利用電子表做輔助審計(jì)工具的探索

    我是1993年應(yīng)聘到秦皇島會(huì)計(jì)師事務(wù)所搞電算應(yīng)用工作的，開始利用電子表軟件處理會(huì)計(jì)報(bào)表，當(dāng)時(shí)是在286PC機(jī)，DOS平臺(tái)上用SUPERCALC3電子表軟件進(jìn)行的。1995年以后在586機(jī)型，WINDOWS平臺(tái)上利用EXCEL電子表軟件處理會(huì)計(jì)報(bào)表。通過五年多的實(shí)踐和探索，對利用電子表軟件做輔助審計(jì)工具的問題，談點(diǎn)體會(huì)和意見。

　　一、利用電子表軟件做輔助審計(jì)工具是當(dāng)前較好的選擇

　　電子表軟件現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展成為辦公自動(dòng)化軟件當(dāng)中比較突出一類組件，應(yīng)用非常廣泛，很多“三資”企業(yè)招聘時(shí)，把應(yīng)用EX—CEL電子表軟件定為必會(huì)技能之一。80年代初期我國移植和漢化開發(fā)的有：LOTUS1—2—3、SUPERCALC3、 0FFICE； CCED等電子表軟件，這種軟件的最大優(yōu)點(diǎn)是根據(jù)人們處理數(shù)據(jù)或事務(wù)時(shí)運(yùn)用表格形式的習(xí)慣，直接把表格顯示在屏幕上，通過設(shè)置項(xiàng)目和公式，輸入原始數(shù)據(jù)，不用編程，就能自動(dòng)計(jì)算和生成表格以至顯示分析圖表。90年代電腦硬軟件快速發(fā)展，特別是WIN—DOWS平臺(tái)上的EXCEL電子表軟件經(jīng)過深化和漢化，其功能大大提高。例如EXCEL97還在新建選項(xiàng)當(dāng)中設(shè)計(jì)有處理中國國家統(tǒng)一規(guī)定的財(cái)務(wù)報(bào)表和建設(shè)項(xiàng)目表格的模板。應(yīng)用時(shí)既快又方便。稍加修改就可應(yīng)用。再者近幾年我國注冊會(huì)計(jì)師隊(duì)伍質(zhì)量提高了，但是電算應(yīng)用水平還很不平衡，特別是能自行編制輔助審計(jì)軟件的人還很少， 自編軟件推廣應(yīng)用也很不容易。然而學(xué)會(huì)利用電子表軟件做輔助審計(jì)工具就比較容易了。目前還沒有看到比較成熟和適用的輔助審計(jì)商品軟件。所以說利用電子表軟件做輔助審計(jì)工具是當(dāng)前比較符合實(shí)際和比較好的選擇。

　　二、利用EXCEL做輔助審計(jì)工具的探索

　　所謂輔助審計(jì)工具， 當(dāng)然不能只是指利用計(jì)算機(jī)將會(huì)計(jì)報(bào)表照樣打印一遍。應(yīng)該通過電腦應(yīng)用具備審核計(jì)算準(zhǔn)確性和勾稽關(guān)系邏輯性，自動(dòng)計(jì)算，自動(dòng)生成所需樣式的表格；幾個(gè)會(huì)計(jì)表之間數(shù)據(jù)能夠按勻稽關(guān)系自動(dòng)傳輸，還能對該客戶單位所審期限經(jīng)營管理狀況自動(dòng)提供分析數(shù)據(jù)等等。甚至還應(yīng)考慮到老客戶后續(xù)服務(wù)的數(shù)據(jù)自動(dòng)提取以及便于查詢的需要。上述作為輔助審計(jì)工具的初步要求條件，利用EXCEL軟件，基本上能做到。

　　1，一類會(huì)計(jì)報(bào)表的多表文件都建立在一個(gè)工作簿當(dāng)中，利用其可以設(shè)計(jì)多個(gè)工作表的功能，分別設(shè)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表、財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表(1998年后已改用現(xiàn)金流量表)、損益表、利潤分配表以及計(jì)算準(zhǔn)確性和勾稽關(guān)系邏輯性審核顯示。還可以設(shè)計(jì)所審單位該期經(jīng)營狀況的指標(biāo)分析圖表顯示，后續(xù)服務(wù)數(shù)據(jù)提供報(bào)表顯示等等。

　　2．在各個(gè)工作表當(dāng)中，所有合計(jì)數(shù)或可以從報(bào)表中計(jì)算出來的數(shù)，都輸入公式，讓軟件自動(dòng)計(jì)算提取，實(shí)際上每一個(gè)輸入公式的單元格，都是所涉及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的檢驗(yàn)窗口。

　　3．利用一個(gè)工作表顯示審核計(jì)算準(zhǔn)確性和勾稽關(guān)系邏輯性窗口。凡是具有相等平衡關(guān)系的，都可以利用減法公式。這樣顯示“0”，就是準(zhǔn)確；顯示差數(shù)，就是不平衡，也就是錯(cuò)誤，有這一具體差數(shù)，尋找錯(cuò)誤點(diǎn)，就方便多了。

　　4．以一個(gè)完整的會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)作為模板，如：在調(diào)試之后的工業(yè)企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表上，再修改成其他類別會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)，用復(fù)制方法，非常方便。

　　在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，一般有兩種情況：一種是制表人親自上機(jī)處理；另一種是制表人與上機(jī)者分別負(fù)責(zé)。應(yīng)該提倡注冊會(huì)計(jì)師親自動(dòng)手。采用的辦法是： (1)只輸入原始數(shù)據(jù)，凡是有公式的，讓計(jì)算機(jī)去計(jì)算。輸入后與底稿核對，這就可以反映出錯(cuò)誤的地方了。底稿數(shù)凡是與計(jì)算機(jī)公式計(jì)算數(shù)不同的地方，不是輸入時(shí)數(shù)據(jù)輸錯(cuò)了，就是原始表中某項(xiàng)“被用數(shù)”錯(cuò)了，具體錯(cuò)誤點(diǎn)很容易找到。(2)將會(huì)計(jì)報(bào)表中必須保持的平衡關(guān)系和勾稽關(guān)系的相關(guān)數(shù)組成判斷公式，從而保證報(bào)表的計(jì)算準(zhǔn)確性和勾稽關(guān)系邏輯合理性。

　　三、輔助審計(jì)工具軟件的開發(fā)和展望

　　作為完全滿意的輔助審計(jì)工具來說，利用電子表軟件還有很多不足之處。特別是審計(jì)工作中的很多具體需要，例如需要隨時(shí)參閱的經(jīng)濟(jì)參數(shù)和計(jì)算公式，審計(jì)工作底稿和審計(jì)報(bào)表的保管和查詢等，還有滿足客戶咨詢服務(wù)的具體要求等等，就得利用數(shù)據(jù)庫軟件或其他軟件來編制。 當(dāng)前選用VISUALF0XPR0比較實(shí)際。最關(guān)鍵問題是注冊會(huì)計(jì)師和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員必需密切結(jié)合。計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)與審計(jì)工作專業(yè)技術(shù)密切結(jié)合，才能產(chǎn)生把審計(jì)工作水平提高到一個(gè)新臺(tái)階的優(yōu)良軟件。

　　最后還提一下用SC3軟件編制會(huì)計(jì)報(bào)表軟件的特殊使用價(jià)值。SC3軟件雖然已經(jīng)是很落后了。當(dāng)然有條件的單位或個(gè)人應(yīng)該利用EXCEL軟件做輔助審計(jì)工具。條件困難的單位可用SC3軟件， 它可在DOS平臺(tái)上，在沒有硬盤低檔機(jī)上，都可以運(yùn)行。因?yàn)镾C3電子表軟件，工作簿只是一張二維表，最大利用橫63列，豎254行。我們把資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表都建立在這一張表上，左右分域。并又設(shè)計(jì)好公式，就可以達(dá)到了上述作為輔助審計(jì)工具的應(yīng)有功能，現(xiàn)在買這類檔次的計(jì)算機(jī)，幾百元就解決了。