電算化會計信息系統(tǒng)如何變革適應電子商務的發(fā)展

    電子商務，最近這一較為敏感的網絡話題，總是頻頻的出現在各類IT媒體上。而究其實質而言，即為利用以Internet為核心的網絡信息和數字技術而進行的商務活動和企業(yè)資源管理分配的交易模式。從其實質描述可知，電子商務絕非是商業(yè)領域獨有的寵兒，在各個領域包括單位內部也都存在一種電子商務的縮影。因此，各行各業(yè)大談而特談電子商務的勢頭確屬理所當然了。在此，筆者想從企業(yè)中以管理部門、財務部門為中心的電算化會計信息系統(tǒng)在此點上是如何適應“電子商務”的發(fā)展，迎接電子商務時代的到來。

    一、略談電子商務

    對于電子商務的概念前已涉及，對于目前許多媒體所語電子商務及其分類等，筆者不敢持完全贊同的意見。當前的許多媒體將電子商務從交易對象來看，通常分為三類：BToB（商家與商家）、BToC（商家與顧客）、CToC（顧客與顧客），或從電子商務中交易形式來看，分為“集體議價”和“零售獨賣”的形式。很明顯，這是從商業(yè)領域即銷售領域談及的電子商務。而目前電子商務的表現形式又主要集中于這一領域，因此，在許多印象概念上，也就將商業(yè)領域中的電子商務當作真正意義上的電子商務了。筆者在此要談的電子商務，是一種建立在商業(yè)領域的電子商務的基礎上，面對企業(yè)而言的真正意義上的電子商務，其不僅針對商業(yè)領域，也針對了單位電算化會計信息系統(tǒng)內部各環(huán)節(jié)或子系統(tǒng)間的電子商務。當前的電子商務以其“來勢兇猛、發(fā)展迅速、前景看好"的特點已經開始為各方面人士所贊同、認可。而對于企業(yè)而言，電子商務主要表現了以下特有的優(yōu)點：

    （一）提高資金的運轉速率、縮短運轉周期

    電子商務，以其所依賴的基礎一一Internet的快捷、準確、方便的特點，可以在交易發(fā)生后最短的時間里，使得資金到帳，而再不用考慮以前的在途資金了。資金的高速率運轉和周期的縮短，不僅為企業(yè)的后續(xù)生產提供了有力的資金保障，而且對整個企業(yè)，商業(yè)領域而言，都注入了無限生機活力，加速了市場的資金流動，更為信息時代企業(yè)的電算化會計信息系統(tǒng)的效益發(fā)揮提供了保障。

    （二）降低產品的生產和銷售成本

    提起降低產品的生產、銷售成本，我想大家并不陌生。據日本一家金融機構調查、統(tǒng)計和核實顯示：電子商務的出現，對于產品的生產、銷售成本降低幅度從2%-36%不等。對企業(yè)而言，電子商務不僅針對企業(yè)的材料采購以及銷售環(huán)節(jié)中產成品的出售，同時也將反映企業(yè)內部各生產環(huán)節(jié)的產品、半成品的轉移等。電子商務將以數據化的形式將材料半成品傳遞到下一環(huán)節(jié)的子系統(tǒng)模塊上，參與該模塊的運作，并將數據通過企業(yè)的電算化會計信息系統(tǒng)存儲起來，以用于企業(yè)整體數據化管理運行。

    （三）交易過程的無形化、國際化，交易程序的電子化

    電子商務過程中，交易雙方都是通過互聯網絡各自了解對方的情況，并通過數據的發(fā)送來完成交易。而交易的雙方僅僅在通過鼠標的點擊，根據國際通用的商業(yè)標準和互聯網數據傳輸協議來提醒對方交易的結果，而自己全然不知對方是在隔壁的房間還是在地球的另一端。同樣，電子商務交易過程中，交易雙方都按照約定的規(guī)定、程序來進行。各程序段都通過電子商務數據來確認對方的合法、成功與否等。因此，整個電子商務交易過程、交易程序都實現了無形化、國際化和電子化。，面對如今電子商務的特點，及其所依賴的核心基礎一一Internet技術，建立在企業(yè)級Internet和國際Internet上的企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)來如何達到與電子商務自然默契的配合呢？電算化會計信息系統(tǒng)如何適應電子商務的發(fā)展呢？

    二、會計信息系統(tǒng)如何變革適應電子商務的發(fā)展

    電算化會計信息系統(tǒng)本身就是信賴于企業(yè)的IAN信息網絡，將企業(yè)從內部和外部WAN骨干網接受到的各種信息數據進行加工、處理，并通過該網絡對外發(fā)送數據包。其運行的工作環(huán)境基礎就是企業(yè)級局域網絡LAN以及所掛接的WAN骨干網（通常指現行的Internet），而電子商務其實質也是基于Internet核心技術的一種新型商業(yè)、貿易、工程、作業(yè)的交易。兩者從本質、核心來看都有一種質的聯系一-網絡。那么，企業(yè)級電算化會計信息系統(tǒng)如何才能適應和利用電子商務這一工具呢？

    （一）會計信息系統(tǒng)的網絡運行狀況

    電算化會計信息系統(tǒng)是一種基于企業(yè)局域網（LAN）的綜合信息處理系統(tǒng)。其功能就在于將系統(tǒng)接受的各種數據進行篩選，分類和處理，并形成一種新的分析數據，對企業(yè)的各項措施、計劃等進行調度、管理，為企業(yè)的管理決策提供參考數據。

    網絡技術的發(fā)展給電算化會計信息系統(tǒng)的發(fā)展提供極其優(yōu)越的外部環(huán)境和技術支持。電算化會計信息系統(tǒng)的功能，也從最初的財務數據處理型向業(yè)務數據、信息數據綜合分析處理，并提供分析數據的管理型系統(tǒng)方向發(fā)展；從結算型向決策型方向發(fā)展。系統(tǒng)的運行環(huán)境也從企業(yè)的內部局域網（LAN）廣域網（WAN），也即當前的國際互聯網Internet發(fā)展。網絡技術的發(fā)展給系統(tǒng)的運行環(huán)境提供了有力的保障，網絡范圍的擴大使系統(tǒng)有了更廣闊的數據來源和發(fā)送對象，也給系統(tǒng)能夠更好的適應電子商務的發(fā)展時代創(chuàng)造了有利的條件，但就現有狀況下，當前企業(yè)中構成“信息管理系統(tǒng)”的核心模塊組件，卻存在著以下的缺陷：

    1.企業(yè)的業(yè)務數據無法自主進行雙向交換

    當前狀況下，企業(yè)的一些業(yè)務數據（需求、采購、供應、銷售等）往往都是通過將數據置于企業(yè)的Web頁面，而外界要獲取企業(yè)的業(yè)務狀況數據就必須直接訪問企業(yè)的Web頁面，將數據取出。但電子商務的出現是要求數據能雙向自主、自由的進行交換，要求商家（賣家）與客戶（買家）能夠互相獲取對方的數據來達到實現交易電子化的目標�？蛻艨梢院芊奖愕膶�數據獲取，而對企業(yè)來講，卻不能將某些數據自主的發(fā)往目的地和從目的地獲取必要的認證數據。這就使得企事業(yè)的電算化會計信息系統(tǒng)的管理、調度功能有所減弱，企業(yè)電子商務的實現有心無力。

    2.企業(yè)的資金不能通過系統(tǒng)自主調度、劃撥

    這其實是一個網絡技術和系統(tǒng)技術不到位的問題。電子商務的實現就是網上交易，網上直接支付。而當前存在一個很大的困惑，企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)仍不能自主的通過系統(tǒng)所運行的局域網及局域網所掛接的骨干網絡來實現資金的劃撥和收付，通常還需要單位再人為的將資金通過銀行劃撥到對方的帳戶上并得到確認后才能獲取和發(fā)出必要的發(fā)貨通知。這一缺陷也成了阻礙企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)發(fā)展的最大障礙，也是解決企業(yè)電子商務問題的關鍵所在。

    3.對外采購、發(fā)貨仍無法通過網絡直接進行

    當企業(yè)發(fā)生對外采購業(yè)務或者對外發(fā)送貨物時，往往很難是直接通過網絡得到確認的。目前的企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)只能將企業(yè)的產品數量、型號、規(guī)模等通過網絡對外公布，在獲取對外的采購消息后，通常還需要得到銀行的資金確認通知后，才能發(fā)貨。同樣，當企業(yè)對外進行采購時，仍無法直接根據外界傳送過來的數據進行確認對商品的采購決定，仍然需要有關的專門采購人員和銀行的資金服務項目來輔助實施�？傊�，目前影響企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)完全適應、利用電子商務的因素很多。許多卻是與企業(yè)本身電算化會計信息系統(tǒng)的功能、數據類型的不配套而引起的。因此改進企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)的數據接口技術，發(fā)送的速率和網絡技術的支持對于系統(tǒng)適應電子商務的發(fā)展起著很重要的作用。

    （二）如何改進會計信息系統(tǒng)以適應電子商務的發(fā)展

    電子商務時代的出現，經濟的一體化使得我們的企業(yè)在激烈的市場競爭中趨于白熱化。信息時代的企業(yè)競爭特點要求我們的企業(yè)必須改進自身系統(tǒng)功能和提高網絡技術來迎接電子商務時代的到來，并在其中乘浪前進。

    1.提高數據的標準接口技術、增強數據的共事性

    互聯網上的數據形式雖然都服從WWW協議，但其類型還是多種多樣。如對應的貨幣性數據，其數據精確程度，對應的數據單位等都有好幾種。而這幾種類型的數據組合在被系統(tǒng)接受時往往因為精確度或單位不符合等而被予以拒收和報錯。因此應提高數據的標準接口技術，在對接受的數據進行核實后，根據對方的類型自動對其進行調整，并記載數據類型，以便在恢復和返回數據時，能夠按照原標準進行發(fā)送。同樣道理，當企業(yè)內部通過電算化會計信息系統(tǒng)的對外接口來對外發(fā)送數據時，其數值類型也得有選擇。首先，通過接口端軟件進行模擬測試，獲得對方數據接受類型后，調整待發(fā)出數據的類型進行發(fā)送。因此，增強系統(tǒng)的數據共享性，也成了促進企業(yè)網絡數據的雙向交換順利成功，電子商務的順利實施必不可少的因素之一了。

    2.將企業(yè)的資金帳戶與系統(tǒng)掛鉤，推進網上收支的直接性

    電子商務的一個重要體現就是實現了網上迅速快捷的直接收支。對于單位而言，將企業(yè)的局域網定向到銀行的帳戶上，能夠到網上直接進行資金的劃撥和收入，提高了企業(yè)的資金周轉率，確保了網上交易的順利實施。而對此領域技術開拓的一個明顯的問題是安全與保密問題，因此，必須對系統(tǒng)的內部管理、安全防護等進行改革，防止數據的泄密和被截取。同時系統(tǒng)應對銀行帳戶進行實時或定期的核對，當發(fā)現數據有異時，將立即封鎖銀行帳戶并進行檢測和適時解封。當然，以上這一切都可以通過系統(tǒng)的數據接口端核查模塊來自動實現完成。電子商務在系統(tǒng)內實現的另一個途徑就是讓系統(tǒng)與銀行或中介機構系統(tǒng)的企業(yè)帳戶發(fā)生掛鉤，將需處理的業(yè)務變成數據包的形式傳送到銀行或中介機構的系統(tǒng)內部進行處理。此舉的做法可以降低數據傳輸過程中被竊取的幾率，因為許多數據的操作都在銀行或中介機構系統(tǒng)內部進行處理，途中傳送逗留時間減少。

    3.內部各環(huán)節(jié)傳輸實現數字化標準管理

    電子商務的實現，不僅表現在企業(yè)對外界的貿易電子化，也表現于事業(yè)單位內部各生產環(huán)節(jié)或事業(yè)部門間的產品物資等的數字化傳送。內部數字化標準的實施不僅有利于系統(tǒng)內部進行全面、科學的數字化管理模式；其產生的各項數據也有利于對外交易的數據參考和標準核算，以免產生不必要的損失；降低了單位系統(tǒng)對外交往的效率。

    （三）電子商務支配下的系統(tǒng)效率

    過去，在企業(yè)未能實現網上交易時，企業(yè)各項對外交易都是通過人為的接觸進行，從而獲取對方的各項憑證，在銷售環(huán)節(jié)和采購環(huán)節(jié)再由人工輸入各項數據，交由系統(tǒng)內部去核算。這樣，根據木桶原理，整個系統(tǒng)的效率就因為銷售環(huán)節(jié)和采購環(huán)節(jié)的手工操作而大打折扣，即與人的效率或銷售采購環(huán)節(jié)的效率成一種直線分布。電子商務的實現，使得整個系統(tǒng)的兩個主要對外數據交換接口實現了電子化，對于系統(tǒng)的效率提高了很高一個檔次。另一方面，也為系統(tǒng)的各項管理模塊如ERP（輔助管理軟件）的有效、正確運行減少了人為干預的因素，為系統(tǒng)的整體分析功能和提供管理、決策參考數據提供了有力的保障。電子商務，這一新生事物作為劃時代的產物在各行各業(yè)展現了其極大的生命力。電子商務的出現，給企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)提供了機遇，但同時也帶來了許多亟待改進的地方。隨著網絡技術和電算化會計信息系統(tǒng)技術不斷發(fā)展和改進，電子商務及其支配下的電算化會計信息系統(tǒng)所帶來的效益將全面展現出信息時代企業(yè)管理的效果。