試述會(huì)計(jì)電算化軟件開發(fā)的思維轉(zhuǎn)變

    隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)在世界各國經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域的應(yīng)用正向縱深方向發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化就是其中一個(gè)有力的例證。但我國的會(huì)計(jì)電算化軟件開發(fā)的思維模式，還在很大程度上停留在計(jì)算機(jī)代替手工會(huì)計(jì)核算的工具上，即會(huì)計(jì)原理在計(jì)算機(jī)上的再現(xiàn)，會(huì)計(jì)電算化軟件仍以“核算”型會(huì)計(jì)軟件為主，缺乏相應(yīng)的管理職能。由于受該思維的影響，軟件開發(fā)主要考慮如何接近會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度，較少考慮計(jì)算機(jī)固有特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，還有設(shè)計(jì)出來的會(huì)計(jì)電算化軟件追求通用性高，而忽視了具體行業(yè)或特殊業(yè)務(wù)的應(yīng)用。這一問題離我國的會(huì)計(jì)電算化事業(yè)發(fā)展要求差距較大。筆者認(rèn)為我國的會(huì)計(jì)電算化軟件開發(fā)思維要在許多方面及時(shí)轉(zhuǎn)變。

　　一、電算化軟件開發(fā)要從以會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度為準(zhǔn)型，向以會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度和計(jì)算機(jī)核算特點(diǎn)相結(jié)合型轉(zhuǎn)變

　　1、會(huì)計(jì)平衡驗(yàn)證方面的轉(zhuǎn)變。在手工會(huì)計(jì)下會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度規(guī)定在登帳時(shí)，對(duì)總帳和明細(xì)帳，分別由兩個(gè)或兩個(gè)以上的會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或記帳憑證、科目匯總表等進(jìn)行平衡登記，目的是對(duì)于發(fā)生的錯(cuò)誤可以利用這種平衡登記方式檢查差錯(cuò)。但會(huì)計(jì)電算化后，由于總帳和明細(xì)帳的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記帳憑證，計(jì)算機(jī)按照登錄總帳和明細(xì)帳的程序命令將數(shù)據(jù)從憑證數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移到總帳數(shù)據(jù)庫和明細(xì)帳數(shù)據(jù)庫，只要記帳憑證審核無誤，計(jì)算機(jī)的內(nèi)部運(yùn)算不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運(yùn)算錯(cuò)誤。所以，總帳金額一定衡等于各所屬明細(xì)帳余額之和。那種在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)檢驗(yàn)中占據(jù)重要地位的、用來檢驗(yàn)實(shí)務(wù)工作是否正確的最基本“平衡驗(yàn)證”，仍出現(xiàn)在會(huì)計(jì)電算化軟件中，就成為畫蛇添足。

　　2、日記帳和明細(xì)帳功用的轉(zhuǎn)變。手工會(huì)計(jì)通過對(duì)現(xiàn)金、銀行存款設(shè)置日記帳，主要是現(xiàn)金、銀行存款的流動(dòng)性強(qiáng)，業(yè)務(wù)頻度較大，比較容易出現(xiàn)差錯(cuò)和舞弊。通過日記帳達(dá)到日清月結(jié)，從而增強(qiáng)了對(duì)貨幣資金的管理。設(shè)置明細(xì)帳主要是為了歸類信息，便于查詢。當(dāng)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，利用計(jì)算機(jī)較強(qiáng)的運(yùn)算速度和可靠運(yùn)算能力，對(duì)各種記帳憑證進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和求和，并對(duì)記帳憑證提供多種查詢方式。如日期、憑證號(hào)、摘要、科目代碼、單位名稱、金額、憑證類型等，若要了解貨幣資金的收支結(jié)余以及各明細(xì)帳的情況，只需敲入幾個(gè)指令，其結(jié)果便躍入屏上。針對(duì)貨幣資金管理的獨(dú)特性，我認(rèn)為改每日登記為每隔5天（或10天）登記一次，而對(duì)于明細(xì)帳除了年終存檔外，平時(shí)就沒有再設(shè)一個(gè)模塊每月都去登記日記帳的必要了。

　　3、會(huì)計(jì)信息傳輸形式的轉(zhuǎn)變。在手工條件下，信息載體是紙張，不僅成本高，而且使大容量的信息處理和大范圍的信息交流極受限制；同時(shí)運(yùn)算速度慢。因此，對(duì)外提供信息時(shí)不得不將信息予以綜合，并且主要采用定期（每月或每年）發(fā)布通用財(cái)務(wù)報(bào)告的方式輸出會(huì)計(jì)信息，然后輸入到使用者那里，使用者再將其進(jìn)行解集。
　　
　　現(xiàn)行的不少會(huì)計(jì)電算化軟件為了緊扣會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度這個(gè)軸心，使手工會(huì)計(jì)在計(jì)算機(jī)上再現(xiàn)，導(dǎo)致軟件開發(fā)思維停留在現(xiàn)行傳輸模式下。這種模式的主要局限是現(xiàn)行傳輸?shù)臅r(shí)空固定化、格式化和高度集中化。在經(jīng)濟(jì)內(nèi)容紛繁復(fù)雜、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與市場(chǎng)瞬息萬變的時(shí)代，已滿足不了管理者的需要了。因此會(huì)計(jì)電算化軟件開發(fā)應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)資源，除了定時(shí)、按規(guī)定格式提供信息外，更多的精力應(yīng)花在設(shè)計(jì)出適時(shí)提供各種現(xiàn)行使用者所需的各種信息，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使得各信息使用者能及時(shí)、有效地選取，分析其所需的信息，作出各種決策，不必再等到分期報(bào)告出來之后，獲取那些經(jīng)綜合的歷史信息。這種合計(jì)信息傳輸模式如下：

　　二、電算化軟件開發(fā)從“核算型”向“核算與管理相結(jié)合型”會(huì)計(jì)電算化軟件轉(zhuǎn)變

　　1、會(huì)計(jì)電算化軟件開發(fā)除了服務(wù)于會(huì)計(jì)核算，還應(yīng)服務(wù)于管理需要。會(huì)計(jì)的基本職能是核算，但是由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，原來需要較長時(shí)間才能加工處理完成的會(huì)計(jì)信息，現(xiàn)在即刻便可完成，因而會(huì)計(jì)的基本職能也延伸至以核算與管理并存。這不僅是計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)應(yīng)用中產(chǎn)生作用的必然結(jié)果，同時(shí)也是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)給會(huì)計(jì)電算化軟件開發(fā)提出的客觀要求。在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)愈來愈重視管理和效益。瞬息萬變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，單純的核算型財(cái)務(wù)軟件，已明顯不能滿足企業(yè)經(jīng)營管理各部門的要求。企業(yè)要求從采購管理、庫存管理、銷售管理，到會(huì)計(jì)核算應(yīng)收、應(yīng)付帳款管理、成本管理、財(cái)務(wù)分析預(yù)測(cè)實(shí)現(xiàn)一體化。比如供應(yīng)部門要求隨時(shí)可以提供原材料的供應(yīng)、生產(chǎn)和余額情況。還要提供每個(gè)供應(yīng)商的姓名、地址以及商品價(jià)格及距離等信息，以便及時(shí)作出向誰來購、采購多少、以什么方式采購等決策。又如銷售部門要求隨時(shí)全面提供企業(yè)應(yīng)收帳款的帳齡分析表、客戶歷史付款情況、產(chǎn)品銷售結(jié)構(gòu)、以及庫存情況，以便簽訂銷售合同，組織貨源等。因而在會(huì)計(jì)電算化軟件設(shè)計(jì)，除了考慮核算上的方便之外，還應(yīng)考慮能與管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　2、會(huì)計(jì)電算化軟件開發(fā)應(yīng)突破現(xiàn)行核算時(shí)空跨度上的局限性，將事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析3個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)聯(lián)系起來，構(gòu)成一個(gè)無縫連接的良性循環(huán)整體，為企業(yè)的管理提供更有效的信息支持。

　　3、通過逐步完善，使電算會(huì)計(jì)發(fā)展成為以會(huì)計(jì)為核心的信息管理系統(tǒng)，形成融會(huì)計(jì)分析、會(huì)計(jì)決策、會(huì)計(jì)專家為一體的系統(tǒng)，會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)變。

　　三、電算化軟件從通用型向通用與市場(chǎng)細(xì)分相結(jié)合型轉(zhuǎn)變

　　近年來不少財(cái)務(wù)軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規(guī)模的用戶，對(duì)行業(yè)特征和單位的核算特點(diǎn)考慮不夠，導(dǎo)致不少施行電算會(huì)計(jì)的單位，仍要會(huì)計(jì)人員做大部分輔助工作，由各種經(jīng)濟(jì)組織形式組成的混合經(jīng)營型企業(yè)，更是如此，致使更多的中小企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化處于觀望之中。其原因主要是軟件開發(fā)商缺乏既熟悉會(huì)計(jì)，又精通計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才。由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)存在許多共性，開發(fā)通用型的會(huì)計(jì)電算化軟件是必要的，但是通用型軟件適用性差、范圍窄。因此，開發(fā)軟件應(yīng)注意以下幾方面的問題：

　　1、合理選定通用會(huì)計(jì)軟件的適用范圍。如設(shè)計(jì)適用于一切企事業(yè)單位的通用會(huì)計(jì)軟件，由于要求適用范圍大，開發(fā)難度大，沒有實(shí)際意義。建議按農(nóng)業(yè)、工業(yè)、商業(yè)、外貿(mào)、金融、行政機(jī)關(guān)、科研事業(yè)單位的特點(diǎn)，分別開發(fā)設(shè)計(jì)出適用這些行業(yè)的不同通用會(huì)計(jì)電算化軟件。

　　2、找出各單位的共同業(yè)務(wù)，設(shè)計(jì)出通用化的功能模塊，如工資、固定資產(chǎn)、貨幣資金等核算，可設(shè)計(jì)通用化模塊。對(duì)于不同行業(yè)、規(guī)模等具體單位的核算特點(diǎn)等�？煞謩e設(shè)計(jì)不同的模塊，如銀行的流動(dòng)資產(chǎn)、施工企業(yè)的產(chǎn)成品。成本核算、存貸計(jì)價(jià)等，分別根據(jù)不同行業(yè)或客戶需求設(shè)計(jì)不同的模塊。用友公司推出了面向不同企業(yè)、不同管理模式的系列產(chǎn)品（UFERPG，UFERP－M和UFERPS），安易公司的Anyi2000也將其產(chǎn)品劃分為高端產(chǎn)品（適用于大型企業(yè)和特大型企業(yè)），中端產(chǎn)品（適用于中型企業(yè)和行政事業(yè)單位）和低端產(chǎn)品（適用于小型企業(yè)）。同時(shí)對(duì)于特殊用戶的要求，必要時(shí)可作少量的二次開發(fā)。

　　3、提高營銷人員的編程能力，強(qiáng)化售后服務(wù)功能。由于我國廣大會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)水平比較低，對(duì)會(huì)計(jì)電算化了解不夠，在使用初期操作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)不能正常運(yùn)行，離不開營銷人員的系統(tǒng)維護(hù)；同時(shí)，軟件二次開發(fā)的大部分工作需要營銷人員完成。這些都要求提高營銷人員編程能力。

　　四、電算化軟件開發(fā)在選擇會(huì)計(jì)核算方法上應(yīng)由簡(jiǎn)便性向會(huì)計(jì)決策有用性轉(zhuǎn)變

　　在會(huì)計(jì)核算中，對(duì)于同樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，可能存在著不同的備選方法。這些方法各有優(yōu)缺制點(diǎn)。在手工會(huì)計(jì)條件下，會(huì)計(jì)方法的選擇依據(jù)有二：一是會(huì)計(jì)信息的決策有用性；二是簡(jiǎn)便性。一些能夠使會(huì)計(jì)信息更加有用、更加科學(xué)的會(huì)計(jì)方法，由于操作上的難度而不得不被忍痛割愛，如輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配中的代數(shù)分配法、計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金的帳齡分析法、債券攤銷的實(shí)際利率法等。在會(huì)計(jì)電算化條件下，無論多難的會(huì)計(jì)核算方法，計(jì)算機(jī)都能在瞬間完成。因此，簡(jiǎn)便性不再是會(huì)計(jì)方法選擇的依據(jù)，而代之的則是會(huì)計(jì)決策的有用性。

　　五、會(huì)計(jì)信息由單調(diào)的輸出方式向融視聽、圖型為一體的多形式輸出方式轉(zhuǎn)變

　　由于會(huì)計(jì)工作的枯燥無味，以及計(jì)算機(jī)屏幕強(qiáng)光刺激，時(shí)間長了會(huì)計(jì)人員容易疲勞。因此，充分利用多媒體技術(shù)，使得提供的信息不僅有傳統(tǒng)的表格；同時(shí)，在一些必要的情況下還可以提供圖像化，以及音訊的信息。如在登錄記帳憑證時(shí)，若出現(xiàn)借貸不平衡，計(jì)算機(jī)會(huì)出現(xiàn)鳴笛或語言預(yù)警提示；帳齡分析表背景顏色可以采用由淺到深的顏色來提示哪些款項(xiàng)可能會(huì)出現(xiàn)壞帳？哪些款項(xiàng)已到收帳期等。這些無論對(duì)于信息輸出和管理都是有益的，同時(shí)還能滿足使用者對(duì)信息在視覺美感和動(dòng)態(tài)方面的要求，這些對(duì)提高會(huì)計(jì)人員的工作效率和會(huì)計(jì)軟件的宣傳推廣都是有很大幫助的。