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摘要:工作分析不僅是人力資源管理的平臺(tái),同樣,也是人本管理的基礎(chǔ)。目前,在工作分析實(shí)踐中,由于工作分析各主體之間存在溝通障礙,使工作分析普遍陷入了員工恐懼的誤區(qū)。所以要嘗試從溝通的角度來研究工作分析中的員工恐懼,這樣基于溝通的工作分析全員參與才是消除員工恐懼的有效途徑。
關(guān)鍵詞:工作分析;員工恐懼;溝通
現(xiàn)代組織越來越重視“人本管理”,然而,“人本管理”的核心理念是什么?如何在管理的實(shí)踐中體現(xiàn)“人本管理”的思想?這是管理者經(jīng)常感到困惑的問題。工作分析,不僅是人力資源管理的平臺(tái),同樣,也是人本管理的基礎(chǔ)。目前,我國眾多組織已經(jīng)十分重視人力資源管理工作,也相應(yīng)引入工作分析的方法與技術(shù)。但是,在工作分析實(shí)踐中,由于工作分析各主體之間存在溝通障礙,使工作分析普遍陷入了員工恐懼的誤區(qū)[1]。工作分析過程其實(shí)就是一個(gè)溝通過程,其目的是要獲取工作活動(dòng)、任務(wù)、職責(zé)以及工作要求等方面的信息,獲取信息的唯一手段就是溝通。本文給出了員工恐懼的概念,分析了其表現(xiàn)形式及原因,嘗試從溝通的角度研究工作分析中的員工恐懼,指出基于溝通的工作分析全員參與是消除員工恐懼的有效途徑。
一、工作分析概述
(一)工作分析基本含義
工作分析,簡單地說,是人力資源管理者在短時(shí)間內(nèi),用以了解有關(guān)工作信息與情況的一種科學(xué)手段。具體講,工作分析是分析者采用科學(xué)手段與技術(shù),直接收集、比較、綜合有關(guān)工作信息,為組織特定的發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃,為人力資源管理以及其他管理行為服務(wù)的一種活動(dòng)[2]。
(二)工作分析全員參與的特點(diǎn)
工作分析活動(dòng)需要上至組織高層下到每位員工的理解、支持和參與。從高層而言,一方面因?yàn)楣ぷ鞣治隹赡芡瑫r(shí)涉及到組織流程和組織結(jié)構(gòu)的分析和優(yōu)化,需要聽取他們的意見;另一方面讓高層充分了解開展這項(xiàng)工作的重要性,并由高層向整個(gè)組織安排開展這項(xiàng)活動(dòng),可以引起各個(gè)層面的員工對(duì)這項(xiàng)工作的重視,這就為順利開展工作創(chuàng)造了好的條件。從中層而言,他們?cè)谶@項(xiàng)活動(dòng)中扮演著非常重要的角色,一方面他們要對(duì)自身的工作進(jìn)行分析,另一方面他們對(duì)自己所領(lǐng)導(dǎo)的部門各崗位的情況最為了解,因此對(duì)員工描述的崗位信息可以進(jìn)行鑒別,再他們對(duì)工作分析活動(dòng)的認(rèn)同度也會(huì)影響到部門的員工。從基層員工而言,取得他們的認(rèn)同十分必要。相比較而言,由于基層員工對(duì)工作分析最不了解,因而員工恐懼普遍存在于基層員工中。
二、員工恐懼
員工恐懼是指員工由于害怕工作分析會(huì)對(duì)其已熟悉的工作要求帶來變化或者會(huì)引起自身利益的損失,而對(duì)工作分析主體及其調(diào)查采取不合作甚至敵視的態(tài)度[3]。它是工作分析實(shí)踐中普遍存在的一類障礙。具體來說,員工恐懼主要表現(xiàn)為兩種形式:工作分析主體在訪談、收集資料等與員工接觸過程中,員工對(duì)其態(tài)度冷淡、言語譏諷,懷有抵觸情緒,或故意對(duì)工作分析主體索要的相關(guān)資料不予提供,從而不支持其訪談或調(diào)查工作。在工作分析過程中,員工對(duì)于工作分析主體所提出的問題,提供虛假的、與實(shí)際情況存在著較大出入的信息資料,故意夸大自己所在崗位的實(shí)際工作責(zé)任和工作內(nèi)容,而相應(yīng)地貶低其它崗位的工作。員工恐懼會(huì)對(duì)工作分析產(chǎn)生較大影響。一方面,由于員工的抵觸情緒,使工作分析主體收集工作信息的過程難以順利進(jìn)行;另一方面,員工提供虛假信息勢(shì)必影響工作分析結(jié)果的可靠性。
產(chǎn)生員工恐懼的根本原因是工作分析的減員降薪功能,員工不清楚開展工作分析的意義。所以,在工作分析中,首先應(yīng)該向員工解釋清楚實(shí)施工作分析的目的,工作分析都會(huì)對(duì)員工產(chǎn)生何種影響,并且盡可能地將員工納入到工作分析過程之中。只有當(dāng)員工了解了工作分析的目的,并且參與到整個(gè)工作分析過程中之后,才會(huì)提供真實(shí)可靠的信息。溝通是消除員工恐懼的有效途徑。
三、基于溝通的工作分析
(一)溝通概念
溝通是人們經(jīng)常用到的一個(gè)詞,但由于它的復(fù)雜性,對(duì)它沒有公認(rèn)一致的定義。1972年,F(xiàn)rank Dance和Carl Larson對(duì)溝通的定義做了一項(xiàng)調(diào)查,發(fā)現(xiàn)有126種不同的界定[4]。這一方面說明溝通本身的復(fù)雜性,另一方面也揭示了溝通研究視角的多樣性。如美國學(xué)者David認(rèn)為,溝通是被他人所知覺的語言或非言語行為[5];美國Filip R. Halis認(rèn)為,溝通是一個(gè)循環(huán)的相互影響過程,這個(gè)過程包括信息發(fā)出者、接收者和信息本身[6];有的學(xué)者將其定義為:某一個(gè)體發(fā)出刺激以調(diào)整其他個(gè)體的行為的過程;還有的學(xué)者這樣描述:信息發(fā)出者通過一定途徑將信息傳遞給接收者,以達(dá)到某種效果。本文中的溝通定義是:信息、思想、態(tài)度在人際之間的傳遞與共享過程。
不論溝通的內(nèi)容和形式怎么發(fā)展,人際間溝通的三個(gè)基本要素都不會(huì)改變:信息的發(fā)出者、接收者和信息所引起的反應(yīng)。只有這三者存在,人與人之間的溝通才可能建立。
(二)溝通主體
在工作分析中,工作分析主體即溝通主體。工作分析主體問題,即由誰來做工作分析最合適,這是目前工作分析實(shí)踐中經(jīng)常遇到的問題。從實(shí)踐來看,工作分析的直接參與者可能有人力資源部專員、外聘專家和在崗員工及其主管,間接參與者則是整個(gè)組織的所有員工。各層分析主體各有其優(yōu)缺點(diǎn)[7]。考慮到各層分析主體的優(yōu)缺點(diǎn),本論文采取綜合方式來解決,首先,堅(jiān)持誰知情誰分析,誰合適誰承擔(dān)的原則,采取專家主導(dǎo)、員工參與、部門配合、主管扶持四結(jié)合方式。人力資源部經(jīng)理首先要與組織高層充分溝通,讓高層認(rèn)可工作分析的價(jià)值和必要,力求獲得高層的鼎力支持,為工作分析的順利開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次,召開全員參與的工作分析動(dòng)員大會(huì),由高層親自布置工作任務(wù),要求全員配合,為工作分析提供各方面的資源保證。動(dòng)員會(huì)議上,人力資源部經(jīng)理要著重宣講工作分析的理念與目的,讓員工認(rèn)同工作分析的價(jià)值,了解工作分析的科學(xué)性,減少因?qū)ぷ鞣治龅哪吧筒涣私夤ぷ鞣治龅哪康亩a(chǎn)生的抵觸情緒。
(三)工作分析溝通特點(diǎn)
1.工作分析溝通消除溝通層級(jí)障礙
外聘專家是工作分析的觀察者、咨詢者,更為重要的角色是溝通者,他成了整個(gè)組織上下溝通的橋梁。在工作分析溝通模式中,專家減少了不同層級(jí)員工之間的溝通層級(jí)障礙,如在崗員工和高層之間可以通過專家溝通,減少了原來要通過主管、人力資源部專員和人力資源部經(jīng)理等的復(fù)雜環(huán)節(jié);同時(shí),人力資源部專員和在崗員工也可以直接溝通,不必通過主管、部門經(jīng)理等環(huán)節(jié)。通過溝通,不同崗位的員工可以從專家那里得到不同層級(jí)之間的各種工作信息,同時(shí)高層能夠通過專家傳達(dá)組織的戰(zhàn)略意圖,在崗員工也可以通過專家表達(dá)他們的真實(shí)想法。
2.工作分析的溝通是對(duì)事不對(duì)人的溝通
工作分析以“事”為出發(fā)點(diǎn),要求“人匹配事”,嚴(yán)格以職位的要求來編寫職務(wù)說明書,所以工作分析的溝通是對(duì)事不對(duì)人的溝通,溝通雙方之間可以敞開心扉、暢談工作、無所顧忌,員工可以借“對(duì)事不對(duì)人”這個(gè)機(jī)會(huì)表達(dá)一些真實(shí)想法,這些真實(shí)想法對(duì)組織往往很重要。
3.工作分析的溝通是普遍而徹底的溝通
工作分析中每一個(gè)崗位甚至每一個(gè)崗位的細(xì)節(jié)和員工的活動(dòng)方式都是溝通要獲取的信息,溝通的“觸角”可以遍布整個(gè)組織,可以說,組織在其它任何時(shí)候都很難有這樣一次“無所不及”的溝通。
4.工作分析的溝通是全通道的溝通
工作分析的溝通方式是多樣的,員工的任何一種表達(dá)方式(言語、肢體語言、動(dòng)作等)都可以是溝通的方式,因?yàn)樽鳛橛^察者、訪問者的專家時(shí)刻在捕捉一切信息,“旁觀者清”的優(yōu)勢(shì)在這里真正起作用。
參考文獻(xiàn):
[1] 薛獻(xiàn)華.影響工作分析效果的六大原因[J].企業(yè)活力,2005(5):52-53.
[2] 蕭鳴政.工作分析的方法與技術(shù)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2002:53-54
[3] 何芳芳,劉耀中.工作分析實(shí)踐中的障礙與應(yīng)對(duì)策略[J]. 商業(yè)時(shí)代•學(xué)術(shù)評(píng)論,2006(1):36-37.
[4] 嚴(yán)文華.20世紀(jì)80年代以來國外組織溝通研究評(píng)價(jià)[J].外國經(jīng)濟(jì)與管理,2001,23(2):15-20.
[5] Griffith David A,Harvey Michaek G. Executive insights:an interculture communication model for use in global interorganization networks[J]. Journal International Marketing,2001,9(3):87-104.
[6] W.B.Chapel.Organizational communication[J]. Communication Abstract,1997,20(5):630-632.
[7] 杜清玲,孫紹榮.工作分析:人崗配管理之基石[J].中國人力資源開發(fā),2004(5):36-39.
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