【摘要】對“先天不足”,又面臨許多發(fā)展困境的中小企業(yè)來說,實(shí)施人力資源外包是提高其人力資源管理水平,增強(qiáng)市場競爭力的有效途徑。本文從實(shí)踐的角度,對中小企業(yè)實(shí)施人力資源外包的流程進(jìn)行了分析和設(shè)計(jì),試圖通過流程的規(guī)范,降低人力資源外包的風(fēng)險(xiǎn),增強(qiáng)其有效性。

　　【關(guān)鍵詞】中小企業(yè) 人力資源外包 流程

　　中國的中小企業(yè),盡管其對經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用舉足輕重,但由于外部環(huán)境和內(nèi)部條件的影響和制約,其生存、發(fā)展面臨許多突出問題。學(xué)界關(guān)注、研究較多的問題有兩個(gè):一是中小企業(yè)融資難的問題。由于資本市場的不完善和融資中存在的“抵押物少、財(cái)務(wù)賬目不清、信用記錄不足、單筆業(yè)務(wù)金額少、管理成本高、存在較大程度的信息不對稱”等問題,中小企業(yè)存在嚴(yán)重的“麥克米倫鴻溝”①。二是中小企業(yè)人力資源管理存在的問題。由于諸方面的原因,中小企業(yè)人力資源管理的水平相對比較落后,已經(jīng)成為制約企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的瓶頸。為破解難題,減低成本,提高效益,許多中小企業(yè)紛紛采用人力資源外包,將一些非核心業(yè)務(wù)外包出去,自己專注于核心業(yè)務(wù)的管理,從而大幅度提高自身人力資源管理水平,增強(qiáng)市場競爭力。

　　1 人力資源外包的內(nèi)涵與作用

　　外包是在20世紀(jì)90年代西方企業(yè)實(shí)施“回歸主業(yè),強(qiáng)化核心業(yè)務(wù)”的大背景下興起的一種企業(yè)新戰(zhàn)略手段。英國學(xué)者Gary Hamel和美國戰(zhàn)略研究學(xué)者CIKI Prahaoad于1990年在《哈佛商業(yè)評論》上發(fā)表了一篇題為《企業(yè)的核心競爭力》的文章,首次提出了“外包”這個(gè)詞。外包(Outsourcing),直譯為“外部尋求資源”,指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源,從而達(dá)到降低成本、提高效率、充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強(qiáng)企業(yè)對環(huán)境的迅速應(yīng)變能力的一種管理模式。

　　人力資源外包就是指企業(yè)根據(jù)需要將某一項(xiàng)或幾項(xiàng)人力資源管理工作或職能外包出去,交由其他企業(yè)或組織進(jìn)行管理,以降低人力成本,提高管理效率。一般而言,中小企業(yè)實(shí)施人力資源外包,能實(shí)現(xiàn)以下三個(gè)目標(biāo):

　　一是降低經(jīng)營成本。人力資源管理活動歷來被作為重大的成本中心,而通過人力資源外包可以精簡企業(yè)內(nèi)部人力資源管理職能人員,以更好的成本效益為員工提供更滿意的人力資源服務(wù)。

　　二是促使人力資源部門職能的轉(zhuǎn)換。隨著人力資源管理對企業(yè)重要性的增加,企業(yè)要求人力資源管理部門更具有戰(zhàn)略性和靈活性。通過非核心業(yè)務(wù)的外包,可以使企業(yè)人力資源管理部門從作業(yè)性、事務(wù)性工作中解放出來,集中精力思考戰(zhàn)略需要。

　　三是獲得優(yōu)質(zhì)人力資源服務(wù)。優(yōu)秀的人力資源外包商通常擁有人力資源管理各方面的專家,他們能夠建立起一整套可以適用于不同企業(yè)的綜合性專業(yè)知識、技能和經(jīng)驗(yàn),為客戶做更為有效的人力資源管理工作。

　　就中小企業(yè)而言,其人力資源外包內(nèi)容主要包括員工招聘、員工培訓(xùn)、人事咨詢、人才派遣等。這些基礎(chǔ)性的事務(wù)性工作外包后,中小企業(yè)人力資源部門可以集中精力從事戰(zhàn)略性人力資源工作,如企業(yè)文化、員工關(guān)系、績效考核等戰(zhàn)略性工作,從而提升企業(yè)的競爭力。

　　2 中小企業(yè)人力資源外包存在的突出問題

　　當(dāng)前中小企業(yè)人力資源外包在我國還處于起步階段,雖然積累了一些經(jīng)驗(yàn),但在實(shí)踐當(dāng)中還存在一些突出的問題。

　　一是認(rèn)識不統(tǒng)一。由于是一個(gè)新生事物,企業(yè)各方認(rèn)識不一致,導(dǎo)致外包方案不能有效實(shí)施。如有的人擔(dān)心實(shí)施外包后,使企業(yè)高度依賴外包商,導(dǎo)致企業(yè)人力資源管理能力的弱化,從而消弱企業(yè)的競爭力。

　　二是人力資源外包組織不完善,流程有待改進(jìn)。一些企業(yè)雖然寄很大希望于實(shí)施人力資源外包業(yè)務(wù)以降低企業(yè)運(yùn)營成本,提升人力資源管理水平,提高企業(yè)整體競爭力,但并沒有從制度上和程序上給予保障。企業(yè)沒有一個(gè)完善的人力資源外包委員會對人力資源外包進(jìn)行管理,也沒有對人力資源外包的具體實(shí)施制訂了詳細(xì)的執(zhí)行程序和建立監(jiān)督機(jī)制。企業(yè)只是將責(zé)任劃分給人力資源部門去落實(shí),而人力資源部門在外包項(xiàng)目的實(shí)施過程中又往往忽略或者沒有充分與生產(chǎn)、銷售等部門進(jìn)行溝通聯(lián)系。這樣,在人力資源外包實(shí)施的過程中,就很難取得協(xié)同效應(yīng),很難取得預(yù)期的效果。

　　三是對忽略對人力資源外包商的管理。人力資源外包商的好壞直接影響到外包的效果。目前,人力資源外包商的服務(wù)質(zhì)量是參差不齊的,這使得企業(yè)在選擇外包商時(shí)存在較大風(fēng)險(xiǎn)。比如,在人才派遣上,有些外包服務(wù)商經(jīng)常不能按照要求的時(shí)間和人數(shù)安排足夠的員工供企業(yè)使用,而且提供的員工質(zhì)量也是良莠不齊,有的根本不能達(dá)到企業(yè)的要求。但有時(shí)企業(yè)又急于用工,所以不得不選用達(dá)不到要求的員工,這就給企業(yè)使用員工的部門造成很大的隱患。在生產(chǎn)過程中,由于員工不合格造成的品質(zhì)問題不斷出現(xiàn),降低了工作效率,加大了管理難度。另外,許多中小企業(yè)在人力資源外包的實(shí)踐中,對外包商只是簡單地提要求、定任務(wù),沒有將外包商當(dāng)成“自家人”看待,使得外包服務(wù)游離于企業(yè),從而發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。

　　四是外包員工的管理,監(jiān)督不到位。一些生產(chǎn)性的企業(yè),往往需要使用較多的人力資源外包員工(有的甚至占企業(yè)員工總數(shù)的70%)。雖然每個(gè)人力資源外包商都有相關(guān)的駐企業(yè)人員負(fù)責(zé)相關(guān)事務(wù),但他們的工作質(zhì)量達(dá)不到員工的要求,企業(yè)也沒有實(shí)施有效的監(jiān)督,員工滿意度很低。人力資源外包員工每月都會有很多諸如薪資,住宿等問題,他們雖然及時(shí)反應(yīng)給相關(guān)的人力資源外包商駐企業(yè)的管理人員,但往往不能得到滿意的答復(fù)和解決,導(dǎo)致員工離職率居高不下。企業(yè)對這些員工的培訓(xùn)和培養(yǎng)都沒有得到相應(yīng)的回報(bào)。

　　3 中小企業(yè)人力資源外包的流程設(shè)計(jì)

　　為解決上述存在問題,規(guī)范中小企業(yè)人力資源外包活動,使實(shí)施人力資源外包的企業(yè)實(shí)現(xiàn)“降低成本、提高效率”的目的,應(yīng)把握以下運(yùn)作流程。

　　(1)成立企業(yè)人力資源外包領(lǐng)導(dǎo)小組。該小組是企業(yè)實(shí)施人力資源外包的決策和實(shí)施機(jī)構(gòu),一般由企業(yè)高層和企業(yè)人力資源、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷售、采購等部門負(fù)責(zé)人參加,必要時(shí)也可以聘請外部專家參加,以提供專業(yè)的咨詢和指導(dǎo)。該小組的任務(wù)主要有三:一是加強(qiáng)宣傳,統(tǒng)一認(rèn)識。要使企業(yè)上下充分認(rèn)識到開展人力資源外包的優(yōu)勢,從而統(tǒng)一思想,強(qiáng)化執(zhí)行,形成合力。二是加強(qiáng)溝通,實(shí)現(xiàn)協(xié)同。人力資源部門作為外包戰(zhàn)略的執(zhí)行部門,要加強(qiáng)與用人單位的溝通,了解他們對外包員工的素質(zhì)、能力的基本要求,以及運(yùn)作過程中存在的問題,并及時(shí)向企業(yè)人力資源外包領(lǐng)導(dǎo)小組反饋,為正確決策提供科學(xué)依據(jù)。三是制定并實(shí)施符合企業(yè)實(shí)際的人力資源外包方案。

　　(2)明確外包內(nèi)容。盡管人力資源外包可以為企業(yè)帶來很多好處,彌補(bǔ)其“先天性不足”,但是其帶來的風(fēng)險(xiǎn)也不可低估。因此,在決策的時(shí)候要慎重考慮,三思而后行。理論上,人力資源外包的范圍較為寬泛,幾乎可以囊括所有的人力資源工作。但實(shí)踐中,人力資源外包一般分為三大類服務(wù):人力資源事務(wù)處理服務(wù)(主要包括薪資計(jì)算與發(fā)放、保險(xiǎn)福利計(jì)算與繳納、員工檔案托管、人員派遣等)、人力資源咨詢服務(wù)(主要涉及人力資源戰(zhàn)略、人力資源規(guī)劃、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、崗位說明書設(shè)計(jì)、人力資源業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、績效和薪酬體系設(shè)計(jì)、員工保留計(jì)劃、e-HR規(guī)劃等)、人力資源業(yè)務(wù)流程服務(wù)(主要涉及薪資管理、獎金與福利管理、績效管理、招聘管理、培訓(xùn)管理等)。作為決策者,首先要判斷的就是根據(jù)企業(yè)外部環(huán)境和內(nèi)部條件,到底哪些功能適合外包,哪些不適合外包?

　　(3)發(fā)布外包計(jì)劃。根據(jù)企業(yè)確定的外包內(nèi)容,擬定詳細(xì)的外包計(jì)劃,包括進(jìn)度安排、財(cái)務(wù)安排、人力資源外包的活動類型、人員安排及對外包商的要求、逾期要達(dá)到的效果等?？傮w來說,外包計(jì)劃越詳細(xì)越好,以便有意向的外包商有針對性地開展工作。外包計(jì)劃制定后,要通過有效的途徑和平臺發(fā)布招標(biāo)信息,比如可以定向發(fā)布,可以在企業(yè)的網(wǎng)站發(fā)布,也可以在外包專業(yè)網(wǎng)站發(fā)布,從而使企業(yè)外包需求有效到達(dá)外包商。

　　(4)選擇與評價(jià)。確定兩到三家外包商進(jìn)行最終比較,要求服務(wù)商提交方案,方案必須詳細(xì),要包括外包模式、服務(wù)項(xiàng)目、每個(gè)服務(wù)項(xiàng)目流程和報(bào)價(jià)、方案所涉及的各種法律文本、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控參考指標(biāo)、服務(wù)獎懲措施和意外補(bǔ)救措施等。在這個(gè)過程中,企業(yè)要加強(qiáng)與外包商的溝通,為其提供相應(yīng)的資料,或者邀請外包商來企業(yè)實(shí)地考察。在這個(gè)階段,人力資源部門要廣泛收集信息,對應(yīng)標(biāo)外包商進(jìn)行考察,提出初步的評價(jià)意見,為企業(yè)人力資源外包領(lǐng)導(dǎo)小組決策提供依據(jù)。

　　(5)確定外包服務(wù)商。選擇合適的人力資源外包商,是外程中非常重要的一環(huán)。在確定最終的外包服務(wù)商時(shí),要充分考慮三個(gè)方面的因素:一是考慮外包商的信譽(yù)與實(shí)力,其以前的業(yè)績狀況、目前的財(cái)務(wù)狀況等能否支持這一業(yè)務(wù);二是外包商與企業(yè)的匹配情況,外包商是否真正理解企業(yè)的需要,是否有足夠的能力來解決企業(yè)所需要解決的問題。三是外包商提供的方案是否可行,是否符合企業(yè)實(shí)際,能否幫助企業(yè)提高核心競爭力,降低運(yùn)行成本。

　　(6)實(shí)施與控制。通過外包企業(yè)的部分業(yè)務(wù),可以使企業(yè)將精力集中于核心業(yè)務(wù)。但外包絕不意味著置之度外,放而不管,而是應(yīng)該不斷監(jiān)控和評估外包服務(wù)商的工作進(jìn)度和質(zhì)量,以使其按協(xié)議要求不折不扣地辦事,從而達(dá)到預(yù)期的目的。要處理好于外包商的關(guān)系,致力于和外包商建立長期合作關(guān)系,這樣有助于外包商深入了解企業(yè)文化從而提供更好的服務(wù)。作為企業(yè)人力資源外包項(xiàng)目的主要執(zhí)行部門,企業(yè)人力資源管理部門還要及時(shí)將實(shí)施中和實(shí)施后的信息反饋給公司高級管理層,以便采取有效措施對人力資源外包商加以管理。因此,必須制訂一個(gè)監(jiān)控計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)行中的監(jiān)督方案,以保證外包的順利進(jìn)行。

　　(7)評估效果。主要看方案實(shí)施后是否給企業(yè)帶來了業(yè)績改善,是否充分發(fā)揮了外包優(yōu)勢,規(guī)避了外包風(fēng)險(xiǎn)。通過效果評估,來確定是否需要對外包活動進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整至少包括三個(gè)方面:一是企業(yè)的外包業(yè)務(wù)有可能需要改變,如以前外包的業(yè)務(wù)需要內(nèi)部化,出現(xiàn)新的外包業(yè)務(wù)。二是企業(yè)將放棄外包活動,依靠內(nèi)部來進(jìn)行管理。三是企業(yè)可能會考慮選擇其他人力資源外包商來開展外包業(yè)務(wù)。

　　4 結(jié)語

　　人力資源管理外包是企業(yè)外包戰(zhàn)略中的一個(gè)新領(lǐng)域。中小企業(yè)人力資源外包的重要性會得到越來越廣泛的認(rèn)同,對于規(guī)模小、資金不足的中小企業(yè)來說,較早地邁出人力資源外包這一步,將成為提升自身競爭優(yōu)勢的重要途徑。

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