臺電機和高壓開關柜,檢查其是否辦理了“申請”、“審批”、“計劃”、“合同”、“購貨”、“驗收”“入庫”等手續(xù),應當進行招標的采購業(yè)務,是否確實進行,在各個業(yè)務程序中是否認真執(zhí)行。抽查結果顯示,各項內部控制制度得到了執(zhí)行,內部控制系統(tǒng)達到了預期的效果。上面三筆材料采購業(yè)務通過招標,節(jié)約資金28萬元。
審計人員認為,該材料科將材料采購作為關鍵控制點比較恰當、務實,并在實際工作中發(fā)揮了作用,取得了明顯效果。
近幾年來,該材料科在加強材料采購工作的同時,將材料物資的庫存量作為一個控制點,在保證生產所需的情況下,盡量控制材料物資的庫存量,減少倉庫的積壓物資,提高了流動資金的利用率,從1998年至2000年材料科所管轄的倉庫的庫存量連續(xù)下降7%,逐步使倉庫的庫存量趨于合理化。
但我們在這次審計,發(fā)現(xiàn)該材料科在材料物資報廢管理上存在漏洞,沒有制定出材料物資報廢管理制度,材料物資的報廢沒有一個標準。
審計人員經過符合性測試后,最后,將材料物資報廢作為審計的范圍和重點,對該材料科所管轄十幾個倉庫準備報廢的材料物資進行了清查、核實,明確指出材料物資的報廢必需按正常報廢程序進行,要有關領導的批準、相關技術人員的鑒定、財務部門的審核等手續(xù),對于還可以使用的材料物資,不得擅自作報廢處理,建議該材料科今后在材料物資報廢程序上建立一個控制點,加強對材料物資報廢的控制。
由于企業(yè)生產規(guī)?;瑯I(yè)務量不斷增大,如果對每一筆業(yè)務都具體地審計,需要大量的人力、財力,需要較長的時間來完成審計,但如果內部審計的費用超過了為加強內部控制所需要的費用,則內部審計工作就起不到提高企業(yè)經濟效益的作用,最終會被企業(yè)的領導者所拋棄。因此,開展對內部控制制度評價,對提高審計工作的效率和效果,提高企業(yè)經濟效益具有重要意義。
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