如何完善會計電算化系統(tǒng)功能

    目前，許多企業(yè)已初步實現(xiàn)了財務(wù)會計電算化，這種會計電算化系統(tǒng)基本上只能提供原來由手工會計提供的一些傳統(tǒng)會計報告，不能為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營控制和管理決策及時地提供有用的可靠信息，于是造成了我國企業(yè)會計電算化效率低下、效果不顯著的普遍現(xiàn)象，也是會計界和會計軟件開發(fā)商應(yīng)當(dāng)著手解決的緊迫問題。解決這一問題的基本途徑是完善會計電算化系統(tǒng)功能。

    企業(yè)完善會計電算化系統(tǒng)功能的目的是：充分利用計算機快速提供信息的能力提高會計信息加工的效率，為經(jīng)營控制和管理決策提供滿意的服務(wù)。要實現(xiàn)對這一系統(tǒng)功能的完善，除了有必要的資金外，還應(yīng)該具備以下兩個條件：①必備的人才。一般地說，企業(yè)會計電算化系統(tǒng)需要3類人才：系統(tǒng)分析師、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)操作員。系統(tǒng)分析師不僅要具備軟件開發(fā)的知識，而且要精通會計、財務(wù)、管理專業(yè)技術(shù)，他可以主持系統(tǒng)完善的全部工作和整體設(shè)計。系統(tǒng)維護人員必須具備計算機軟件開發(fā)和軟硬件維護的知識，同時還應(yīng)熟悉電算化系統(tǒng)的會計和管理基本知識。②管理工作基本規(guī)范化。它包括：計量規(guī)范、標準成本體系、規(guī)章制度、數(shù)據(jù)收集和傳遞基本程序等。

    一、采取的策略

    會計電算化系統(tǒng)要從原來的單純的會計核算進一步開發(fā)成為具有支持經(jīng)營控制和管理決策的高級財務(wù)管理信息系統(tǒng)，所涉及的策略是多方面的。

    1.摒棄以計算機技術(shù)為主的策略，強調(diào)以會計、理財和經(jīng)營管理等先進管理技術(shù)為主，并與計算機技術(shù)良好地融合。會計電算化系統(tǒng)功能要適應(yīng)先進的企業(yè)管理需要，其關(guān)鍵在于系統(tǒng)開發(fā)人員對會計、理財和經(jīng)營管理方法和技術(shù)有較好的掌握，再使用計算機實現(xiàn)這些方法和技術(shù)。因此，在完善會計電算化系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)考慮企業(yè)信息系統(tǒng)的整體性，不能單純從會計子系統(tǒng)的目標出發(fā)，應(yīng)當(dāng)充分考慮到不同的管理職能之間的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，并盡可能利用國外的成功經(jīng)驗，拓展會計電算化系統(tǒng)，以適應(yīng)于企業(yè)的經(jīng)營控制和管理決策。

    2.打破以企業(yè)管理現(xiàn)狀為基本需求，采用以會計、理財、經(jīng)營管理的先進技術(shù)和方法導(dǎo)出的新的需求作為會計電算化系統(tǒng)完善的基本要求。傳統(tǒng)的會計電算化系統(tǒng)開發(fā)非常強調(diào)系統(tǒng)用戶的需求，要求系統(tǒng)開發(fā)的會計軟件應(yīng)當(dāng)適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)狀的需要，這只能簡單地把會計系統(tǒng)模式和管理模式做一次移植，采用這樣低水平的應(yīng)用軟件，即使裝備最先進的計算機設(shè)備，也無法促進企業(yè)經(jīng)營控制和經(jīng)營管理水平的提高。眾所周知，我國企業(yè)普遍管理水平低，會計信息系統(tǒng)效率低，會計人員和經(jīng)營管理人員素質(zhì)不高。因此，必須采用先進的管理技術(shù)和計算機技術(shù)，開發(fā)出先進的會計電算化系統(tǒng)，才能促使會計人員和管理人員的知識盡快更新，以適應(yīng)現(xiàn)代市場競爭的要求。

    國外較成熟和先進的會計商品化軟件一般都是按照國際先進的適用管理方法和技術(shù)的共性及新型的管理模型進行開發(fā)而成的。目前，我國會計商品化軟件的功能基本上都集中在財務(wù)會計方面，若要完善這一系統(tǒng)，一般可采用與軟件開發(fā)商合作或者由有能力的企業(yè)自行組織人員進行二次開發(fā)，這樣會給企業(yè)管理人員造成一種必要的壓力，并迫使他們?nèi)ジ淖兟浜蟮墓芾憩F(xiàn)狀。

    3.改進以計算機技術(shù)人員為主的習(xí)，慣，主張以財會人員為會計電算化系統(tǒng)的主導(dǎo)。會計人員在企業(yè)中掌握著絕大部分的經(jīng)濟信息，又通曉這些信息的分析和利用，因此，應(yīng)當(dāng)將精通理財和管理技術(shù)的會計人員與計算機專業(yè)人員聯(lián)合起來共同開發(fā)會計電算化系統(tǒng)。從目前已實行會計電算化的企業(yè)來看，若是單純外購的商品化軟件或由企業(yè)自身的計算機專業(yè)人員開發(fā)的會計電算化系統(tǒng)，其實際的運行效率和效果都不令人滿意，而且安全性能較差�？梢哉f，沒有會計人員和管理人員參與開發(fā)和完善，會計電算化系統(tǒng)是很難發(fā)揮經(jīng)營控制和管理決策的支持作用的。

    二、實施的方法

    要完善會計電算化系統(tǒng)功能，提高會計系統(tǒng)的效率，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益，就必須采取相配套的實施步驟和方法。

    1.明確系統(tǒng)完善的目標。系統(tǒng)完善的目標是：大大改進企業(yè)的會計信息在經(jīng)營控制和管理決策中的作用，提高企業(yè)管理水平，促進企業(yè)管理體制的改革，提高經(jīng)營效益。原會計電算化系統(tǒng)僅著眼于減輕會計人員勞動強度和提高會計數(shù)據(jù)準確度，要想完善這一初始系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)：①采用網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機系統(tǒng)，所有的數(shù)據(jù)從經(jīng)營管理現(xiàn)場適時收集，及時處理，快速反饋。②實現(xiàn)會計反映和經(jīng)營控制一體化，強調(diào)擴充經(jīng)營控制的功能。③實現(xiàn)會計、財務(wù)、生產(chǎn)、銷售集成化系統(tǒng)�，F(xiàn)代企業(yè)的顯著特征之一是，從產(chǎn)品開發(fā)研究、生產(chǎn)制造和產(chǎn)品銷售到理財活動應(yīng)當(dāng)以會計電算化系統(tǒng)聯(lián)成一個有機體。建立集成化信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)以會計電算化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，完善擴展而成，這樣可收到較好的經(jīng)濟效益。

    2.注重分析，系統(tǒng)完善按統(tǒng)一規(guī)劃進行。完善會計電算化系統(tǒng)的目的是為經(jīng)營控制和管理決策提供及時而可靠的信息，因此，在做系統(tǒng)分析時，應(yīng)當(dāng)明確企業(yè)的主要經(jīng)營控制和管理活動，清晰地掌握企業(yè)的控制和管理活動所需的數(shù)據(jù)或信息數(shù)據(jù)應(yīng)用的流程，并了解它們與財務(wù)目標的關(guān)系，使完善后的系統(tǒng)不會偏離整體設(shè)計，同時也避免各個控制和經(jīng)營活動部門分別建立自身的信息系統(tǒng)而造成數(shù)據(jù)管理混亂、資源浪費、功能重復(fù)，便于建立一個優(yōu)化的、綜合的會計電算化信息系統(tǒng)。

    3.選擇適用的設(shè)計技術(shù)。企業(yè)會計電算化系統(tǒng)在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計上應(yīng)選擇流行的模塊化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，應(yīng)當(dāng)使系統(tǒng)既具有聯(lián)網(wǎng)實時處理又具有單機批處理的靈活性。在代碼、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計上，采用標準化、統(tǒng)一化格式。在人機界面設(shè)計方面，采用聯(lián)機在線幫助，在數(shù)據(jù)錄人、查詢等功能下，均可得到明確的幫助或提示信息，在有限的屏幕中給出多窗口的信息，處理運行時連續(xù)給出處理和操作的提示信息，使系統(tǒng)有較好的透明度。在系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息的安全和保密性設(shè)計上，采用各子系統(tǒng)和重要數(shù)據(jù)加密和規(guī)定必要的使用權(quán)限口令，并采用自動備份重要數(shù)據(jù)的措施，以確保系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。

    4.加強系統(tǒng)完善的管理控制，充分調(diào)動系統(tǒng)開發(fā)人員的積極性。開發(fā)完善會計電算化系統(tǒng)是一項非常復(fù)雜的工作，企業(yè)財會人員和管理人員應(yīng)積極參與配合，主動出謀劃策。同時分階段對開發(fā)完善工作進行監(jiān)督檢查和評價，獎懲優(yōu)劣，充分調(diào)動開發(fā)人員的積極性和創(chuàng)造性，并且要從不同的角度、用不同的方法對會計電算化系統(tǒng)進行調(diào)試。在評價會計電算化系統(tǒng)的同時，應(yīng)善于發(fā)現(xiàn)問題和錯誤，對存在的問題及時解決，完善處理。