【摘要】當(dāng)前，許多大型企業(yè)都構(gòu)建了ERP系統(tǒng)來(lái)提升自身的管理效率，而處于該環(huán)境核心地位的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，卻由于仍然被強(qiáng)制性地遵守許多傳統(tǒng)規(guī)定而不能適應(yīng)ERP的靈活要求，從而制約著企業(yè)管理信息化功能的發(fā)揮。本文對(duì)此進(jìn)行了分析并提出改進(jìn)建議。

　　【關(guān)鍵詞】ERP環(huán)境；會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范；內(nèi)部控制

　　一、引言

　　在管理信息系統(tǒng)中ERP系統(tǒng)的重要特征是以事先設(shè)計(jì)并嵌入系統(tǒng)的流程作為整個(gè)信息系統(tǒng)的邏輯主線，對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)進(jìn)行集成，真正做到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，實(shí)現(xiàn)資金流、物流和信息流 “三流合一”。具體到會(huì)計(jì)核算和賬務(wù)處理上，可以做到會(huì)計(jì)核算的自動(dòng)化處理，在業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的后臺(tái)整理，這一過(guò)程將極大地提高會(huì)計(jì)人員的工作效率、提升會(huì)計(jì)信息在企業(yè)管理活動(dòng)中的決策、參考作用。但是，筆者經(jīng)過(guò)大量調(diào)查發(fā)現(xiàn)，會(huì)計(jì)在享受ERP集成化數(shù)據(jù)處理的便利的同時(shí)，有些基礎(chǔ)做法和規(guī)定不能很好地適應(yīng)ERP系統(tǒng)的內(nèi)在要求，甚至制約企業(yè)信息化工程的進(jìn)展，最終影響會(huì)計(jì)功能的發(fā)揮，造成信息化效果的降低。為此，本文從ERP系統(tǒng)的內(nèi)在要求入手，分析會(huì)計(jì)信息化過(guò)程中一些會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的機(jī)械性、滯后性及對(duì)信息化環(huán)境的不適應(yīng)性，同時(shí)提出解決上述問(wèn)題的建議和措施，以期對(duì)實(shí)踐借鑒和政策修訂有所幫助。

　　二、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議

　　目前用于規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的主要范本是財(cái)政部于1996頒布并實(shí)施的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》），該規(guī)范普遍適用于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)環(huán)境下的手工會(huì)計(jì)工作，而在ERP環(huán)境下卻逐漸暴露出不少問(wèn)題，如不加以修整，將影響會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)這一核心模塊功能的發(fā)揮，甚至制約ERP系統(tǒng)的運(yùn)行和效果。概括起來(lái)，主要有以下做法存在問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的修改和完善。

　?。ㄒ唬?huì)計(jì)崗位設(shè)置和職責(zé)分工

　　ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作同樣需要崗位設(shè)置和職責(zé)分工，但《規(guī)范》中要求企業(yè)設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、出納、財(cái)產(chǎn)物資核算、工資核算、成本核算、財(cái)務(wù)成果核算、資金核算、往來(lái)結(jié)算、總賬報(bào)表、稽核和檔案管理等的規(guī)定并不完全適合ERP的運(yùn)行環(huán)境和管理需要。一方面，上述分工多數(shù)是基于工作過(guò)程的性質(zhì)相似性和方便人工處理和監(jiān)督來(lái)設(shè)計(jì)的，而在ERP環(huán)境下的工作思路是業(yè)務(wù)流程固化后的完整執(zhí)行，從會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的確認(rèn)和采集到各種項(xiàng)目（科目）的統(tǒng)計(jì)（歸集）和輸出完全是一個(gè)數(shù)據(jù)流程的整體行動(dòng)，不可能將系統(tǒng)割裂開(kāi)來(lái)而各管一段；另一方面，為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整、可信及安全，應(yīng)允許企業(yè)根據(jù)會(huì)計(jì)部門的管理需要增設(shè)其他崗位和職責(zé)。因此，建議信息化程度較高企業(yè)的會(huì)計(jì)部門按照會(huì)計(jì)信息資源管理的流程設(shè)置崗位和職責(zé)，包括會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)安全運(yùn)行崗、流程設(shè)計(jì)維護(hù)崗、數(shù)據(jù)采集崗、數(shù)據(jù)輸出崗、操作日志管理崗、會(huì)計(jì)信息分析崗、系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)崗等，每一崗位根據(jù)權(quán)責(zé)分離和內(nèi)部牽制原則設(shè)置相應(yīng)人員和權(quán)限，使得系統(tǒng)模塊與崗位職責(zé)完整一致。

　?。ǘ?huì)計(jì)工作交接

　　目前，會(huì)計(jì)人員所遵守的會(huì)計(jì)工作交接制度，過(guò)多關(guān)注實(shí)物形態(tài)資料保管的連續(xù)性和工作責(zé)任劃分，例如要求負(fù)責(zé)人在場(chǎng)、賬簿、報(bào)表、印章等現(xiàn)場(chǎng)交接，交接人和被交接人簽字等。其實(shí)，要保證ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)系統(tǒng)和會(huì)計(jì)工作的順利過(guò)渡，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)資料、名章、實(shí)物資產(chǎn)等工作對(duì)象的交接外，更重要的是信息資源和系統(tǒng)職責(zé)的切換、更替和轉(zhuǎn)移，包括職責(zé)權(quán)限、文件存儲(chǔ)方式、系統(tǒng)控制要點(diǎn)、操作日志轉(zhuǎn)接等。因此筆者建議在完善常規(guī)交接手續(xù)的基礎(chǔ)上增設(shè)如下交接程序：1.流程完整性交接。針對(duì)系統(tǒng)管理員或流程維護(hù)崗位人員進(jìn)行交接時(shí)，應(yīng)將完整的流程資料、流程控制點(diǎn)、流程管理信息及相關(guān)資料一并完整交接。2.數(shù)據(jù)庫(kù)體系完整性交接。在會(huì)計(jì)工作交接時(shí)，應(yīng)專門針對(duì)數(shù)據(jù)（庫(kù)）的列表、存儲(chǔ)路徑、數(shù)據(jù)格式、輸入輸出接口等進(jìn)行單獨(dú)交接，且交接雙方對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)完整性簽字認(rèn)可。3.賬戶權(quán)限交接。ERP系統(tǒng)下各操作崗位的賬戶、密碼和權(quán)限應(yīng)單獨(dú)交接并明確限制性過(guò)渡期，即對(duì)交接人員交接前后的賬戶權(quán)限等進(jìn)行過(guò)渡期約束，避免新的密碼權(quán)限生效之前，有人利用時(shí)間差進(jìn)行越權(quán)操作或非法使用。4.崗位切換并行協(xié)議。即對(duì)交接后的一定期限（例如30天）內(nèi)，雙方的操作運(yùn)行等功能無(wú)法完全瞬間切換時(shí)可以考慮設(shè)置交接并行期，依靠技術(shù)手段和操作日志制度來(lái)完整記錄并行期的操作過(guò)程，為完整交接創(chuàng)造條件。

　?。ㄈ?huì)計(jì)分期

　　《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等制度規(guī)定會(huì)計(jì)年度從公歷1月1日到12月31日，并按照每一個(gè)自然月份分為12個(gè)會(huì)計(jì)期間。但是，在ERP環(huán)境下，出于組織和調(diào)整信息的考慮，經(jīng)常需要設(shè)置多于12個(gè)會(huì)計(jì)期間的做法，例如SAP的ERP將一個(gè)會(huì)計(jì)年度劃分為16個(gè)會(huì)計(jì)期間，其中的4個(gè)特殊會(huì)計(jì)期間是為審計(jì)調(diào)整等管理需要而預(yù)留的，用友允許用戶最多劃分20個(gè)會(huì)計(jì)期間，金蝶EAS同樣建議用戶根據(jù)自身需要?jiǎng)澐?3至18個(gè)會(huì)計(jì)期間。這里的問(wèn)題是《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等應(yīng)該明確提出ERP環(huán)境下的用戶可依據(jù)企業(yè)實(shí)際需要設(shè)置相應(yīng)會(huì)計(jì)期間數(shù)，同時(shí)與稅務(wù)制度等進(jìn)行全面溝通，避免目前做法處于灰色地帶，連稅務(wù)檢查時(shí)都無(wú)法解釋清楚的狀態(tài)。當(dāng)然，靈活劃分多個(gè)會(huì)計(jì)期間，并不是將會(huì)計(jì)年度隨意分割，當(dāng)提供符合會(huì)計(jì)分期假設(shè)的會(huì)計(jì)信息時(shí)，可依據(jù)準(zhǔn)則制度的規(guī)定合并整理相關(guān)信息，上述做法完全是出于ERP系統(tǒng)的內(nèi)在要求和集成化思想而方便整理和傳遞信息的現(xiàn)實(shí)需要。

　　（四）會(huì)計(jì)記賬憑證類型

　　目前常規(guī)做法是將記賬憑證劃分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，也可以使用一種通用記賬憑證。這種做法比較符合手工會(huì)計(jì)和獨(dú)立會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)記賬憑證填制和處理的需要，也是為了分類、匯總和查詢的方便。但是，目前企業(yè)上線的大型ERP系統(tǒng)是一個(gè)集成化程度很高的綜合平臺(tái)，已將會(huì)計(jì)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同起來(lái)，許多會(huì)計(jì)憑證的源頭向前延伸到業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)刻，完全實(shí)現(xiàn)了“財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化”，記賬憑證的應(yīng)用只是整個(gè)信息處理流程的一個(gè)環(huán)節(jié)。其除了受會(huì)計(jì)工作基本要求的規(guī)范外，更重要的是根據(jù)管理需要，將不同的業(yè)務(wù)信息記錄為不同的格式和內(nèi)容，產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證也是依據(jù)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和管理的需要而記錄的。因此，ERP系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)記賬憑證往往有多種表現(xiàn)形式，基本都在十幾種左右，而不是簡(jiǎn)單的“收付轉(zhuǎn)”三大類，因此，應(yīng)改變目前對(duì)會(huì)計(jì)記賬憑證的傳統(tǒng)分類，可允許用戶根據(jù)系統(tǒng)的需要靈活設(shè)置憑證種類。

　?。ㄎ澹?huì)計(jì)憑證簽章

　　《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中規(guī)定與填制記賬憑證有關(guān)的人員，包括制單人、稽核人、記賬人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管等應(yīng)簽名蓋章以示負(fù)責(zé)，收款和付款記賬憑證還要由出納人員簽名或蓋章。該項(xiàng)制度的作用和意義不言而喻，但在ERP環(huán)境下卻無(wú)法做到，或即使執(zhí)行了也是形式上的，而無(wú)法起到實(shí)質(zhì)性控制作用。前面已經(jīng)交代，ERP系統(tǒng)的價(jià)值就在于實(shí)現(xiàn)了管理信息的高度集成，只要業(yè)務(wù)發(fā)生，會(huì)計(jì)子系統(tǒng)就會(huì)按照會(huì)計(jì)事項(xiàng)確認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)和原則自動(dòng)核算會(huì)計(jì)信息，連同非財(cái)務(wù)信息提供給信息用戶，因此，自動(dòng)化是核算過(guò)程中的基本功能，目前國(guó)內(nèi)外的ERP系統(tǒng)中，近乎80%的會(huì)計(jì)記賬憑證都是在管理過(guò)程中自動(dòng)集成化生成的，而且數(shù)量龐大，在如此情況下要做到每張憑證均要簽名和蓋章幾乎是不可能的，即使強(qiáng)制要求打印憑證和簽章，也將是一個(gè)成本昂貴而作用有限的舉動(dòng)。筆者建議取消傳統(tǒng)的簽名蓋章等控制手段，而將精力放在完善ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系的建立和執(zhí)行上，有效利用信息技術(shù)和配套措施，保證業(yè)務(wù)發(fā)生及信息記錄流程和處理指令的正確、合法和完整。同時(shí)，保證每張憑證可以方便快捷地向上追索到其業(yè)務(wù)發(fā)生的源頭。即使沒(méi)有簽名蓋章，同樣有效地保證了職責(zé)的監(jiān)督和牽制。

　?。?huì)計(jì)記賬憑證附件

　　《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第51條規(guī)定：除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。本規(guī)定同樣表現(xiàn)為在手工會(huì)計(jì)和單個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下非常必要，而在ERP環(huán)境下無(wú)法做到。原因有兩點(diǎn)：一是ERP系統(tǒng)往往用于大型企業(yè)集團(tuán)，許多企業(yè)是跨地區(qū)甚至跨國(guó)經(jīng)營(yíng)，分布在不同地域的分（子）公司和辦事機(jī)構(gòu)均通過(guò)龐大復(fù)雜的ERP系統(tǒng)連接起來(lái)，以前還是獨(dú)立核算單位的下屬企業(yè)變成了目前的數(shù)據(jù)采集點(diǎn)，所有的核算可能全部集中到總部一級(jí)，實(shí)現(xiàn)了集中核算和控制，憑證由系統(tǒng)統(tǒng)一生成并編號(hào)。此時(shí)，如果要求將每張記賬憑證的原始憑證（如領(lǐng)款單、入庫(kù)單、發(fā)票等）從相距遙遠(yuǎn)（甚至是地球的另一端）的下屬分支機(jī)構(gòu)傳遞到集團(tuán)總部，然后附在記賬憑證后面，不論從時(shí)間角度還是安全考慮都是不現(xiàn)實(shí)的。因此，筆者建議對(duì)附屬原始憑證的要求不做強(qiáng)求，允許企業(yè)根據(jù)需要自由掌握。這樣做的理由是因?yàn)橛涃~憑證與原始憑證的對(duì)應(yīng)關(guān)系永遠(yuǎn)存在，只要建立會(huì)計(jì)憑證的快速溯源機(jī)制，對(duì)每一張記賬憑證都可以迅速查找它的原始憑證，進(jìn)而確定責(zé)任主體和操作的規(guī)范性，實(shí)質(zhì)上起到了系統(tǒng)整體控制效果。

　　（七）會(huì)計(jì)檔案管理

　　ERP系統(tǒng)內(nèi)含的精細(xì)化管理思想使得后臺(tái)信息系統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息更加明細(xì)，原來(lái)手工可以合并的憑證，實(shí)施ERP后必須提供詳盡的核算和管理信息，這要通過(guò)數(shù)量龐大的記賬憑證來(lái)實(shí)現(xiàn)。由于數(shù)據(jù)的電子化，查詢起來(lái)非常方便，只要憑證、單據(jù)、賬簿不打印出來(lái)，用戶便感覺(jué)不到大量憑證的存在。但是，《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求在保存電子數(shù)據(jù)檔案的同時(shí)打印記賬憑證和賬簿并裝訂保存，這就暴露了此項(xiàng)規(guī)定的弊端，因?yàn)榇蛴?shù)量相當(dāng)于手工合并單據(jù)的幾十倍甚至上百倍，打印成本和工作量相當(dāng)驚人。因此，筆者建議允許用戶根據(jù)自身管理的需要確定會(huì)計(jì)檔案的格式和規(guī)模，對(duì)于跨地理區(qū)域集成生成的憑證和賬簿可以用電子資料代替紙質(zhì)數(shù)據(jù)，對(duì)于數(shù)量龐大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料無(wú)需打印保存，只要有完善的電子介質(zhì)和合理的安全措施即可。

　　三、結(jié)論與建議

　　綜上所述，傳統(tǒng)條件下長(zhǎng)期形成的所謂會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范，大多在表面上發(fā)揮某種形式的控制作用，當(dāng)這種常態(tài)規(guī)定無(wú)法持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)甚至阻礙會(huì)計(jì)信息化的功能和發(fā)展時(shí)，則需要建立基于運(yùn)行系統(tǒng)的內(nèi)控機(jī)制，從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能邏輯上嵌入有效的控制手段來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)制度形式。條件成熟時(shí)，比如ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與信息化環(huán)境的控制功能能有效發(fā)揮，則完全可以放棄目前一些看似合理而實(shí)際無(wú)效的“基礎(chǔ)規(guī)范”，“放手”托付給系統(tǒng)本身的控制體系，真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)處理流程與業(yè)務(wù)控制流程的一體化和集成化。

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