在現(xiàn)金管理工作中，經(jīng)常發(fā)生長(zhǎng)款與短款的情況。通過庫(kù)存的盤點(diǎn)清查，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)金長(zhǎng)款與短款，會(huì)計(jì)如何處理呢？
首先，作為會(huì)計(jì)本身要查明原因，是否是記帳的錯(cuò)誤，是多支少收還是多收少支，是數(shù)字?jǐn)U大還是數(shù)字縮小，還是顛倒數(shù)字等等。要逐個(gè)記帳憑證和帳上核對(duì)記錄，或者每個(gè)記帳憑證要和所附的原始憑證核對(duì)數(shù)據(jù)。其次，要詢問出納是否丟失了單據(jù)，或者丟失了現(xiàn)金，或遺忘在什么地方，或某某暫欠、暫借、暫收等等。
造成現(xiàn)金長(zhǎng)、短款，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的帳務(wù)處理，具體的應(yīng)對(duì)措施是：如果是記帳錯(cuò)誤，要使用正確的“錯(cuò)帳更正法”更正錯(cuò)帳；如果是因單據(jù)丟失，應(yīng)補(bǔ)齊手續(xù)注明原由，編制記帳憑證記入帳內(nèi)；如果是工作失職造成的短款，則應(yīng)追究過失人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并由有關(guān)責(zé)任人賠償；如果是非過失造成的少量短款，要按一定程序?qū)徟螅勺銎渌С鎏幚韼?wù)等等。
倘若一時(shí)難以查清原因，會(huì)計(jì)可以先作帳務(wù)處理，在“應(yīng)收款”或“應(yīng)付款”帳戶下設(shè)“現(xiàn)金短款”或“現(xiàn)金長(zhǎng)款”明細(xì)帳戶，編制記帳憑證注明原由，按短款或長(zhǎng)款的金額進(jìn)行登記，待查明原因后再做轉(zhuǎn)帳處理。
[例1] 2006年2月28日盤點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金，發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)款300元。當(dāng)時(shí)未查明原因，先入帳處理。
帳務(wù)處理如下：
借：現(xiàn)金 300
貸：應(yīng)付款——現(xiàn)金長(zhǎng)款 300
[例2] 2006年3月5日，經(jīng)過詳查發(fā)現(xiàn)2月的長(zhǎng)款300元，是在1月的記帳憑證付字四號(hào)其他支出憑證中。原始單據(jù)金額是1520元，而記帳憑證金額是1820元，相差正好是300元。原因查明調(diào)整帳務(wù)，其帳務(wù)處理是：
借：應(yīng)付款——現(xiàn)金長(zhǎng)款 300
貸：其他支出 300
[例3]如果[例1]通過盤點(diǎn)現(xiàn)金發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)款300元，而且當(dāng)時(shí)已查明原因，是本月記帳憑證出現(xiàn)的錯(cuò)誤，也可以用“錯(cuò)帳更正法”進(jìn)行更正錯(cuò)誤。經(jīng)查本月的記帳憑證付字四號(hào)其他支出憑證，原始單據(jù)金額是1520元，而記帳憑證金額是1820元，相差正好是300元。原因查明調(diào)整帳務(wù)，用“紅字沖正法 ”進(jìn)行更正，編制記帳憑證用紅筆編寫和用紅筆記帳，并注明沖正“付字四號(hào)憑證”字樣及原由。
其帳務(wù)處理是：
借：現(xiàn)金 300
貸：其他支出 300