摘要:反記帳功能在電算化會計信息系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理發(fā)生錯誤等情況下有著無可替代的作用。當(dāng)然,作為會計軟件的一個非常用功能,對其使用必須設(shè)置嚴(yán)格的限制條件。反記帳過程的數(shù)據(jù)處理設(shè)計一般可以采用在未記帳憑證庫中保留已記帳憑證記錄,或者將未記帳憑證庫與帳薄數(shù)據(jù)庫合而為一 ,只設(shè)置一個統(tǒng)一的記帳憑證庫兩種方法。
無論在手工會計還是在電算化會計中,都要根據(jù)已審核的記帳憑證登記帳薄,稱之為記帳,而反記帳則是將已經(jīng)登記入帳的會計數(shù)據(jù)予以取消,使之恢復(fù)到記帳前的狀態(tài),它是記帳的逆操作,也是電算化會計系統(tǒng)中才有的一個概念。會計軟件中要不要設(shè)有反記帳功能,一直存在激烈的爭論。因此即使會計軟件界在功能設(shè)計上借鑒成風(fēng)的今天,反記帳功能卻遭遇迥異,金蝶第一個吃了螃蟹,在其“會計風(fēng)暴”中加上了反記帳功能,而用友、安易等老牌會計軟件商則不以為然,拒絕反記帳功能在其軟件上“安家”。他們認(rèn)為會計數(shù)據(jù)記帳后就不能修改,唯其如此,才能保證會計信息的質(zhì)量和可信度,在人們對電子會計數(shù)據(jù)能否作為審計依據(jù)還存在種種爭議的情況下,反記帳功能將更加給人以一種不安全感。筆者認(rèn)為,反記帳功能是電算化會計系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理結(jié)果發(fā)生錯誤時予以修正的理想方式,只要在設(shè)計時能充分考慮到其各種不足,對其使用設(shè)置嚴(yán)格的限制條件,就完全可以使其成會計軟件功能的一部分。
—、反記帳功能的作用
反記帳功能在下述情況發(fā)生時,有著無可替代的作用:
1、大量的錯誤憑證被登記入帳 這種情況在電算化會計系統(tǒng)投入使用初期,尤其在試運行期間,非常容易發(fā)生。如果沒有反記帳功能,則只能編制大量的錯帳更正憑證予以更正,從而導(dǎo)致帳薄中存在大量無用的冗余信息,影響對會計信息的使用;也不利于審計工作的進(jìn)行----當(dāng)審計人員查到一筆又一筆的錯帳時,它們也許在后續(xù)的憑證中進(jìn)行了更正,這種情況大量出現(xiàn)時,會使審計人員對錯弊產(chǎn)生麻痹思想,影響審計工作的效率和查錯能力。如果有反記帳功能就可以先取消記帳,把錯誤憑證全部修正后再重新記帳,帳薄中的冗余信息就可以大大減少,帳薄信息就會簡潔明了,便于利用。
2、帳證不符 手工會計中由于會計人員的粗心,常常發(fā)生過帳錯誤,導(dǎo)致帳證不符,這時一般利用劃線更正法予以更正。在電算化會計信息系統(tǒng)中,記帳實質(zhì)是將記帳憑證庫的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入帳簿數(shù)據(jù)庫中,而且正式過帳前要先對所記帳憑證進(jìn)行平衡校驗,以保證其正確性,所以帳證一般是相符的。但是當(dāng)電算化會計系統(tǒng)遭受計算機(jī)病毒的侵襲,或者存放會計帳簿數(shù)據(jù)的計算機(jī)硬盤扇區(qū)遭受物理損害,或者帳簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動電算化會計軟件的情況下被人為非法篡改,這就完全可能導(dǎo)致帳證不符。無論是帳簿錯誤還是憑證錯誤,或者帳證都有錯誤,都無法象手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或赤字沖消法來更正,最好的辦法就是反記帳。如果憑證數(shù)據(jù)正確,僅僅是帳簿記錄有誤,取消錯誤的帳簿后將正確的憑證轉(zhuǎn)入過來即可;如果是憑證有誤,則不管帳簿記錄是否正確均應(yīng)先取消帳簿記錄數(shù)據(jù),再對錯誤憑證一一進(jìn)行修改,審核無誤后重新登記入帳。
3、記帳過程意外中斷 在手工會計中,這也許不成為一個問題,記帳人員只須隨后續(xù)接下去登記就可以了。但在電算化會計系統(tǒng)中,記帳是由計算機(jī)自動進(jìn)行的,當(dāng)意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記帳過程被意外中斷時,財會人員無法了解計算機(jī)到底已經(jīng)登錄了多少張憑證,因而也就無法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后續(xù)接下去記帳了。也許從理論上說,對計算機(jī)和會計軟件精通的人能通過查詢帳簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法,獲知記帳過程中斷時已登記的憑證,但對普通的電算化會計人員來說,這是不現(xiàn)實的。而且即使獲知意外中斷時已登記的憑證數(shù),會計軟件也不允許續(xù)接記帳,唯一的辦法就是設(shè)置反記帳功能。對此,《會計核算基本功能規(guī)范》也規(guī)定,會計軟件“應(yīng)當(dāng)具有在計算機(jī)發(fā)生故障或者由于強(qiáng)行關(guān)機(jī)及其他原因引起內(nèi)部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下,利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。這里的最近狀態(tài)就是對最后一次記帳進(jìn)行反記帳后的狀態(tài)。
二、反記帳功能使用條件設(shè)計
反記帳功能顯然不是一個常用的功能,它只有在前述特殊情況下才能使用。如果濫用反記帳功能,則不但影響會計處理的嚴(yán)肅性,也會大大增加工作量。許多人就是以此為反對在會計軟件中設(shè)計反記帳功能的理由。因此,對其使用必須嚴(yán)格限制。其限制條件至少必須包括:
1、操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記帳人 在電算化會計系統(tǒng)中,記帳人員應(yīng)對帳簿的正確性負(fù)完全責(zé)任,誰記帳有誤就只能由誰負(fù)責(zé)修正。反記帳功能的目的,就是取消部分甚至全部的錯誤帳簿記錄以后重新正確記帳,從本質(zhì)上講,它也是對錯帳的一種更正行為。為了保證記帳操作的嚴(yán)肅性,避免濫用反記帳功能,操作者必須同時得到系統(tǒng)管理員授權(quán)才能實施反記帳。
2、只能在結(jié)帳前進(jìn)行 結(jié)帳就是在本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部處理完畢,并被認(rèn)為正確后予以封帳,使本期的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)固定下來。進(jìn)行結(jié)帳操作就意味著本期已經(jīng)沒有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要處理,因而不但不允許輸入本期的記帳憑證,也不允許對本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記帳和反記帳。
3、只能按憑證號或日期逆序連續(xù)進(jìn)行 記帳是按日期和憑證號順序進(jìn)行的,只有按其逆序連續(xù)取消帳簿數(shù)據(jù)庫的記錄,才能保證重新記帳的正常進(jìn)行。這就意味著,反記帳的范圍應(yīng)該以帳簿數(shù)據(jù)庫的最后一條記錄或者說是最后一張已記帳憑證為起點,依逆序前溯定位,來確定反記帳的記錄數(shù),而不能允許從帳簿數(shù)據(jù)庫中間任意抽取幾條記錄(不管是否是連續(xù))作為反記帳的范圍。
三、反記帳過程的數(shù)據(jù)處理
反記帳是記帳的逆操作,從某種意義上說,它也是記帳的一種特殊形式,因而在設(shè)計上必須將兩者結(jié)合起來考慮。在所有會計軟件中,記帳都是必備功能,根據(jù)一般的說法,計算機(jī)記帳是將未記帳憑證庫的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到帳簿數(shù)據(jù)庫中去,所以反記帳就是將帳簿數(shù)據(jù)庫中最后的一條或多條紀(jì)錄轉(zhuǎn)回到未記帳憑證庫中去,應(yīng)該轉(zhuǎn)回的記錄就是反記帳的范圍。一般來說,這個范圍應(yīng)該由反記帳執(zhí)行人員根據(jù)需要指定。但是對于記帳過程意外中斷而進(jìn)行恢復(fù)到記帳前狀態(tài)這種情況,會計軟件應(yīng)該提供自動定位的功能。現(xiàn)有會計軟件的解決方案是在每次正式記帳前先將帳薄數(shù)據(jù)內(nèi)容備份到硬盤某一固定文件中去,如本次記帳被意外中斷,則以備份文件恢復(fù)帳薄數(shù)據(jù)庫文件,由于每次備份到硬盤的文件名是固定唯一的,所以恢復(fù)只能對最后一次記帳進(jìn)行,也只能進(jìn)行一次。而且這種備份和恢復(fù)是對月內(nèi)帳薄數(shù)據(jù)的完全備份和完全恢復(fù),如果一個單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量較大時,在月度較遲時間進(jìn)行記帳和反記帳,就會耗費較長的時間。為了提高效率,設(shè)想采用如下兩種方法加以解決:
1、在未記帳憑證庫中保留已記帳憑證記錄 記帳時,將記帳范圍內(nèi)的憑證追加到帳簿數(shù)據(jù)庫中,但不刪除未記帳憑證庫中相應(yīng)記錄,只是要對其打上記帳標(biāo)識,使其在編輯、查詢未記帳憑證時能自動被過濾掉,同時每一次記帳后都在該未記帳憑證庫打上截止標(biāo)識。這樣反記帳時既可以直接按憑證日期、編號等指定范圍,也可以根據(jù)每次記帳后所做的截止標(biāo)識,恢復(fù)到最后一次或最后幾次的記帳前狀態(tài)。反記帳的實現(xiàn)也不再是將帳薄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到未記帳憑證庫,而是刪除帳薄數(shù)據(jù)庫的有關(guān)記錄,同時去掉未記帳憑證庫中相應(yīng)記錄的已記帳標(biāo)識和截止標(biāo)識。在這種方式下,雖然未記帳憑證庫的記錄增加了占用硬盤空間,但省卻了每次正式記帳前的數(shù)據(jù)備份時間和備份文件占用的硬盤空間。與現(xiàn)行方法相比,效率更高,占用空間更少,使用則更靈活方便。
2、將未記帳憑證庫與帳薄數(shù)據(jù)庫合而為一 ,只設(shè)置一個統(tǒng)一的記帳憑證庫 這個記帳憑證庫存放全部未記帳憑證和已記帳憑證,其結(jié)構(gòu)包括兩個庫文件中的所有字段,即除了未記帳憑證填制時涉及的各個字段外,還要加上記帳標(biāo)識、記帳人等。同第一種方法一樣,為了能恢復(fù)到最后一次或最后幾次的記帳前狀態(tài),還要加上一個記帳截止標(biāo)識字段,以記錄每次記帳的范圍。當(dāng)需要增加、編輯或查詢未記帳憑證時,就將已打上記帳標(biāo)識的記錄過濾掉;當(dāng)要進(jìn)行帳簿查詢或打印時,就把沒有記帳標(biāo)識的記錄過濾掉。每次記帳時,在記帳范圍內(nèi)的憑證記錄中填上記帳標(biāo)識和記帳人姓名,并在記帳范圍的最末一條記錄打上截止標(biāo)識就可以了。這種方式下的反記帳實現(xiàn)更加簡單,只要將反記帳范圍內(nèi)的記錄中的記帳標(biāo)識、記帳人以及截止標(biāo)識去掉就可。這一方式的高效率和對空間的節(jié)約是最為理想的。但由于未記帳憑證和已記帳憑證共用一個數(shù)據(jù)庫,使人覺得數(shù)據(jù)遭到破壞的可能性提高了。不過仔細(xì)思考起來,由于會計信息系統(tǒng)內(nèi)的文件數(shù)以百計,僅僅將未記帳憑證庫與已記帳憑證庫(帳簿數(shù)據(jù)庫)合并所帶來的數(shù)據(jù)破壞可能性提高應(yīng)該是非常有限的。
會計軟件中設(shè)計反記帳功能探討
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